英國國家檔案館檔案移交接收政策內(nèi)容與啟示

楊千 謝鑫

摘? 要：移交接收是檔案館對檔案資源進(jìn)行有效管護(hù)的開端，對檔案工作整體具有重要影響，但我國檔案移交接收過程中仍存在諸多障礙。鑒于此，本文對英國國家檔案館檔案移交接收相關(guān)政策進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其要點(diǎn)在于限制特殊檔案進(jìn)館，實(shí)行分布式保管，移交接收流程清晰規(guī)范，通過敏感性審查明確后期檔案開放權(quán)責(zé)，以及利用自動(dòng)化手段滿足電子檔案規(guī)范性要求。我國可借鑒的方面包括對進(jìn)館范圍進(jìn)行審慎研判與論證，理順綜合檔案館與專業(yè)（門）檔案館關(guān)系，保證前端開放審核的有效嵌入，優(yōu)化電子檔案移交流程，以及優(yōu)選格式標(biāo)準(zhǔn)，供給權(quán)威可靠工具。

關(guān)鍵詞：移交接收;政策;電子檔案;流程

Abstract： Transfer and accession is the beginning of effective curation of archival resources， which puts vital impact on the archival work. However， there are still many obstacles in this process in China. In view of which， this article analyzed relative policies in The National Archive of UK， and found that the main point is to limit the accession of special archive， adopt distributed storage， form a clear process， clarify the rights and responsibilities of archive disclosure by sensitivity review， and use automatic means to meet the normative requirements of digital archive. The lessons that China can draw from the policies include the careful evaluation and demonstration of the scope of accession， iron out the relationship between the comprehensive Archives and the professional Archives， ensure effective embedding of the disclosure review， optimize the electronic Archives transfer process， and prefer formats and standards， and provide authoritative and reliable tools.

Keywords： Transfer and accession; Policy; Digital archive; Process

移交接收是檔案工作的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，它連接著檔案形成機(jī)構(gòu)、檔案館和檔案主管部門等多方主體，不僅關(guān)系到進(jìn)館檔案的質(zhì)量，還決定著后期檔案的開放狀態(tài)，因而需要合理的流程與規(guī)則為其順利進(jìn)行提供保障?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》就提出，要進(jìn)一步規(guī)范檔案移交進(jìn)館和接收工作，細(xì)化檔案移交接收流程，明確檔案移交接收要求。[1]然而目前我國檔案移交接收的相關(guān)規(guī)定仍存在諸多不足，僅在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行修補(bǔ)工作不僅不足以提升其整體水平，還容易落入固化的思維模式。因此，本文對英國國家檔案館（The National Archive，以下簡稱TNA）的移交接收政策進(jìn)行分析，提煉其要點(diǎn)，旨在為我國形成科學(xué)有效的檔案移交接收制度規(guī)則提供借鑒。

1.文獻(xiàn)綜述

因所獲取文獻(xiàn)在內(nèi)容上存在明顯的區(qū)分，故從一般移交接收和電子檔案移交接收兩方面展開分析。對一般移交接收的研究，集中在長期檔案是否應(yīng)接收進(jìn)館，[2，3]檔案館接收范圍是否應(yīng)擴(kuò)大，[4]以及綜合檔案館接收專業(yè)檔案是否尊重全宗原則[5]等方面，這些問題各有理論支撐，未能達(dá)成一致結(jié)論。電子檔案移交接收更多關(guān)注程序與規(guī)則方面的問題。一是移交時(shí)間，上海、杭州等地提出，電子檔案與紙質(zhì)檔案的移交范圍與時(shí)限應(yīng)當(dāng)一致，否則容易導(dǎo)致職責(zé)不清、資源流失。[6，7]二是移交流程，戴旸認(rèn)為電子文件移交流程方面缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使得電子文件的移交接收難以有章可循，只能依據(jù)經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣來開展。[8]三是具體環(huán)節(jié)，包括“四性檢測”理解不一、自動(dòng)化水平低、[9]交接雙方責(zé)任不清[10]等問題。

總體來看，檔案移交接收的研究力量還十分薄弱，研究關(guān)注點(diǎn)也相當(dāng)零散，缺乏對移交接收工作的整體性觀照。因而有必要將目光投向已成熟運(yùn)作的國外實(shí)踐，從而獲取有價(jià)值的參考，TNA具有一定的代表性。

2.英國國家檔案館檔案移交接收政策體系與內(nèi)容概覽

2.1 政策體系。TNA與檔案移交接收相關(guān)的政策包括法律、政策和指南三類，如表1所示?！豆矙n案法》并非檔案移交接收的專指性法律，其只在部分條款里對檔案移交部門和TNA在移交接收中的職責(zé)作了原則性的規(guī)定?！缎畔⒆杂煞ā飞婕皺n案移交接收過程中信息公開與封閉，經(jīng)常作為參照與關(guān)聯(lián)使用。TNA在其官方網(wǎng)站上發(fā)布的《檔案收集政策》對國家檔案館接收檔案的目的、范圍、時(shí)間，以及處置方式等作了相對細(xì)致規(guī)定。具體到移交接收的流程與要求，則有面向紙質(zhì)檔案的《選擇與移交紙質(zhì)檔案》《將紙質(zhì)檔案移交至國家檔案館簡明指南》，以及面向原生電子檔案的《電子檔案移交步驟》，三者均屬于指南性質(zhì)的文件，因而在內(nèi)容的清晰度和文件效力上存在一定的局限。《移交時(shí)的訪問權(quán)——敏感性審查概覽》則對移交接收時(shí)敏感檔案的不同處置方式及程序作出了規(guī)定。

2.2 內(nèi)容概貌。依據(jù)我國國家檔案局制定的《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（9號令）以及各省級檔案主管部門制定的《檔案館檔案收集范圍實(shí)施細(xì)則》涉及的主題內(nèi)容，將TNA的檔案移交接收政策內(nèi)容分成移交接收的范圍、場所、時(shí)間、流程、要求和權(quán)責(zé)分配六個(gè)方面，如表2所示。除了在移交接收流程與要求上，TNA對紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行了區(qū)分，其它方面均對兩種類型檔案做普遍要求。

3 英國國家檔案館檔案移交接收政策要點(diǎn)

3.1 限制特殊檔案進(jìn)館，降低自身管理風(fēng)險(xiǎn)。雖然TNA將進(jìn)館范圍設(shè)定為具有永久保存價(jià)值的檔案，但仍存在一些例外情況：第一，對于體量較大，可能造成國家檔案館存儲(chǔ)壓力的紙質(zhì)檔案，TNA將評估其歷史和研究價(jià)值，在與移交機(jī)構(gòu)協(xié)商后以電子復(fù)本的形式接收進(jìn)館。第二，TNA認(rèn)為無限期地管理與維護(hù)對所有格式檔案的訪問在經(jīng)濟(jì)上是不可持續(xù)的，因此，部分以特定格式記錄的檔案將會(huì)被限制接收進(jìn)館。第三，部分處于極差修復(fù)狀態(tài)或存在巨大長期保存挑戰(zhàn)的檔案，如因嚴(yán)重撕裂、弄臟、水損壞或燒毀而導(dǎo)致價(jià)值受損的紙質(zhì)檔案，無法讀取的電子檔案，以及縮微膠片、人工制品等會(huì)被拒絕接收進(jìn)館。[11]不過，上述情況往往會(huì)逐案分析，TNA也會(huì)在移交前對相關(guān)檔案的保管、修護(hù)等提供意見。

特殊類型或狀態(tài)檔案的移交會(huì)對國家檔案館現(xiàn)有的人力、資源、空間等形成擠占，同時(shí)還可能因后期技術(shù)、管理等方面難以跟進(jìn)造成檔案信息的滅失，給檔案館帶來風(fēng)險(xiǎn)。因此，在檔案移交前即作此規(guī)定，相當(dāng)于檔案館自身的免責(zé)聲明。同時(shí)，在移交前即確定檔案修復(fù)等責(zé)任由移交單位承擔(dān)，也避免了移交機(jī)構(gòu)對TNA的過度依賴。

3.2 實(shí)行分布式保管，適應(yīng)不同的保存與利用需求。對于需要永久保存的檔案，TNA并未要求其全部移交進(jìn)館，而是根據(jù)檔案的類型、性質(zhì)、保管與利用要求等分別存于國家檔案館及其認(rèn)定的專業(yè)機(jī)構(gòu)（Specialist facilities）和館庫場所（Places of deposit），從而在物理保管上呈現(xiàn)出分布式保管的特性。[12]專業(yè)機(jī)構(gòu)按照商定條款和條件保存檔案并提供利用。例如，英國電影學(xué)院目前就以這種方式代表TNA保存模擬電影和錄像。TNA還利用承包商的服務(wù)保管英國政府網(wǎng)絡(luò)檔案（Web Archive）。館庫場所可分為三種類型：一是地方當(dāng)局檔案服務(wù)中心，其常被指定存放與地方有關(guān)的檔案，這為生成它們并對它們具有持續(xù)興趣的社區(qū)提供了利用上的方便。二是少數(shù)專業(yè)典藏機(jī)構(gòu)，它們被指定存放與其領(lǐng)域相關(guān)的檔案。例如，帝國戰(zhàn)爭博物館被指定保存國防部的某些類別的檔案。此舉也是為了方便用戶訪問。三是一些組織（例如大英地質(zhì)調(diào)查局或大英博物館）被指定為自己的歷史檔案的存放地，以便他們能在自己的監(jiān)管下保存檔案并提供公共利用。

這種分布式保管的方式具有如下優(yōu)點(diǎn)：第一，能減輕國家檔案館的存儲(chǔ)與管理壓力。第二，能為特殊檔案提供更為專業(yè)的保管條件與環(huán)境。第三，能形成相同類型、相同主題檔案的集聚效應(yīng)，擴(kuò)大檔案影響的同時(shí)方便公眾利用。但是一方面，TNA對這些存放地點(diǎn)有專門的認(rèn)定程序，雙方還會(huì)簽署協(xié)議，另一方面，TNA對分布在外保管的資源仍具有所有權(quán)，那些檔案被視為TNA向該機(jī)構(gòu)借出館藏，故而TNA對國家檔案資源仍有全局性的管控。

3.3 移交接收流程清晰規(guī)范。TNA在其官方網(wǎng)站中提供了紙質(zhì)檔案[13]和原生電子檔案移交接收的指南，二者在鑒定、選擇與敏感性審核階段存在較大相似性。但由于載體和系統(tǒng)等方面的差異，原生電子檔案移交在技術(shù)規(guī)則和流程的規(guī)范性方面更為突出，主要表現(xiàn)在準(zhǔn)備移交和驗(yàn)證與接收階段。[14]準(zhǔn)備移交包括①準(zhǔn)備。將檔案轉(zhuǎn)移至“準(zhǔn)備區(qū)”并維持其原始結(jié)構(gòu)，使用Teracopy工具識(shí)別復(fù)制過程中的錯(cuò)誤以避免丟失或損壞文件，確定通過SFTP或加密硬盤驅(qū)動(dòng)器進(jìn)行移交。②生成并驗(yàn)證元數(shù)據(jù)。③繼續(xù)移交。如果使用SFTP，需商定傳輸日期與窗口;如果使用加密硬盤驅(qū)動(dòng)器，則可使用由國家檔案館提供的可信快遞服務(wù)。④確認(rèn)移交。一旦通過步驟③完成上傳，TNA將確認(rèn)收到檔案，但移交單位不可在此階段將文件刪除，直至完成第五步。驗(yàn)證與接收階段由TNA數(shù)字保存小組負(fù)責(zé)。包括①病毒檢查。檢查檔案中是否存在病毒，并將其上傳至Dark Archive的保留區(qū)。②質(zhì)量保證檢查，對檔案及其元數(shù)據(jù)實(shí)施質(zhì)量保證檢查，以確保其符合數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施（DRI）的接收要求。③預(yù)接收。將檔案及元數(shù)據(jù)復(fù)制到預(yù)接收區(qū)域，使用CSV驗(yàn)證器對元數(shù)據(jù)和檔案的完整性進(jìn)行自動(dòng)驗(yàn)證檢查，以確保復(fù)制過程中沒有發(fā)生錯(cuò)誤。運(yùn)行使用最新PRONOM簽名版的DROID，用以確保文件注冊表格式符合要求。④進(jìn)入DRI。預(yù)接收流程結(jié)束后，材料將進(jìn)入測試版DRI，在進(jìn)入真實(shí)版DRI前，數(shù)字檔案管理員會(huì)對系統(tǒng)內(nèi)的元數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量確認(rèn)，以確保其符合要求。⑤導(dǎo)出至Discovery。將開放內(nèi)容和目錄信息導(dǎo)出到Discovery。

可以看出，整個(gè)電子檔案移交接收流程簡單清晰，TNA在相對復(fù)雜的環(huán)節(jié)還提供了多種方案選擇，重要節(jié)點(diǎn)也進(jìn)行了明示。遵照相關(guān)要求執(zhí)行移交接收工作不僅秩序井然，還能有效保證電子檔案質(zhì)量與安全，也就使得電子檔案始終處在受控狀態(tài)。

3.4 通過敏感性審查明確后期檔案開放權(quán)責(zé)。英國檔案移交接收中另一個(gè)重要特點(diǎn)是將“敏感性審查”作為其中的核心環(huán)節(jié)。政府部門將檔案移交至TNA前需對其可訪問性進(jìn)行審查，結(jié)果分為三種情形：“開放移交”（Transfer as open）、“保留在形成單位”（Retain）和“封閉移交”（Transfer as closed），包含敏感性信息的檔案移交指后兩種情形。[15]《公共檔案法》S3（4）規(guī)定，允許出于“任何其他特殊原因”將檔案保留在形成單位，“特殊原因”主要包括“涉及國家安全和國防等”和“繼續(xù)用于行政目的”。[16]若檔案中的全部或部分信息在移交時(shí)仍適用于《信息自由法》《環(huán)境信息條例》的豁免及其他法律中的限制訪問規(guī)定，則其應(yīng)進(jìn)行封閉移交，并進(jìn)入相應(yīng)封閉期。[17]在執(zhí)行過程中，移交機(jī)構(gòu)需就應(yīng)適用的任何《信息自由法》或《環(huán)境信息條例》豁免以及哪些豁免會(huì)限制獲取提供意見，還可向咨詢委員會(huì)提交（審議）申請，TNA接受申請并提出意見。

將敏感性審查作為檔案移交接收的前置環(huán)節(jié)實(shí)際上合理分配了形成單位與檔案館在檔案開放上的責(zé)任。形成單位對自身檔案的情況最為熟悉，配合咨詢委員會(huì)的意見，能夠相對準(zhǔn)確地判斷檔案后期開放狀態(tài)。TNA在此過程中僅需與咨詢委員會(huì)保持正常的業(yè)務(wù)聯(lián)系，執(zhí)行檔案接收任務(wù)，而無需過問能力范圍外的檔案敏感性判斷問題。同時(shí)，在移交接收前進(jìn)行敏感性審查，也在很大程度上避免了直接進(jìn)館導(dǎo)致后續(xù)檔案開放責(zé)任不清、開放工作懸置的問題。

3.5 利用自動(dòng)化手段滿足電子檔案規(guī)范性要求。TNA在電子檔案的移交接收相關(guān)政策中并未涉及過多的技術(shù)細(xì)則，而是通過相關(guān)軟件或工具驗(yàn)證電子檔案的規(guī)范度和準(zhǔn)確性。如用以指示檔案復(fù)制、移動(dòng)過程中的錯(cuò)誤，避免丟失、損壞文件的Teracopy，自動(dòng)驗(yàn)證元數(shù)據(jù)和檔案完整性的CSV驗(yàn)證程序，助力敏感性審查的e-discovery，以及用以確保移交檔案的格式都是可接受的DROID。[18]這些軟件本身就內(nèi)含著一定的技術(shù)邏輯，在經(jīng)過TNA認(rèn)證的情況下進(jìn)行使用，能避免相關(guān)工作人員直接面對過于繁雜的技術(shù)要求。電子檔案在數(shù)字環(huán)境中生成，解決其移交接收問題也應(yīng)采取數(shù)字思維。將檔案工作者的需求用計(jì)算機(jī)語言進(jìn)行表達(dá)，并固化為代表特定標(biāo)準(zhǔn)的軟件工具，如此不僅能減少人工判斷的不可靠，還能保證移交檔案的質(zhì)量及整體工作的效率。

4 英國國家檔案館檔案移交接收政策對我國的啟示

4.1 對進(jìn)館范圍進(jìn)行審慎研判與論證。我國檔案館館藏長期檔案占比過高、檔案收集面過寬的問題已被詬病多時(shí)。雖然相較于國外檔案館有限的存儲(chǔ)空間，我國龐大的檔案館網(wǎng)體系能夠暫時(shí)解決大量檔案的存放問題，但永久檔案、長期檔案甚至部分短期檔案混雜保管的狀態(tài)不僅會(huì)拉低整體館藏檔案質(zhì)量，還會(huì)加大后期檔案開發(fā)的難度，也就違背了檔案管護(hù)的初衷。因此，有必要對進(jìn)館范圍進(jìn)行重新思考。一方面，重新論證檔案館只接收具有永久保存價(jià)值檔案的必要性與可行性。一般情況下，應(yīng)按照“永久檔案接收是常規(guī)，非永久檔案接收是例外”的原則開展移交接收工作。例外情況或在檔案管理具體制度中明確，或獲各級檔案主管部門審批。與此相關(guān)的則是要全面推行文件分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規(guī)范建檔工作，并嚴(yán)格依照保管期限表開展銷毀工作。雖然英國國家檔案館沒有統(tǒng)一的通用保管與處置期限表，但官方提供了可操作性選擇策略，[19]其將檔案收集政策中描述的收集主題應(yīng)用于各個(gè)部門和機(jī)構(gòu)的檔案或與跨部門主題相關(guān)的檔案，從而為選擇具有長久保存價(jià)值的檔案提供參考。另一方面，審慎研判擴(kuò)大檔案收集面的做法。豐富館藏體系并不意味著不加辨別地盲目收集檔案，相反，檔案館應(yīng)在明確自身定位并全面評估機(jī)構(gòu)專業(yè)實(shí)力的前提下，合理劃定收集門檻，立足長遠(yuǎn)開展檔案收集工作，并規(guī)避可能存在的保存風(fēng)險(xiǎn)。

4.2 理順綜合檔案館與專業(yè)（門）檔案館關(guān)系。我國設(shè)置有各種類型的專業(yè)（門）檔案館，其與綜合檔案館的關(guān)系一直難解難分，原因在于檔案的所有權(quán)并不明確，檔案館設(shè)置程序也沒有嚴(yán)格規(guī)定。因此，可在檔案移交接收的相關(guān)規(guī)定中借鑒英國分布式保管的做法。一方面，明確綜合檔案館與專業(yè)檔案館的關(guān)系，通過合理劃分各自的進(jìn)館范圍，規(guī)定檔案的流向及權(quán)屬關(guān)系，建立適宜的檔案資源協(xié)同建設(shè)規(guī)則。另一方面，可建立相應(yīng)的專門檔案館認(rèn)定程序，將其它具備適合的設(shè)施，能滿足檔案安全保管、保存和公眾利用的機(jī)構(gòu)，如高校、研究所等納入國家檔案資源保管體系中來。通過規(guī)定后期的監(jiān)管責(zé)任并定期開展資格審核與工作檢查，保證分散狀態(tài)下的檔案仍處于有序環(huán)境。以此優(yōu)化資源布局，加強(qiáng)資源管控。

4.3 保證前端開放審核的有效嵌入。國內(nèi)前期有關(guān)檔案移交接收的討論并未涉及開放審核的問題，但新修訂的《中華人民共和國檔案法》第三十條規(guī)定，館藏檔案的開放審核，由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)。尚未移交進(jìn)館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負(fù)責(zé)，并在移交時(shí)附具意見，表明在檔案移交之前就需完成開放審核工作，TNA的政策內(nèi)容也印證了這一規(guī)定的合理性。從現(xiàn)實(shí)條件來看，促進(jìn)開放審核的有效實(shí)施可從以下四個(gè)方面著手：一、細(xì)化《檔案法》中的開放審核規(guī)定，并對接《政府信息公開條例》和《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)，以保證不同檔案信息的合理處置。二、加強(qiáng)檔案形成單位開放審核能力的培養(yǎng)，并優(yōu)化檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、成立相對獨(dú)立、代表廣泛的咨詢委員會(huì)，為開放審核提供智力支持。四、將解密與劃控分開，去除檔案部門不必要的工作負(fù)擔(dān)。[20]

4.4 優(yōu)化電子檔案移交流程。各級國家綜合檔案館開展電子檔案移交與接收工作的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)是2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》，但由于該辦法欠缺流程方面的規(guī)則要求，導(dǎo)致電子檔案移交接收工作并不十分順暢。我國可借鑒TNA具有層次性的流程設(shè)計(jì)將電子檔案移交接收從宏觀層面劃分為不同的階段，包括鑒定、選擇、開放性審核、準(zhǔn)備移交，以及驗(yàn)證與接收等，使具體工作能以特定順序進(jìn)行。各個(gè)階段則需配合細(xì)化但有彈性的規(guī)定，以滿足不同地區(qū)的差異化需求。[21]同時(shí)，還需明確檔案形成單位、第三方、檔案館及檔案主管部門的權(quán)責(zé)關(guān)系，認(rèn)定不同環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，以保證整體流程的順暢。此外，考慮到數(shù)字轉(zhuǎn)型過渡期的特點(diǎn)，以電子檔案移交接收政策、流程為基礎(chǔ)，將傳統(tǒng)載體檔案囊括其中，可能不失為一種新的思考路徑。

4.5 優(yōu)選格式標(biāo)準(zhǔn)，供給權(quán)威可靠工具。對于電子檔案，實(shí)踐部門檔案工作者集中反映的問題落在質(zhì)量不過關(guān)、檢測依據(jù)不明確和檢測自動(dòng)化水平低等方面。TNA對此類問題的解決方案相對簡單，即為移交單位提供各類軟件工具，避免人工分步、分項(xiàng)進(jìn)行導(dǎo)致的低效率與低質(zhì)量。我國檔案部門可參照其做法，通過全面細(xì)致考察，優(yōu)選并推薦一批電子檔案格式與標(biāo)準(zhǔn)。例如，并不進(jìn)行唯一限定，OFD、HTML、XML 等格式都可以是允許歸檔的文件格式。同時(shí)，國家檔案主管部門還可聯(lián)合第三方機(jī)構(gòu)或科研院所，開發(fā)可靠易用的歸檔軟件與工具，如統(tǒng)一的封裝軟件等，并提供權(quán)威認(rèn)證，再下放給各地方使用。從而將技術(shù)規(guī)范要求轉(zhuǎn)移至工具上，以盡可能簡化相應(yīng)的技術(shù)細(xì)節(jié)要求，提升移交接收工作的自動(dòng)化水平。

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（作者單位：楊千，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院;謝鑫，上海師范大學(xué)人文學(xué)院 來稿日期：2022-04-16）