事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化及發(fā)展趨勢研究

段衛(wèi)

摘 要：會(huì)計(jì)檔案管理信息化就是借助信息技術(shù)手段對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行收集、管理，提升會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)分析與整合能力，為各項(xiàng)決策提供依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案信息化水平及相關(guān)制度建設(shè)仍有很大提升空間，應(yīng)夯實(shí)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺(tái)，并為檔案信息化提供人才和技術(shù)支撐。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案;信息化;趨勢

會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展有重要作用，事業(yè)單位應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案管理中適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展趨勢，加速推進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，持續(xù)提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。會(huì)計(jì)檔案信息化有助于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息資源的合理開發(fā)和高效利用，是一種重要趨勢。但部分事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化仍處于起步階段，存在一些問題，需要采取措施，順應(yīng)這種趨勢。

1 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化現(xiàn)狀及存在的不足之處

近年來，很多事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化有了較大進(jìn)展，但仍存在一些問題。

1.1 會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平較低

目前部分事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)重視不足，沿用傳統(tǒng)的管理辦法，由人工完成。部分事業(yè)單位沒有形成專門制度機(jī)制支持會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，日常維護(hù)管理不到位，在很大程度上影響了財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程[1 ]。在會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)管理方面由于缺少專業(yè)人才，很多新技術(shù)、新手段難以運(yùn)用到會(huì)計(jì)檔案管理之中，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)病毒、黑客攻擊缺少有效防范手段。加之部分會(huì)計(jì)檔案管理人員安全意識(shí)薄弱，在一定程度上影響了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的信息安全。

1.2 會(huì)計(jì)檔案管理信息化保障機(jī)制有待完善

部分事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化制度機(jī)制建設(shè)重視不足，將更多精力放在硬件設(shè)施堆砌和軟件系統(tǒng)搭建之上。缺少制度機(jī)制，很容易使會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)走彎路。一方面，部分事業(yè)單位沿用原來的制度機(jī)制，不適用于新時(shí)代信息化建設(shè)發(fā)展需求，難以發(fā)揮應(yīng)有作用。另一方面，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化制度機(jī)制落實(shí)不到位，沒有結(jié)合信息化建設(shè)實(shí)際需要對(duì)保障機(jī)制進(jìn)行完善和創(chuàng)新，在落實(shí)過程中存在形式主義、走過場問題，很多有價(jià)值的制度機(jī)制只停留在會(huì)議和文件層面，難以發(fā)揮其應(yīng)有作用。

2 事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平的提升與發(fā)展趨勢

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)與各行各業(yè)融合得更為緊密，事業(yè)單位也不例外。當(dāng)前事業(yè)單位在推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，積極推進(jìn)檔案管理信息化。

2.1 會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)用程度不斷加深

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平提升不是一朝一夕的事情，在具體實(shí)踐過程中，一方面，要充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性，并結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題出臺(tái)相應(yīng)的政策機(jī)制，支持事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化推進(jìn)[2 ]。同時(shí)應(yīng)組織事業(yè)單位相關(guān)部門，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)用存在的具體問題進(jìn)行系統(tǒng)分析，既要為會(huì)計(jì)檔案信息化應(yīng)用提供必要的財(cái)力和人力，同時(shí)要求事業(yè)單位各個(gè)部門支持會(huì)計(jì)檔案管理信息化工作，形成合力。應(yīng)主動(dòng)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，融入會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)之中，進(jìn)一步提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)水平。另一方面，對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化未來發(fā)展趨勢進(jìn)行準(zhǔn)確研判，增加人力物力財(cái)力投入，確保會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)與事業(yè)單位發(fā)展同向同行。特別是在信息技術(shù)應(yīng)用方面，應(yīng)敢于打破傳統(tǒng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理常規(guī)模式，通過先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級(jí)，更好地發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化。

2.2 會(huì)計(jì)檔案信息化管理流程不斷規(guī)范

新時(shí)代，對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)提出了新的要求。為進(jìn)一步提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化水平，有必要加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化流程規(guī)范建設(shè)，更好地滿足事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求。為此，一方面，應(yīng)完善會(huì)計(jì)檔案信息收集制度機(jī)制。檔案信息收集是會(huì)計(jì)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)明確收集范圍、步驟和責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案信息收集的完整性、全面性，為后續(xù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面，建立和完善會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息管理、調(diào)閱、銷毀等環(huán)節(jié)，對(duì)相應(yīng)制度機(jī)制進(jìn)行完善，確保各個(gè)流程都符合相應(yīng)制度規(guī)范[3 ]。還應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度機(jī)制落實(shí)力度。任何制度如果只停留在會(huì)議和紙面，就難以發(fā)揮其重要價(jià)值。在具體制度落實(shí)過程中，一方面，應(yīng)組織事業(yè)單位全體人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度機(jī)制進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，通過考核方式考察事業(yè)單位人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度的掌握情況，對(duì)于成績考核較差的還要進(jìn)一步進(jìn)行學(xué)習(xí)。另一方面，對(duì)制度機(jī)制落實(shí)中表現(xiàn)優(yōu)異的人員給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，通過獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制落實(shí)進(jìn)一步激發(fā)事業(yè)單位有關(guān)人員落實(shí)會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度機(jī)制的積極性和主動(dòng)性，真正發(fā)揮制度的引導(dǎo)和規(guī)范作用。

2.3 會(huì)計(jì)檔案信息化管理安全性不斷提升

新時(shí)代，很多事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)中將信息安全問題放在了突出位置。更多的現(xiàn)代信息技術(shù)融入到會(huì)計(jì)檔案管理之中，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理提供了更為多元化的手段和方式，同時(shí)也不可避免地帶來了一系列信息安全問題。如果事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)過程中對(duì)信息安全重視程度不足，極有可能發(fā)生重要會(huì)計(jì)檔案信息泄漏或損毀問題，輕則會(huì)影響事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的正常開展，重則會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生重大影響。因此，事業(yè)單位應(yīng)在推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)過程中將信息安全問題放在突出重要位置。一方面，主動(dòng)引進(jìn)更為先進(jìn)的安全保障措施，保障事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息安全。特別是參與會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，一旦在操作過程中沒有做好安全防護(hù)措施，有可能造成電子檔案損毀或泄密。為此，事業(yè)單位在會(huì)計(jì)檔案管理過程中應(yīng)通過數(shù)字加密和電子水印等方式提升事業(yè)單位檔案信息安全屬性。同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，盡量防止無關(guān)人員對(duì)于會(huì)計(jì)檔案信息的接觸。另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)牢固樹立安全意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息安全管理相關(guān)制度機(jī)制，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行規(guī)范操作，避免因人為因素導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息泄密或損毀。同時(shí)要利用云存儲(chǔ)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)，對(duì)重要的電子檔案信息進(jìn)行自動(dòng)備份和云端存儲(chǔ)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息安全屬性，有效防范信息丟失、信息篡改等問題。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員還應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行軟件更新，做好病毒查殺，切實(shí)保障會(huì)計(jì)檔案信息安全。

3 事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

事業(yè)單位應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)給予足夠重視，夯實(shí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)，搭建符合事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)際的數(shù)字化處理平臺(tái)，主動(dòng)引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息管理智能化、信息化、科學(xué)化。

3.1 夯實(shí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)

新時(shí)期，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作提供了更為先進(jìn)的技術(shù)手段。同時(shí)事業(yè)單位也生成了大量有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案信息，增加了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的工作量。因此，為了更好地適應(yīng)新時(shí)代事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際需要，有必要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行完善，夯實(shí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，為后續(xù)工作開展奠定堅(jiān)實(shí)保障。為此，一方面，事業(yè)單位應(yīng)給予會(huì)計(jì)檔案管理部門足夠經(jīng)費(fèi)支持，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需要，保證經(jīng)費(fèi)需要，確保事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理部門軟件系統(tǒng)能夠得到及時(shí)的更新和完善，使會(huì)計(jì)檔案管理軟件系統(tǒng)符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和要求。有條件的事業(yè)單位可以將財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)所需要的經(jīng)費(fèi)納入年度預(yù)算之中，切實(shí)保障事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的資金需求[4 ]。另一方面，為了更好地發(fā)揮事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的優(yōu)勢和特點(diǎn)，除了要做好軟件系統(tǒng)升級(jí)以外，還要為事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)工作開展提供硬件設(shè)施設(shè)備和必要的空間，配備符合要求的系統(tǒng)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施設(shè)備，對(duì)檔案管理工作區(qū)域進(jìn)行升級(jí)改造，安裝必要的監(jiān)控設(shè)施，地面要選擇靜電地板，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)要實(shí)現(xiàn)物理隔離。只有夯實(shí)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能夠更好地推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)。

3.2 搭建事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)需要搭建會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化處理平臺(tái)，并將其作為信息化建設(shè)的重要載體。事業(yè)單位應(yīng)按照國家關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)制度要求，結(jié)合本單位實(shí)際建立統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)，并將其作為會(huì)計(jì)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)、利用的重要工具，進(jìn)而為會(huì)計(jì)信息開發(fā)和共享創(chuàng)造有利條件，拉近事業(yè)單位各部門之間距離。通過會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理數(shù)字化處理平臺(tái)深度聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)檔案全生命周期的管理，更好地滿足事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案從生成、采集、分類、整理、歸檔到移交、管理、鑒定、處置、保存、利用、開發(fā)、信息共享等多元化訴求，在保證事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息真實(shí)性、完整性的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步提升事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案信息管理質(zhì)量[5 ]。事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，在搭建會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)過程中如果僅僅依靠事業(yè)單位自身的力量很難完成，需要事業(yè)單位通過招標(biāo)方式尋找合適的外包公司，為會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)建設(shè)和管理提供相應(yīng)的技術(shù)支持，協(xié)助做好會(huì)計(jì)檔案信息化工作。在招投標(biāo)過程中應(yīng)選擇信譽(yù)佳、有良好業(yè)績、團(tuán)隊(duì)素質(zhì)高、具有保密資質(zhì)和行業(yè)口碑的優(yōu)質(zhì)公司，通過外包公司與事業(yè)單位的長期合作，進(jìn)一步豐富事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理平臺(tái)功能，更好地滿足事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)實(shí)際需要。

3.3 培養(yǎng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息化管理復(fù)合人才

新時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)與事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的深度融合，需要事業(yè)單位培養(yǎng)優(yōu)秀的會(huì)計(jì)檔案管理復(fù)合型人才，充實(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍之中，更好地完成會(huì)計(jì)檔案信息化管理相關(guān)工作。一方面，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，制定會(huì)計(jì)檔案管理人員培訓(xùn)方案，拿出專門資金用于會(huì)計(jì)檔案管理人員培訓(xùn)。同時(shí)細(xì)化培訓(xùn)內(nèi)容，從業(yè)務(wù)技能、檔案管理、信息技術(shù)等三個(gè)層面入手，進(jìn)一步提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和信息化操作素養(yǎng)，更好地完成會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作。同時(shí)在培訓(xùn)過程中要將保密教育作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，拿出專門課程對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理工作的復(fù)雜性、艱巨性和保密性，進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、敬業(yè)精神和保密意識(shí)，切實(shí)保障會(huì)計(jì)檔案信息安全。另一方面，事業(yè)單位也應(yīng)面向社會(huì)廣納賢才。在人才招聘過程中將信息技術(shù)作為重要考核內(nèi)容，通過優(yōu)中選優(yōu)的人才選拔方式，將優(yōu)秀人才引入到事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理部門，增強(qiáng)人員力量。

總之，會(huì)計(jì)檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容組織部分。為了更好地推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展，有必要將事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化工作作為重要工作加以推進(jìn)。應(yīng)明確事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化的未來發(fā)展趨向，在思想意識(shí)上給予足夠重視，樹立大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)思維，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的支持力度，從人力、物力、財(cái)力、制度機(jī)制等多個(gè)層面入手，支持事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案信息資源的價(jià)值和作用，更好促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省濟(jì)南市人事考試中心）