能源企業(yè)財務共享服務中心引入數(shù)智化員工的思考

張興華　張磊磊

【摘? 要】隨著信息科學技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈、云計算等方面的技術(shù)突飛猛進，在財務共享服務中心應用新的信息科學技術(shù)的企業(yè)越來越普遍，同時更多的財務共享服務中心正在規(guī)劃通過引入數(shù)智化員工，優(yōu)化財務共享服務中心業(yè)務和服務流程，提升服務的質(zhì)量和響應效率，聯(lián)通信息孤島，降低人力成本和管理風險。論文就能源集團型企業(yè)財務共享服務中心數(shù)智化員工的引入，從其建設的基本框架原則、應用價值評估、業(yè)務場景選擇、技術(shù)實現(xiàn)路徑、核心焦點問題、有效落地實踐、運維支撐體系建設等多維度思考，力求為財務共享服務中心引入數(shù)智化員工提供有參考價值的整體解決方案。

【關(guān)鍵詞】財務共享服務中心;數(shù)智化員工;財務機器人

【中圖分類號】F275;F270.7【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2022）06-0088-03

1 引言

數(shù)智化員工通常是指RPA機器人，通過OCR識別、界面UI元素操作等模擬真實的信息系統(tǒng)、軟件、文件、網(wǎng)絡或數(shù)據(jù)處理等方面的人工操作，按預先定義好的業(yè)務或操作的規(guī)則、邏輯、流程、步驟、條件等，自動化那些有規(guī)則、重復、量大、固定的日常工作，同時借助深度學習、NLP自然語言處理、知識圖譜等人工智能技術(shù)，識別、提取、清洗、分析那些非結(jié)構(gòu)化的票據(jù)、文本、合同、文檔等數(shù)據(jù)信息，最終由數(shù)智化員工來完成這些低附加值、量大、重復、有規(guī)則的相關(guān)工作。

論文著重從能源類企業(yè)財務共享服務中心引入數(shù)智化員工的基本框架及原則、應用價值評估、業(yè)務場景選擇、技術(shù)實現(xiàn)路徑、核心焦點問題、有效落地實踐、運維支撐體系建設等維度來展開詳細介紹。

2 基本框架及原則

盡管數(shù)智化員工正受到越來越多的企業(yè)的青睞，但數(shù)智化員工的成功引入及應用并非易事。而因缺乏基本的框架和原則，盲目引入數(shù)智化員工造成的項目失敗仍然占比很大。因此有必要通過建立數(shù)智化員工的基本設計框架和原則，為后續(xù)工作的開展提供必要的依據(jù)，以及全局統(tǒng)籌的管理、風險把控，組織協(xié)調(diào)、資源合理調(diào)配，預算費用合理使用和分配，最終才能“多、快、好、省”地實現(xiàn)數(shù)智化員工的有效落地。

一要在財務共享服務中心業(yè)務標準化、數(shù)字化、智能化為核心目標的前提下，兼顧成本效益的原則。通過標準、通用并能夠節(jié)約大量人力、提升工作效率的RPA機器人業(yè)務場景為藍本先行先試，優(yōu)先實施部署并快速地推廣驗證，做好成本與效益兼顧。

二要從組織協(xié)調(diào)、管理架構(gòu)、人員組成、任務分解、流程評估、機器人邊界確定、流程難易度評估、技術(shù)方案評價體系、招投標原則和策略、項目風險評估和把控等方面設計基礎的框架和指導性原則。通過科學合理的流程挖掘、分析其業(yè)務需求和覆蓋范圍，按業(yè)務場景的流程難易程度、標準化、復用程度等維度分優(yōu)先級實施。

三要制定出整體和階段性的目標計劃，主要是數(shù)智化員工項目整體建設的具體步驟，考慮各個階段和步驟的資源配置（軟硬件廠商、IT部門、業(yè)務部門、協(xié)調(diào)管理人員、硬件資源、網(wǎng)絡資源、辦公環(huán)境、相關(guān)應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全要求等），確保能夠有條不紊地推進數(shù)智化員工項目的建設工作。

四要建立合理的技術(shù)評價體系以及風險管控機制，要確保數(shù)智化員工技術(shù)能夠滿足穩(wěn)定性、安全性、可靠性、容錯性等基本要求，技術(shù)實現(xiàn)的跨平臺性、跨應用、跨架構(gòu)的普適性。

五要客觀評價不同供應商的產(chǎn)品、咨詢能力、運維支撐和費用模型等方面的綜合因素，牢固樹立質(zhì)量意識，堅持質(zhì)量至上，擇優(yōu)選擇供應商。

3 應用價值評估

引入數(shù)智化員工的業(yè)務場景要符合一定投資收益比，要有合理的項目成本均攤，要最終實現(xiàn)成本和效能的雙贏格局。實現(xiàn)財務共享服務中心選定實施的業(yè)務流程從原來的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊僮?，用?shù)智化員工替代模擬人工操作，把財務共享服務中心相關(guān)業(yè)務人員從機械式工作，尤其是那些重復有規(guī)則、繁雜低效的部分由流程機器人來替代，實現(xiàn)更精準、更高效的數(shù)據(jù)獲取、計算、統(tǒng)計、處理等，解放人力資源，逐步降低人力成本，提高工作效率。讓數(shù)智化員工在集團型的財務共享服務中心、區(qū)域共享中心及衛(wèi)星中心發(fā)揮真正的作用。

引入數(shù)智化員工的價值要從多個維度不同指標綜合評估。引入數(shù)智化員工節(jié)省多少時間、節(jié)省多少人工成本、效率提升多少、響應速度加快多少、流程環(huán)節(jié)減少多少、錯誤率減少多少、數(shù)據(jù)處理準確性提高多少、數(shù)據(jù)處理吞吐量提升多少、員工工作強度降低了多少、業(yè)務安全性提升多少、數(shù)據(jù)抽樣處理到全量處理效果增加了多少、溝通成本降低多少、數(shù)據(jù)和流程標準化率提升多少、數(shù)據(jù)采集維度增加多少、管理風險減少多少、服務滿意度提升多少、整體的費效占比是多少、業(yè)務場景實施成功的占比是多少、員工獲得感提升多少，通過這些維度指標的評估，才能更準確地評估不同業(yè)務場景引入數(shù)智化員工的應用價值。

4 業(yè)務場景的選擇

在財務共享服務中心引入數(shù)智化員工時，就其業(yè)務場景的選擇，需著重關(guān)注影響成本和收入的業(yè)務場景、高頻和高量、容易出錯的業(yè)務場景、需及時響應的業(yè)務流程場景、非正規(guī)勞動力或可外包業(yè)務場景。需著重考慮那些有關(guān)數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)質(zhì)量、業(yè)務規(guī)范、流程控制、數(shù)據(jù)采集輸入、輸出打印歸檔等大量、重復、高頻的業(yè)務操作等高價值業(yè)務場景。

對于能源類集團型企業(yè)的財務共享服務中心來說，可供選擇的業(yè)務場景主要有資金流水下載、余額查詢、網(wǎng)銀回單掛接、憑證生成、報表生成、應收臺賬、應付賬期、到期債務提醒、融資計劃、應付單據(jù)審核、資金的上拔下劃、稅務申報、銀企對賬、稅務開票、費用報銷、合同審核、票據(jù)識別驗真查重等，高頻的、通用的、量大的、重復的、規(guī)則明確的、可結(jié)構(gòu)化的、固定的、可標準的、低附加值的、跨系統(tǒng)的、跨平臺、跨體系架構(gòu)的業(yè)務場景。

因此，業(yè)務場景的確定既要考慮量大的、重復的、高頻的、有規(guī)則的，還需要客觀地評價和區(qū)分RPA流程機器人所涉及流程的難易度和復雜度，按業(yè)務維度、系統(tǒng)維度、實現(xiàn)難度、是否跨多系統(tǒng)、跨多平臺、跨多語言體系等來確定流程實施的POI。

5 技術(shù)實現(xiàn)路徑

財務共享服務中心成功引入數(shù)智化員工的關(guān)鍵因素是業(yè)務場景選擇的合理性，以及基礎底層技術(shù)支撐，具體可行的技術(shù)實現(xiàn)路徑，基礎技術(shù)越完備，技術(shù)可靠性和穩(wěn)定性越成熟，最終落地效果越好。

技術(shù)實現(xiàn)路徑主要看是否能支持BS應用內(nèi)的機器人流程自動化;是否能支持標準和非標準控件抓取及其機器人流程自動化，而非用圖像識別的方式;是否能支持Oracle ERP，用友NC等低版本C/S架構(gòu)體系的應用系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)的控件抓取及其機器人流程自動化;是否能支撐跨多平臺（Windows、Linux、國產(chǎn)操作系統(tǒng)）的流程機器人;是否能支持完全無人值守的流程機器人;是否能支持內(nèi)外網(wǎng)隔離的情況下，相關(guān)流程機器人之間數(shù)據(jù)共享、交互觸發(fā)等，通過綜合考慮以上因素，確保技術(shù)上能夠?qū)崿F(xiàn)。

對于特定的業(yè)務場景，是否能支持內(nèi)網(wǎng)（無互聯(lián)網(wǎng)）環(huán)境下相關(guān)流程圖形驗證碼識別或手機驗證碼獲取;是否能支持非銀企直聯(lián)銀行業(yè)務的處理（在UKey上自動密碼輸入、自動插拔UKey、自動批量按壓OK物理按鍵按鈕、自動識別并回填動態(tài)口令等）;是否能提供支持基于BS應用的Docker容器或沙箱的高密度流程機器人;是否能支持流程異常消息通知（郵件、微信、釘釘、公眾號、短信等）等。

6 核心焦點問題

RPA流程機器人有效落地最關(guān)鍵、最核心的焦點問題就是流程機器人的穩(wěn)定性。因流程機器人的技術(shù)實現(xiàn)路徑差異性較大，技術(shù)保障工作不到位，外部條件變化，缺少必要的容錯和補償機制等，這些都會嚴重影響流程機器人的穩(wěn)定性。而解決流程機器人穩(wěn)定性可以從以下幾方面考慮：

第一，通過基于UI元素控件抓取來保證流程模擬操作的穩(wěn)定性;通過監(jiān)控預警發(fā)送對應的運維，縮短流程機器人故障恢復時間，最大程度減少對流程機器人正常運轉(zhuǎn)的影響;通過部署統(tǒng)一的系統(tǒng)環(huán)境、統(tǒng)一的分辨率、網(wǎng)絡環(huán)境等減少此類因素對流程機器人運轉(zhuǎn)的影響。

第二，通過分布式部署，多任務監(jiān)控和調(diào)度，實現(xiàn)對機器人的自動調(diào)度，避免因硬件資源不足、網(wǎng)絡等問題影響流程機器人正常運轉(zhuǎn)，同時對重要數(shù)據(jù)進行及時自動備份。

第三，通過多次嘗試重復執(zhí)行、服務健康檢查和業(yè)務補償來保障流程機器人正常運行。

第四，通過建立反向白名單機制，凡是流程機器人必需的窗口、句柄等都將在白名單中，凡是不在白名單里的窗口、句柄，則會自動關(guān)閉，從而避免因流程中有未定義的窗口、句柄等而影響流程機器人正常運行。

第五，在流程機器人運行的時間段內(nèi)定期自動重啟相關(guān)設備，定期自動清理內(nèi)存和系統(tǒng)垃圾。

第六，通過對流程機器人運行所依賴的環(huán)境進行統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)如系統(tǒng)版本、操作系統(tǒng)位數(shù)固定，系統(tǒng)Java環(huán)境、版本，Python的環(huán)境、版本，Node環(huán)境及版本等的固定，桌面分辨率固定，軟件版本固定，瀏覽器版本固定，驅(qū)動固定，內(nèi)部網(wǎng)絡IP段固定，桌面背景固定等基礎配置信息固定，同時通過相應策略禁止修改相應內(nèi)容，減少因環(huán)境變更或不穩(wěn)定影響流程機器人正常運行，通過沙箱技術(shù)實現(xiàn)環(huán)境完全隔離，保證流程機器人正常運行所依賴的環(huán)境穩(wěn)定。

第七，要充分考慮RPA流程機器人體系建設的安全防護的策略。要從架構(gòu)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、傳輸安全、網(wǎng)絡安全、應用安全、供應鏈安全等主要維度進行綜合考慮和設計，針對涉及的企業(yè)敏感信息及數(shù)據(jù)、個人隱私信息、企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)等進行安全加密。

7 有效落地實踐

財務共享服務中心中很典型的一個場景就是應付單據(jù)審核，尤其是對于集團型企業(yè)的財務共享服務中心來說，流程中所涉及的應付審核單據(jù)，可能每類格式不一，且不同類型的業(yè)務所附影像資料各不相同，單據(jù)來源形式多樣，有的從上一個流程直接下推，也有的是業(yè)務員手工增加的，各類影像資料質(zhì)量參差不齊，有的是通過掃描方式上傳影像，有的通過手機拍照的方式上傳影像，畫質(zhì)不一，還有的單據(jù)關(guān)聯(lián)信息不相統(tǒng)一，如由于服務的成員單位信息化水平不一，有的自身有影像系統(tǒng)，有的沒有，導致關(guān)聯(lián)的單據(jù)信息不一致，這就給審單造成很大的不便，使得審單的效率和準確率都難以提升。例如，應付審核單的附件票據(jù)，一份附件中的PDF可能有幾十上百個發(fā)票，同時又會夾雜各種協(xié)議或合同等文本，有的一頁PDF又可能有多張票據(jù)，而每張票據(jù)可能存在套打、折疊、多頁、混合、污損等各種情況，此類問題不論是借助任何一家的AI或OCR產(chǎn)品，都不能直接使用，而要想使用這些AI或OCR產(chǎn)品，就得做大量的前置性的預處理工作。因此離開具體實際的業(yè)務場景，就AI或OCR產(chǎn)品談識別準確率就毫無意義。

而要想讓此類流程機器人能達到一定的應用效果，就得在此類票據(jù)樣式不統(tǒng)一、版本不標準的基礎上，來前置處理此類附件票據(jù)，如票據(jù)智能格式轉(zhuǎn)換、切割分揀、提取、翻轉(zhuǎn)，顏色空間變換，降噪，二值化，腐蝕，膨脹，方向的檢測、文本檢測、動態(tài)壓縮、循環(huán)卷積、正則化、最終結(jié)果雙向檢驗、業(yè)務規(guī)則智能匹配，去重、重試，二維碼校驗、業(yè)務邏輯補償?shù)缺匾侄巍?/p>

通過實踐檢驗，可以看出要想真正有效落地流程機器人，并非想象的那么簡單，需要有一定的專業(yè)性，需要建設實施團隊擁有極其豐富的實踐經(jīng)驗。

8 運維支撐體系建設

能源類企業(yè)財務共享服務中心引入數(shù)智化員工的運維支撐體系建設主要著重從以下幾方面考慮：

第一，框架設計。整體設計框架既要考慮需求銜接、參數(shù)配置、風控與回滾機制、結(jié)構(gòu)化開發(fā)、新需求承接、維護和糾錯等因素，也要考慮到業(yè)務流程的實現(xiàn)和穩(wěn)定，以及未來的可延展性和變更。

第二，開發(fā)規(guī)范。為了確保項目的順利落地和后期運維的便利性，實施團隊需要設立一套科學合理的RPA開發(fā)規(guī)范與標準，從注釋、日志、排版、目錄、版本、命名等多個維度考慮，應用在整個項目進程中，從而提高RPA項目建設實施效率和質(zhì)量。

第三，機器人效率。RPA流程機器人原則上是可以24小時不停工作，但就目前來看，幾乎很難充分利用好自己的機器人。從機器人的設計、調(diào)度和通用性上，我們可以考慮跨流程甚至跨部門地去使用機器人，最大化利用流程機器人的能力。

第四，通用代碼?；玖鞒淘诟邔哟紊隙际穷愃频?，因此在類似流程中用預編程模塊化簡化開發(fā)并減少定制需求。

第五，質(zhì)量保障。RPA流程機器人作為客戶化的自動化流程，應該具備自我檢查、部分修復的能力。

第六，數(shù)據(jù)安全。在設計和開發(fā)環(huán)節(jié)中，需要考慮配置安全、信息存儲安全、信息傳輸安全、網(wǎng)絡訪問安全、物理環(huán)境安全、日志安全、代碼安全、賬號密碼等安全，來保證流程機器人實際運行過程中的安全性。

第七，建立智能流程機器人開發(fā)運維規(guī)范及制度;建立智能流程機器人運維人員技能培訓制度;建立流程機器人設計、實施、運維問答知識庫;建立日常巡檢、報警機制;建立問題反饋解決響應機制;逐步建設完善的運維管理平臺。

9 結(jié)語

總的來說，能源類集團型企業(yè)財務共享服務中心，通過引入成熟先進的數(shù)智化員工或相關(guān)產(chǎn)品服務，經(jīng)過多個維度的綜合評估和設計后，集中批量部署虛擬數(shù)智化員工，把原來低效、低附加值、重復量大、有規(guī)則、容易出錯的人工操作業(yè)務場景逐步自動化，既提升員工工作效率、數(shù)據(jù)處理的準確性，同時也解放財務共享服務中心部分財務、資金、稅務等相關(guān)業(yè)務人員的低附加值、重復性的工作，使其更專注于高附加值的財務管理、財務分析、財務設計、財務規(guī)劃、財務風險管控等相關(guān)方面的工作。間接提升財務、業(yè)務等數(shù)據(jù)的標準化、業(yè)務流程的規(guī)范化、管理的精細化，提升財務信息化、數(shù)字化、智能化建設水平，快速跟進業(yè)務發(fā)展要求，降低了企業(yè)內(nèi)部管理控制的風險，為企業(yè)發(fā)展注入新活力，提高財務共享服務中心效能以及運營能力。

【參考文獻】

【1】程平，紀薇.基于RPA的財務共享中心應收管理優(yōu)化研究[J].會計之友，2018（15）：153-157.

【2】胡紹學.大數(shù)據(jù)時代我國企業(yè)財務共享中心的優(yōu)化[J].財政監(jiān)督，2018（01）：94-99.

【3】程平，王健俊.基于RPA的財務共享服務中心應付賬款流程優(yōu)化研究[J].會計之友，2018（19）：154-160.

【4】程平，代佳.基于RPA的財務共享服務中心總賬管理優(yōu)化研究——以ABC集團為例[J].會計之友，2018（16）：141-146.

【5】呼桂霞.基于財務共享中心的財務業(yè)務流程再造研究——以信地集團為例[J].財會通訊，2018（29）：68-72.