高校檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化策略

陳露露

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?隨著社會的不斷發(fā)展，人們對教育事業(yè)也越來越重視。在這種背景下，各院校都加大了投入力度，完善自身建設(shè)，以期能夠更好地為學(xué)生學(xué)習(xí)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其中高校檔案工作是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，它關(guān)系著每一名大學(xué)生未來成長道路上的大事，其管理與服務(wù)顯得尤為重要。因此，就當(dāng)前我國高等院校檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出一些有效的對策和建議。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?高校;檔案管理;優(yōu)化策略

[中圖分類號] ?G647 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2022）28-0172-03

高校檔案管理是指高等學(xué)校按照國家法律法規(guī)、政策及要求，結(jié)合本校實(shí)際情況，通過各種途徑收集、整理和保存有關(guān)高校的歷史資料和信息資源，為教學(xué)、科研等提供依據(jù)。從某種意義上說，它是一個學(xué)校辦學(xué)水平和管理水平的綜合體現(xiàn)。然而，近年來，由于種種原因，很多高校檔案管理工作進(jìn)展緩慢，甚至停滯不前，這不僅影響了學(xué)校正常教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，而且給學(xué)校造成一定的損失，嚴(yán)重制約了高等教育改革的深化，阻礙了高校各項(xiàng)事業(yè)的健康有序發(fā)展。所以，如何加強(qiáng)高校檔案建設(shè)，提高高校檔案工作效率，已成為擺在我們面前亟待解決的重要問題。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

高校檔案管理主要服務(wù)于兩個方面：一是更好地為教學(xué)科研服務(wù)，即為教學(xué)科研提供各種信息資源，以保證教學(xué)科研活動順利進(jìn)行;二是為廣大師生服務(wù)，即為他們提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。目前，大多數(shù)高校都建立了專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)檔案工作。但從總體上看，這些機(jī)構(gòu)設(shè)置比較分散，職能定位不清晰，缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)和整體性。有的只是將檔案業(yè)務(wù)工作交由檔案室來完成，如檔案館、資料館、圖書情報中心或辦公室等。這樣做雖然有利于各業(yè)務(wù)部門及時了解掌握本單位檔案工作動態(tài)，但是卻忽視了各職能部門之間的聯(lián)系，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。因此，如何加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一個值得探討的問題。

（一）檔案意識薄弱，檔案觀念陳舊

長期以來，受傳統(tǒng)思維模式的束縛，部分人認(rèn)為檔案管理就是簡單地收發(fā)材料，檔案工作人員只要把文件送到檔案庫即可，沒有什么新思想、新思路和新方法可以運(yùn)用到實(shí)踐中去。隨著高校擴(kuò)招規(guī)模不斷擴(kuò)大，原有的人事檔案管理工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下人才開發(fā)的需要。同時，由于對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)認(rèn)識不足，在日常管理過程中重技術(shù)輕法治、重保管輕利用等原因，致使許多檔案資料被束之高閣，長期處于“沉睡”狀態(tài)。這些都嚴(yán)重影響了檔案工作服務(wù)功能的充分發(fā)揮。

（二）檔案管理制度不完善

管理制度不夠健全，管理手段落后?，F(xiàn)行檔案管理制度規(guī)定，高等學(xué)校檔案管理實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合的管理體制。這種管理模式存在以下弊端：

1.管理制度不完整。在實(shí)際工作中，由于管理部門之間缺乏聯(lián)系和溝通，致使各單位檔案分散存放，造成不少不必要的浪費(fèi)。同時也容易造成檔案資料遺失、損壞等情況。如檔案法等法律沒有明確規(guī)定高校檔案應(yīng)如何保管;學(xué)校的一些規(guī)章制度未列入教學(xué)計劃或教學(xué)文件材料歸檔范圍等。這就使得許多高校檔案處于無人管狀態(tài)，從而形成了大量“死”檔、亂檔。而且隨著時間的推移，其數(shù)量會越來越多，將會嚴(yán)重影響整個學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的開展。這些都是目前我國高等院校普遍存在的問題，因此，建立健全相應(yīng)的檔案管理制度顯得非常重要。然而，從實(shí)踐來看，許多院校的檔案管理還不能適應(yīng)新形勢發(fā)展需要。

2.規(guī)章制度執(zhí)行不嚴(yán)。有些學(xué)校的有關(guān)規(guī)章尚未得到嚴(yán)格執(zhí)行，甚至出現(xiàn)越權(quán)處罰現(xiàn)象，給管理工作帶來困難。另外，一些單位的規(guī)章制度沒有與自身的特點(diǎn)相結(jié)合，不具有可操作性，致使規(guī)章制度難以貫徹執(zhí)行。同時由于對管理制度缺乏必要的了解和認(rèn)識，也容易造成管理上的失誤。此外，在工作中往往會產(chǎn)生這樣那樣的矛盾，影響了管理水平的提高。

（三）檔案管理手段相對滯后

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。如何利用計算機(jī)來處理檔案數(shù)據(jù)并將其應(yīng)用到實(shí)際中成為擺在我們面前的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。目前，我國大部分高校都采用傳統(tǒng)的手工方式收集和整理檔案，這不僅工作效率低下而且質(zhì)量差，同時還存在大量重復(fù)勞動，使檔案資源得不到充分利用。另外，許多重要資料長期處于“無人翻閱”狀態(tài)，無法為廣大用戶提供使用價值，甚至有可能造成丟失或損壞等嚴(yán)重事故，從而極大地影響了高校的社會地位。而傳統(tǒng)的手工檢索方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需要，也難以滿足學(xué)校師生對信息日益增長的需求。為此，應(yīng)積極開發(fā)和推廣檔案管理信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)資源共享，高校迫切需要建立一套先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理辦法。

（四）檔案重保管輕利用

長期以來，我國高校檔案館在保存與開放方面一直存在矛盾。這種狀況不僅不利于館藏資源的合理開發(fā)利用，還直接影響到整個國家檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展，因此必須盡快加以解決。目前，許多高校檔案館都把“以檔養(yǎng)館”作為一項(xiàng)重要措施來抓。但由于種種原因，這一工作未能得到真正落實(shí)。究其原因主要是沒有將檔案的保護(hù)問題放在應(yīng)有的位置。事實(shí)上，任何一個事物或現(xiàn)象都有其產(chǎn)生和消亡的原因，而造成這些原因的根源則在于對該事物或現(xiàn)象認(rèn)識不足，或者不了解它所發(fā)生、存在和消失的條件。

（五）檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

當(dāng)前，我國各地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展極不平衡，一些發(fā)達(dá)地區(qū)在信息革命浪潮中取得巨大成功，而落后地區(qū)卻舉步維艱，難以跟上形勢。各級各類高校檔案館普遍面臨人才匱乏、隊(duì)伍老化及業(yè)務(wù)素質(zhì)低等諸多難題，致使許多單位無法適應(yīng)社會信息化建設(shè)的需要;有些高校甚至連最基本的業(yè)務(wù)技能也不能滿足時代要求，更談不上為國家和人民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，嚴(yán)重制約著檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，要想加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)步伐，首先要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。只有不斷加大人才培養(yǎng)力度，才能從根本上解決問題。

二、高校檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）提高思想認(rèn)識水平

高校檔案管理人員的整體素質(zhì)高低決定著檔案事業(yè)能否順利實(shí)施并取得成功，所以必須大力提高他們的綜合素質(zhì)，使之適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。從當(dāng)前我國各高等院校檔案工作現(xiàn)狀來看，其人員配備主要是以學(xué)歷為主，但同時還有相當(dāng)一部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)學(xué)習(xí)便上崗從事檔案工作，因此造成了一定程度的人才斷層現(xiàn)象，嚴(yán)重影響著檔案事業(yè)的發(fā)展。為了解決這一問題，首先就要對檔案管理人員進(jìn)行全面培養(yǎng)，全面提高他們的整體素質(zhì)。具體途徑為加強(qiáng)培訓(xùn)教育，努力提高檔案專業(yè)技術(shù)人員的知識技能水平，使之能夠勝任本職工作并不斷提高自身素質(zhì)。其次，還要在日常管理中注重思想教育，增強(qiáng)人們的法制觀念。再次，還要通過各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)來進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)意識。最后，還應(yīng)重視考核評價，完善激勵機(jī)制，充分調(diào)動每個員工參與的積極性。只有這樣才能有效地激發(fā)廣大檔案工作人員的工作熱情，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍整體效能的最大化。目前高校普遍都建立起相應(yīng)的崗位津貼制度，為每一個崗位制定出切實(shí)可行的考核辦法，以激勵每位人員發(fā)揮應(yīng)有的作用，使其能夠更好地為學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)服務(wù)。作為一名合格的檔案工作者，不僅要有較高的理論業(yè)務(wù)水平，還需要具備較強(qiáng)的思想道德情操和高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，在實(shí)際工作中，我們應(yīng)把共產(chǎn)主義信念放在第一位，不斷增強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提升自己的道德境界和精神境界，做到為人師表，只有這樣才可以確保檔案工作健康有序開展。同時還要樹立正確的人生觀、價值觀以及良好的道德品質(zhì)，這樣才能保證高校檔案工作者能更好地完成本職工作，從而使高校檔案工作能夠順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)制度保障

1.明確職責(zé)權(quán)限制度，即明確規(guī)定各級管理人員的職責(zé)權(quán)限。根據(jù)國家規(guī)定，各單位及部門應(yīng)當(dāng)依法設(shè)立機(jī)構(gòu)和職能，嚴(yán)格規(guī)范各類管理制度，切實(shí)履行各自職權(quán)，不得擅自變更或撤銷，任何個人或者組織也無權(quán)非法決定哪些事項(xiàng)由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行，哪些事情應(yīng)由誰來管以及如何管理等。同時還要對其進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保這些制度落到實(shí)處，從而提高管理水平，使之成為一種常態(tài)化的工作程序，為學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)提供有效保障。

2.科學(xué)劃分崗位職責(zé)制度，即按照不同類別和層次確定相應(yīng)的工作崗位，將管理工作細(xì)化落到實(shí)處，真正起到以點(diǎn)帶面的效果，做到有法必依、執(zhí)法為民。此外還要求每一個工作人員都有明確的奮斗目標(biāo)和責(zé)任分工，每個人都應(yīng)在本職工作范圍內(nèi)盡職盡責(zé)，以達(dá)到事半功倍的目的，讓全體職工各司其職，充分發(fā)揮他們的聰明才智和創(chuàng)造力，最大限度地調(diào)動一切積極因素，形成強(qiáng)大合力，促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。另外還可以制定一系列規(guī)章制度來加強(qiáng)約束和控制，保證各項(xiàng)政策目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。比如建立績效考核指標(biāo)體系，通過考核評價，促使檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步。

3.完善獎懲制度。對于一些具體而煩瑣的工作，應(yīng)該采取一定的獎罰措施予以獎勵，并建立科學(xué)合理的獎懲機(jī)制;如果一項(xiàng)重要任務(wù)沒有得到很好解決，則應(yīng)該及時采取有效的措施加以改進(jìn)和完善。如建立各種考核辦法和獎懲制度等，通過適當(dāng)?shù)莫剟顏砑ぐl(fā)檔案工作人員努力進(jìn)取的積極性。對于那些需要付出大量精力和時間才能完成的任務(wù)，應(yīng)該給予充分的時間和機(jī)會;如果任務(wù)完成得不好，就應(yīng)該給予適當(dāng)?shù)膽土P和處罰，也要給予必要的物質(zhì)支持和精神激勵，使其發(fā)揮更大的作用?？傊挥邪褜W(xué)校教育與經(jīng)濟(jì)活動結(jié)合起來考慮問題，才更有利于學(xué)校教育事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。如實(shí)行績效工資分配制度等，這樣不僅能夠充分調(diào)動教職工參與教學(xué)、科研和行政工作的主動性和創(chuàng)造性，而且能更好地促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。

（三）創(chuàng)新管理方法，提高檔案管理水平

檔案工作的對象主要有文件材料、聲像資料、實(shí)物標(biāo)本等，它們都具有原始性和真實(shí)性的特點(diǎn)。因此，做好檔案管理工作必須堅持“以人為本”的理念，把人當(dāng)作檔案工作中的主體，以人為中心來開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。為此必須強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識和服務(wù)意識，樹立正確的檔案觀念，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，努力提高自身素質(zhì)。其次要加大資金投入力度，為檔案管理提供充足資金保障。此外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，改善辦公環(huán)境，配備齊全實(shí)用的設(shè)備儀器。只有這樣，才能確保檔案管理的高效性、規(guī)范性。同時，還必須不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)知識，掌握最新成果，特別是計算機(jī)技術(shù)在檔案領(lǐng)域應(yīng)用得日益廣泛，給傳統(tǒng)檔案管理方式帶來了巨大沖擊，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案工作提出的新需求，應(yīng)加快檔案管理模式轉(zhuǎn)變，大力推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。

（四）檔案編研利用制度

檔案作為一種寶貴的信息資源，在社會經(jīng)濟(jì)生活中發(fā)揮著越來越大的作用，如何開發(fā)利用好這種信息資源，已成為擺在廣大檔案工作人員面前亟待解決的問題，這就要求我們不僅要注重收集、整理與保存檔案材料，更應(yīng)該積極開發(fā)和利用這些珍貴史料。其中最有效的途徑之一就是加強(qiáng)檔案編研工作。通過編地方史，可以反映出一個地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、教育等方面的狀況，是了解本地區(qū)情況的重要渠道。通過開展專題調(diào)研活動，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù);通過編寫歷史故事，可以增強(qiáng)人們對過去事物的記憶;通過撰寫文章、攝影作品，可以宣傳黨的路線方針政策，展示學(xué)校風(fēng)貌特色;通過舉辦展覽，可以擴(kuò)大檔案館影響，樹立良好的形象?？傊挥胁粩嗵剿鳈n案工作新思路、新方法、新舉措，才能適應(yīng)時代進(jìn)步的潮流，滿足人民群眾日益增長的文化需求，從而更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（五）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)高低直接關(guān)系到檔案事業(yè)發(fā)展水平的好壞，隨著信息時代的到來，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，各種新型載體不斷涌現(xiàn)，使檔案工作者面臨許多挑戰(zhàn)。因此，檔案部門必須從思想上重視起來，并采取切實(shí)有力措施，努力提高自身服務(wù)水平，以迎接未來的考驗(yàn)。首先，各級各類檔案館應(yīng)當(dāng)把檔案干部培訓(xùn)放在十分突出的地位，建立一支數(shù)量充足、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)良、精干高效的人才隊(duì)伍，切實(shí)保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作順利開展。同時，各單位也應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，制定切實(shí)可行的崗位目標(biāo)責(zé)任制，將崗位責(zé)任落到實(shí)處。其次，各單位應(yīng)加大培養(yǎng)力度，努力造就一批具有較高理論素養(yǎng)和實(shí)踐能力的優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人才。再次，各單位還應(yīng)結(jié)合各自特點(diǎn)，有針對性地抓好在職培訓(xùn)，全面提高檔案干部隊(duì)伍整體素質(zhì)，促進(jìn)檔案隊(duì)伍整體優(yōu)化。最后，各單位還應(yīng)該進(jìn)一步完善考核機(jī)制，建立健全科學(xué)的績效考核制度，充分調(diào)動廣大檔案工作人員參與管理的積極性。

高校檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而又系統(tǒng)的工程，需要在理論與實(shí)務(wù)中不斷總結(jié)、創(chuàng)新，在實(shí)踐中不斷完善。當(dāng)前我國高等教育改革進(jìn)入了全面深化階段，高等學(xué)校作為社會大環(huán)境下培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型專業(yè)人才的搖籃，其檔案管理工作更是備受關(guān)注。本文分析我國高校檔案管理現(xiàn)狀并且提出加強(qiáng)我國高校檔案管理的對策建議，認(rèn)為要想做好高校檔案工作，就必須堅持以人為本的原則，充分發(fā)揮人的主觀能動性;必須與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，為推動高校檔案管理提供強(qiáng)大動力。

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編輯 馬花萍