中小型水利工程竣工驗(yàn)收中檔案管理存在的問題及對(duì)策

徐敏

摘? 要：水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦﹝2021﹞200號(hào)）第三十六條規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是水利工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，大中型水利工程建設(shè)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，其他水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。為優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境，提高便民服務(wù)效率，河南省要求省級(jí)以下驗(yàn)收的建設(shè)項(xiàng)目，檔案驗(yàn)收應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。本文以某省轄市中小型病險(xiǎn)水庫(kù)和中小河流等水利工程檔案竣工驗(yàn)收實(shí)踐為例，分析了檔案驗(yàn)收工作中出現(xiàn)的文件資料收集不完整、整理不規(guī)范、驗(yàn)收交接不系統(tǒng)等問題及產(chǎn)生的原因，基于項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行的要求，提出了加強(qiáng)水利工程檔案管理相關(guān)對(duì)策措施，為水利工程的順利驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：水利工程;竣工驗(yàn)收;檔案管理;監(jiān)督檢查;管理規(guī)范;管理制度;檔案意識(shí)

Abstract：? TArticle 36 of the 'Regulations on the Management of Water Conservancy Project Construction Project Archives' （Shuiban [2021] No. 200） of the Ministry of Water Resources stipulates that the project file acceptance is an important part of the completion acceptance of water conservancy construction projects. Large and medium-sized water conservancy construction projects are subject to completion acceptance The special acceptance of archives should be carried out before， and the archives of other water conservancy construction projects should be carried out simultaneously with the completion acceptance. In order to optimize the business environment and improve the efficiency of convenient services， Henan Province requires that for construction projects below the provincial level， the file acceptance should be carried out simultaneously with the completion acceptance. This paper takes the completion acceptance practice of water conservancy project archives such as small and medium-sized dangerous reservoirs and small and medium-sized rivers in a provincial municipality as an example， and analyzes the incomplete collection of documents， irregular arrangement， and unsystematic acceptance and handover in the archives acceptance work. Based on the requirement that the project archives and the completion acceptance of the project should be carried out synchronously， relevant countermeasures to strengthen the management of water conservancy project archives are put forward to lay the foundation for the smooth acceptance of the water conservancy project.

Keywords： Water conservancy project; Completion acceptance; File management; Supervision and inspection; Management specification; Management system; File awareness

近年來，隨著國(guó)家對(duì)水利基礎(chǔ)設(shè)施投入的不斷加大，大中小型病險(xiǎn)水庫(kù)除險(xiǎn)加固和中小河流改造等水利工程建設(shè)不斷推進(jìn)。以河南省某省轄市為例，所轄區(qū)域內(nèi)共有大中型病險(xiǎn)水庫(kù)422座，中小河流54個(gè)，自2009年以來，共竣工驗(yàn)收中小型病險(xiǎn)水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程353座，占全部水庫(kù)的84%;竣工驗(yàn)收中小河流治理項(xiàng)目24個(gè)，占全部河流的44%。在水利工程項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，水利工程檔案驗(yàn)收是必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過驗(yàn)收，暴露出水利工程檔案管理與驗(yàn)收工作中存在一些亟待解決的問題。這些問題的存在，直接影響水利工程的管理水平，制約工程竣工后期的運(yùn)行、管理、維護(hù)和改續(xù)建，必須引起高度重視，采取有效措施整改。

1 存在的問題

1.1 檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。表現(xiàn)在文件材料收集不齊全、不完整。工程檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，缺少聲像資料和電子檔案資料。部分工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)等原始資料缺失或不完整;紅頭文件原件遺失，以復(fù)印件代替原件歸檔大量存在，施工圖已大量更改，以設(shè)計(jì)圖紙代替竣工圖紙歸檔，竣工圖紙沒有蓋章簽字的現(xiàn)象也普遍存在。檔案分類不科學(xué)，組卷不合理。手工編制檔案目錄，卷內(nèi)頁碼編號(hào)不準(zhǔn)，編號(hào)與實(shí)物不符現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生;卷內(nèi)備考表檢查人及立卷時(shí)間漏填、錯(cuò)填;裝訂未按要求格式統(tǒng)一線裝。嚴(yán)重影響了后期工程檔案資料的查找和利用。

1.2 檔案移交不及時(shí)。水利工程項(xiàng)目工期較長(zhǎng)，建設(shè)期資料較多，如工程質(zhì)量評(píng)定、監(jiān)理平行檢測(cè)、第三方質(zhì)量檢測(cè)等涉及資料較多，因工程建設(shè)期間檔案管理未能同工程建設(shè)同步進(jìn)行，致使相當(dāng)多的中小型水利工程完工后竣工驗(yàn)收嚴(yán)重滯后，多數(shù)工程檔案沒有系統(tǒng)整理，也沒有移交主管部門管理，有的檔案甚至在業(yè)務(wù)科室存放多年，以致后期管理使用時(shí)遺失較多，大大降低了工程建設(shè)的質(zhì)量。

1.3 檔案驗(yàn)收不規(guī)范。一是驗(yàn)收組人員構(gòu)成不合理。按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》的要求，無論是組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或者是檔案驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行都應(yīng)該有檔案行政主管部門參與，有項(xiàng)目竣工驗(yàn)收主持單位檔案業(yè)務(wù)主管部門人員參加，但據(jù)統(tǒng)計(jì)，本區(qū)域內(nèi)已竣工驗(yàn)收的377個(gè)項(xiàng)目中，按要求組織檔案驗(yàn)收的項(xiàng)目不足10%。二是檔案驗(yàn)收手續(xù)不完善。項(xiàng)目驗(yàn)收（綜合、技術(shù)、財(cái)務(wù)）時(shí)作為綜合驗(yàn)收重要組成部分的檔案驗(yàn)收被一筆帶過，缺少驗(yàn)收組成員名單、驗(yàn)收情況機(jī)關(guān)表格、檔案驗(yàn)收意見等材料。三是未明確竣工驗(yàn)收后項(xiàng)目工程檔案的歸屬與流向。

2 原因分析

2.1 重視程度不夠高。項(xiàng)目工程大多時(shí)間緊，任務(wù)重，忙于抓質(zhì)量、趕工期、籌資金，只重視看得見摸得著的工程，忽略了記錄工程全過程，后期為工程的使用、維護(hù)提供保障依據(jù)的檔案材料，形成了重工程建設(shè)、輕檔案管理的局面。有關(guān)項(xiàng)目工程檔案工作的政策、標(biāo)準(zhǔn)宣傳不到位。項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收組織者未全面掌握工程驗(yàn)收對(duì)檔案工作的要求，不知道檔案驗(yàn)收是工程驗(yàn)收綜合驗(yàn)收的重要組成部分，檔案驗(yàn)收不合格不能通過竣工驗(yàn)收等要求，組織驗(yàn)收時(shí)檔案驗(yàn)收被忽略或者不被重視就在所難免。

2.2 監(jiān)督檢查不到位。檔案主管部門精力有限，做不到對(duì)項(xiàng)目檔案工作一一監(jiān)督，在某種程度上放松了對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)管;除階段性驗(yàn)收考評(píng)或結(jié)算審計(jì)之外，大多數(shù)項(xiàng)目法人未開展檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，日常管理基本上處于“誰的檔案誰負(fù)責(zé)”的分散管理狀態(tài)。沒有做到工程建設(shè)工作與檔案工作同安排、同部署，缺乏監(jiān)督檢查的項(xiàng)目工程檔案工作，自然就出現(xiàn)了文件收集多少是多少、管理混亂就混亂的無序狀態(tài)，工程驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)文件材料收集不齊全、不完整，檔案整理不規(guī)范則是必然結(jié)果。

2.3 檔案制度不健全。工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大、周期長(zhǎng)，涉及參建單位多。需要從檔案收集、立卷歸檔、驗(yàn)收竣工、查閱利用、維修養(yǎng)護(hù)等方面建立健全系統(tǒng)的、規(guī)范的、可操作性的規(guī)章制度。但實(shí)際現(xiàn)狀是設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位各自為政，各管各的。加上人員流動(dòng)大，導(dǎo)致資料交接不及時(shí)、不規(guī)范，資料嚴(yán)重缺失，致使工程無法按時(shí)竣工驗(yàn)收，后期不能有效查閱，影響工程檔案資源的利用和開發(fā)。

2.4 制約措施不嚴(yán)格。無論是工程文件材料收集不齊全，檔案整理不規(guī)范，管理不安全，還是驗(yàn)收程序不合規(guī)，根本原因就是缺少行之有效、嚴(yán)密嚴(yán)格的制約措施。只有制度嚴(yán)格，獎(jiǎng)懲分明，不執(zhí)行制度就批，不履行職責(zé)就罰，結(jié)果與績(jī)效掛鉤，只要制約措施到位，工程檔案管理質(zhì)量一定會(huì)得到提升。

3 對(duì)策建議

3.1 加大宣傳力度，提高檔案意識(shí)。要加大水利工程檔案工作的宣傳力度，創(chuàng)造做好水利工程檔案工作的良好氛圍。在工程開工、平時(shí)工作，特別是組織驗(yàn)收的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，采取宣傳櫥窗、印制手冊(cè)、集中講座等方式，有的放矢、重點(diǎn)突出地宣傳水利工程檔案的職責(zé)、作用和意義，提高大家的檔案意識(shí)。同時(shí)，牢記職責(zé)、主動(dòng)服務(wù)，把工程檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求等呈送給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、參建單位資料員，便于他們熟練掌握工程檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，提高工程項(xiàng)目法人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識(shí)，改變重建設(shè)、輕檔案的思想。

3.2 健全管理制度，做到有章可循。要嚴(yán)格執(zhí)行《水利工程檔案管理規(guī)定》和《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合不同工程項(xiàng)目實(shí)際，制定《檔案立卷歸檔制度》《檔案管理工作人員職責(zé)》《檔案驗(yàn)收交接制度》等具體規(guī)章制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等方面作出明確規(guī)定，明確法人單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位及檔案管理部門所承擔(dān)的職責(zé)，做到有章可循、有規(guī)可依、有令則行。

3.3 采取有效措施，確保工程建設(shè)與檔案工作同步進(jìn)行。實(shí)踐證明，把工程檔案驗(yàn)收合格作為參建單位任務(wù)完成的標(biāo)準(zhǔn)、列入項(xiàng)目法人單位的績(jī)效考核內(nèi)容，建立工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)金制度，是保障檔案工作與工程建設(shè)同步推進(jìn)的最有效方法。政府財(cái)政部門未收到檔案主管部門出具的檔案竣工驗(yàn)收合格的意見之前，檔案管理風(fēng)險(xiǎn)金不予撥付。2016年，全國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作在天津市召開，印象最深的就是天津市建立了工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)金制度，并得到有效執(zhí)行，這也是天津市做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作重要經(jīng)驗(yàn)之一。同樣，項(xiàng)目法人財(cái)務(wù)部門未收到本單位檔案工作負(fù)責(zé)人為各參建單位出具的檔案整理合格證前，各參建單位的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)金不予撥付。國(guó)網(wǎng)河南省電力公司南陽供電公司檔案管理風(fēng)險(xiǎn)金制度執(zhí)行多年，成效顯著，檔案工作與工程建設(shè)同步推進(jìn)順理成章，項(xiàng)目工程檔案工作也從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)。

3.4 加強(qiáng)監(jiān)督檢查，確保驗(yàn)收質(zhì)量。平時(shí)要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督檢查，竣工驗(yàn)收前做好自檢、自驗(yàn)就顯得尤其重要，否則工程竣工驗(yàn)收時(shí)檔案驗(yàn)收不合格將影響整個(gè)竣工驗(yàn)收的進(jìn)度。無論是地方檔案主管部門還是工程項(xiàng)目法人都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督檢查。項(xiàng)目法人在竣工驗(yàn)收前應(yīng)依據(jù)水利工程檔案驗(yàn)收管理辦法有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好自檢自驗(yàn)工作，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的審查，查漏補(bǔ)缺，確保項(xiàng)目檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范?？裳?qǐng)檔案部門專業(yè)人員對(duì)工程檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，提前溝通檔案驗(yàn)收的程序和要求，確保項(xiàng)目檔案順利通過竣工驗(yàn)收。

綜上所述，檔案管理工作在水利工程建設(shè)中有著至關(guān)重要的作用，對(duì)水利工程的竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)、改造工作等造成直接影響。在水利建設(shè)工作中，所有涉及項(xiàng)目建設(shè)的單位和人員必須對(duì)檔案管理工作高度重視，分析目前水利工程中檔案管理工作存在的問題，通過建立完整的管理制度以及工作體系，在工作中實(shí)行“專項(xiàng)專管”制度，提升工作人員的綜合素質(zhì)，認(rèn)真履行各項(xiàng)制度和措施，這樣才能確保檔案在水利工程中的完整性和規(guī)范性，確保水利工程竣工驗(yàn)收的順利進(jìn)行。

（作者單位：河南省南陽市水利水電工程建設(shè)管理處 來稿日期：2022-04-19）