單套制電子文件管理背景下的檔案數(shù)據(jù)保全研究

王元國　王世暖

[摘 要] 在單套制電子文件管理成為檔案管理主流的大背景下，文章對檔案數(shù)據(jù)保全的必要性與重要性、法規(guī)依據(jù)、技術(shù)支撐和實踐論證進行研究，并就推動檔案數(shù)據(jù)保全發(fā)展提出完善配套法律、完善配套制度、細化應(yīng)用場景三點措施。

[關(guān)鍵詞] 單套制;電子文件管理;檔案數(shù)據(jù)保全

隨著信息化浪潮的不斷推進，電子文件更為快捷、高效、多樣的特點越發(fā)凸顯，電子文件替代紙質(zhì)文件的趨勢愈加明顯。越來越多的學(xué)者對此觀點的可行性加以論證，越來越多的單位在實踐中探索向單套制電子文件管理轉(zhuǎn)型的路徑。

在單套制電子文件管理中，如何確保電子檔案的安全性、真實性和可用性是不可回避、必須討論的課題。與此同時，在法學(xué)界中，有關(guān)電子數(shù)據(jù)的審查判斷早已成為司法實踐中的重要問題。數(shù)據(jù)保全的理論基礎(chǔ)、技術(shù)支撐、實踐案例研究也是民事司法中實踐先行于立法的重要內(nèi)容。憑證價值是檔案的基本價值之一，保護電子檔案的憑證價值，使電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的效力，對推動社會信息化進程具有重要意義。在此背景下，對檔案數(shù)據(jù)保全的理論依據(jù)和實現(xiàn)路徑加以研究就顯得尤為重要。

一、概念界定

（一）單套制

單套制是我國電子文件管理領(lǐng)域中的一種管理狀態(tài)。中國人民大學(xué)原常務(wù)副校長馮惠玲指出，單軌、雙軌、單套、雙套是我國電子文件管理中的四種模式。這里的“軌”指運行狀態(tài)，“套”指保存狀態(tài)。“單軌”指文件完全在電子環(huán)境中運行;“雙軌”指文件在電子、紙質(zhì)兩種環(huán)境中并行;“單套”指只保存電子文件;“雙套”指紙質(zhì)文件、電子文件同時保存。有學(xué)者提出，由強制執(zhí)行雙套制向允許采用單套制轉(zhuǎn)變是我國電子文件歸檔管理政策的一個特點。國家檔案局在2003年初次發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)?！钡?018年，國家檔案局發(fā)布《關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》，將第七條修改為：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求?！薄度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中對單套制、單軌制的提法，“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點”，我們對單套制電子文件管理的概念更加清晰：某一單位的電子文件僅以電子方式保存，不再將其制成紙質(zhì)文件進行存儲，我們便稱此單位采取單套制電子文件管理模式。

（二）檔案數(shù)據(jù)保全

學(xué)術(shù)界對檔案數(shù)據(jù)保全的理論研究總體數(shù)量較少，在概念界定上也未達成共識。有的學(xué)者對檔案數(shù)據(jù)第三方保全進行研究后，將其定義為第三方數(shù)據(jù)保全機構(gòu)依申請者之要求或者依法定之義務(wù)，采用特定的技術(shù)方法對檔案數(shù)據(jù)進行人工或自動審查，以確認該檔案的客觀性和真實性，并先行（前端控制）將其予以固定和保存的程序;有的學(xué)者提出數(shù)據(jù)保全的核心含義為：對數(shù)據(jù)進行整理、加密和保存，使其不隨時間變化而改變，以供后續(xù)分析使用;還有的學(xué)者將檔案數(shù)據(jù)保全理解為“檔案數(shù)據(jù)保全部門運用相關(guān)技術(shù)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)集合自身和相關(guān)屬性信息進行特征分析，提前進行數(shù)據(jù)提取與標識，實時監(jiān)控數(shù)據(jù)本體或數(shù)據(jù)標識來保障檔案數(shù)據(jù)資源的原始性、安全性、真實性、可靠性及可信性管理與服務(wù)工作”。綜上所述，目前已有的研究對檔案數(shù)據(jù)保全理解的側(cè)重點各不相同，有的強調(diào)“前端控制”，有的強調(diào)“整理、加密”，還有的強調(diào)“實時監(jiān)控”。

追溯根源，“檔案數(shù)據(jù)保全”的概念由“電子數(shù)據(jù)保全”衍生而來，“電子數(shù)據(jù)保全”的提法由“電子證據(jù)保全”延伸而來，“電子證據(jù)保全”的概念可參考2021年修訂的《中華人民共和國民事訴訟法》第八十一條：“在證據(jù)可能滅失或者以后難以取得的狀況下，當事人可以在訴訟過程中向人民法院申請保全證據(jù)，人民法院也可以主動采取保全措施?！笨梢?，證據(jù)保全強調(diào)的是法定機構(gòu)通過一定手段將證據(jù)固化并加以保護。綜上所述，我們可以對檔案數(shù)據(jù)保全有一個更全面的認識：檔案數(shù)據(jù)保全機構(gòu)用信息加密技術(shù)等手段將電子檔案數(shù)據(jù)封裝、保存，并實時監(jiān)控其是否發(fā)生變化，以保證電子檔案的證據(jù)效力。

二、 檔案數(shù)據(jù)保全的理論依據(jù)

（一）必要性與重要性

第一，保護本單位檔案的真實完整是檔案數(shù)據(jù)保全的基本要求。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要強化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件僅以電子形式進行單套制歸檔。單套制意味著僅有一份電子檔案，客觀上導(dǎo)致保護電子文件安全的壓力進一步加大。唯有重視檔案數(shù)據(jù)保全，通過數(shù)字簽名、時間戳、實時監(jiān)控、動態(tài)備份等多種技術(shù)手段進一步保護電子檔案的安全、完整，才能增強電子檔案長期保存的可靠性。

第二，保護電子檔案的憑證價值是檔案數(shù)據(jù)保全的重要訴求。紙質(zhì)檔案的憑證價值是由其物理形態(tài)、保管方式、管理制度等決定的，且經(jīng)過了歷史的長期檢驗。而電子檔案具有完全不同的產(chǎn)生環(huán)境，在信息技術(shù)發(fā)展不均等的背景下，其安全性被先入為主地置于“有待校驗”的境地。因此，電子檔案難于具備同紙質(zhì)檔案相當?shù)膽{證價值。檔案數(shù)據(jù)保全將已歸檔的電子文件進行加密封裝，并通過全程監(jiān)控等手段保證電子文件不被改變，且有第三方身份為其背書，有力地保護了被保全電子檔案的證據(jù)效力，增強了可信度，有助于電子檔案擁有其本應(yīng)具有的憑證價值屬性。

第三，降低單套制電子文件管理的運行成本是檔案數(shù)據(jù)保全的切實需求。在單套制電子文件管理模式下，信息安全尤為重要，而維護電子檔案安全需要專業(yè)的設(shè)備、人員，以及大量資金的支持。第三方檔案數(shù)據(jù)保全機構(gòu)以外包的形式提供服務(wù)，有助于在保障電子檔案安全、可靠的同時，降低單套制電子文件管理的運維成本。

第四，檔案數(shù)據(jù)保全有助于證據(jù)保全工作由被動向主動轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的證據(jù)保全一般發(fā)生在糾紛產(chǎn)生之后，當事人需要提供證據(jù)后再申請保全。而檔案數(shù)據(jù)保全發(fā)生在電子文件歸檔后，電子檔案被封裝并全程監(jiān)控，需要作為證據(jù)時可隨時調(diào)用。這一主動轉(zhuǎn)變不僅有效規(guī)避了證據(jù)保全的風(fēng)險，還有利于加強檔案安全工作，是貫徹國家安全觀的重要手段。

（二）法規(guī)依據(jù)

檔案數(shù)據(jù)保全機構(gòu)作為中立的第三方平臺，其所保全的電子檔案數(shù)據(jù)擁有法律保障的證據(jù)效力。最高人民法院審判委員會于2018年9月通過了《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》，其中第十一條第二款規(guī)定：“當事人提交的電子數(shù)據(jù)，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區(qū)塊鏈等證據(jù)收集、固定和防篡改的技術(shù)手段或者通過電子取證存證平臺認證，能夠證明其真實性的，互聯(lián)網(wǎng)法院應(yīng)當確認?！弊罡呷嗣穹ㄔ簩徟形瘑T會于2019年10月修改的《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第九十四條規(guī)定，電子數(shù)據(jù)存在由記錄和保存電子數(shù)據(jù)的中立第三方平臺提供或者確認的情形，人民法院可以確認其真實性，但有足以反駁的相反證據(jù)的除外。

檔案數(shù)據(jù)保全機構(gòu)作為檔案行業(yè)興起的社會力量，受到國家的支持與鼓勵。新修訂的《中華人民共和國檔案法》第七條提出：“國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。”

（三）技術(shù)支撐

檔案數(shù)據(jù)保全的技術(shù)已經(jīng)較為成熟。其在實踐應(yīng)用中所使用的技術(shù)包括電子簽名、時間戳、密鑰分發(fā)和數(shù)據(jù)恢復(fù)等，目的是實現(xiàn)權(quán)限管控、內(nèi)容鎖定、實時監(jiān)測、智能恢復(fù)等功能，其中電子簽名和時間戳是兩項較為核心的技術(shù)。電子簽名能夠?qū)崿F(xiàn)身份校驗功能，確保被保全的電子檔案不會被其他人所打開;時間戳則可以為被保全的電子檔案添加可信的時間屬性，《電子簽名法》中規(guī)定，申請了可信時間戳認證的電子檔案可視為法規(guī)規(guī)定的原件形式。以上這些技術(shù)已有非常成熟的應(yīng)用方案，組合在一起即可為檔案數(shù)據(jù)保全提供有效支撐。

三、檔案數(shù)據(jù)保全的實現(xiàn)路徑

（一）完善配套法律

目前，第三方數(shù)據(jù)保全事業(yè)處于“實踐先行于立法”的階段，其說服力與可信度都遠不及公證機構(gòu)，僅憑借“法無禁止即可為”來推廣檔案數(shù)據(jù)保全服務(wù)是遠遠不夠的，還需要在法律中明確第三方數(shù)據(jù)保全主體的合法地位?？梢灶A(yù)見的是，在未來的司法實踐中會產(chǎn)生越來越多的電子取證需求，電子檔案是天然的、重要的電子憑證之一，會有更多的單位在推進單套制電子文件管理的同時選擇檔案數(shù)據(jù)保全服務(wù)。為了解決日益增長的檔案數(shù)據(jù)保全需求與人民法院、公證機構(gòu)當前供給能力有限的矛盾，相關(guān)部門需完善相關(guān)領(lǐng)域的法律法規(guī)以促進檔案數(shù)據(jù)保全行業(yè)的規(guī)范發(fā)展。

（二）出臺配套制度

由于檔案數(shù)據(jù)保全是新興事物，檔案主管部門、司法部門尚未出臺有針對性的管理制度。另外，參差不齊的保全水平、自行制定的保全標準、魚龍混雜的保全主體都極大地限制了這一行業(yè)的發(fā)展。只有統(tǒng)一標準、優(yōu)勝劣汰，形成權(quán)威的資質(zhì)認證制度、出臺統(tǒng)一的行業(yè)運營規(guī)范，才能有效推動檔案數(shù)據(jù)保全事業(yè)健康發(fā)展。

（三）細化應(yīng)用場景

檔案數(shù)據(jù)保全的主體是第三方中立機構(gòu)，檔案數(shù)據(jù)保全的客體可以是政府機關(guān)、檔案館或企業(yè)。根據(jù)不同客體的需求，檔案數(shù)據(jù)保全服務(wù)機構(gòu)應(yīng)細化應(yīng)用場景，如政府機關(guān)側(cè)重于電子檔案的安全性，檔案館側(cè)重于電子檔案的長期保存，企業(yè)側(cè)重于電子檔案的證據(jù)效力等。針對不同應(yīng)用場景提供不同服務(wù)，有利于檔案數(shù)據(jù)保全事業(yè)蓬勃發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著信息化水平的不斷提升，電子文件管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型將進一步換擋加速，單套制電子文件管理是大勢所趨。單套制電子文件管理對檔案數(shù)據(jù)保全提出了更高要求，檔案數(shù)據(jù)保全也為單套制電子文件管理保駕護航。在時代發(fā)展的過程中，檔案數(shù)據(jù)保全事業(yè)具備了向深處、遠處和高處創(chuàng)新的理論依據(jù)，也必將在實踐中不斷探索，找到一條新的發(fā)展之路。

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[作者簡介]王元國（1973—? ? ），男，山東惠民人，濱州職業(yè)學(xué)院，副教授，研究方向為檔案管理及網(wǎng)絡(luò)技術(shù);王世暖（1998—? ? ），男，山東青島人，山東科技大學(xué)，研究方向為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。