基于理念創(chuàng)新視角的檔案管理信息化研究

張黎英

摘 要：伴隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會上各項工作理念也有了創(chuàng)新，為了提高檔案管理工作效率，在其中應(yīng)用信息化技術(shù)也早已提上日程，基于此，本文從理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的重要性出發(fā)，探討了檔案信息化管理的原則與特征，分析了當(dāng)前工作中存在的問題以及信息化管理的實踐路徑，希望為有關(guān)部門提供參考。

關(guān)鍵詞：理念創(chuàng)新視角;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

檔案管理工作是以資源建設(shè)為核心開展的一系列工作，而在檔案管理工作中應(yīng)用信息化建設(shè)，可通過互聯(lián)網(wǎng)的共享性、便利性等為檔案管理工作提升工作效率，而當(dāng)前檔案管理在信息化建設(shè)過程中卻也面臨著一些問題需要解決，相關(guān)部門應(yīng)積極制定明確的發(fā)展目標(biāo)，充分運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的全面發(fā)展。

一、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的重要性

隨著信息化時代的來臨，檔案管理工作中所要處理的信息量相比于傳統(tǒng)有著成倍增加，依靠傳統(tǒng)技術(shù)手段很難滿足當(dāng)前時代的工作需求，因此在當(dāng)前形勢下，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)極為重要，這也是新時期檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。在檔案管理工作中運用信息化技術(shù)可以提升檔案管理工作效率，信息技術(shù)可幫助檔案管理工作實現(xiàn)高速地收集、整理、分類、儲存等工作，還可以依靠其便捷的特性實行隨時隨地調(diào)閱審批，減輕了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。

另外，檔案管理信息化建設(shè)還可以依靠其自身高度的共享性來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式，通過將電子化的檔案進(jìn)行傳輸與共享，免去了紙質(zhì)檔案資料分離步驟或?qū)徟樵儾襟E，通過網(wǎng)絡(luò)與其他計算機實現(xiàn)互聯(lián)，加強檔案傳輸?shù)目旖菪?，并實現(xiàn)資源共享，全面提升檔案的利用率。以此為基礎(chǔ)，信息化的檔案管理工作還可以為當(dāng)前信息處理工作中的文件存儲提供便利，免去了傳統(tǒng)中紙質(zhì)資料丟失或破損難以復(fù)原的不良狀況，讓資料可以實時進(jìn)行保存，保證檔案資料的完整性與全面性。而充分挖掘計算機網(wǎng)絡(luò)，還可以讓檔案資料在傳輸過程中免去人力奔波，實現(xiàn)超遠(yuǎn)距離的實時傳送，大幅度減少工作時間。

二、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的原則

在理念創(chuàng)新視角下的檔案管理信息化工作中，各個單位都擁有屬于自己的制度與待處理資料，因此各個單位對于檔案管理的需求也存在較大差異性，在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)詳細(xì)針對各個不同單位的實際情況來制定適合自己的檔案管理方式，這也就是說檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循需求引導(dǎo)原則。首先各個單位的工作人員應(yīng)充分從自身單位檔案需求出發(fā)，從不同的方向來判定本單位在檔案處理中的需求，實現(xiàn)資源的最大化利用，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前時代的發(fā)展方向，適當(dāng)調(diào)整信息化建設(shè)方式，并立足于檔案管理的根本任務(wù)進(jìn)行戰(zhàn)略性布局，減少資金與人力成本。

另外，各個單位在不同時期也應(yīng)制定出有針對性的信息化建設(shè)方向，各單位應(yīng)從實際情況出發(fā)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，遵循穩(wěn)步實施原則，為檔案管理工作提供各項保障。首先各單位應(yīng)制定信息化管理項目，控制檔案信息化建設(shè)過程，加強各項流程的管理，還應(yīng)通過單一項目來尋找當(dāng)前檔案管理模式中的各項不足之處，制定出科學(xué)有效的解決措施，而由于檔案管理工作的信息化建設(shè)是一項長期工程，在短期內(nèi)不一定能取得顯著效果，因此各單位也應(yīng)建立長效的管控機制，配合檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展目標(biāo)，規(guī)范相關(guān)人員的操作流程，共同為實現(xiàn)信息資源最大化利用提供保障。

三、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的特征

檔案管理信息化建設(shè)富有時效性特征，正是這種時效性，才得以讓檔案管理工作對于信息化更加渴求。當(dāng)前社會極為看重時效性，富有時效性的檔案管理工作可以對檔案的深加工或即時加工實行實時管理，讓各種檔案資源在有需要時可以第一時間提供給各部門，加強工作效率，還可以為資源檔案在采集、分類、存儲等各項過程中添加時限，避免工作時間過長，為其他工作帶來影響，種種優(yōu)勢都可以依靠信息化管理來實現(xiàn)，為檔案管理工作提供更多的發(fā)展機會。

另外檔案管理信息化建設(shè)也應(yīng)富有創(chuàng)新性特征。作為新時代創(chuàng)新理念的產(chǎn)物，檔案管理信息化可全方位將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各項新技術(shù)進(jìn)行利用，彌補傳統(tǒng)檔案管理工作中的各項不足，并轉(zhuǎn)變以往工作中各個流程的工作方式，不斷改革與優(yōu)化檔案管理工作流程，并及時依據(jù)部門發(fā)展或企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)來調(diào)整檔案內(nèi)容，為企業(yè)的各項經(jīng)營活動、戰(zhàn)略計劃等提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)參考，通過創(chuàng)新方式增強檔案管理工作的有效性。檔案管理信息化也應(yīng)具備高度的價值性。由于信息化建設(shè)可以拓寬檔案收集渠道，并讓單位可以掌握各方面的資料，因此檔案中所蘊藏的價值也遠(yuǎn)非傳統(tǒng)可比，單位可通過建立龐大的數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)資源的深度利用與深度采集，挖掘可以影響單位發(fā)展的各項潛在因素，提升檔案管理的價值。

四、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.缺乏信息化建設(shè)的觀念

當(dāng)前很多單位已經(jīng)開展檔案管理信息化建設(shè)，但在使用過程中卻暴露出一些問題，阻礙了檔案管理信息化的全面建設(shè)。當(dāng)前很多單位還缺乏對于信息化建設(shè)的正確觀念，很多需要檔案管理的單位由于領(lǐng)導(dǎo)部門人員年齡較大，缺乏對于新技術(shù)、新科技的認(rèn)知，沒有對檔案管理信息化建設(shè)足夠重視，錯誤地認(rèn)為檔案管理工作只是簡單地擺放存儲文件檔案，平日也僅需要形式上的書面調(diào)查，對于當(dāng)前形勢下檔案管理時效性不重視，經(jīng)常存在一次性集中處理的不當(dāng)局面。另外由于在歸檔過程中管理人員的認(rèn)知問題，僅僅將紙質(zhì)文檔擺放在檔案室，將電子文檔存放在一個文件夾，甚至有的單位隨意歸檔，想起來就存儲，想不起來就隨意堆疊，不注重檔案的分類，胡亂地將價值高低不同的檔案堆疊到一起，從而造成檔案丟失或損毀的情況，大幅度限制了檔案管理信息化的有效性。

2.缺乏信息化建設(shè)的技術(shù)

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，檔案管理對于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平要求較高，需要數(shù)字化技術(shù)的深度運用，應(yīng)做好技術(shù)規(guī)范，但也有很多單位的技術(shù)水平不足，無法滿足對于當(dāng)前視角下所要求的檔案管理時效性，在采集資料時缺乏全面性，傳輸資料缺乏時效性，整理數(shù)據(jù)時缺乏準(zhǔn)確性，制約檔案資源價值的發(fā)揮，難以跟上當(dāng)前社會進(jìn)展的步伐，以至于在信息采集、錄入、分類、存放等環(huán)節(jié)難以得到保證，在存儲過程中也有丟失的風(fēng)險。檔案信息是多種多樣的，其中富含文字信息、圖片信息、聲音信息、視頻信息等眾多媒體種類，在將原有的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)為電子化的過程中，信息的提煉工作就需要專業(yè)技術(shù)的支持，這在當(dāng)前很多單位較為短缺的方面。

3.缺乏信息化建設(shè)人才

檔案信息管理化對于人才要求較高，需要檔案管理、信息技術(shù)、行政等方面的復(fù)合型人才，但當(dāng)前很多單位對于檔案資源管理工作都有著錯誤認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作沒有任何技術(shù)含量，因此也招聘了很多外行人士進(jìn)行檔案工作，招聘中也沒有對其進(jìn)行各方面考核與測評，上崗前也缺乏相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，再加上上級部門不重視，也讓檔案工作者對自身工作缺乏積極性，不懂得從哪些方面加強學(xué)習(xí)，甚至還有身兼數(shù)職的人員進(jìn)行檔案資源管理。久而久之，由于工作人員缺乏檔案管理等多個方面的系統(tǒng)性知識，以至于嚴(yán)重拖慢了檔案管理信息化進(jìn)程，缺乏復(fù)合型人才的支持也難以有效開展信息化建設(shè)，讓檔案管理的信息化了流于形式，無法發(fā)揮出真正的價值。

4.缺乏信息化建設(shè)的管理

在檔案資源的管理方面也有很多單位缺乏行之有效的制度，讓管理工作流于形式。任何工作都離不開管理制度所制定的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中，更是應(yīng)配合嚴(yán)格的管理制度加強工作的有效性，通過管理制度來落實信息的有序存放，便于分類采集與整理，如果缺乏管理制度，就會讓工作人員意識不到各環(huán)節(jié)中存在的問題，缺乏與客戶進(jìn)行有效溝通，更加難以開發(fā)檔案管理的信息化。在很多工作中，都需要對檔案信息進(jìn)行深加工，或分類調(diào)取，但由于缺乏管理，工作人員缺乏工作狀態(tài)，工作拖泥帶水，難以嚴(yán)格整理信息，無法滿足客戶需求，再加上缺乏相應(yīng)的懲戒條例，工作人員也難以遵守單位規(guī)范，從而讓檔案管理工作陷入惡性循環(huán)。

五、理念創(chuàng)新視角下檔案管理信息化的實踐路徑

1.樹立正確的信息化管理觀念

檔案管理信息化意義重大，能夠明顯減輕人力負(fù)擔(dān)，提升管理效能，但現(xiàn)階段多數(shù)主體并未形成長遠(yuǎn)規(guī)劃，團(tuán)隊內(nèi)部信息平臺建設(shè)、運用理念不統(tǒng)一，缺乏組織協(xié)調(diào)性，直接制約信息化資源的合理配置，因此要正視該短板問題，從理念角度入手強化宣傳力度，明確檔案管理信息化發(fā)展方向。首先應(yīng)筑牢協(xié)同共享意識，數(shù)據(jù)交匯速度加快、頻率提升是信息化管理的突出特征，這種天然優(yōu)勢能夠促進(jìn)部門、崗位之間的交互、合作，檔案管理工作要積極利用這一特點，將信息化融入檔案數(shù)據(jù)收集、催繳、調(diào)用的各個環(huán)節(jié)之中，簡化檔案管控流程，保障工作效率。

其次還應(yīng)樹立安全管理意識，信息化背景之下，檔案數(shù)據(jù)以整合、集成形式賦存于虛擬數(shù)據(jù)庫之中，檔案查詢、調(diào)用的難度降低，有助于服務(wù)管理提質(zhì)增效，但與此同時也帶來一定安全隱患，要正視該種風(fēng)險，強化技術(shù)研發(fā)和平臺監(jiān)控，定期升級防火墻，跟蹤異常訪問賬號，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改，同時關(guān)注數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定性問題，定期做好調(diào)試、升級工作，避免代碼崩潰導(dǎo)致的節(jié)點丟失問題，物理層面也要積極完善門禁設(shè)施，通過制度頒發(fā)、宣傳教育等方法手段，嚴(yán)格控制管理員權(quán)限授予，提升檔案管理人員安全理念。

2.加強信息化技術(shù)的運用力度

在市場經(jīng)濟(jì)繁榮、城建事業(yè)持續(xù)推進(jìn)的時代背景之下，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的現(xiàn)代科技手段逐步進(jìn)入各行業(yè)生產(chǎn)、管理活動之中，為工作效率的提升、資源配置的優(yōu)化創(chuàng)造了良好條件，檔案管理環(huán)節(jié)同樣要建立信息化意識，積極引入現(xiàn)代信息化科技，最大限度地精簡檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理服務(wù)。實踐中首先應(yīng)當(dāng)穩(wěn)抓物質(zhì)基礎(chǔ)，加大信息化基建投入力度，要將檔案信息化建設(shè)納入年度預(yù)算支出中，設(shè)立硬件購置、檔案數(shù)字化等專項資金，為實際工作的開展提供充足支撐，在統(tǒng)籌管理思想指引下，對所有信息化設(shè)備進(jìn)行整合管理。

其次還應(yīng)強化軟件平臺的設(shè)計，綜合運用照相機、掃描儀等設(shè)備，加快內(nèi)部紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化進(jìn)程，指定專人清點電子文件，審核轉(zhuǎn)化過程中有無錯誤、遺失狀況，明確統(tǒng)一的電子文件格式，以及歸檔類別、保管時限等，確認(rèn)完畢后需在元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，建立備份文件夾并實施分開管理，保障數(shù)據(jù)庫安全性和可靠性。同時關(guān)注到檔案管理的服務(wù)性特質(zhì)，主動引入、開發(fā)數(shù)字化管理平臺，設(shè)置賬號注冊、檔案統(tǒng)計等模塊，為用戶查詢、添加檔案提供便利。

3.引進(jìn)信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才

檔案管理人員是開展檔案工作的中堅力量，其自身的素養(yǎng)能力、專業(yè)背景直接制約著信息化建設(shè)的推進(jìn)，因此實踐中必須將團(tuán)隊培育作為關(guān)鍵方向，首先要廣泛吸納專業(yè)化、年輕化的檔案管理人才，依托微信公眾號、招聘軟件等信息化平臺，廣泛發(fā)布招聘信息、優(yōu)化團(tuán)隊人才結(jié)構(gòu)，與當(dāng)?shù)馗咝＝⒑献?，通過優(yōu)秀畢業(yè)生推薦等方式實現(xiàn)共贏，改變部分企業(yè)、單位中檔案管理崗位邊緣化的現(xiàn)狀，革新薪酬福利制度和崗位晉升制度，全面激發(fā)檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性。

其次還應(yīng)完善教育培訓(xùn)機制和績效考評機制，為檔案管理人員提供高度開放的進(jìn)修平臺，結(jié)合團(tuán)隊自身素養(yǎng)狀況、能力結(jié)構(gòu)制定有針對性的培訓(xùn)計劃，將信息化建設(shè)、維護(hù)、使用方法有機融合到現(xiàn)有培訓(xùn)體系之中，除周期性的集中培訓(xùn)外，還應(yīng)依托信息化平臺發(fā)布實操技巧、注意要點等，推進(jìn)自學(xué)常態(tài)化、輔導(dǎo)有效化，配合知識競賽、模擬訓(xùn)練等創(chuàng)新方法，在檔案管理團(tuán)隊內(nèi)部建立起比追趕超的學(xué)習(xí)氛圍，與考評機制互為配合，提升管理人員信息化素養(yǎng)。

4.完善信息化建設(shè)的管理制度

檔案管理具有鮮明的煩瑣性特征，案卷類型多樣且信息體量巨大，管理控制不當(dāng)很容易影響檔案質(zhì)量，造成數(shù)據(jù)錯誤、漏洞百出的現(xiàn)象，在信息交匯速度加快、信息體量膨脹的時代背景之下，重新梳理檔案管理流程、完善管理制度顯得尤為重要。首先應(yīng)當(dāng)規(guī)范立卷標(biāo)準(zhǔn)，立卷前要科學(xué)劃分、篩選檔案資源，減少源頭數(shù)據(jù)的重復(fù)、冗余問題，歸檔前仔細(xì)核查數(shù)據(jù)的真實性、完整性，借助制度手段明確權(quán)責(zé)劃分，對態(tài)度敷衍、工作隨意導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯漏問題，要依照制度及時進(jìn)行處罰，同時關(guān)注檔案時效性，選取能夠反映企業(yè)、單位時代發(fā)展特征的資料入檔，人事檔案收集環(huán)節(jié)也要依托信息化平臺加強催繳，最大限度地保障歸檔效率。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)規(guī)范保管標(biāo)準(zhǔn)，將檔案數(shù)字化歸入制度管理范圍，所有電子檔案一應(yīng)匯聚至集成化數(shù)據(jù)平臺，編制《電子檔案保管與備份制度》，依據(jù)管理實況增設(shè)平臺運營、維護(hù)崗位，明確權(quán)責(zé)分配，同時完善機房管理“6s”條例，為信息化設(shè)備創(chuàng)造良好、潔凈的運轉(zhuǎn)工作環(huán)境，降低設(shè)備故障概率。最后還應(yīng)健全風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案及隱患排查制度，綜合檔案管理現(xiàn)狀提取可能發(fā)生的風(fēng)險問題，比如涉密檔案泄露、調(diào)取環(huán)節(jié)檔案遺失等，在此基礎(chǔ)上建立高風(fēng)險區(qū)域日常巡查制度，信息流轉(zhuǎn)跟蹤制度，檔案存儲室電氣線路定期檢修制度等，將檔案損壞風(fēng)險扼殺在搖籃之中，促進(jìn)管理制度效能的發(fā)揮。

五、結(jié)語

總而言之，理念創(chuàng)新視角下的檔案管理信息化在當(dāng)前應(yīng)用中還存在著不足，相關(guān)單位應(yīng)樹立好正確的信息化思想觀念，加強信息化建設(shè)的技術(shù)培養(yǎng)，引進(jìn)信息化建設(shè)優(yōu)秀人才，并完善相關(guān)管理制度，全面提升檔案信息化的工作效率，努力推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，提升檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。

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（作者單位：山東省巨野縣衛(wèi)生健康局）