鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的挑戰(zhàn)及路徑研究

解亞龍 俞佳 王萬(wàn)齊

摘要：鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理是鐵路建設(shè)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提升鐵路檔案管理水平的內(nèi)在要求。該文結(jié)合鐵路工程信息化發(fā)展的實(shí)際情況，分析了鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理面臨的檔案管理意識(shí)不足、前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)電子檔案支撐不足、鐵路工程電子檔案長(zhǎng)期可用性無(wú)法確保、鐵路工程電子文件機(jī)打手簽規(guī)范性不足、電子檔案安全性需要加強(qiáng)等5個(gè)方面的挑戰(zhàn)，從標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、電子文件形成、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的適應(yīng)性改造、鐵路工程電子檔案系統(tǒng)建設(shè)等幾個(gè)方面提出了針對(duì)性的實(shí)施方法和路徑，在鐵路建設(shè)項(xiàng)目單套制管理方面進(jìn)行了探索。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項(xiàng)目 電子文件 電子檔案 單套制管理

電子檔案單套制管理是我國(guó)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)和必然，國(guó)家相繼出臺(tái)法律法規(guī)，引導(dǎo)各單位逐漸將信息化環(huán)境下生成的原生電子文件，不再打印成紙質(zhì)文件，促進(jìn)電子文件單套制管理，降低檔案運(yùn)維成本，提升工作效率。[1-2]在鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化條件下的工程項(xiàng)目管理和電子檔案管理要求，因此突破傳統(tǒng)檔案管理模式勢(shì)在必行，鐵路工程領(lǐng)域亟須開(kāi)展電子檔案單套制管理的應(yīng)用研究和試點(diǎn)驗(yàn)證。

一、鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理面臨的主要挑戰(zhàn)

在鐵路建設(shè)領(lǐng)域，得益于鐵路工程管理平臺(tái)的推廣應(yīng)用[3]，鐵路建設(shè)項(xiàng)目在信息平臺(tái)的支撐下形成了海量的電子文件。這些電子文件由業(yè)務(wù)系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)直接產(chǎn)生，且具有流轉(zhuǎn)、傳遞和交流的優(yōu)勢(shì)，逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳遞和審批，整體提升了鐵路工程建造的信息化水平，為單套制管理提供了必要的基礎(chǔ)條件。

單套制管理是指僅以電子文件方式保存，不再生成紙質(zhì)文件，是“無(wú)紙化”辦公條件下鐵路工程檔案管理模式的創(chuàng)新。[4-5]但是由于鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目的電子文件類(lèi)型多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、規(guī)模巨大、專業(yè)性強(qiáng)，實(shí)行單套制管理依然面臨諸多挑戰(zhàn)。

（一）關(guān)于檔案管理意識(shí)不足的問(wèn)題

對(duì)于鐵路建設(shè)項(xiàng)目，鐵路建設(shè)管理機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期存在重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)的觀念，檔案管理意識(shí)薄弱，不重視文件的形成過(guò)程，未對(duì)原生電子文件采集、歸檔、移交、管理等活動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)一的強(qiáng)制性要求。鐵路施工現(xiàn)場(chǎng)資料員大多為非檔案專業(yè)且兼職居多，未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，流動(dòng)性大，對(duì)電子文件相關(guān)管理制度理解不到位，導(dǎo)致項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，某些重要節(jié)點(diǎn)的原生電子文件不完整，積累的隱蔽工程影像、試驗(yàn)過(guò)程視頻、現(xiàn)場(chǎng)照片等電子文件未移交，為單套制管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。

（二）關(guān)于前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)電子檔案支撐不足的問(wèn)題

鐵路工程管理平臺(tái)規(guī)劃建設(shè)中存在“重結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，輕文檔數(shù)據(jù)”的情況。平臺(tái)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的重心主要聚焦在施工關(guān)鍵環(huán)節(jié)的數(shù)字化管控和現(xiàn)場(chǎng)物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的采集、計(jì)算、處理、分析功能上，滿足了鐵路建設(shè)管理的需求。但是前置的業(yè)務(wù)系統(tǒng)均未考慮電子文件的生成，未固化形成電子文件及其元數(shù)據(jù)，因此鐵路工程電子檔案單套制管理的成功實(shí)施需要對(duì)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行改造，使其滿足電子文件和元數(shù)據(jù)管理的要求。

（三）關(guān)于電子檔案長(zhǎng)期可用性問(wèn)題

鐵路建設(shè)項(xiàng)目形成的電子文件是鐵路建造過(guò)程的真實(shí)記載，其保管期限要遠(yuǎn)遠(yuǎn)長(zhǎng)于其依賴的運(yùn)行環(huán)境的時(shí)限要求。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案動(dòng)輒要求保存30年以上，這期間可能出現(xiàn)最初的信息系統(tǒng)無(wú)人維護(hù)，依賴的電子文件閱讀器失效不可用，原來(lái)的電子簽名的技術(shù)服務(wù)商破產(chǎn)重組，甚至是當(dāng)前運(yùn)行的操作系統(tǒng)未來(lái)被替換或者被迭代等問(wèn)題。如何解決電子檔案長(zhǎng)期可用要求與信息技術(shù)快速迭代之間的矛盾，是鐵路電子文件單套制管理必須面臨的問(wèn)題。

（四）關(guān)于“機(jī)打手簽”文件規(guī)范性不足的問(wèn)題

電子檔案是指在數(shù)字設(shè)備和環(huán)境中產(chǎn)生，存儲(chǔ)在磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)等介質(zhì)中，利用電子設(shè)備進(jìn)行閱讀處理且利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞的具有檔案價(jià)值的文件，電子檔案單套制是指以電子檔案為憑證，不再對(duì)電子文件做紙質(zhì)拷貝的管理模式。然而，當(dāng)前在鐵路工程實(shí)踐中常用“機(jī)打手簽”的方式來(lái)開(kāi)展檔案的整理工作，其實(shí)這種方式是針對(duì)原始產(chǎn)生的電子文件制作紙質(zhì)副本，在紙質(zhì)副本上進(jìn)行簽字，是技術(shù)條件不成熟情況下的無(wú)奈之舉，有悖于國(guó)家檔案局提倡的“電子檔案單套制管理”的相關(guān)精神，為鐵路工程檔案單套制管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。

（五）關(guān)于電子檔案安全性的問(wèn)題

鐵路電子檔案單套制管理將電子文件作為檔案存儲(chǔ)和管理的唯一方式，以電子存儲(chǔ)設(shè)備作為檔案管理的載體，但是當(dāng)這些設(shè)備的存儲(chǔ)系統(tǒng)受到黑客、木馬病毒的攻擊之后，對(duì)電子檔案的損壞往往是整體性的，甚至是不可逆的。近年來(lái)，鐵路工程管理平臺(tái)雖然建立了較為完整的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，但是在檔案分庫(kù)管理、單套制電子文件安全方面依然存在不足和挑戰(zhàn)。

二、鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的實(shí)施路徑研究

電子文件作為鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的真實(shí)記載，在項(xiàng)目管理、質(zhì)量管理、審計(jì)管理以及養(yǎng)護(hù)維修、工程改擴(kuò)建中的作用至關(guān)重要，是鐵路建設(shè)最為核心的知識(shí)資產(chǎn)。但是在實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)踐中，面對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目的工期壓力，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)外業(yè)早早交工而內(nèi)業(yè)資料來(lái)不及收集、整理、歸檔和移交，檔案管理面臨失存、失信的風(fēng)險(xiǎn)，因此鐵路工程項(xiàng)目迫切需要通過(guò)信息化手段加強(qiáng)內(nèi)業(yè)管控，對(duì)建設(shè)過(guò)程原始電子文件的形成過(guò)程進(jìn)行規(guī)范和管理，最終實(shí)現(xiàn)過(guò)程資料、檔案歸交與工程進(jìn)度同步，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)鐵路工程電子檔案的單套制管理。

（一）制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

依據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）等標(biāo)準(zhǔn)，鐵路部門(mén)應(yīng)結(jié)合鐵路工程行業(yè)具體實(shí)踐，從全程管理和前端控制的角度提出業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔的技術(shù)要求，規(guī)范業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用的文件格式、電子文件目錄與文件命名規(guī)則、數(shù)字簽名認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)和個(gè)人電子印章樣式標(biāo)準(zhǔn)、圖紙與文件移交時(shí)的審查流程標(biāo)準(zhǔn)等，為單套制管理提供標(biāo)準(zhǔn)支撐。

（二）規(guī)范電子文件形成過(guò)程

按照業(yè)界普遍采取前端控制的思想，鐵路部門(mén)應(yīng)在電子文件產(chǎn)生的源頭上進(jìn)行前置控制，而不僅僅是在歸檔收集的時(shí)候進(jìn)行管理。首先，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行適應(yīng)性改造，使其支持電子文件輸出，在形成階段對(duì)電子文件進(jìn)行管理。其次，加強(qiáng)電子文件資料與實(shí)物工程的同步管理，將鐵路工程電子文件與工程的進(jìn)度聯(lián)系起來(lái)開(kāi)展同步性比對(duì)，確保電子文件資料及時(shí)生成、及時(shí)歸交。最后，對(duì)于沒(méi)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)支撐但需要?dú)w檔的文件，將紙質(zhì)文件數(shù)字化形成電子文件影印副本進(jìn)行歸集，提交至電子檔案系統(tǒng)指定目錄下，同時(shí)建立檔案的備考表、組卷信息和相關(guān)元數(shù)據(jù)信息，方便查詢利用。

（三）進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的適應(yīng)性改造

新修訂的《檔案法》要求“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，這是對(duì)電子檔案管理要求的高度凝練。其中“來(lái)源可靠”的含義是指文件應(yīng)在事務(wù)處理或與其相關(guān)的事件發(fā)生之時(shí)或其后不久，由直接經(jīng)辦人或其使用的信息系統(tǒng)直接形成。按照《中華人民共和國(guó)電子簽名法》和《電子文件管理暫行辦法》等文件要求，元數(shù)據(jù)作為電子檔案管理不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)于電子文件的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性，以及檢索利用都具有重要的作用。因此，業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行適應(yīng)性改造，以便生成經(jīng)過(guò)電子簽名的PDF或OFD格式的電子文件，同時(shí)生成符合要求的元數(shù)據(jù)，使電子文件與其元數(shù)據(jù)描述一致，確保文件的真實(shí)性和元數(shù)據(jù)的完整性。

（四）完善鐵路工程電子檔案系統(tǒng)建設(shè)

鐵路部門(mén)應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)改造情況，構(gòu)建鐵路工程電子檔案系統(tǒng)，面向業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)布電子檔案移交數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子文件流轉(zhuǎn)與歸集等各種功能；針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供資料歸集工具進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)電子設(shè)備直接產(chǎn)生的音像類(lèi)檔案可以直接提交并歸入臨時(shí)庫(kù)。整體歸檔過(guò)程如圖1所示。

在電子文件校驗(yàn)方面，系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接[6]，設(shè)置臨時(shí)文件中心，接收各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)所推送的電子文件信息、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，并對(duì)其完整性、真實(shí)性、元數(shù)據(jù)描述等內(nèi)容進(jìn)行校驗(yàn)。[7]對(duì)于校驗(yàn)通過(guò)的文件，系統(tǒng)將執(zhí)行歸檔與案卷整理，形成案卷說(shuō)明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等相關(guān)文件，按照《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》（辦檔〔2002〕8號(hào)）文件要求，提供整理、組卷、編制檔號(hào)等分類(lèi)管理功能。

分庫(kù)管理是近年來(lái)電子檔案單套制管理的趨勢(shì)和要求[8]，規(guī)劃為臨時(shí)庫(kù)、長(zhǎng)期保存庫(kù)、管理庫(kù)和利用庫(kù)，如圖2所示。其中臨時(shí)庫(kù)是電子文件入庫(kù)檢查時(shí)使用的臨時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，入庫(kù)完畢之后遷移至長(zhǎng)期保存庫(kù)。長(zhǎng)期保存庫(kù)用來(lái)保存原生的電子文件，是檔案管理最全面的原始憑證文件庫(kù)，通常以物理隔離的方式進(jìn)行專門(mén)保管，保存重量級(jí)的文件或者OFD文件。檔案管理庫(kù)是輕量級(jí)文件的保存庫(kù)和檔案人員經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)庫(kù)。[9]檔案利用庫(kù)是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)外提供檔案查詢、檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)，往往是檔案管理庫(kù)的子集。同時(shí)鐵路電子檔案系統(tǒng)應(yīng)按照信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)要求，建立相應(yīng)的安全防護(hù)措施。[10-11]

三、結(jié)語(yǔ)

鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理，可極大地提高項(xiàng)目檔案的管理效率和管理水平。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有信息密度高、易傳遞、易查找等紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，能夠更加準(zhǔn)確地反映鐵路工程建造的真實(shí)過(guò)程。[12]但是電子檔案的可修改性、對(duì)軟硬件較強(qiáng)的依賴性、載體材料保存壽命等問(wèn)題是單套制面臨的挑戰(zhàn)，因此，鐵路工程檔案需要從標(biāo)準(zhǔn)編制、既有前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)適應(yīng)性改造和電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等方面開(kāi)展工作，為鐵路工程電子檔案單套制管理探索實(shí)施路徑，并積累經(jīng)驗(yàn)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：1.中國(guó)鐵道科學(xué)研究院集團(tuán)有限公司電子計(jì)算技術(shù)研究所

2.中國(guó)國(guó)家鐵路集團(tuán)有限公司檔案史志中心