國外公共檔案館電子郵件管理項目的分析與啟示

贠疆鵬 加小雙

摘要：該文對澳大利亞維多利亞州公共檔案館電子郵件管理項目進(jìn)行全面分析，總結(jié)其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及其對我國的借鑒意義。采用內(nèi)容分析法，以從維多利亞州公共檔案館官方網(wǎng)站中獲得的報告等作為數(shù)據(jù)來源，對維多利亞州公共檔案館“電子郵件鑒定、處置和保存項目”進(jìn)行回顧和分析，并以此總結(jié)其對我國電子郵件管理的啟示。該項目充分體現(xiàn)了電子郵件管理的主要困境與先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，啟示我國在電子郵件管理上，需要在戰(zhàn)略層面高度重視電子郵件價值，在應(yīng)用層面分階段有序向前推進(jìn)，在設(shè)計層面以數(shù)字連續(xù)性理念為指導(dǎo)，在操作層面充分應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)。

關(guān)鍵詞：電子郵件 格式 鑒定 保存

Abstract： Comprehensively analyzing the E-mail Management Plan of the Public Records Office Victo？ ria in Australia， this paper summarizes the reference significance to China based on its experience and les？ sons. With the method of content analysis， taking the reports obtained from the official website of the Public Records Office Victoria as the analysis sourc？ es， this paper reviews and analyzes the "E-mail ap？ praise， disposal and preservation project" of the Pub？ lic Records Office Victoria， and summarizes its refer？ ence significance to Chinas E- mail management. The project fully reflects the main difficulties and ad？ vanced experience of E-mail management， and en？ lightens China that in E-mail management， we need to attach great importance to the value of E-mail at the strategic level， move forward orderly in stages at the application level， take the concept of digital conti？ nuity as the guidance at the design level， and pay at？ tention to the full application of advanced technology at the operation level.

Keywords： E- mail；Format；Appraisal；Preserva？ tion

一、引言

電子郵件是通過計算機(jī)系統(tǒng)和電子通信系統(tǒng)對電子形式化的信件進(jìn)行記錄、發(fā)送和接收的新型通信形式之一。[1]在電子化辦公時代，人們使用電子郵件交流想法、開展業(yè)務(wù)和制定決策，電子郵件作為電子文件的表現(xiàn)形式之一，成為重要的業(yè)務(wù)憑證和記憶載體。2016年美國總統(tǒng)競選期間，候選人希拉里·克林頓（Hillary Clinton）被曝公私郵件混淆使用、刪除大量工作郵件，該做法違反本國法律而被人詬病，成為其落選的主要原因。[2]意識到電子郵件在社會多層面的重要價值，為強(qiáng)化其有效管理和長期保存，多個國家相繼制定了專門針對電子郵件的政策標(biāo)準(zhǔn)指南用以指導(dǎo)電子郵件管理，如2003年澳大利亞發(fā)布《反電子郵件垃圾法》，2004年英國國家檔案館（The National Archives）發(fā)布《電子郵件和互聯(lián)網(wǎng)政策》（Email and Internet Policy）[3]，2010年美國紐約州檔案館（New York State Archives）發(fā)布《進(jìn)一步管理電子郵件政策》（Developing a Policy for Managing Email）[4]，2013年美國國家檔案與文件署（National Archives and Records Administration）發(fā)布《電子郵件管理指南》（Email Management）[5]，2021年我國國家檔案局發(fā)布《DA/T 32—2021公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則》（代替DA/T 32—2005）等，這些政策標(biāo)準(zhǔn)文件不僅強(qiáng)化了電子郵件管理的重要價值，還在實(shí)踐層面提供了路徑指導(dǎo)。

相較于西方國家，我國對于電子郵件管理的重視程度仍然相對較低，其根源在于我國電子政務(wù)長期主要依賴OA系統(tǒng)和網(wǎng)上辦事大廳進(jìn)行，也比較注重OA系統(tǒng)和網(wǎng)上辦事大廳系統(tǒng)中的文件歸檔管理，而往往忽視對公務(wù)電子郵件的歸檔管理。但盡管如此，不容忽略的現(xiàn)實(shí)是，電子郵件依然極大滲透到政務(wù)工作中，特別是在政府部門開展政務(wù)服務(wù)或者與公民進(jìn)行溝通聯(lián)系的時候，主要使用的仍然是電子郵件形式，如北京市政府門戶網(wǎng)站明確用戶可以使用電子郵件進(jìn)行咨詢或獲取信息，包括賬單、公證咨詢等，甚至還開放電子郵件征集民意。[6] 2014年，中央網(wǎng)信辦發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)網(wǎng)站安全管理的通知》，其中第六條明確強(qiáng)調(diào)，加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)電子郵件安全管理，要求黨政機(jī)關(guān)工作人員要利用本單位網(wǎng)站郵箱等專用電子郵件系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)工作。[7]可見，公務(wù)電子郵件大量存在于政務(wù)活動中，是業(yè)務(wù)交流的主要方式之一，也是政務(wù)信息的重要載體，需要進(jìn)行有效管理與保存。

在西方電子郵件管理實(shí)踐更為成熟的背景下，需要對這些既有先進(jìn)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析和梳理，以總結(jié)其對我國電子郵件管理的啟示。本文以內(nèi)容分析法為主要研究方法，以從澳大利亞維多利亞州公共檔案館（Public Record Office Victoria，PROV，以下簡稱“維多利亞檔案館”）官方網(wǎng)站所獲得的“電子郵件鑒定、處置和保存項目”（Email appraisal， disposal and preserva？ tion project，以下簡稱“電子郵件管理項目”）的公開信息和報告等作為數(shù)據(jù)來源，對該計劃進(jìn)行回顧和分析，梳理其戰(zhàn)略計劃的主要內(nèi)容和措施，分析主要經(jīng)驗(yàn)特點(diǎn)，并以此總結(jié)其對我國電子郵件管理的啟示。選取該計劃為重點(diǎn)研究對象的主要依據(jù)為：一是該計劃綜合集成理論研究、方法構(gòu)建與實(shí)踐驗(yàn)證，可以在理論、方法和實(shí)踐多層面進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；二是該計劃采用了電子發(fā)現(xiàn)等新興技術(shù)，且效果較好，能為我國在文件檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用相關(guān)技術(shù)提供參考；三是該計劃自2017年開始，現(xiàn)已開展5年，有較為豐富的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)用以分析和總結(jié)。

二、維多利亞電子郵件管理項目概述

（一）提出背景

從現(xiàn)實(shí)背景來看，維多利亞政府面臨著嚴(yán)峻的電子郵件管理成本和效率問題。自20世紀(jì)90年代以來，維多利亞州政府一直使用Lotus Notes電子郵件應(yīng)用程序作為內(nèi)部和外部的主要通信工具，形成的大量電子郵件成為電子文件的重要組成部分。盡管后面中央政府已經(jīng)初步完成向Outlook和Microsoft 365的遷移，但原Lo？ tus Notes系統(tǒng)中已然堆積了大量的電子郵件文件，并且這些電子郵件并沒有得到有效的管理，這不僅無法實(shí)現(xiàn)其有效利用及輔助決策，還對維多利亞政府記憶的完整性造成威脅。同時，長達(dá)20多年的日常備份導(dǎo)致政府電子郵件出現(xiàn)嚴(yán)重積壓，總計達(dá)67000盤磁帶和28PB的內(nèi)容占據(jù)著巨大的系統(tǒng)內(nèi)存。[8]現(xiàn)有的管理制度已經(jīng)暴露出較大的弊端，一方面導(dǎo)致相應(yīng)的管理、存儲和檢索成本增加，會嚴(yán)重影響電子郵件的利用效率；另一方面，由于數(shù)量巨大，如果僅僅通過人工形式進(jìn)行管理會相當(dāng)困難且耗費(fèi)時間，這不僅降低了電子郵件管理的效率，無法有效發(fā)揮檔案利用的價值，還會影響數(shù)據(jù)開放的目標(biāo)和透明政府的建設(shè)。意識到隨著時間推移，電子郵件的數(shù)量不斷增加，其保存成本持續(xù)上漲，但是其利用的效率卻在不斷降低，基于實(shí)用主義考慮，維多利亞檔案館以強(qiáng)化電子郵件的自動化管理為目標(biāo)，嘗試將人工智能技術(shù)引入電子郵件的鑒定、處置和保存中，力圖實(shí)現(xiàn)電子郵件鑒定到歸檔流程的自動化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)降低電子郵件的管理和保存成本，提高電子郵件檢索效率，保障電子郵件數(shù)據(jù)能夠有效利用的最終目標(biāo)。

從政策背景來看，電子郵件管理作為維多利亞電子文件戰(zhàn)略的重要組成部分進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。澳大利亞一直是電子文件管理領(lǐng)域的積極探索者，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定領(lǐng)域和實(shí)踐探索領(lǐng)域都處于國際領(lǐng)先地位。維多利亞檔案館也在積極探索管理方式方法以解決電子文件的管理問題，2014年起實(shí)施維多利亞電子文件戰(zhàn)略（Victorian Electronic Records Strategy 2014，VERS），2018年發(fā)布新版本維多利亞電子文件戰(zhàn)略（Victorian Electronic Records Strategy 2018-2021，VERS）[9]，新版本旨在通過對維多利亞公共部門的文件管理進(jìn)行數(shù)字化設(shè)計、自動化管理和嵌入式架構(gòu)，確保真實(shí)性、完整性、有價值的電子文件得以生成、捕獲和保存。具體來說，其目標(biāo)包括三個層面：一是可信的、完整的和可靠的數(shù)字文件管理；二是確保數(shù)字文件的長期保存和持續(xù)利用；三是提高應(yīng)對未來機(jī)遇和挑戰(zhàn)的能力。澳大利亞一直將電子郵件作為電子文件的一種表現(xiàn)形式進(jìn)行統(tǒng)籌管理，早在1973年，澳大利亞維多利亞州政府就頒布《公共文件法》（Public Records Act 1973），并在修正案中不斷明確政務(wù)電子郵件是公共文件的一種類型，需要長期保存。[10]2017年，維多利亞檔案館開始探索電子郵件的捕獲、存儲、鑒定和處置問題，啟動電子郵件管理項目，并將其作為VERS2018-2021項目第三個目標(biāo)（即提高應(yīng)對未來機(jī)遇和挑戰(zhàn)的能力）的重要研究內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃。

（二）項目建設(shè)過程

1.概念驗(yàn)證階段（2017-2018年）

在概念驗(yàn)證階段（Proof of Concept，PoC），維多利亞檔案館與維多利亞政府的技術(shù)提供商CenITex開展項目合作，開發(fā)了一個電子發(fā)現(xiàn)（eDiscovery）技術(shù)工具，目標(biāo)是使Lotus Notes系統(tǒng)中積壓的電子郵件得到更有效的管理、利用和處置。具體來說，其主要流程包括：

（1）選定用于進(jìn)行測試的電子郵件樣本數(shù)據(jù)集，選定Lotus Notes系統(tǒng)中電子郵件數(shù)據(jù)，測試樣本量在460萬封左右。

（2）識別數(shù)據(jù)集中的重復(fù)項，電子發(fā)現(xiàn)工具運(yùn)行結(jié)果顯示，系統(tǒng)中大約有43%的數(shù)據(jù)樣本是重復(fù)項。

（3）識別數(shù)據(jù)集中的高價值數(shù)據(jù)和低價值數(shù)據(jù)，最終結(jié)果顯示，在57%的非重復(fù)樣本中，大約有7%為低價值電子郵件，無須進(jìn)行長期保存。在這其中關(guān)于“高低價值”的判斷主要取決于兩個主要標(biāo)準(zhǔn)：一是電子域名排序，即通過電子郵件域名清單來識別那些無關(guān)聯(lián)的或者非業(yè)務(wù)相關(guān)的電子郵件，同時，排名靠前的域名，包括常見的訂閱郵件和谷歌提醒，也被作為文檔進(jìn)行保存，轉(zhuǎn)發(fā)郵件也被作為文檔進(jìn)行保存；二是關(guān)鍵詞檢索，即對剩下的樣本進(jìn)行檢索，識別關(guān)鍵檢索詞。

（4）設(shè)置一個保留期，在該期間內(nèi)對擬刪除的電子郵件信息添加指定的背景信息。

（5）人工復(fù)核以確定結(jié)果的精確性。

2.系統(tǒng)測試階段（2019-2020年）

系統(tǒng)測試階段的電子郵件管理樣本主要來源由CenITex公司提供，是維多利亞檔案館本館員工的電子郵件賬戶在2016年至2019年所產(chǎn)生的可在線獲取的NSF*格式電子郵件副本，樣本數(shù)量大約為120萬。2016年之前的電子郵件主要被保存在線性開放式磁帶（Linear Tape-Open）中，由于需要額外的時間和資源成本的投入才能訪問和利用這些磁帶上的電子郵件，因此沒有被納入樣本中。本階段主要是探索電子郵件的系統(tǒng)管理方案，并發(fā)現(xiàn)目前電子郵件管理中存在的主要問題。本階段由維多利亞檔案館進(jìn)行主導(dǎo)，CenITex和Nu？ ix兩家電子發(fā)現(xiàn)軟件公司提供技術(shù)支持，在實(shí)施層面，本階段搭建了一個安全的虛擬環(huán)境用以開展完整的電子郵件管理流程，并進(jìn)行系統(tǒng)搭建，這其中，共涉及四個系統(tǒng)間的轉(zhuǎn)換（見圖1）。

（1）電子郵件形成系統(tǒng)。維多利亞政府的電子郵件主要應(yīng)用的是IBM公司的Lotus Notes電子郵件應(yīng)用程序，這需要首先在CenITex虛擬環(huán)境上部署Lotus Notes系統(tǒng)服務(wù)器，原始NSF*電子郵件在這里得到形成和初步保存，NSF*電子郵件即為Notes Storage格式的電子郵件，IBM Domino系統(tǒng)和IBM Lotus Notes系統(tǒng)都支持該格式。一份NSF*格式文檔能夠保存電子郵件、聯(lián)系人、設(shè)計信息、用戶數(shù)據(jù)等信息。

（2）Nuix鑒定處置系統(tǒng)。Lotus Notes系統(tǒng)中的原始NSF*電子郵件會被載入Nuix系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)處理，主要的處理工作包括刪除重復(fù)的電子郵件、利用電子郵件標(biāo)題分析（關(guān)鍵詞分析和領(lǐng)域分析）來識別出非公務(wù)電子郵件，以及將NSF*電子郵件格式轉(zhuǎn)換到EML*格式。這個過程可以剔除掉約47%的重復(fù)性電子郵件，意味著每個賬戶中只有小部分的電子郵件可以被轉(zhuǎn)換為EML*格式，電子郵件的去重可以初步降低后續(xù)電子郵件處理的成本。EML*格式的電子郵件較為常見，許多電子郵件客戶端都在使用這個格式，包括微軟的Outlook和蘋果的Mail等，這個格式的電子郵件一般包括郵件正文、郵件主題、發(fā)件人、收件人、發(fā)送日期以及附件。在Nuix系統(tǒng)中，還進(jìn)行了部分的線性化操作（threading），主要用來確保單份電子郵件從原始郵件（對話開始）到后續(xù)所有的回復(fù)（包括轉(zhuǎn)發(fā)）都是要素齊全的完整線性過程。

（3）V3 VEOs格式轉(zhuǎn)換。在這個過程中首先進(jìn)行的是線性化（threading），然后進(jìn)行元數(shù)據(jù)提取，最后再進(jìn)行V3 VEO（VERS encapsulated objects）的格式轉(zhuǎn)換。線性化強(qiáng)調(diào)電子郵件之間的關(guān)聯(lián)性，實(shí)質(zhì)上是結(jié)合電子郵件的通信特質(zhì)進(jìn)行語境關(guān)聯(lián)，將上下行文等具有緊密聯(lián)系的郵件組織在一起，使其背景信息更容易被理解和利用。同時，這種線性化有利于電子郵件的有序化，從而便于人們對信息的訪問和管理，降低了管理成本。就結(jié)果而言，使用線性化后的電子郵件較單一的電子郵件具備明顯優(yōu)勢，具體表現(xiàn)在：其一，保存郵件交換雙方中任意一方的副本，那么整個相關(guān)上下行文郵件就會被保存；其二，線性化重點(diǎn)關(guān)注電子郵件內(nèi)容的主題，而忽略其單個參與主體，線性化結(jié)果不會因參與者的改變而發(fā)生變化；其三，線性化極大地減少電子郵件的數(shù)量，簡化其管理流程。格式轉(zhuǎn)換完成后，將對象進(jìn)行封裝并保存。

（4）數(shù)字檔案館系統(tǒng)。按照維多利亞檔案館的最初計劃，所有封裝后的VEO*電子郵件包應(yīng)該被移交到維多利亞檔案館的數(shù)字檔案館中進(jìn)行長期保存，這也意味著電子郵件從CenITex虛擬環(huán)境平臺轉(zhuǎn)移到了維多利亞檔案館的環(huán)境平臺。

3.深化實(shí)施階段（2021年至今）

本階段的主要目標(biāo)是繼續(xù)提高鑒定的精確度，另加入保密等安全管理要求。本階段的計劃包括：測試并比較其他工具與Nuix刪除重復(fù)數(shù)據(jù)和格式轉(zhuǎn)換的效果，以尋求更好的工具；確定有效識別和保護(hù)機(jī)密電子郵件的方法；通過擴(kuò)展術(shù)語繼續(xù)郵件標(biāo)題分析，并開發(fā)識別非公共記錄的域列表；改進(jìn)分類方法和軟件腳本（并有可能探索如何將相關(guān)分類結(jié)果連接在一起）等。

三、維多利亞電子郵件管理項目的主要發(fā)現(xiàn)

（一）概念驗(yàn)證階段的主要發(fā)現(xiàn)

概念驗(yàn)證階段的主要發(fā)現(xiàn)包括兩個方面：

一方面，發(fā)現(xiàn)了電子郵件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的大量冗余，深化了電子郵件管理的特征認(rèn)知。電子郵件作為一種通信工具，屬于一種非常特殊的電子文件。一般來說，電子郵件的組成部分主要包括消息的“信封”、郵件標(biāo)頭、郵件內(nèi)容、附件等。郵件標(biāo)頭會至少包括一些傳遞郵件相關(guān)的信息，例如寄信人的郵件地址、一至多個收信人的郵件地址、郵件的標(biāo)題以及時間等。由于同時具有一對一、一對多、多對一等通信特質(zhì)，因此，電子郵件本身會在系統(tǒng)中出現(xiàn)重復(fù)保存的情況，這種重復(fù)保存實(shí)際上會增加電子郵件保存成本和利用效率。

另一方面，初步驗(yàn)證電子發(fā)現(xiàn)工具（eDiscovery tool）在電子郵件的鑒定上取得一定成效。首先，該工具能幫助識別那些需要進(jìn)行處置的電子郵件樣本，有效去除重復(fù)或冗余。這個項目本身也證明，系統(tǒng)中大約有43%的電子郵件屬于重復(fù)保存。其次，在評估和識別需要優(yōu)先處理的高價值郵件上，其準(zhǔn)確率也能達(dá)到98%到100%。但是目前這種價值判斷主要是建立在對域名和關(guān)鍵詞的識別上，可以在不需要閱讀電子郵件內(nèi)容的基礎(chǔ)上識別出那些非公務(wù)電子郵件。這里需要說明的是，盡管項目組也試圖將電子文件的職能鑒定理念引入電子郵件自動化鑒定中，但是在本階段卻沒能完全實(shí)現(xiàn)，目前仍然需要檔案工作者對電子郵件進(jìn)行人工鑒定。最后，這個工具還支持對數(shù)據(jù)集中的每份電子郵件添加元數(shù)據(jù)，這能實(shí)現(xiàn)通過更高級別的途徑進(jìn)行電子郵件的識別，助力確定其保管期限?？傮w來看，本階段電子發(fā)現(xiàn)工具可以在識別重復(fù)性電子郵件上起到良好的成效，是緩解電子郵件積壓的有效工具。

（二）系統(tǒng)測試階段的主要發(fā)現(xiàn)

系統(tǒng)測試階段的主要發(fā)現(xiàn)也主要包括兩個方面：

一方面，需要從前端控制和全程管理的角度對電子郵件格式進(jìn)行規(guī)劃。項目研究結(jié)果發(fā)現(xiàn)，維多利亞州政府原業(yè)務(wù)系統(tǒng)Lotus Notes中形成的NSF*電子郵件格式并不具有連續(xù)性特質(zhì)，因?yàn)檫@種格式是一種無文檔化的、專有的、二進(jìn)制格式，并且僅依賴于Lo？ tus Notes客戶端來訪問數(shù)據(jù)，同時，支持NSF*電子郵件處理工具的可用性和訪問權(quán)限也是受限制的，并且需要支付相當(dāng)大的成本。這對于現(xiàn)有的兩種電子郵件保存策略都存在較大威脅，特別是對于存儲在磁帶介質(zhì)上的電子郵件來說，將非現(xiàn)行的電子郵件內(nèi)容或已停用的電子郵件賬戶從在線存儲轉(zhuǎn)換到磁帶介質(zhì)中，已經(jīng)是人為地割裂了電子郵件與原始組織環(huán)境，這極有可能導(dǎo)致未來這些電子郵件的不可讀問題，嚴(yán)重影響其后續(xù)的可持續(xù)利用，不符合澳大利亞電子文件長期保存的基本要求，更是對澳大利亞數(shù)字連續(xù)性計劃的違背?？紤]到NSF*格式在保持電子郵件數(shù)字連續(xù)性上的缺陷，同時為了有效保護(hù)和實(shí)現(xiàn)電子郵件的長期保存，該項目針對現(xiàn)階段存儲在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的NSF*電子郵件，開發(fā)了一個格式轉(zhuǎn)換的方案。但事實(shí)證明，這種格式轉(zhuǎn)換會產(chǎn)生較大的額外成本，也會增加信息安全風(fēng)險?？傊?，NSF*電子郵件格式并不適合長期保存和持續(xù)利用，為避免信息不可讀的風(fēng)險持續(xù)增加，項目組向維多利亞政府建議應(yīng)該避免使用這類不安全且受限的格式。現(xiàn)在，維多利亞政府已經(jīng)采納其建議，并初步完成向Outlook和Microsoft 365電子郵件系統(tǒng)的遷移。

另一方面，針對電子郵件創(chuàng)新性提出線性化管理方案。電子郵件作為一種通信性電子郵件，本身構(gòu)成較為復(fù)雜。該項目采用線性化方式將電子郵件本身以及與之相關(guān)的信息全部保存，使其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景全部顯現(xiàn)。這樣將電子郵件信息關(guān)聯(lián)在一起的方式，首先，可以增進(jìn)對組織職能的認(rèn)知和理解，促進(jìn)后續(xù)職能鑒定方案的實(shí)現(xiàn)，因?yàn)獒槍Ψ墙Y(jié)構(gòu)性的內(nèi)容信息很難開展職能鑒定；其次，保留了電子郵件的對話性通信本質(zhì)，比較完整地保存了電子郵件的全部背景信息；再次，降低針對單份文件保存所帶來的龐大的管理數(shù)量，進(jìn)而降低管理成本；最后，有利于提高電子郵件的管理效率和利用效率。

此外，該項目在測試階段還發(fā)現(xiàn)，電子郵件的管理需要強(qiáng)大的、安全性的處理環(huán)境，通常采取“上云”手段將大量數(shù)據(jù)傳輸?shù)皆骗h(huán)境中進(jìn)行處理，但是這種方式也會導(dǎo)致電子郵件存在一定的安全風(fēng)險，因此這個問題還需要在后續(xù)進(jìn)行進(jìn)一步探索。

四、對我國電子郵件管理的啟示

（一）戰(zhàn)略層面：高度重視電子郵件的價值

維多利亞檔案館專門實(shí)施電子郵件管理項目來探索電子郵件的自動化管理方案，雖然該項目很大程度上出于對成本和效率的現(xiàn)實(shí)考量，但是也足以體現(xiàn)其對電子郵件管理予以的高度重視，并且在項目規(guī)劃上，始終將公務(wù)電子郵件作為公共電子文件的重要組成部分來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。相較于維多利亞州，我國對于電子郵件的重視程度則遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，雖然國家檔案局在2021年發(fā)布的《公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則DA/T 32—2021》規(guī)定，公務(wù)電子郵件的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、移交等環(huán)節(jié)應(yīng)納入單位電子文件歸檔和電子檔案管理程序中。[11]但是在其他有關(guān)電子文件管理辦法（如《電子文件歸檔于電子檔案管理規(guī)范GB/T 18894—2016》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等）中并沒有涉及電子郵件管理內(nèi)容和要求，電子郵件似乎與電子文件“割裂”。[12]總體上看，我國檔案機(jī)構(gòu)和其他相關(guān)部門需要進(jìn)一步在戰(zhàn)略層面上重視電子郵件和電子郵件管理，將其納入電子文件戰(zhàn)略中進(jìn)行統(tǒng)籌，同時還要根據(jù)電子郵件本身的特殊性著力探索專門性數(shù)字化管理方案。相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)需要在認(rèn)識電子郵件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景的獨(dú)特屬性，了解電子郵件管理的環(huán)節(jié)和存在難點(diǎn)的基礎(chǔ)上，制定管理策略，規(guī)范實(shí)行措施。另外，還要結(jié)合機(jī)構(gòu)自身實(shí)際情況，立足具體實(shí)踐需求，建立電子郵件管理制度，開發(fā)電子郵件管理系統(tǒng)。

（二）應(yīng)用層面：分階段有序向前推進(jìn)

維多利亞電子郵件管理項目分為三個階段，即概念驗(yàn)證階段、系統(tǒng)測試階段和深化實(shí)施階段，各個階段都有其明確的目標(biāo)和任務(wù)。每個階段得出的結(jié)論為下一個階段實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)，在此過程中不斷尋求更優(yōu)化的模式和工具來更好地保存電子郵件。這種分階段實(shí)施的好處體現(xiàn)在兩個方面，一方面，有效分解目標(biāo)，避免資源和資金盲目地投入。將龐大的項目計劃分階段逐步開展，每個階段性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)都是下一階段的工作基礎(chǔ)，最終逐步實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)景目標(biāo)，這樣可以有效提升項目的可操作性。另一方面，便于控制風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)全程管理。對此，我國從中可以汲取的經(jīng)驗(yàn)有：一方面，將全程管理理念和風(fēng)險管理理念融入管理活動中。全程管理要求電子郵件形成、鑒定、保管等環(huán)節(jié)實(shí)施管控，不斷調(diào)整管理策略，而風(fēng)險管理則要求從全局出發(fā)，防范信息因自然、人為和管理等因素遭受損失的情況。另一方面，在重視電子郵件管理的前提下，制定相應(yīng)規(guī)劃并有計劃地分階段推進(jìn)電子郵件管理試點(diǎn)工作。而在試點(diǎn)的具體應(yīng)用層面，首先，可以構(gòu)建平臺和系統(tǒng)環(huán)境，研發(fā)管理工具，嵌入工具到環(huán)境中，使其相契合；其次，可以在小范圍內(nèi)進(jìn)行測試，驗(yàn)證其可行性；再次，擴(kuò)大測試范圍，通過反饋，調(diào)整策略，進(jìn)一步完善相關(guān)流程；最后，逐步實(shí)施應(yīng)用。

（三）設(shè)計層面：以數(shù)字連續(xù)性理念為指導(dǎo)

2015年10月，澳大利亞國家檔案館（National Ar？ chives of Australia）制定了“數(shù)字連續(xù)性政策2020”（Digital Continuity 2020 Policy），其目的是促使澳大利亞政府在數(shù)字環(huán)境中建立更為高效的業(yè)務(wù)處理流程，進(jìn)而有助于政策的有效落實(shí)。“數(shù)字連續(xù)性政策2020”的原則包括重視信息價值、在數(shù)字化環(huán)境下管理信息以及保障信息、系統(tǒng)、流程集成和互操作[13]，而數(shù)字連續(xù)性的要求包含對信息真實(shí)性、可靠性的保障，管理方式的數(shù)字化，以及信息保存、保護(hù)、管理應(yīng)持續(xù)進(jìn)行等[14]。維多利亞電子郵件管理項目本身充分體現(xiàn)了數(shù)字連續(xù)性的原則和有關(guān)要求，其在重視電子郵件價值的基礎(chǔ)上，探索數(shù)字化管理電子郵件的方式，強(qiáng)調(diào)電子郵件管理、保護(hù)、保存的持續(xù)與連續(xù)，避免因?yàn)橹黧w轉(zhuǎn)換、格式轉(zhuǎn)換、平臺轉(zhuǎn)換等出現(xiàn)信息的斷裂。這也啟示我們在探索電子郵件管理方案時，一方面要注意管理過程的連續(xù)性，即電子郵件從生成到長期保存，需要進(jìn)行跨系統(tǒng)、跨平臺的遷移，在這個過程中，需要信息環(huán)境、業(yè)務(wù)需求、內(nèi)容格式要素的協(xié)同作用，實(shí)現(xiàn)覆蓋數(shù)字文件全生命期、數(shù)字信息全流程、數(shù)字資源全要素的全面管控。另一方面要注意電子郵件內(nèi)容信息的連續(xù)性，即通過各種技術(shù)手段確保電子郵件在跨系統(tǒng)、跨平臺、跨格式的遷移和轉(zhuǎn)換中具備可跟蹤、可溯源、可關(guān)聯(lián)和可控制的能力。

（四）實(shí)踐層面：充分應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)

進(jìn)入信息化和數(shù)字化時代以來，將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于文件檔案管理領(lǐng)域是文檔工作者追求的目標(biāo)之一。維多利亞電子郵件管理項目將先進(jìn)技術(shù)融入電子郵件管理之中，為我國提供了現(xiàn)實(shí)參考。維多利亞檔案館電子郵件管理項目的主要目標(biāo)是探索電子郵件的自動化管理方案，從系統(tǒng)平臺的搭建，到電子發(fā)現(xiàn)工具（e-Discovery）的開發(fā)、電子郵件管理過程中的格式轉(zhuǎn)換，再到電子郵件的信息的線性化關(guān)聯(lián)等，無不體現(xiàn)對先進(jìn)技術(shù)的探索和應(yīng)用。然而，部分先進(jìn)技術(shù)其成熟性和與文檔管理契合度有待驗(yàn)證，需要相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員積極探索求證。因此，維多利亞檔案館在整個項目過程中對于技術(shù)應(yīng)用持有謹(jǐn)慎的態(tài)度，具體表現(xiàn)在進(jìn)行人工復(fù)核、分階段測試等。這啟示我們需要采取謹(jǐn)慎態(tài)度對待新的先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，深化大數(shù)據(jù)、云計算、自然語言處理、人工智能等新一代信息技術(shù)在電子郵件或是電子文件管理中的應(yīng)用，從數(shù)字層面構(gòu)建檔案管理的新基建，推動我國檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。除此之外，應(yīng)該革新技術(shù)，追求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。在現(xiàn)階段實(shí)施的維多利亞電子郵件管理計劃中，相關(guān)機(jī)構(gòu)并不止步于對電子發(fā)現(xiàn)等工具應(yīng)用，試圖通過比較不同工具之間的使用效果來尋求更合理的方式方法，并開發(fā)識別非公共記錄的域列表，改進(jìn)分類方法和軟件腳本等，這給予我國一定啟示。就我國而言，可以發(fā)揮多方主體協(xié)同創(chuàng)新優(yōu)勢，提升先進(jìn)技術(shù)與電子文件管理契合程度，如行政機(jī)關(guān)和檔案主管部門可以加強(qiáng)統(tǒng)籌能力，提供應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)必備的政策、制度、資金、人才保障；高校等科研機(jī)構(gòu)、技術(shù)部門或其他社會組織可以突破既有的技術(shù)障礙，優(yōu)化已應(yīng)用的技術(shù)，創(chuàng)新發(fā)展更高效的模式模型。

*本文系國家社會科學(xué)基金青年項目“數(shù)字政府背景下電子文件單軌制管理的數(shù)字連續(xù)性保障框架研究”（項目編號：19CTQ036）的階段性研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲，劉越男.電子文件管理教程[M].2版.北京：中國人民大學(xué)出版社，2017：282-290.

[2]田呈彬，王寧.從希拉里“郵件門”事件談我國政府的電子郵件風(fēng)險管理[J].北京檔案，2017（10）：37-40.

[3] The National Archives.Email and Internet Policy[EB/OL]. [2022-03-14]. https ： // discovery.nationalar？ chives. gov. uk /details /r/d6f0da0f -eb77-4769-85dc-71761f678c3d.

[4]New York State Archives.Developing a Policy for Managing Email[EB/OL].[2022-03-14].http：//www.ar？ chives.nysed.gov/common/archives/files/mr_pub85.pdf.

[5]TheNationalRecordsandArchives.EmailManagement[EB/OL].[2022- 03- 14].https：//www.archives.gov/records -mgmt /email-mgmt？_ga=2.139872116.672268851.1647061480-314448316.1643954242.

[6]北京市人民政府.辦理保全電子郵件公證咨詢[EB/OL]. [2022-03-11]. http ： // banshi. beijing.gov.cn/ pubtask/task/1/110000000000/4823a389- 9d24- 4e55-bdf6-84f4626d5058.html？locationCode=110000000000.

[7]中華人民共和國國家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室.關(guān)于加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)網(wǎng)站安全管理的通知[EB/OL].（2014-05-10）[2022-03-14].http：//www.cac.gov.cn/2014-05/10/ c_1112142115.htm.

[8]Public Record Office Victoria.Email appraisal， dis？ posal and preservation project[EB/OL].（2020- 11- 06）[2022- 03- 14].https：//prov.vic.gov.au/sites/default/files/ files/Govt% 20Services% 20General/Email- Stage2- Proj？ ect-Summary-Report-2020.pdf.

[9]Public Record Office Victoria. Victorian Elec？ tronic Records Strategy： Digital Forever 2018-2021[EB/ OL].[2022-03-14]. https：//prov.vic.gov.au/sites/default/ files/files/VERS/VERS_Digital_Forever_2018-2021.pdf.

[10] Victorian Legislation.Public Records Act 1973[EB/OL].[2022- 03- 10].https：//www.legislation.vic.gov. au/in-force/acts/public-records-act-1973/041.

[11]中華人民共和國國家檔案局.公務(wù)電子郵件歸檔管理規(guī)則：DA/T 32—2021[S].北京，2021.

[12]侯衡.InterPARES電子郵件長期保存策略研究及啟示[J].檔案學(xué)通訊，2018（04）：20-26.

[13]National Archives of Australia.Digital Continuity 2020 Policy[EB/OL].[2022- 07- 4]. https：//www.naa. gov.au/sites/default/files/2019- 09/Digital- Continuity-2020-Policy.pdf.

[14]肖秋會，伍黎丹.澳大利亞國家檔案館的數(shù)字連續(xù)性計劃研究[J].信息資源管理學(xué)報，2015，5（4）：19-23.

作者單位：1.中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院2.中國人民大學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展研究中心