電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究

張麗萍

摘 要：檔案是電力施工企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營發(fā)展中的真實記錄，也是處理客戶糾紛的重要依據(jù)。它是企業(yè)最重要的知識資產(chǎn)與核心信息資源，其直接關(guān)系到電力施工企業(yè)的長效發(fā)展。新形勢下，電力施工企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍不斷拓展，信息資料以及數(shù)據(jù)資源變得更為豐富和龐大。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前電力施工企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需求。作為電力施工企業(yè)檔案的管理人員，需探索一種全新的信息化模式，分層、分類、系統(tǒng)、全面對企業(yè)檔案資料進行管理。

關(guān)鍵詞：電力施工企業(yè) 檔案管理 信息化建設(shè)

企業(yè)檔案管理是電力施工企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，也是維系企業(yè)工作業(yè)務(wù)正常運行的重要資源保障。企業(yè)檔案管理的對象是企業(yè)的重要信息資源以及企業(yè)發(fā)展中的相關(guān)資料記錄等，其作為電力施工企業(yè)的第一手資料，能夠為企業(yè)的發(fā)展壯大提供核心信息。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作，已成為眾多電力施工企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的前提。企業(yè)檔案管理人員需從實際出發(fā)，增強檔案管理信息化建設(shè)的責(zé)任感和自覺性，將電力施工企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理過程中的重要任務(wù)來抓，實現(xiàn)管理信息化、技術(shù)信息化、決策信息化。

一、電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

檔案信息化建設(shè)工作的主要目的，是為了實現(xiàn)檔案管理以及檔案存儲和檔案查詢一體化。傳統(tǒng)電力施工企業(yè)檔案管理主要方式為人工管理，因此在檔案資料查詢、整理和存儲等方面存在效率不高、查詢時間長、誤差率高、風(fēng)險大等系列問題。此外，紙質(zhì)文件容易破壞和丟失，為企業(yè)后期管理決策造成了困擾。隨著信息化時代的快速發(fā)展，電力企業(yè)人工檔案管理方式的弊端日益凸顯，其不僅在信息資料接收和保管方面手段較為落后，而且龐大的數(shù)據(jù)量以及信息資源，需要電力施工企業(yè)采用更為先進的現(xiàn)代化管理方式對檔案進行存儲、備份及管理和利用。

二、電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

檔案是各行各業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)發(fā)展中的一項基礎(chǔ)資源，也是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)。電力施工企業(yè)也不例外，對于處在互聯(lián)網(wǎng)時代的電力施工企業(yè)而言，檔案管理的信息化主要是針對企業(yè)檔案內(nèi)容以及相關(guān)事項進行數(shù)字化處理，從而利用現(xiàn)代信息技術(shù)以及計算機技術(shù)，對檔案資源進行存儲、整理、備份和傳輸、查詢、利用、管理等，以此實現(xiàn)信息資源隨時、隨地、遠程共享。因此，信息化是電力施工企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的重點。但信息化時代檔案管理工作同樣存在檔案數(shù)據(jù)易損壞、丟失等巨大的風(fēng)險，如何通過風(fēng)險防范，解決好電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作，這一問題值得每一個信息檔案管理者深思。

1.電力施工企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足。電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)具體工作業(yè)務(wù)，涉及多個部門以及需要多方面的專業(yè)人才，更需企業(yè)上下員工齊心協(xié)力、共同配合，特別是電力企業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)需要高度重視。但從實際來看，多數(shù)電力企業(yè)管理者信息化意識不強，對企業(yè)施工中所形成的檔案資料管理信息化建設(shè)工作認識不夠深入，其認為檔案管理只是簡單的文字數(shù)據(jù)管理與保存，與企業(yè)電力生產(chǎn)以及銷售和服務(wù)關(guān)系不大，相對于電力企業(yè)的主體工作而言，其認為檔案管理信息化建設(shè)工作的對企業(yè)所產(chǎn)生的效益微乎其微。因此，這種落后的思想理念在企業(yè)經(jīng)營管理、決策中會產(chǎn)生巨大影響，從而延誤了電力施工企業(yè)檔案信息化管理工作的發(fā)展進程。

2.電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。檔案資源的數(shù)字化和信息化管理，需要一套完善的信息資源管理設(shè)備。而我國電力施工企業(yè)大多建立時間較早，因此在經(jīng)營過程中一直沿用傳統(tǒng)的生產(chǎn)設(shè)備及管理模式進行企業(yè)運營。在技術(shù)方面以及體制方面和信息化手段方面，創(chuàng)新程度不高，不能與時俱進，全面實現(xiàn)管理信息化與技術(shù)實施信息化和決策信息化。因此，在電力文件保存和接收、備份、回收、利用等方面存在局限。另外，電力施工企業(yè)在檔案信息資源的數(shù)字化處理過程中，需要通過掃描設(shè)備對紙質(zhì)文件進行掃描處理，形成電子檔案，并將電子檔案錄入至檔案管理數(shù)據(jù)庫中進行保管存儲。因此，構(gòu)建完善的信息化硬件與軟件基礎(chǔ)設(shè)施平臺，將成為電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作實施的重要內(nèi)容。

3.電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)需加強人力資源配置。信息化時代，人才和技術(shù)是企業(yè)發(fā)展的核心和重要保障，只有采用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及資源存儲技術(shù)和信息資源分類技術(shù)，才能妥善保管企業(yè)電力施工過程中形成的龐大數(shù)據(jù)資源。與此同時，電力施工企業(yè)檔案信息化管理中的相關(guān)信息資源可能會遭受網(wǎng)絡(luò)不法分子攻擊以及病毒襲擊，從而使檔案管理工作存在檔案文件被破壞、盜取、甚至丟失等巨大風(fēng)險。對此，電力施工企業(yè)應(yīng)從實際出發(fā)，優(yōu)化內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)配置，建立一支從信息分析采集到信息存儲備份、再到信息接收和數(shù)字化處理、信息查詢以及信息安全等各個環(huán)節(jié)都能精通和熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的專業(yè)技術(shù)人才隊伍，以此積極構(gòu)建企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量保障體系。

三、電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.建立完善的檔案信息化管理制度。檔案管理信息建設(shè)工作的實施，制度是保障、技術(shù)是基礎(chǔ)、人才是核心。目前，國家已出臺了相關(guān)的法律法規(guī)，重點對企業(yè)檔案管理信息工作進行約束和引導(dǎo)，從而為眾多電力施工企業(yè)檔案管理信息化工作的實施和轉(zhuǎn)型、發(fā)展提供了參考、指明了方向。但是，國家出臺的法律、法規(guī)具有普適性，作為電力施工企業(yè)個體，應(yīng)從自身實際出發(fā)，以國家法律為指導(dǎo)原則，制定符合自身發(fā)展的實際管理制度。通過對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理制度進行完善和修正，從而保證電力施工企業(yè)各項工作事宜能夠具有規(guī)范性、有效性以及科學(xué)性，為企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)工作的實施，創(chuàng)造良好的制度環(huán)境。

2.不斷加快信息化技術(shù)的研發(fā)和創(chuàng)新應(yīng)用。隨著計算機技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的融合發(fā)展，電力施工企業(yè)應(yīng)該抓住這一良好的發(fā)展契機，將三者融合到企業(yè)日常業(yè)務(wù)中，實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新，重在結(jié)合膠片以及光盤和磁盤、新型光材料等對新的檔案載體介質(zhì)進行轉(zhuǎn)換與修復(fù)，充分利用信息資源共享技術(shù)和資源網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)等，實現(xiàn)電力施工企業(yè)檔案信息電子化以及電子檔案數(shù)字化，使技術(shù)創(chuàng)新成為檔案信息收集以及傳遞和開發(fā)、應(yīng)用等功能得以實現(xiàn)的重要保障。企業(yè)檔案管理部門也應(yīng)將檔案保管基地轉(zhuǎn)化為企業(yè)的信息資源存儲中心，通過引進新的設(shè)備以及建立完善的軟件和硬件管理系統(tǒng)，對企業(yè)信息化資源管理的相關(guān)工作進行協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌，以此促進網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，電力施工企業(yè)檔案管理信息建設(shè)工作不斷朝著有序化、高效化以及創(chuàng)新化方向發(fā)展。

3.加大企業(yè)資金投入，重視人才創(chuàng)新。電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作是一項系統(tǒng)、復(fù)雜和長期的工作任務(wù)。因此，相關(guān)管理者應(yīng)久抓不懈。因信息技術(shù)管理的軟件和硬件等基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施平臺等建設(shè)都需要高額資金。因此，企業(yè)應(yīng)該加大資金投入力度，對原始的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，同時將企業(yè)檔案管理工作合理劃分為收集檔案以及分類檔案和整理檔案、檔案歸類管理等環(huán)節(jié)。因此，需在具體管理實施中，成立專門的企業(yè)檔案管理小組，明確責(zé)任、劃分業(yè)務(wù)；針對企業(yè)各個環(huán)節(jié)的不同檔案資源進行有層次、有重點的管理，故需引進專業(yè)化的技術(shù)人才進行管理，通過定期教育培訓(xùn)，加強企業(yè)檔案管理人員的信息化管理能力以及風(fēng)險防范意識。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性強、能力要求高、技術(shù)質(zhì)量嚴格的管理任務(wù)。在實施中涉及企業(yè)多個部分、多項環(huán)節(jié)、多個人員。因此，在檔案管理全過程，要注重對檔案收集以及分類、整理和存儲等多環(huán)節(jié)進行技術(shù)和質(zhì)量管控，防范風(fēng)險，將現(xiàn)代信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等綜合管理模式應(yīng)用到電力施工企業(yè)檔案管理工作中，以此提升企業(yè)的綜合管理效益。

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