大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合研究

李波

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;新媒體;傳統(tǒng)紙媒;融合策略

中圖分類號(hào)：G270.7;G206文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009 — 2234（2022）05 — 0127 — 03

引言：

檔案管理工作是企業(yè)和政務(wù)部門非常重要的一項(xiàng)工作，能夠有效地為事務(wù)決策、目標(biāo)制定、人力管理、資源分配、崗位調(diào)動(dòng)提供了信息支撐，因此需要得到高度重視。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合優(yōu)勢(shì)展開分析，提出有效的融合策略，充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙媒與新媒體各自的優(yōu)勢(shì)，以期為檔案管理的科學(xué)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下加強(qiáng)檔案管理的必要性

在遠(yuǎn)古時(shí)代，古人記錄重大事件的方式基本是用繩子，隨著文字的產(chǎn)生及應(yīng)用，人們便開始用文字來進(jìn)行記錄，它也成為事件記錄的基本材料。自宋代開始，紙張被研發(fā)出來，事件記錄更加清晰全面，國家重大政治事件、歷史事件等均使用紙張進(jìn)行記錄，這些檔案在當(dāng)代被成為史書。到了如今，信息時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)成為熱點(diǎn)詞匯，它們的應(yīng)運(yùn)而生讓人們感受到信息記錄與傳播的便捷性和時(shí)效性。而要真正發(fā)揮它們的眾多優(yōu)勢(shì)，就要思考如何將其運(yùn)用到檔案管理中去。近年來，很多專家學(xué)者都在研究提升管理綜合效益的方法，這些光靠傳統(tǒng)紙媒當(dāng)然是無法滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因此要結(jié)合新媒體平臺(tái)，使兩者相輔相成，共同作用。

自中國加入世貿(mào)組織之后，就在努力追趕世界的腳步，以發(fā)達(dá)國家為目標(biāo)，不管是經(jīng)濟(jì)、政治、文化還是軍事，都得到了飛躍式提升。伴隨著信息化時(shí)代的來臨，大數(shù)據(jù)映入眼簾。所謂大數(shù)據(jù)，是指以計(jì)算機(jī)為存儲(chǔ)的工具，采取信息技術(shù)來記錄、存儲(chǔ)、輸出一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)的記憶力很強(qiáng)，可以將令人眼花繚亂的數(shù)據(jù)分類存放，便于人們?yōu)g覽和使用，因此應(yīng)用范圍非常廣泛。它可以用于記錄企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、國家的GDP增長情況等，甚至還可以精確到某一年某一時(shí)間段的某一事件，詳細(xì)記錄事件的發(fā)生時(shí)間、過程及影響。同時(shí)它還可以用于政府管理，以便更高效地處理民眾適宜。大數(shù)據(jù)還擁有備份功能，這樣可以提升信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性，打破了紙媒單一存儲(chǔ)、容易損毀的限制，只需管理好磁盤，便不用再擔(dān)心數(shù)據(jù)丟失。相較于以紙媒為主的檔案管理模式，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用可以最大程度地減少因人為失誤或自然因素導(dǎo)致的檔案損失、遺漏等情況。

對(duì)于檔案管理者來說，要懂得利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，把大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，改變傳統(tǒng)管理理念，意識(shí)到新媒體與傳統(tǒng)媒體融合的必然趨勢(shì)，以完善的知識(shí)體系去迎接檔案工作的改革。不僅如此，企業(yè)也要進(jìn)一步健全檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)則和管理制度，確保檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的方向發(fā)展，方便使用者查找相關(guān)檔案信息，減少人工管理和查找檔案所花費(fèi)的時(shí)間，做到毫無遺漏，避免意外。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代新媒體與傳統(tǒng)紙媒融合的重要性

（一）加速擴(kuò)充信息資源

傳統(tǒng)紙媒與新媒體的融合既是大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的主要體現(xiàn)，也是規(guī)范檔案信息資源存儲(chǔ)工作的有效措施。在以傳統(tǒng)紙媒為主的時(shí)代，檔案存儲(chǔ)的對(duì)象為卷、件，受到空間、時(shí)間、人員、環(huán)境等因素的影響，容易發(fā)生案卷遺失、更新不及時(shí)等問題，管理效果不佳。其次，一些占用空間較大、數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系不明確的檔案資源無法保證存儲(chǔ)的完整性和安全性。在大數(shù)據(jù)為時(shí)代下，檔案管理人員不再局限于紙質(zhì)檔案的記錄，而是利用計(jì)算機(jī)的海量存儲(chǔ)空間，更新數(shù)據(jù)管理的對(duì)象，將紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)，優(yōu)化了資源的配置，這樣才能滿足和提高檔案安全管理的相關(guān)要求。就目前的檔案改革現(xiàn)狀來看，新媒體檔案管理模式基本可以消除紙媒管理的弊端，所形成的數(shù)據(jù)庫還可實(shí)現(xiàn)云系統(tǒng)共享，加深了管理者與用戶的良好互動(dòng)，加快轉(zhuǎn)變了檔案存儲(chǔ)主體的轉(zhuǎn)換，促進(jìn)了檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）提高收集利用效率

傳統(tǒng)媒體和新媒體的融合能夠推動(dòng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展。紙質(zhì)檔案不管是在記錄、存儲(chǔ)還是傳輸上都表現(xiàn)的非常滯后，容易讓檔案管理變得被動(dòng)，即檔案利用、管理的主動(dòng)權(quán)無法順利運(yùn)行，都保留在檔案管理者手中，使用者需要親自到檔案管理室調(diào)取資料。這種滯后性顯然降低了檔案利用的效率，延緩了利用時(shí)間，造成人力、物力的浪費(fèi)。新媒體則在這一情況下進(jìn)行了優(yōu)化，云計(jì)算技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線處理、轉(zhuǎn)換和收集，達(dá)到勒一體化應(yīng)用的效果。檔案管理的最終目標(biāo)就是科學(xué)配置信息資源，為使用者提供良好的服務(wù)。在新媒體的驅(qū)動(dòng)下，服務(wù)模式走向了智能化、多元化。管理人員可以按照使用者的信息需求提供個(gè)性化服務(wù)，從單向傳播轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞騻鞑?。與此同時(shí)，管理人員還可以依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用原則和規(guī)范，做好前置預(yù)測(cè)工作與信息統(tǒng)計(jì)分析，細(xì)致劃分內(nèi)容。利用全數(shù)據(jù)處理對(duì)象，生成完整的檔案服務(wù)鏈條，借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息碎片化瀏覽和篩選，拓寬了檔案管理的途徑。

三、新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合實(shí)況

（一）融合現(xiàn)狀

通過調(diào)研數(shù)據(jù)可以看出，雖然當(dāng)下傳統(tǒng)紙媒與新媒體共同存在，但隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，網(wǎng)絡(luò)用戶注冊(cè)數(shù)量急劇增長，新媒體單獨(dú)具有的適配性、便捷性更加受到大眾的喜愛。傳統(tǒng)紙媒在攜帶、獲取方面存在困難，受眾群體不斷縮減。加之在技術(shù)、政策、制度的影響下，傳統(tǒng)紙媒的生存空間被不斷壓縮，久而久之，傳統(tǒng)紙媒的生存空間將會(huì)越來越少。而且電子檔案中對(duì)光盤、U盤及云端存儲(chǔ)平臺(tái)的應(yīng)用也越來越普遍，凸顯了傳統(tǒng)紙媒的弊端，推動(dòng)新媒體與紙媒的融合發(fā)展迫在眉睫。

（二）融合角度

要消除紙媒與新媒體融合過程中存在的間隙，就要找準(zhǔn)融合的角度，在意識(shí)、技術(shù)、功能等方面進(jìn)行研究。在功能上，要改變信息存儲(chǔ)的方式。傳統(tǒng)紙媒受限于存儲(chǔ)空間、人力資源、自然環(huán)境等因素，可以借此來豐富資源存儲(chǔ)的渠道，打造數(shù)字化管理平臺(tái)。這不僅增加了信息存儲(chǔ)量，還便于查詢與獲取，提高了溝通效率。要充分發(fā)揮智能化信息交換、定位識(shí)別、追蹤識(shí)別等功能，讓內(nèi)部檔案信息的記錄、見證、查閱更加智能。在意識(shí)上，社會(huì)主流意識(shí)的轉(zhuǎn)變?yōu)樾屡f媒體的融合創(chuàng)造了一個(gè)寬廣的平臺(tái)，拓寬了管理人員的眼界，豐富了精神內(nèi)涵。當(dāng)然，多種意識(shí)形態(tài)的融合也使得企業(yè)所處的輿論環(huán)境更加復(fù)雜，意味著檔案管理工作必須解放思想，更新工作思維，在認(rèn)知上重新梳理。在技術(shù)融合上，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，發(fā)展新媒體憑條，確保需求一致。檔案管理者要借助精密的儀器和存儲(chǔ)設(shè)施整理檔案，靈活操作便可實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)訪問與分析處理操作。要充分挖掘數(shù)字化檔案，以前瞻式預(yù)測(cè)促使業(yè)務(wù)訪問的融合。

四、新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合策略

（一）拓寬意識(shí)融合

在多種輿論思潮的影響下，新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合趨勢(shì)開創(chuàng)了一個(gè)廣闊的融媒體時(shí)代。企業(yè)檔案管理工作要搭乘上“融媒體”發(fā)展的快車，就要遵循媒體融合的原則，首先對(duì)檔案管理人員、檔案使用人員的思想意識(shí)進(jìn)行拓展和更新。企業(yè)要高度重視檔案創(chuàng)新管理工作，積極推進(jìn)智能化、電子化管理進(jìn)程。目前，新媒體平臺(tái)已經(jīng)成為傳播時(shí)政信息、表達(dá)改革觀點(diǎn)的重要途徑。各個(gè)單位基本開通了獨(dú)立新媒體平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。對(duì)此，檔案管理人員要從新的發(fā)展平臺(tái)中捕捉工作方法，具備主流意識(shí)，全面把握企業(yè)的生產(chǎn)、品牌宣傳、社會(huì)問題等信息。通過新媒體平臺(tái)，加強(qiáng)收集職工的意見，了解他們的思想動(dòng)態(tài)，利用抖音、快手、微視等平臺(tái)，促進(jìn)職工與檔案管理人員的溝通交流，及時(shí)發(fā)布檔案管理的最新規(guī)范和使用規(guī)定。將信息熱點(diǎn)融入到檔案管理中去，解決傳統(tǒng)管理方式的滯后問題，擴(kuò)大普通人利用檔案的意識(shí)范圍。

（二）提高識(shí)別效率

新媒體與傳統(tǒng)紙媒在實(shí)施融合的過程中，需要先建立以數(shù)據(jù)為主的系統(tǒng)化、整體化意識(shí)，通過增設(shè)大聚類識(shí)別功能，增強(qiáng)信息甄別的效率。具體來說，便是在當(dāng)今時(shí)代，電子設(shè)備的可存儲(chǔ)空間不斷擴(kuò)大，信息容量不斷拓展，很多碎片化信息能夠被集中存儲(chǔ)，減少了紙質(zhì)記錄的過程。但是要對(duì)這些碎片化信息進(jìn)行有效管理是存在一定難度的。由此可以發(fā)揮新媒體所具備的數(shù)據(jù)處理、分析與檢索優(yōu)勢(shì)，完成價(jià)值數(shù)據(jù)的篩選工作。電子計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)定位和識(shí)別相關(guān)數(shù)據(jù)模型，在海量的檔案資料庫中進(jìn)行歸類并分級(jí)處理，生成一幅檔案地圖。這樣一來，即使面對(duì)成千上萬的檔案資料，也能通過按圖索引的方式，快速查找，避免資料過于離散的問題。

（三）構(gòu)建新的鏈條

推進(jìn)新舊媒體的融合，還需要關(guān)注檔案收集環(huán)節(jié)的鏈條化管控，構(gòu)建全過程管控模式。檔案管理最終都要走向信息化、數(shù)字化、智能化的方向，新的管理鏈條涵蓋了檔案收集、檔案分析、檔案分級(jí)、檔案保管、檔案存儲(chǔ)、檔案加工與利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，要優(yōu)化檔案管理鏈條構(gòu)建，科學(xué)控制大數(shù)據(jù)的狀態(tài)。一般而言，我們常見的客戶端數(shù)據(jù)收集技術(shù)便是HDFS、Hadoop等，這些技術(shù)能夠?qū)崟r(shí)運(yùn)行，讓檔案呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)化收集的效果，一個(gè)檔案室終端可以對(duì)接多個(gè)存儲(chǔ)用戶，只需將需要保管的檔案上傳至云端，便可完成第一步的檔案收集工作。而后再利用MAP、Raduc等技術(shù)，把數(shù)據(jù)上傳到中心服務(wù)器上，使檔案?jìng)鬏數(shù)男?、安全性得到提升。基于?shù)據(jù)庫功能的研究，可以綜合監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)庫的變化。

（四）數(shù)字檔案平臺(tái)

建設(shè)數(shù)字化檔案平臺(tái)是促進(jìn)資源開發(fā)的有力舉措。數(shù)字檔案的開發(fā)需要在技術(shù)層面完成平臺(tái)協(xié)同，才能真正實(shí)現(xiàn)資源的整合。數(shù)字檔案平臺(tái)的建設(shè)主要分為四個(gè)方面：1.檔案部門網(wǎng)絡(luò)之間的整合;2.數(shù)字資源與其他文化資源的整合;3.新媒體平臺(tái)的整合;4.協(xié)同化路徑的整合。檔案室有屬于自己的門戶網(wǎng)站，對(duì)外提供信息咨詢服務(wù)。可以單獨(dú)開辟專門的數(shù)字檔案網(wǎng)站門戶，公布相關(guān)信息，以便使用者可以快速查詢，或打通各級(jí)檔案網(wǎng)站之間的渠道，統(tǒng)一共建共享。要打造“數(shù)據(jù)多跑路”的服務(wù)效果，就要加強(qiáng)檔案館與各科室部門的合作，不能把檔案室獨(dú)立開來，包括各部門之間建立資源共享的機(jī)制，是解決數(shù)字資源檢索困難的根本途徑。

（五）優(yōu)化存放規(guī)則

紙質(zhì)檔案在管理中，會(huì)有特定的卷內(nèi)目錄和編碼，在存儲(chǔ)時(shí)講究規(guī)整有序，以便更好地服務(wù)使用者，簡化辦事流程，提高利用效率。企業(yè)的檔案記錄了本部的發(fā)展史、文化傳承、人力資源管理、品牌宣傳、生產(chǎn)效益、財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)等各類信息，有的屬于開放性檔案，可供任何人查看，但有的屬于機(jī)密檔案，只供擁有瀏覽權(quán)限的人查看。這就需要檔案的記錄和保存要嚴(yán)格保密。不同的檔案涉及的內(nèi)容、保管要求不同，所以要制定相應(yīng)的規(guī)則，確保檔案管理的針對(duì)性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)就檔案標(biāo)記的時(shí)間、卷內(nèi)目錄、存放編號(hào)進(jìn)行分類，分類輸入大數(shù)據(jù)中，由大數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、存放。需要備份的重要文件，也要建立相應(yīng)的規(guī)范。管理人員要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理規(guī)范，了解操作流程。檔案要存放到正規(guī)管理區(qū)域，避免不正當(dāng)行為的發(fā)生。站在新媒體的角度來看，要提升檔案管理的質(zhì)量，需要強(qiáng)大、復(fù)雜的文件管理系統(tǒng)，通過標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)來完善文件信息。

（六）多元參與途徑

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)代的信息檢索需求，線下人員缺乏有效的參與途徑，使得檔案開發(fā)效率低下。對(duì)此，要進(jìn)一步開發(fā)新的使用群體，將原有的用戶資源有序?qū)拥叫旅襟w平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)用戶的數(shù)字化成長。除此之外，檔案部門要推進(jìn)用戶融合，以便常規(guī)信息的公開與共享。內(nèi)部人員可直接使用用戶數(shù)據(jù)檢索資源，行使正當(dāng)?shù)臋?quán)利與職責(zé)，增強(qiáng)用戶的操作體驗(yàn)。要實(shí)現(xiàn)線下、線下檢索痕跡的同步更新，檔案部門要對(duì)用戶群體進(jìn)行擴(kuò)容，將線上用戶向線上引流。

四、結(jié)論

檔案管理的模式隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷變化。在各類新技術(shù)的支撐下，各類電子產(chǎn)品應(yīng)運(yùn)而生，給管理工作帶來了極大的便捷性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，賦予了檔案管理精確分類、無盡備份、存儲(chǔ)擴(kuò)容、查找快速等功能，管理人員要從多個(gè)方面對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸和保護(hù)，充分利用新媒體平臺(tái)，建立起相應(yīng)規(guī)范和管理制度，合理規(guī)劃和分配數(shù)字化資源，使其發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。新媒體與傳統(tǒng)紙媒在融合發(fā)展中必然會(huì)存在一些問題，這些都要以來先進(jìn)的管理理念，創(chuàng)新管理模式，以完善的管理鏈條推動(dòng)檔案工作的不斷前行。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

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[5]李妍妍.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中新媒體與傳統(tǒng)紙媒的融合研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（03）.

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〔責(zé)任編輯：侯慶?！?/p>