淺談檔案管理在人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用

李爽

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的主要內(nèi)容，但由于傳統(tǒng)的檔案管理工作技術(shù)含量不高，工作內(nèi)容枯燥，導(dǎo)致此項(xiàng)工作在內(nèi)部管理體系中排在末位，缺乏足夠的重視。人事檔案記錄了職工的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，還有考核結(jié)果和獎(jiǎng)懲情況等信息，在人才隊(duì)伍建設(shè)中具有極其重要的參考作用，一定程度上影響著人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量。本文主要論述了人才隊(duì)伍建設(shè)中檔案管理所起到的積極作用，在分析其中存在欠缺的基礎(chǔ)上，尋求合理有效的措施優(yōu)化改進(jìn)，以便于提升人才隊(duì)伍建設(shè)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：人才隊(duì)伍建設(shè);檔案管理;人才培養(yǎng);專業(yè)能力;職業(yè)素養(yǎng)

對(duì)于事業(yè)單位而言，面對(duì)新時(shí)期的發(fā)展要求，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)有助于夯實(shí)人才保障，提升事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，朝著高層次發(fā)展，十分必要。人事工作在管理中占據(jù)地位逐步提升，檔案管理工作受重視程度卻隨之下降，浪費(fèi)了很多寶貴資源，阻礙檔案管理工作改革創(chuàng)新，并且給人才隊(duì)伍建設(shè)帶來(lái)了深層次的影響。所以，面對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位的人才隊(duì)伍建設(shè)相關(guān)要求，應(yīng)正確看待檔案管理的重要性，積極深化檔案管理改革，通過(guò)人事檔案資料收集、分析和處理，為人力資源合理配置利用提供堅(jiān)實(shí)可靠的信息支持。

1檔案管理在人才隊(duì)伍建設(shè)中的重要作用

1.1為人才吸收和培養(yǎng)提供可靠依據(jù)

檔案中記錄了單位的發(fā)展歷史，是單位決策部署的基礎(chǔ)所在，合理化使用相關(guān)資料，有助于更加全面、深刻地掌握單位過(guò)去歷史，這樣才能更好地把握現(xiàn)在、展望未來(lái)[1]。人事檔案作為單位檔案中的重要組成部分，是一種專門檔案，也是單位人才選拔和培養(yǎng)的重要依據(jù)。人事檔案是檔案工作重要構(gòu)成部分，在人事工作中應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理的積極作用，提升檔案價(jià)值和作用認(rèn)知水平，并且在人才隊(duì)伍建設(shè)中積極融入檔案管理工作內(nèi)容，以此來(lái)壯大人才隊(duì)伍，支持人事管理工作高效有序進(jìn)行，切實(shí)提升單位整體管理水平[2]。

1.2為針對(duì)性職工培養(yǎng)提供支持

為了滿足單位各項(xiàng)工作開展，合理化培養(yǎng)和配置人才是重中之重，這要以充分了解職工個(gè)體基本情況為前提，也就需要查閱人事檔案資料，了解不同部門人才的工作能力、工作歷程，以此為依據(jù)進(jìn)行人員任用、晉升或是工作改進(jìn)，進(jìn)而充分挖掘人員潛能，展現(xiàn)各自不同優(yōu)勢(shì)，為單位發(fā)展提供更好的服務(wù)[3]。另外，調(diào)整職工在合適且感興趣的崗位工作，工作效率也將大幅度提升;有助于單位領(lǐng)導(dǎo)干部充分掌握職工工作情況，綜合評(píng)估人才的閃光點(diǎn)，推動(dòng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為后續(xù)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。因此，在人事工作中，應(yīng)該先查閱個(gè)人檔案資料，包括業(yè)務(wù)水平、工作能力、工作經(jīng)驗(yàn)和思想言行等信息，做好檔案記錄，通過(guò)查看職工檔案即可針對(duì)性調(diào)整人才培養(yǎng)方案，最大程度上激發(fā)和培養(yǎng)職工工作熱情。

1.3提供個(gè)人真實(shí)歷史依據(jù)

人事檔案是個(gè)人真實(shí)歷史記錄，反映了個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、工作成果等，這些個(gè)人真實(shí)信息是職工崗位晉升、薪酬待遇調(diào)整、保險(xiǎn)辦理、工作調(diào)整的重要參考依據(jù)。目前多數(shù)的單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，加強(qiáng)人事檔案管理，在解決一系列問(wèn)題后明確人事檔案重要價(jià)值，以便于在人才隊(duì)伍建設(shè)中合理化開發(fā)合理用人事檔案資料，便于最大程度彰顯人事檔案作用[4]。

1.4為人才隊(duì)伍建設(shè)起到引導(dǎo)和監(jiān)督作用

在職工成長(zhǎng)過(guò)程中，通過(guò)檔案管理工作可以讓員工提高對(duì)自身行為的重視程度，認(rèn)識(shí)自身不足，不斷優(yōu)化改進(jìn)，提升職工隊(duì)伍整體水平的同時(shí)，建造良性的人才管理體系[5]。人事檔案記錄下了個(gè)體成長(zhǎng)經(jīng)歷，并從管理者角度來(lái)明確人才隊(duì)伍建設(shè)方向，提供引導(dǎo)的作用。同時(shí)，檔案管理對(duì)于人才隊(duì)伍建設(shè)具有監(jiān)督作用，通過(guò)有效監(jiān)督和考核，全方位提升人才隊(duì)伍建設(shè)水平，在單位內(nèi)部形成良好的督導(dǎo)效應(yīng)。

1.5為人才隊(duì)伍建設(shè)提供服務(wù)

檔案管理的主要內(nèi)容并不局限于管理層面，而是要為人才隊(duì)伍建設(shè)提供服務(wù)。人才建設(shè)方面，提供可靠的資料，研究個(gè)體不同時(shí)期的成長(zhǎng)經(jīng)歷，并結(jié)合不同事件來(lái)挖掘有價(jià)值信息，夯實(shí)理論基礎(chǔ)的同時(shí)，更進(jìn)一步提升人才隊(duì)伍建設(shè)水平[6]。

另外，在信息時(shí)代，信息成為人力資源管理工作的重要內(nèi)容，在實(shí)際工作中需要全方位掌握人事檔案資料，為人才隊(duì)伍建設(shè)提供支持，主要提供的信息有人員工作履歷、學(xué)歷、考核、職務(wù)、職稱、政審、待遇、能力和工作經(jīng)驗(yàn)等，推動(dòng)人才隊(duì)伍建設(shè)。如果忽視檔案資料的支持，那么單位在人才隊(duì)伍建設(shè)中將無(wú)法全方位考察人才背景，在決策中出現(xiàn)偏差，甚至出現(xiàn)決策失誤，影響到單位各項(xiàng)工作高質(zhì)量展開[7]。

2檔案管理在人才隊(duì)伍建設(shè)中運(yùn)用的不足

2.1檔案管理理念創(chuàng)新度不足

領(lǐng)導(dǎo)干部在關(guān)于人事檔案管理對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)的積極作用方面存在認(rèn)知不足，理念陳舊。有些單位檔案管理部門未能真正打破檔案和管理局限性，人事檔案管理方面改進(jìn)完善力度不足，僅僅是發(fā)揮了檔案管理作用，人事檔案原本的價(jià)值卻未能得到深層次挖掘和展現(xiàn)。部分人員的服務(wù)理念和人才建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)，也忽視了人事檔案在人才隊(duì)伍建設(shè)中的重要作用，此種情況不可避免地導(dǎo)致各項(xiàng)工作敷衍了事，并未展現(xiàn)出真正的作用。

2.2檔案管理創(chuàng)新力度不足

在日常檔案管理工作中，重點(diǎn)關(guān)注的是單位發(fā)展?fàn)顩r和人員基本信息的記錄，對(duì)于人才引進(jìn)、人才成長(zhǎng)監(jiān)督考核重視程度較高，但是關(guān)于薪酬待遇、個(gè)人晉升空間、工作氛圍和制度建設(shè)等影響人才隊(duì)伍建設(shè)等因素方面并未予以足夠重視，此種情況制約著檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。從現(xiàn)階段的檔案管理工作情況來(lái)看，對(duì)于人員的管理僅僅是通過(guò)限制人員檔案調(diào)動(dòng)等簡(jiǎn)單懲罰方式予以控制，缺乏情感層面投入[8]。對(duì)此，應(yīng)該尋求更具人性化的檔案管理激勵(lì)方式，才能更好地服務(wù)于人才隊(duì)伍建設(shè)。

2.3監(jiān)督考核不到位

檔案管理促進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)的作用發(fā)揮方面，缺少有效的監(jiān)督考核，部分地區(qū)的單位對(duì)于人事檔案管理監(jiān)督考核普遍缺失，即便有所落實(shí)，但重點(diǎn)并不明確，局限在人員引進(jìn)、培養(yǎng)方面，監(jiān)督考核缺位問(wèn)題較為嚴(yán)重。另外，檔案管理封閉性特性的存在，使其很難接受有效的監(jiān)督考核，此種情況容易留下檔案管理漏洞，在人才隊(duì)伍建設(shè)中所起到的作用發(fā)揮也會(huì)受限。

3檔案管理在人才隊(duì)伍建設(shè)中作用發(fā)揮措施

3.1積極完善檔案管理制度

人才隊(duì)伍建設(shè)是單位工作的重點(diǎn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員需要正確認(rèn)識(shí)到人才隊(duì)伍建設(shè)中檔案管理的重要性，增強(qiáng)檔案管理部門服務(wù)意識(shí)，積極推進(jìn)和完善檔案管理制度，調(diào)整檔案管理制度內(nèi)容，尤其是要注重人事檔案管理制度完善，為后續(xù)的人才隊(duì)伍建設(shè)提供信息支持。在此制度基礎(chǔ)上，規(guī)范人事檔案資料信息的收集、整理、傳輸和利用工作，最大程度挖掘和展現(xiàn)檔案管理積極效應(yīng)，滿足人才隊(duì)伍建設(shè)需要[9]。

3.2提升檔案管理信息化水平

信息時(shí)代下各單位檔案數(shù)據(jù)信息量成倍增長(zhǎng)，單一的收集和保管方式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求。因此，要注重引用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)。尤其是要注重檔案信息檢索系統(tǒng)建設(shè)，這樣可以通過(guò)搜索關(guān)鍵詞、類別來(lái)尋找到所需要的檔案信息，加快檔案信息處理速度和檢索效率[10]。而檔案管理人員也要自我提升，學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)，熟練運(yùn)用信息技術(shù)輔助工作開展，實(shí)現(xiàn)檔案信息潛在價(jià)值深層次挖掘和利用，為檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。

3.3建立完善的檔案管理長(zhǎng)效監(jiān)督機(jī)制

建立長(zhǎng)效監(jiān)督機(jī)制，有助于檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化完善，在人才隊(duì)伍建設(shè)中展現(xiàn)更大的作用，為各項(xiàng)措施全面落實(shí)提供保障支持。檔案管理機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化部門職能，積極與其他部門溝通交流，形成多層次監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)，盡可能消除檔案管理漏洞。檔案管理人員也要增強(qiáng)自主監(jiān)督意識(shí)，主動(dòng)參與到人員監(jiān)督中，為人事管理合理配置提供支持。與此同時(shí)，在保證檔案管理基礎(chǔ)功能發(fā)揮同時(shí)，也要注重增強(qiáng)檔案管理服務(wù)功能，通過(guò)專業(yè)的檔案管理工作來(lái)收集職員信息，保證人事工作真實(shí)性和客觀性，提升精準(zhǔn)、高效的信息服務(wù)，明確未來(lái)人才隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展方向，持續(xù)增強(qiáng)人才建設(shè)和服務(wù)能力，以便于為單位的人才隊(duì)伍建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)可靠的支持。

4結(jié)論

綜上所述，人才隊(duì)伍建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，而檔案管理工作在其中有著不可忽視的作用。這就需要挖掘檔案管理工作和人才隊(duì)伍建設(shè)的內(nèi)在聯(lián)系，積極推陳出新，結(jié)合人才隊(duì)伍建設(shè)需要來(lái)優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作，提供精準(zhǔn)、全面的信息服務(wù)，切實(shí)提升人才隊(duì)伍建設(shè)水平。

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（作者單位：白城市農(nóng)牧機(jī)械化研究院）