淺議提升檔案管理工作水平提高檔案服務(wù)質(zhì)量的對(duì)策

崔媛英

摘 ?要：檔案管理工作水平是檔案管理部門各項(xiàng)基礎(chǔ)工作是否扎實(shí)有效的集中體現(xiàn)，直接決定檔案服務(wù)中心、服務(wù)社會(huì)的工作質(zhì)量和效應(yīng)。如何提升檔案管理工作水平、提高檔案服務(wù)質(zhì)量是各級(jí)檔案管理部門必須直接面對(duì)和有效解決的重要業(yè)務(wù)問(wèn)題。為積極適應(yīng)當(dāng)下經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新要求，需認(rèn)真思考如何進(jìn)一步完善和加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，提升管理水平，促進(jìn)提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和效應(yīng)，這是本文的研究重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;檔案服務(wù);建議;水平

檔案管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜、牽涉面比較廣的系統(tǒng)工作，如何通過(guò)檔案工作體制上的完善提升檔案管理的水平，同時(shí)促進(jìn)檔案服務(wù)能夠滿足時(shí)代發(fā)展的新要求，這是當(dāng)下開(kāi)展提升檔案管理與提高檔案服務(wù)研究的主要目的之一。

1充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

檔案作為記錄和記載社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的重要載體，有著非同一般的參考意義，對(duì)各項(xiàng)決策起著一定的資政作用。合理使用檔案信息能夠化解部門或單位發(fā)展中遇到的部分難題，利用檔案信息的服務(wù)功能可以促進(jìn)人民生活水平的提升。做好檔案管理和檔案服務(wù)工作是充分體現(xiàn)檔案價(jià)值的關(guān)鍵，這也是檔案事業(yè)適應(yīng)和滿足新時(shí)代發(fā)展需求的必經(jīng)之路，是檔案事業(yè)得到進(jìn)步和提高的必然。

2當(dāng)前檔案管理與服務(wù)工作中存在的主要問(wèn)題

2.1忽視檔案管理工作的重要性，沒(méi)有形成現(xiàn)代檔案管理理念

一些單位對(duì)檔案管理與檔案服務(wù)的認(rèn)識(shí)還停留在紙面，簡(jiǎn)單地理解為檔案管理及服務(wù)的信息化就是檔案信息數(shù)據(jù)的錄入;對(duì)檔案管理缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理的體系不健全，相關(guān)管理方式也缺乏科學(xué)性和規(guī)范性，沒(méi)有針對(duì)檔案工作的實(shí)際情況進(jìn)行檔案工作的相對(duì)改進(jìn)，從而導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案工作出現(xiàn)雜亂無(wú)章的情況。因管理理念的模糊，降低了檔案服務(wù)效率，讓檔案管理內(nèi)容達(dá)不到人們預(yù)期，使得絕大多數(shù)管理者看不到檔案管理的意義，從而減少對(duì)檔案管理理念提升的重視，減少對(duì)檔案服務(wù)的研究，進(jìn)而進(jìn)入惡性循環(huán)，讓檔案管理工作難以得到質(zhì)的變化和整體的提升。

2.2人員專業(yè)素質(zhì)較差，綜合能力不強(qiáng)

檔案工作者作為檔案管理的直接責(zé)任人，在一些部門表現(xiàn)出檔案管理效果不佳，檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，這都與工作人員的專業(yè)水平低有直接關(guān)系。在一些單位以及企業(yè)中，檔案管理與檔案服務(wù)人員都是兼職的，很多都沒(méi)有經(jīng)過(guò)必要的崗位職業(yè)培訓(xùn)以及系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，其專業(yè)素質(zhì)普遍較低。檔案工作者比較低的專業(yè)素質(zhì)，以及一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的輕視，很難實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步提升檔案管理的效率以及提高檔案服務(wù)的多元化。

2.3檔案管理制度不夠健全

一些單位或企業(yè)尚未形成對(duì)檔案管理的統(tǒng)一制度，現(xiàn)有的制度體系建設(shè)也比較單一片面，對(duì)檔案相關(guān)的信息沒(méi)有涉及完全，存在有部分缺漏。還有很多制度內(nèi)容科學(xué)性較低，無(wú)法滿足科學(xué)管理和規(guī)范化的要求。由于缺少一個(gè)統(tǒng)一、規(guī)范的管理體制，進(jìn)而降低了檔案管理的有效性，導(dǎo)致檔案服務(wù)效率降低，無(wú)法更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法充分體現(xiàn)檔案信息的綜合價(jià)值。在檔案信息資源越來(lái)越多的情況下，讓檔案管理的內(nèi)容無(wú)法連續(xù)、系統(tǒng)，進(jìn)而也惡化了檔案管理工作，使得檔案管理的信息量更大，管理難度更大，管理效率更低。

2.4檔案工作設(shè)施落后，管理和服務(wù)手段僵化

從檔案管理與檔案服務(wù)的情況來(lái)看，目前一些單位檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)備比較落后，技術(shù)性不足，很多檔案室的基礎(chǔ)管理?xiàng)l件也十分簡(jiǎn)陋。比如有些檔案室空間狹小，不能滿足“八防”要求，出現(xiàn)潮濕、蟲蛀等問(wèn)題，這些外界環(huán)境會(huì)導(dǎo)致檔案管理的安全性降低，容易使檔案材料出現(xiàn)損壞，無(wú)法對(duì)檔案管理提供安全保證。目前一些檔案室還缺乏相應(yīng)的信息化管理設(shè)備，沒(méi)有提供或設(shè)置基本的電子設(shè)備進(jìn)行檔案的電子轉(zhuǎn)型，這也降低了檔案管理和服務(wù)效率提升的速度，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備更加落后，不利于檔案服務(wù)的提高，檔案管理工作的提升。

2.5檔案服務(wù)手段單一，服務(wù)內(nèi)容乏味

從目前各級(jí)各類檔案管理部門的服務(wù)內(nèi)容和方式看，服務(wù)僅局限于檔案信息的搜索和查找，無(wú)法適應(yīng)檔案信息數(shù)量大、主題覆蓋面廣的新發(fā)展需求，進(jìn)而也導(dǎo)致檔案服務(wù)的難度加大，很多服務(wù)內(nèi)容都無(wú)法第一時(shí)間滿足利用者的需求。由于服務(wù)手段的單一，進(jìn)而也影響到了整體的服務(wù)質(zhì)量，導(dǎo)致服務(wù)內(nèi)容和形式的匱乏，降低了服務(wù)的有效性。尤其是當(dāng)下信息技術(shù)使用越來(lái)越廣泛，很多行業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用都并不陌生，也有很多行業(yè)根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)衍生出了很多信息分析數(shù)據(jù)，如何充分發(fā)揮檔案資源，拓展其服務(wù)水準(zhǔn)，加強(qiáng)服務(wù)的技術(shù)性，這也是當(dāng)下檔案工作需要突破和改進(jìn)的重點(diǎn)。

3提升檔案管理水平提高檔案服務(wù)質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

3.1樹(shù)立和夯實(shí)現(xiàn)代化管理理念

要實(shí)現(xiàn)提高檔案管理水平及提升檔案服務(wù)質(zhì)量，必須樹(shù)立和實(shí)施檔案管理理念的改革與創(chuàng)新。結(jié)合當(dāng)下檔案管理的現(xiàn)狀，主要從兩個(gè)方面的展開(kāi)。首先是實(shí)現(xiàn)管理觀念的轉(zhuǎn)變。在管理觀念上，檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于整個(gè)檔案工作的重要性，要能夠不斷加強(qiáng)檔案工作的有效性，了解檔案服務(wù)對(duì)于自身建設(shè)和社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)的重要意義。其次要樹(shù)立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念。在檔案管理理念上，要強(qiáng)調(diào)思想的現(xiàn)代化和科學(xué)性。要能夠切合檔案管理的實(shí)際情況，緊跟時(shí)代步伐，注意不斷加強(qiáng)自身的技術(shù)性，不斷提高檔案管理效率，建立科學(xué)、高效的管理理念，改變傳統(tǒng)單一、守舊且容易被忽視的檔案管理觀念，將檔案管理工作逐漸導(dǎo)向正軌，提高大眾對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)知。也注意對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)容提升，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓檔案管理與檔案服務(wù)形成相輔相成的關(guān)系，增進(jìn)檔案服務(wù)的質(zhì)量水平，讓檔案內(nèi)容更好地走向社會(huì)、走入大眾、走出世界。

3.2加大資金投入

結(jié)合目前在檔案行業(yè)中存在的基礎(chǔ)設(shè)施不足的問(wèn)題，要改善現(xiàn)有的檔案管理與檔案服務(wù)情況，需注意加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入和使用。保證檔案管理與服務(wù)技術(shù)的基本工作經(jīng)費(fèi)，同時(shí)，為了挖掘部門服務(wù)水平，增強(qiáng)部門的服務(wù)質(zhì)量，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的投入，只有有了充分的資金儲(chǔ)備，才能在技術(shù)使用和設(shè)備更新上有足夠的發(fā)揮空間。還要注意對(duì)檔案價(jià)值的深度挖掘，要充分發(fā)揮檔案信息價(jià)值的優(yōu)勢(shì)，展現(xiàn)檔案的服務(wù)功能，通過(guò)合理的服務(wù)類型與檔案管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的充分發(fā)揮。利用檔案信息提升檔案部門的競(jìng)爭(zhēng)力，充分發(fā)掘檔案資料的潛在優(yōu)勢(shì)，讓檔案信息能夠更好地為人民服務(wù)，為社會(huì)做出貢獻(xiàn)，也讓檔案信息有更多可以使用的空間和范圍。

3.3建立健全的檔案管理體制

在檔案管理體制建設(shè)中，要注意其完整性。首先，要做到對(duì)檔案管理流程的規(guī)范管理，要確定每個(gè)流程的具體內(nèi)容，通過(guò)提高流程的科學(xué)性，加強(qiáng)流程各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)性，由此增強(qiáng)檔案管理整體的技術(shù)水平，確保整體檔案管理和檔案服務(wù)的工作質(zhì)量。其次，做好對(duì)檔案管理與檔案服務(wù)的安全保障工作，在對(duì)檔案資料的轉(zhuǎn)型以及整理上進(jìn)行定期的檢查和更新，防止因檔案信息編輯問(wèn)題而出現(xiàn)檔案管理方式上的問(wèn)題，導(dǎo)致整體的檔案管理和檔案服務(wù)效果不佳。注意做好對(duì)檔案電子信息的定期維護(hù)，確保其完整、安全。還有在檔案管理制度中形成標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，標(biāo)準(zhǔn)化能夠增強(qiáng)之后的檔案管理實(shí)效，能夠形成一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保管理的高效性。

3.4提高檔案管理與服務(wù)工作人員的專業(yè)素質(zhì)

為了加強(qiáng)檔案管理與檔案服務(wù)的現(xiàn)代化技術(shù)，要側(cè)重在服務(wù)工作人員的專業(yè)素質(zhì)提高上下功夫，通過(guò)對(duì)入職人員的專業(yè)水平考核，以及對(duì)入職崗位培訓(xùn)和之后的專業(yè)提升工作，進(jìn)一步提升整體工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)，在信息化技術(shù)的融合中，加強(qiáng)檔案管理與服務(wù)人員對(duì)信息化技術(shù)的使用，確保其工作效率，保證工作上的順利、穩(wěn)定。以相關(guān)部門管理者為核心，還要注意對(duì)檔案參與人員的人才團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建，組建一支現(xiàn)代化的檔案人才隊(duì)伍，以此不斷普及檔案專業(yè)知識(shí)，推進(jìn)整體的檔案水平提升。

3.5創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

在檔案創(chuàng)新服務(wù)中，可以建立檔案館的網(wǎng)頁(yè)，拓展檔案信息網(wǎng)上服務(wù)。在部門門戶網(wǎng)站建設(shè)中，增加網(wǎng)頁(yè)存儲(chǔ)檔案信息的項(xiàng)目，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更加全面、便利、快捷的服務(wù)體驗(yàn)。加強(qiáng)和重視檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)上檔案電子信息的實(shí)時(shí)管理，突破時(shí)間、地域等方面的局限，由此讓檔案信息覆蓋面更廣，讓檔案信息內(nèi)容進(jìn)行資源共享。做好檔案電子文件的自動(dòng)上傳收集，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，減少不必要的人力物力浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的智能化，加強(qiáng)檔案信息的安全管理。

總結(jié)

綜上所述，在有關(guān)檔案管理水平提升以及檔案服務(wù)質(zhì)量提高研究方面，通過(guò)分析現(xiàn)有的檔案管理情況，可以看出當(dāng)下在檔案管理和檔案服務(wù)工作中還存在有很多提升和發(fā)展的空間。隨著信息技術(shù)的不斷普及，檔案管理與檔案服務(wù)要充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，不斷跟上信息化技術(shù)的腳步，注意提升自身的科技性，由此拓展出更多可以發(fā)揮的空間，由此做到對(duì)檔案管理各項(xiàng)工作的整體推進(jìn)。同時(shí)，在檔案服務(wù)工作中，充分融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，拓展線上的數(shù)據(jù)分享平臺(tái)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)性、科技性，從而帶給檔案使用者更加豐富的使用體驗(yàn)。為了確保檔案執(zhí)行水平能夠與工作技術(shù)相匹配，要注意進(jìn)行對(duì)工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高工作人員的專業(yè)性，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，豐富檔案人員對(duì)工作內(nèi)容、機(jī)制的認(rèn)識(shí)了解，為之后的技術(shù)革新提供一定的技術(shù)保障。在最基本的檔案管理體制建設(shè)中，要能夠有效加強(qiáng)體系內(nèi)容，為檔案管理與檔案服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施配置更好、更新的設(shè)備內(nèi)容，及時(shí)進(jìn)行技術(shù)升級(jí)和優(yōu)化改造。最后，檔案管理的提升以及檔案服務(wù)的提高這兩者都會(huì)直接關(guān)乎檔案行業(yè)的整體質(zhì)量，對(duì)檔案行業(yè)有著較大的推動(dòng)作用，是檔案行業(yè)中亟待解決的兩大主要問(wèn)題。今后，針對(duì)這兩項(xiàng)問(wèn)題，還會(huì)展開(kāi)更進(jìn)一步的研究，以便能夠更好地推動(dòng)檔案管理與檔案服務(wù)中的技術(shù)轉(zhuǎn)型，能夠讓我國(guó)的檔案事業(yè)得到更大進(jìn)步。

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（作者單位：菏澤市牡丹區(qū)疾病預(yù)防控制中心）