面向工作流的協(xié)同管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用

劉琦 馬占宇 金子坤 閆超 薛凱 駱偉靜

摘要：以過(guò)程感知為中心的管理模式日益受到制造企業(yè)的重視，工作流技術(shù)是實(shí)現(xiàn)過(guò)程感知的重要手段之一。為了更好服務(wù)于企業(yè)組織管理，實(shí)現(xiàn)多部門協(xié)同辦公，提高企業(yè)信息化的集成度。在泛微E-cology技術(shù)框架的基礎(chǔ)上建立企業(yè)自身的協(xié)同管理平臺(tái)，提出了面向工作流的協(xié)同管理概念，并闡述了該平臺(tái)的架構(gòu)設(shè)計(jì)和模塊功能。協(xié)同管理平臺(tái)的應(yīng)用全面提升了企業(yè)的管理效率。

關(guān)鍵詞：工作流；信息集成；協(xié)同管理；平臺(tái)架構(gòu)設(shè)計(jì)；企業(yè)信息化

中圖分類號(hào)：TP317.1 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2022）31-0036-03

1 引言

隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，制造企業(yè)的辦公理念和管理模式也迎來(lái)了新的變化。利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、人工智能技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合先進(jìn)的協(xié)同管理理念實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的管理調(diào)度已成為企業(yè)管理的重要手段。協(xié)同辦公即多組織或部門共同協(xié)作完成同一工作任務(wù)的新型工作模式，其著重于提高企業(yè)的跨部門業(yè)務(wù)合作能力[1]。通過(guò)流程管理、知識(shí)共享、協(xié)同管控等技術(shù)手段，全面提升企業(yè)的管理效率和業(yè)務(wù)敏捷度，建立安全、快捷的數(shù)字化管理模式[2]。

工作流技術(shù)是協(xié)同辦公的使能技術(shù)之一，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程、人力資源、活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行協(xié)同分配和流程管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)高效的自動(dòng)化辦公[3]。目前，國(guó)內(nèi)外的工作流技術(shù)發(fā)展迅速，已經(jīng)產(chǎn)生了相對(duì)成熟的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。國(guó)外WFMC組織為工作流模塊接口、模型建設(shè)、技術(shù)規(guī)范提供了技術(shù)環(huán)境[4]。 國(guó)內(nèi)的泛微公司建立了工作流引擎e-workflow，可快速建立多元工作應(yīng)用模塊，定制化開(kāi)發(fā)流程管控體系，建立穩(wěn)定、可持續(xù)的協(xié)同辦公環(huán)境[5]。使用現(xiàn)有的工作流技術(shù)框架，企業(yè)可以快速創(chuàng)建協(xié)同辦公環(huán)境，整合現(xiàn)有信息資源，提升辦公效率。

2 平臺(tái)設(shè)計(jì)

2.1 平臺(tái)設(shè)計(jì)策略

協(xié)同管理平臺(tái)設(shè)計(jì)原則綜合了實(shí)用性、敏捷性、可維護(hù)性、可靠性等多種特性，從頂層設(shè)計(jì)出發(fā)，根據(jù)系統(tǒng)構(gòu)建模型建設(shè)整體規(guī)劃，注重實(shí)際的使用效果，整合數(shù)據(jù)資源，結(jié)合流程化管理和訪問(wèn)控制權(quán)限控制保障平臺(tái)的及時(shí)聯(lián)動(dòng)性和安全可靠性。

流程驅(qū)動(dòng)設(shè)計(jì)：協(xié)同管理平臺(tái)以流程感知驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)互通，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)可由單獨(dú)流程支撐，也可以包含若干個(gè)子流程共同驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。子流程需根據(jù)不同的方式進(jìn)行觸發(fā)，也可以自行觸發(fā)，觸發(fā)的流程驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行交互。

安全訪問(wèn)設(shè)計(jì)：協(xié)同管理平臺(tái)用戶的操作增加了訪問(wèn)控制權(quán)限。根據(jù)不同的角色、崗位、部門或者表單的字段，設(shè)置了不同級(jí)別的訪問(wèn)控制權(quán)限。如數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、菜單訪問(wèn)權(quán)限、功能訪問(wèn)權(quán)限、訪問(wèn)范圍、訪問(wèn)形式等，用以保護(hù)用戶業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

組織形式設(shè)計(jì)：協(xié)同管理平臺(tái)的組織設(shè)計(jì)是為了對(duì)人力資源進(jìn)行充分管理，增加平臺(tái)業(yè)務(wù)反應(yīng)的敏捷能力。根據(jù)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)組織形式進(jìn)行多元化設(shè)計(jì)，對(duì)組織元素根據(jù)不同的組織形式進(jìn)行多粒度的劃分。以此來(lái)增加組織參與業(yè)務(wù)行為的靈活性，提升整體綜合運(yùn)營(yíng)能力。

2.2 總體框架設(shè)計(jì)

協(xié)同管理平臺(tái)是在泛微E-cology系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計(jì)的，使用其工作流引擎e-workflow來(lái)對(duì)平臺(tái)業(yè)務(wù)進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)。平臺(tái)整體框架由多層次框架設(shè)計(jì)，由用戶層、門戶層、支撐層、應(yīng)用層、環(huán)境層等多層設(shè)計(jì)，兼顧用戶的實(shí)用性和安全性。主要的設(shè)計(jì)內(nèi)容如下：

1） 用戶層： 以Web服務(wù)為主要的使用形式，可以兼容不同系統(tǒng)，保證終端使用的靈活性。

2） 門戶層：支持個(gè)性化配置，支持靈活定制，允許門戶多風(fēng)格展示。

3） 應(yīng)用層：為滿足協(xié)同管理業(yè)務(wù)的需求而整合智能應(yīng)用辦公平臺(tái)，主要包括任務(wù)管理、駕駛艙管理、信息檢索管理、設(shè)備管理、綜合管理、會(huì)議管理、知識(shí)共享、文件管理等應(yīng)用。

4） 支撐層：即支撐協(xié)同管理平臺(tái)應(yīng)用的技術(shù)形式，包括業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)接口、用戶的統(tǒng)一身份認(rèn)證等。

5） 數(shù)據(jù)層：即協(xié)同管理平臺(tái)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)管理。

6） 環(huán)境層：即協(xié)同管理平臺(tái)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備環(huán)境、系統(tǒng)環(huán)境等。

2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

1） 設(shè)計(jì)原則

數(shù)據(jù)庫(kù)是協(xié)同管理平臺(tái)運(yùn)行的基礎(chǔ)和支撐[6]，為滿足日常的業(yè)務(wù)管理需求、保障平臺(tái)運(yùn)行的可持續(xù)性和穩(wěn)定性，需要對(duì)數(shù)據(jù)以某一特定的形式進(jìn)行存儲(chǔ)、維護(hù)。為保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建需要遵循以下原則：

①數(shù)據(jù)實(shí)用性原則：數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)需要結(jié)合平臺(tái)業(yè)務(wù)需求，為平臺(tái)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)提供支持。

②規(guī)范命名原則：數(shù)據(jù)庫(kù)中的表名、字段名應(yīng)遵循行業(yè)內(nèi)的命名規(guī)范，方便開(kāi)發(fā)、運(yùn)維人員的使用和維護(hù)。

③數(shù)據(jù)一致性原則：為適用多應(yīng)用場(chǎng)景的統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)需要保證平臺(tái)數(shù)據(jù)的一致性。

④數(shù)據(jù)完整性原則：平臺(tái)數(shù)據(jù)為日常辦公的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需要保證數(shù)據(jù)的完整性和兼容性。

⑤數(shù)據(jù)安全性原則：平臺(tái)數(shù)據(jù)關(guān)系到協(xié)同辦公系統(tǒng)的正常運(yùn)行，需要對(duì)數(shù)據(jù)的安全進(jìn)行防護(hù)，防止被他人非法使用數(shù)據(jù)庫(kù)，造成數(shù)據(jù)泄露等安全隱患。

⑥最小冗余原則：平臺(tái)數(shù)據(jù)隨著時(shí)間不斷累積，為提高檢索、查詢效率需要避免數(shù)據(jù)冗余。

2） 表單結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

為滿足協(xié)同辦公平臺(tái)的業(yè)務(wù)需求和總體框架的設(shè)計(jì)要求，平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)主要存儲(chǔ)計(jì)劃信息表、會(huì)議信息表、賬戶信息表、人力信息表、考勤信息表、設(shè)備信息表等。由于平臺(tái)涉及的應(yīng)用較多，數(shù)據(jù)表之間的邏輯也較為復(fù)雜，因此本文選取典型的人力信息表、計(jì)劃信息表進(jìn)行展示，并對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表單的邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析說(shuō)明。

人力信息表的表結(jié)構(gòu)主要包括人員編碼、人員名稱、部門、組別、崗位、郵箱、電話、性別、政治面貌、民族等信息，人力信息表單結(jié)構(gòu)如表1所示。

計(jì)劃信息表主要包括申請(qǐng)人，申請(qǐng)時(shí)間、計(jì)劃內(nèi)容、計(jì)劃來(lái)源、責(zé)任人、計(jì)劃完成時(shí)間、計(jì)劃完成標(biāo)志、實(shí)際完成時(shí)間、實(shí)際完成標(biāo)志、是否完成等信息。計(jì)劃信息表結(jié)構(gòu)如表2所示：

3 功能模塊介紹

協(xié)同管理平臺(tái)主要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部、部門之間的業(yè)務(wù)交互，部門或組織個(gè)體既可以實(shí)現(xiàn)獨(dú)立的智能辦公，又可以通過(guò)權(quán)限訪問(wèn)控制實(shí)現(xiàn)組織之間的業(yè)務(wù)協(xié)同。本平臺(tái)主要包含五大功能模塊，即系統(tǒng)管理模塊、行政管理模塊、流程管理模塊、知識(shí)管理模塊、信息檢索模塊。其中又涉及任務(wù)管理、駕駛艙管理、信息檢索管理、物資管理、綜合管理、會(huì)議管理、知識(shí)共享、文件管理等多種辦公應(yīng)用。

3.1 系統(tǒng)管理模塊

用戶管理：設(shè)立統(tǒng)一的用戶認(rèn)證平臺(tái)，包含賬戶管理、密碼管理、角色管理、權(quán)限管理、組織管理、矩陣管理、自定義管理。

個(gè)性設(shè)置：支持自定義菜單編輯、添加、刪除、排版、排序、命名等定制化設(shè)置。

日歷日程：包括新建日程、批量導(dǎo)入日程、日程查詢、日程管理、日程提醒、日程類型、可視化匯總等眾多功能。可自行定義任意日期時(shí)間的事務(wù)安排，分類管理不同的日程類型，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定的時(shí)間和方式提醒用戶完成日程安排。

3.2 行政管理模塊

駕駛艙管理：用戶可以設(shè)計(jì)不同場(chǎng)景的駕駛艙，以自定義頁(yè)面的方式加入基于工作流的協(xié)同管理平臺(tái)。駕駛艙管理模塊為數(shù)據(jù)分析展示模塊，由于可添加自定義頁(yè)面，打破了數(shù)據(jù)隔離，駕駛艙場(chǎng)景的自由度較高，可引入多種指標(biāo)體系，助力企業(yè)的指標(biāo)分析和決策場(chǎng)景落地，為管理層創(chuàng)建高效的決策環(huán)境。

會(huì)議管理：會(huì)議管理可實(shí)現(xiàn)會(huì)議發(fā)起、會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議室選用、會(huì)議查詢等全流程的管理方式，讓管理更加精細(xì)化。

考勤管理：可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人考勤記錄、考勤統(tǒng)計(jì)、考勤審批，考勤報(bào)表。根據(jù)部門、時(shí)間、人員、班組等多元素查詢考勤信息，提高人事的行政管理效率。

出入管理：可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人出入門禁記錄，記錄了出行人員的姓名、出入時(shí)間、出入門禁等多方面信息。

3.3 流程管理模塊

流程審批：面向工作流的協(xié)同管理平臺(tái)涉及眾多流程審批應(yīng)用，包括計(jì)劃管理、會(huì)議管理、出入管理、考勤管理等。本節(jié)選取典型流程應(yīng)用計(jì)劃管理為代表，介紹流程審批的具體內(nèi)容。流程審批包含了流程節(jié)點(diǎn)、出口設(shè)計(jì)、權(quán)限設(shè)計(jì)、附加規(guī)則等設(shè)計(jì)。

1） 計(jì)劃管理模塊主要包括計(jì)劃新建、計(jì)劃下發(fā)、計(jì)劃延期、計(jì)劃封閉、計(jì)劃管理等多方面內(nèi)容。其中計(jì)劃新建、計(jì)劃下發(fā)、計(jì)劃延期、計(jì)劃封閉等都涉及了流程審批。而計(jì)劃管理則為整個(gè)模塊的核心應(yīng)用，其可顯示出計(jì)劃完成度、計(jì)劃延期情況、責(zé)任人、完成時(shí)間等多元信息，支持快速檢索和分類檢索，方便企業(yè)管理者把握整體計(jì)劃的執(zhí)行情況。

2） 流程圖設(shè)計(jì)

由于計(jì)劃管理涉及的流程較多，這里選用新建計(jì)劃流程展示流程設(shè)計(jì)的具體內(nèi)容。新建計(jì)劃流程中引入了計(jì)劃申請(qǐng)人、組內(nèi)審核、部門審核、歸檔等四個(gè)流程節(jié)點(diǎn)。計(jì)劃申請(qǐng)人節(jié)點(diǎn)可以根據(jù)附加規(guī)則選擇不同的審批路線，組內(nèi)審核、部門審核等節(jié)點(diǎn)擁有編輯、分級(jí)退回、直接退回、分享等權(quán)限。具體設(shè)計(jì)如圖3所示：

流程中心：用戶可以查看與自身相關(guān)的流程審批狀態(tài)，根據(jù)待辦、待閱、已辦、已結(jié)、個(gè)人請(qǐng)求查看本人的流程狀態(tài)。狀態(tài)會(huì)記錄審批的任務(wù)、申請(qǐng)人以及審批時(shí)間，可以清晰監(jiān)控整個(gè)流程動(dòng)態(tài)，掌握流程全部相關(guān)信息。

3.4 知識(shí)管理模塊

知識(shí)共享管理：支持工藝分析、案例分享、產(chǎn)品質(zhì)量分析、業(yè)務(wù)管理等各類業(yè)務(wù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理網(wǎng)絡(luò)化、工藝知識(shí)管理數(shù)字化、工藝設(shè)計(jì)信息化，生產(chǎn)管理便利化，綜合管理快捷化等，從而提高知識(shí)共享的效率和質(zhì)量。

科技創(chuàng)新管理：支持相關(guān)專業(yè)論文、專利的查閱下載，提高用戶科技創(chuàng)新能力。

文件管理：支持標(biāo)準(zhǔn)化文件、專業(yè)化文件的綜合管理，方便用戶查閱和熟悉企業(yè)文件。

3.5 檢索服務(wù)模塊

信息管理：通過(guò)泛微建模引擎管理計(jì)劃內(nèi)容信息、會(huì)議內(nèi)容信息、知識(shí)共享信息、物資管理信息、出入信息等，可根據(jù)不同檢索特征提供專有的檢索服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

面向工作流的協(xié)同管理平臺(tái)經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的使用和維護(hù)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同辦公。提升了資源的調(diào)配能力和辦公效率，規(guī)范了業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)了企業(yè)自身的標(biāo)準(zhǔn)化管理。在日常辦公中，降低了運(yùn)營(yíng)成本，整合了信息資源，達(dá)到了制造企業(yè)的精細(xì)化管理。這種新型的辦公模式，改變了制造企業(yè)的業(yè)務(wù)管理模式，是協(xié)同辦公應(yīng)用在制造企業(yè)中的積極探索。

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【通聯(lián)編輯：謝媛媛】

收稿日期：2022-05-15

作者簡(jiǎn)介：劉琦（1990—） ，男，河北保定人，工程師，碩士，主要研究方向?yàn)閺?fù)合材料智能制造；馬占宇（1994—） ，助理工程師，碩士；金子坤（1993—） ，工程師，學(xué)士；閆超（1985—） ，高級(jí)工程師，博士；薛凱（1989—） ，工程師，學(xué)士；駱偉靜（1995—） ，助理工程師，碩士。