新時期檔案管理信息化的對策探究

吳慧萍

摘 要：檔案管理一直是企事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，經(jīng)過時間積累，檔案數(shù)量以及類型越來越豐富，檔案管理壓力和難度也會隨之增加，所以對于檔案管理人員來說，引入科學(xué)的方法提高管理質(zhì)量至關(guān)重要。基于此，本文著眼于新時期的檔案管理需求，結(jié)合檔案管理工作現(xiàn)狀，提出推進(jìn)檔案管理信息化的優(yōu)化建設(shè)路徑，希望能為相關(guān)工作人員帶來參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;電子檔案

推進(jìn)信息技術(shù)與管理實務(wù)有機(jī)結(jié)合已經(jīng)成為新時期管理工作模式轉(zhuǎn)型升級的重要方式，在各項業(yè)務(wù)管理發(fā)展中信息化建設(shè)都是十分關(guān)鍵的一環(huán)。當(dāng)前，檔案信息載體不斷豐富，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，使得檔案管理工作人員面臨新挑戰(zhàn)，在這種情況之下推進(jìn)檔案管理方法革新、模式轉(zhuǎn)型十分必要，基于信息化手段促進(jìn)檔案管理完善也十分可行。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)實意義

人們在參與社會活動時，會直接產(chǎn)生許多具有保存價值的原始記錄，這些真憑實據(jù)可以被稱為檔案，管理檔案需要科學(xué)的原則和方法。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理技術(shù)也不斷豐富，當(dāng)前檔案管理已經(jīng)進(jìn)入信息化時代。檔案管理信息化就是基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效完成檔案信息采集、儲存、使用管理的過程。基于檔案管理信息化將推進(jìn)檔案信息數(shù)字化發(fā)展，還能推動檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。從現(xiàn)實角度來看，利用信息化手段管理檔案符合信息時代的管理實務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，也能夠為增強(qiáng)檔案管理質(zhì)效提供輔助。不僅如此，檔案管理信息化還可以有效促進(jìn)檔案管理職能轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)檔案服務(wù)能力;更可以實現(xiàn)檔案信息的深度挖掘和利用，提高檔案信息檢索以及分析便捷性。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持之下，檔案信息的傳輸范圍將會進(jìn)一步擴(kuò)大，其服務(wù)能力以及服務(wù)范圍也將得到拓展?？偠灾跈n案管理信息化，可全面提升新時期檔案信息管理質(zhì)量和效率。

二、檔案管理信息化的發(fā)展困境

目前，人們對檔案管理信息化已經(jīng)不再陌生，在實踐工作當(dāng)中，檔案管理人員使用信息化管理手段得心應(yīng)手。從當(dāng)前情況來看，檔案信息化管理手段的有效應(yīng)用為提高檔案管理水平和檔案使用質(zhì)效提供了極大幫助。但在這一過程中，也逐步暴露了一些問題，檔案管理信息化建設(shè)依然面臨發(fā)展困境。檔案管理信息化發(fā)展中，軟硬件設(shè)施不完善是其主要發(fā)展困境。檔案管理信息化對互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)的依賴性極強(qiáng)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性將直接影響檔案管理安全。在實際作業(yè)環(huán)節(jié)，計算機(jī)軟件以及網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞會導(dǎo)致檔案信息安全性受到嚴(yán)重威脅，檔案內(nèi)容丟失、受損、混亂的可能性將會大幅提升。

在實際作業(yè)環(huán)節(jié)，檔案管理信息化發(fā)展方向以及發(fā)展目標(biāo)不明確，也成為其未來發(fā)展的主要困境?；诖?，許多檔案管理工作人員無法確定工作內(nèi)容和方向，不能有的放矢地完成本職工作，更難以有條不紊地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。不僅如此，檔案信息化管理過程中還存在著管理標(biāo)準(zhǔn)不明確、管理制度不完善、管理資金不到位等情況。由于資金不充足，檔案管理信息化過程中專業(yè)人才、設(shè)備以及技術(shù)配備難度將會增加，更會讓檔案管理信息化進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)受到阻礙。而且，由于缺乏完善的管理制度以及明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理信息化工作的規(guī)范性難以保障，那么數(shù)字化信息的無損生成與快捷傳遞更會受到影響，以數(shù)字化檔案為基礎(chǔ)的檔案管理將會舉步維艱。當(dāng)然，基于上述困境電子檔案的永久保存與全過程安全管控也會成為空談。

檔案管理信息化的發(fā)展困境還體現(xiàn)在人才短缺方面，由于專業(yè)人才儲備不足，所以檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展深受影響。在傳統(tǒng)檔案管理模式之下，檔案管理的專業(yè)性、標(biāo)準(zhǔn)性要求并不高，所以許多單位的檔案管理人員都屬于非專業(yè)、非專職人士;而且，大部分管理隊伍年齡大、積極性不足、責(zé)任與服務(wù)意識不強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力不佳的情況十分普遍。這種管理隊伍無法滿足檔案管理信息化的人才應(yīng)用要求，更不能勝任信息化管理崗位。從當(dāng)前情況來看，復(fù)合型專業(yè)人才不足、人力資源配置不合理以及人員管理不到位已經(jīng)成為阻礙檔案管理信息化發(fā)展的主要原因。

三、檔案管理信息化的優(yōu)化建設(shè)路徑

檔案管理信息化已經(jīng)是大勢所趨，加強(qiáng)信息化建設(shè)是所有檔案管理人員的工作重點。為有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，深化檔案管理信息化理念的合理運(yùn)用，相關(guān)工作人員必須明確工作方向和目標(biāo)。不僅如此，相關(guān)單位還需要從檔案管理發(fā)展的影響要素出發(fā)，基于人才、制度、技術(shù)、資金優(yōu)化管理夯實檔案管理信息化發(fā)展基礎(chǔ)。

1.檔案管理信息化的方向與目標(biāo)

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的提出和落實為檔案管理信息化提供了明確的政策指導(dǎo)，以此為基礎(chǔ)樹立工作目標(biāo)，推動新時期檔案管理信息化轉(zhuǎn)型十分可行。

（1）檔案資源數(shù)字化

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案信息主要以紙張為載體，隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)融入，檔案載體逐漸轉(zhuǎn)變成電子文檔和計算機(jī);在大力推行無紙化辦公后，電子檔案成為主流。新時期，檔案資源體系的主導(dǎo)者已經(jīng)從紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字資源，在這種情況之下進(jìn)一步推動檔案資源數(shù)字化發(fā)展，將成為檔案管理信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的首要方向。此時，應(yīng)做好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，強(qiáng)調(diào)信息化系統(tǒng)建設(shè)與電子檔案管理信息系統(tǒng)完善，實現(xiàn)該系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接。同時，還應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，達(dá)成如下目標(biāo)：其一，實現(xiàn)增量電子化;其二，實現(xiàn)存量數(shù)字化。

首先，為達(dá)成增量電子化目標(biāo)，檔案管理人員需要強(qiáng)調(diào)電子文件的歸檔以及移交處理有效性。實際作業(yè)環(huán)節(jié)，應(yīng)深刻踐行應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸;保障電子文檔完整性、豐富性和全面性，著力提高檔案資源體系當(dāng)中電子檔案占有率。

其次，為達(dá)成存量數(shù)字化目標(biāo)，檔案管理人員需要大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以數(shù)字信息資源和電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案，為保證檔案儲存的安全性和長久性奠定基礎(chǔ)。

（2）檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化

基于檔案管理信息化發(fā)展，電子檔案將成為主流，隨著載體的變化，檔案內(nèi)容的自身屬性也應(yīng)該發(fā)生轉(zhuǎn)變。因此，推進(jìn)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化應(yīng)該成為新時期檔案信息資源開發(fā)的必然選擇，這也是檔案管理信息化過程中增強(qiáng)檔案服務(wù)能力的重要基礎(chǔ)。

從現(xiàn)實角度來看，檔案管理人員需要從以下幾方面著手，全力推進(jìn)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型：

①從檔案內(nèi)容管理角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)的綜合治理和結(jié)構(gòu)化管理，深度開發(fā)檔案內(nèi)容信息，構(gòu)建完整的檔案治理體系，進(jìn)而保障數(shù)據(jù)歸檔質(zhì)量。

②從技術(shù)應(yīng)用角度出發(fā)，推進(jìn)檔案內(nèi)容數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，相關(guān)工作人員需要深度探索先進(jìn)科學(xué)技術(shù)與檔案信息管理融合的可行性，在檔案管理信息化建設(shè)過程中引進(jìn)人工智能、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)。

③從知識服務(wù)角度出發(fā)，以提高檔案內(nèi)容實際運(yùn)用價值為目標(biāo)，深化檔案數(shù)據(jù)服務(wù)效用，推進(jìn)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，保障信息數(shù)據(jù)的安全共享和傳輸。

（3）檔案平臺體系化

檔案平臺體系化也同樣是檔案管理信息化的未來發(fā)展方向和主要目標(biāo)。檔案電子化、數(shù)字化發(fā)展為檔案信息資源共享提供了便利，但若沒有可靠的檔案管理平臺做支撐，則無法實現(xiàn)檔案服務(wù)范圍拓展以及檔案信息的有效運(yùn)用。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)該從保障檔案信息安全流動、實現(xiàn)檔案跨平臺高效共享與應(yīng)用的角度出發(fā)，積極建設(shè)檔案信息化管理平臺。在實踐中，需要強(qiáng)調(diào)檔案歸檔與傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)性，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施完善，突出檔案信息化管理平臺的操作便捷性和規(guī)范性，使該平臺成為檔案管理信息化背景下的主要管理工具。

（4）檔案管理智能化

為切實推進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展，相關(guān)工作人員必須促進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理事業(yè)的深度融合。在這一過程中，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化應(yīng)該成為檔案管理工作的未來發(fā)展方向和主要目標(biāo)。為此，檔案管理人員應(yīng)該基于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，推動檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級，使傳統(tǒng)檔案管理向智能化檔案管理轉(zhuǎn)型。從現(xiàn)實角度來看，智能化檔案管理屬于檔案數(shù)字治理的新模式，相關(guān)工作人員需要有效落實精細(xì)化管理理念和智能化管理思維，從檔案業(yè)務(wù)、檔案平臺、檔案安全、檔案儲存整理等角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)流程規(guī)范、制度合理、監(jiān)管有效。同時，還應(yīng)該突出互聯(lián)網(wǎng)手段的輔助價值，提高檔案管理信息化的安全性、可控性，著力構(gòu)建全流程一體化的檔案管理體系。

（5）檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

檔案管理信息化能夠深度拓展檔案服務(wù)范圍，可助力檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，進(jìn)而為提升檔案信息的服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)效奠定基礎(chǔ)。因此，推進(jìn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，也應(yīng)該成為檔案管理信息化的未來發(fā)展方向和目標(biāo)。在實踐工作當(dāng)中，檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展應(yīng)該從在線服務(wù)和協(xié)同服務(wù)兩方面著手。電子檔案的有效應(yīng)用，為基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的檔案服務(wù)提供了便利;為進(jìn)一步突出電子檔案的實用性，相關(guān)工作人員應(yīng)優(yōu)化檔案在線服務(wù)，基于覆蓋全面的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)調(diào)在線服務(wù)有效性。在檔案協(xié)同服務(wù)方面，相關(guān)工作人員必須明確檔案的跨平臺、跨領(lǐng)域運(yùn)用需求，正確認(rèn)識檔案管理信息化為檔案跨渠道運(yùn)用帶來的影響，進(jìn)而從提高檔案服務(wù)水平的角度出發(fā)，推進(jìn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，著力增強(qiáng)檔案協(xié)同服務(wù)能力。

（6）檔案管理安全化

在實踐中，必須加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行能力，強(qiáng)調(diào)人為操作安全性和技術(shù)支持安全性。比如，建立分級管理機(jī)制，明確規(guī)定檔案管理者權(quán)限與操作規(guī)范，避免因操作不當(dāng)而泄密;深化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)應(yīng)用，基于安全管理要求建立電子檔案安全性檢測機(jī)制，嚴(yán)控檔案傳輸安全。

2.加強(qiáng)復(fù)合型專業(yè)人才支持

充足的人才支持是發(fā)展檔案管理信息化的基礎(chǔ)。對檔案管理單位而言，加強(qiáng)人才建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才，是檔案管理信息化的根本保障。相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理信息化對從業(yè)者的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力要求更高。在此情況下，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理專業(yè)知識、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識、信息化作業(yè)能力，更需要擁有服務(wù)與責(zé)任意識。而且，檔案管理人員還應(yīng)該熟練掌握檔案管理規(guī)章制度以及保密法規(guī)。

從現(xiàn)實角度來看，新時期的檔案信息化管理人才不僅是專才，更應(yīng)該是全才?；诖?，各單位需強(qiáng)化檔案管理人才隊伍建設(shè)，依托于有效培訓(xùn)和管理夯實人才基礎(chǔ)。比如，拓寬用人選人渠道，基于校園招聘、社會招聘、獵頭推薦等人才選聘方式，吸納專業(yè)人才擴(kuò)充檔案管理隊伍;強(qiáng)化專業(yè)能力培訓(xùn)，定期開展專業(yè)知識、實踐技能、工作理念、責(zé)任意識、服務(wù)態(tài)度培訓(xùn)，基于經(jīng)驗交流、內(nèi)部講座、案例教學(xué)、實踐訓(xùn)練等方式全面提升管理人員的從業(yè)素養(yǎng)，并幫助他們養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)與創(chuàng)新的良好習(xí)慣;深化人才管理，通過優(yōu)化人力資源配置方式以及績效考核形式，突出績效激勵價值，以專業(yè)資質(zhì)為門檻、工作效果指標(biāo)構(gòu)建與工資掛鉤的獎勵機(jī)制，激發(fā)工作積極性。

3.建立健全管理標(biāo)準(zhǔn)制度體系

在制度建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員需要從加強(qiáng)監(jiān)管和優(yōu)化執(zhí)行的角度出發(fā)，完善檔案信息化管理制度與標(biāo)準(zhǔn)。同時，應(yīng)結(jié)合檔案信息化管理的實際業(yè)務(wù)操作需求，制定規(guī)范化工作流程、標(biāo)準(zhǔn)化工作制度，從而為管理方案的執(zhí)行提供保障;還應(yīng)該基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立，為檔案信息共享和應(yīng)用做好準(zhǔn)備。比如，建立健全責(zé)任制，將檔案管理責(zé)任落實于個人，激發(fā)他們的責(zé)任意識，增強(qiáng)其自我管理、控制和監(jiān)督有效性;建立安全管理制度，強(qiáng)調(diào)安全預(yù)警和防控，盡力避免因人為操作失誤而引發(fā)檔案管理安全事故;建立多層級管理機(jī)制，自上而下，構(gòu)建逐級管理體系，完善管理組織結(jié)構(gòu);建立流程化管理機(jī)制，強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理流程完整性與嚴(yán)謹(jǐn)性，保證各階段工作有效銜接;建立標(biāo)準(zhǔn)化工作機(jī)制，保證檔案信息采集、處理、儲存、使用標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)檔案整理、統(tǒng)計與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一;建立全過程監(jiān)管機(jī)制，保證檔案管理全過程可控。

4.夯實檔案管理的多元基礎(chǔ)

為有效推進(jìn)檔案管理信息化，相關(guān)工作人員還應(yīng)該積極夯實檔案管理的多元基礎(chǔ)。在這一環(huán)節(jié)，需要落實檔案管理的經(jīng)費(fèi)保障、強(qiáng)調(diào)檔案管理的技術(shù)支持、深化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。比如，積極籌措檔案管理資金，保證?？顚Ｓ茫瑢崿F(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展資金的穩(wěn)定供給;加強(qiáng)硬件設(shè)施配置，保證計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、移動管理設(shè)備、掃描儀性能優(yōu)越，避免因設(shè)備老化而影響檔案管理信息化水平;加強(qiáng)檔案管理軟件開發(fā)，基于自主研發(fā)或者選購提高檔案管理軟件應(yīng)用的實效性;建立健全檔案管理信息化平臺，加強(qiáng)一體化管理系統(tǒng)應(yīng)用，為檔案信息共享做好充足準(zhǔn)備;強(qiáng)調(diào)高新技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，引入專業(yè)管理技術(shù)，以及大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等先進(jìn)信息技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)支持，夯實管理基礎(chǔ)。從現(xiàn)實角度來看，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)資金與技術(shù)的持續(xù)供給，能促進(jìn)檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)論

綜上所述，信息化建設(shè)是新時期檔案管理的現(xiàn)實要求，也是符合國家信息發(fā)展的戰(zhàn)略，更是發(fā)展數(shù)字化檔案資源、數(shù)據(jù)化檔案內(nèi)容、體系化檔案平臺、智能化檔案管理和網(wǎng)絡(luò)化檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。在檔案管理信息化過程中，相關(guān)工作人員必須明確信息化發(fā)展方向，夯實檔案信息化管理的人才、制度、資金與技術(shù)基礎(chǔ)，并充分發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢。

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（作者單位：山西農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館）