中小學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及改進策略

秦偉杰

摘? ?要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作中不可或缺的重要部分，是保證辦學(xué)質(zhì)量的基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和綜合管理水平的一個重要方面。然而，一些中小學(xué)校對檔案管理工作缺乏重視、檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不健全、缺乏專業(yè)檔案工作人員、檔案管理技術(shù)落后、檔案資源開發(fā)利用度不夠。因此，教育行政部門以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對學(xué)校檔案工作的重視，提高檔案工作的服務(wù)能力和水平，進而提高學(xué)校的管理水平，激發(fā)辦學(xué)效力和活力。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)校;檔案管理;問題及對策

中圖分類號：G627? ?文獻標(biāo)識碼：A? 文章編號：1009-010X（2022）21/24-0048-03

中小學(xué)檔案詳細記錄了中小學(xué)發(fā)展歷史、學(xué)校制度、各項工作的開展情況等，不僅是展示學(xué)校文化的重要窗口，也是服務(wù)學(xué)校教學(xué)、教科研和教育管理的重要基地。特別是在教育現(xiàn)代化大背景下，各中小學(xué)更應(yīng)重視檔案管理工作的與時俱進，更好地開發(fā)利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校發(fā)展和教育教學(xué)中的積極作用。

一、中小學(xué)檔案管理相關(guān)政策文件現(xiàn)狀

中小學(xué)檔案管理的相關(guān)政策文件是規(guī)范中小學(xué)檔案管理、提高檔案科學(xué)管理水平和充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)工作中積極作用的基本保障和依據(jù)。1987年《中華人民共和國檔案法》頒布實施，為全國檔案工作提供了法律保障，使檔案事業(yè)進入依法治檔的新階段。1989年，第一部全國統(tǒng)一的高等學(xué)校檔案規(guī)章《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》制定頒布，為高校檔案的科學(xué)管理提供了制度保障。1993年，隨著《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》《高等學(xué)校檔案實體分類法》頒布實施，進一步促使高校檔案工作進入標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的軌道。2008年教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的制定頒布，為高校檔案管理工作健康科學(xué)發(fā)展和服務(wù)高等教育能力的提高提供了法規(guī)性保障。相比之下，中小學(xué)檔案管理方面的政策文件亟需出臺和完善。通過文獻研究發(fā)現(xiàn)，我國還未出臺全國統(tǒng)一的中小學(xué)檔案管理政策文件，現(xiàn)將調(diào)研發(fā)現(xiàn)的相關(guān)省級文件概述如下：

第一，2000年8月2日，山東省教育廳、山東省檔案局印發(fā)了《山東省中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》，共八章、三十二條，主要包括目的、學(xué)校檔案定義、管理體制機構(gòu)和人員、文件材料的收集立卷和歸檔、檔案管理和利用、獎勵與處罰等。

第二，《廣東省中小學(xué)校檔案管理工作規(guī)范》于2003年7月30日印發(fā)，內(nèi)容主要包括：檔案工作的基本原則、檔案室的主要任務(wù)、檔案工作的制度建設(shè)、檔案人員的素質(zhì)要求、檔案的收集、檔案的整理、檔案的計算機管理、檔案的保管、檔案的鑒定和統(tǒng)計、檔案的開發(fā)利用、檔案的編研和學(xué)術(shù)研究等。

第三，2002 年 5 月 20 日，北京市檔案局、北京市教育委員會印發(fā)了《北京市中小學(xué)校檔案管理辦法》（京檔發(fā)〔2002〕3號），共八章、二十八條，主要包括目的、適用范圍、學(xué)校檔案定義、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)、檔案工作人員、文件材料的形成積累和歸檔、檔案的管理、檔案的利用、獎勵與處罰、中小學(xué)校文件材料的歸檔范圍和保管期限表等內(nèi)容。

第四，2017年11月27日，江蘇省教育廳、檔案局印發(fā)了《江蘇省中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》（京檔發(fā)〔2002〕3號），共七章、三十二條，主要包括目的、中小學(xué)校檔案定義、學(xué)校檔案分類、領(lǐng)導(dǎo)體制機構(gòu)和人員設(shè)置、檔案管理、檔案的利用、條件保障、獎懲、中小學(xué)校文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限參考表等內(nèi)容。

二、中小學(xué)檔案管理工作存在的問題

筆者通過文獻研究以及實證研究（調(diào)研了課題組成員所就職的6所中小學(xué)校，且6所學(xué)校均屬于同地域同類型中軟硬件設(shè)施配備較健全的學(xué)校，其中包括1所市區(qū)高中、1所縣城高中，1所市區(qū)初中、1所鄉(xiāng)鎮(zhèn)初中，1所農(nóng)村小學(xué)、1所鄉(xiāng)鎮(zhèn)小學(xué)），發(fā)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理存在如下問題：

（一）學(xué)校不重視檔案工作

當(dāng)前一些中小學(xué)校缺乏對檔案管理工作在學(xué)校教育、教學(xué)、建設(shè)、管理等方面重要性的認識，忽視檔案管理工作的價值，缺乏對檔案工作的研究、部署、督導(dǎo)、檢查和考評，導(dǎo)致許多學(xué)校綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員配置不健全。根據(jù)調(diào)查的6所學(xué)校顯示，只有1所學(xué)校配有一名專職檔案管理人員，6所學(xué)校在檔案管理設(shè)備中都只配置了計算機、打印機、空調(diào)等基本設(shè)備，均未給綜合檔案室提供符合檔案管理要求的檔案庫房，難以確保檔案資料的完整與安全，難以適應(yīng)學(xué)校檔案信息化管理的需要。

（二）檔案管理機制不健全

當(dāng)前，許多中小學(xué)校未把檔案工作列入到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程或納入學(xué)校整體發(fā)展歸劃中，沒有明確的檔案工作組織結(jié)構(gòu)和工作制度，導(dǎo)致檔案收集工作較困難，檔案案卷整理不規(guī)范等問題時有發(fā)生。調(diào)查的6所學(xué)校中，有2所學(xué)校把檔案工作列入到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程或納入學(xué)校整體發(fā)展計劃中，6所學(xué)校均有檔案專項經(jīng)費，但學(xué)校的相關(guān)經(jīng)費均有不足，6所學(xué)校均建立了檔案工作制度，但都不健全。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人員

領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，導(dǎo)致在檔案工作人員經(jīng)費投入方面非常有限，無法將檔案專業(yè)相關(guān)人才吸引并留在中小學(xué)校，造成當(dāng)前許多中小學(xué)校的檔案管理人員都是非檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科教師來兼管檔案工作，致使檔案工作的良性發(fā)展得不到保障;因中小學(xué)重教學(xué)輕檔案管理，加之待遇不理想等客觀條件，部分檔案管理人員責(zé)任感、積極性和創(chuàng)新意識不足，因循守舊被動工作，因而學(xué)校檔案材料多頭存放、多家保管乃至資料流失等問題時有發(fā)生。調(diào)查的6所學(xué)校中，只有1所學(xué)校配有一名專職檔案工作人員，但非檔案相關(guān)專業(yè)，其余5所學(xué)校均未配備專職檔案工作人員，都是非檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科教師兼任部門檔案工作，導(dǎo)致檔案保管職責(zé)不明確、收集工作較困難、檔案案卷整理不規(guī)范等問題時有發(fā)生。

（四）檔案管理技術(shù)落后

教育現(xiàn)代化大背景下許多學(xué)校教育教學(xué)工作已搭上信息化、高科技的快車，但目前由于各方面原因，這些信息技術(shù)和高科技產(chǎn)品并未在中小學(xué)檔案管理工作中得到普遍運用，很多中小學(xué)校檔案設(shè)施陳舊、設(shè)備和管理技術(shù)滯后。調(diào)查的6所學(xué)校中，都配備了部分檔案信息化采集設(shè)備，如計算機、照相機等，但都未使用檔案管理系統(tǒng)，未進行數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，仍使用傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)方式，極大地限制了檔案工作服務(wù)的效率和深度。

（五）檔案資源開發(fā)利用不充分

做好檔案管理工作歸根結(jié)底是為了充分利用好檔案資源為學(xué)校教育和學(xué)生發(fā)展服務(wù)，但由于一些學(xué)校不重視檔案管理工作，忽視檔案資源的價值，檔案資源開發(fā)利用手段落后等原因，導(dǎo)致檔案資源沒有得到合理開發(fā)和使用，未能發(fā)揮出檔案資源的積極作用。調(diào)查的6所學(xué)校中，因均未進行檔案信息化建設(shè)，仍使用傳統(tǒng)的手工檢索方式，導(dǎo)致學(xué)校很少或者偶爾使用檔案，并且缺乏深層次的檔案編研材料，極大地限制了檔案資源的開發(fā)和利用率。

三、中小學(xué)檔案管理工作改進策略

（一）加強重視，完善檔案設(shè)施設(shè)備配置

加強教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。各中小學(xué)校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，并明確一名校級領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。學(xué)校應(yīng)為綜合檔案室提供符合檔案管理要求的專用檔案庫房，配置必要的工作設(shè)施和設(shè)備，以保障檔案信息化建設(shè)能與學(xué)校信息化建設(shè)同步規(guī)劃實施，充分發(fā)揮檔案資源在服務(wù)學(xué)校發(fā)展和教育教學(xué)等方面的價值和作用。

（二）建立健全檔案工作制度

加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項檔案制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，根據(jù)國家相關(guān)檔案政策規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際，引入時代元素，來建立健全包括檔案收集與整理、檔案利用與服務(wù)、檔案安全保密和鑒定銷毀等方面的規(guī)章制度，以規(guī)范檔案管理方式，提高檔案管理效率。各級教育行政部門和學(xué)校要完善學(xué)校檔案管理體系，把檔案工作納入學(xué)校整體考核評估指標(biāo)體系，促進檔案工作與學(xué)校其他各項工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

（三）加強隊伍建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作

配備專業(yè)的檔案管理人員是保障檔案工作專業(yè)性的前提，學(xué)校應(yīng)加大經(jīng)費保障和人員配備力度，提高檔案工作的待遇，吸引、培養(yǎng)并留住檔案專業(yè)人才。同時，要定期組織檔案工作人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研究和工作交流等，鼓勵其持續(xù)提高政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，真正做到有崗必有責(zé)、有責(zé)必擔(dān)當(dāng)，從而促使學(xué)校檔案工作的規(guī)范性、專業(yè)性、科學(xué)性、創(chuàng)新性得到加強。

（四）充分挖掘和利用檔案資源

結(jié)合學(xué)校自身特色和發(fā)展實際，深度挖掘檔案資源，使無人問津的死檔案變成可供學(xué)校利用的寶貴活資源?？赏ㄟ^緊扣學(xué)校發(fā)展中的重?zé)犭y點問題，加強學(xué)校檔案編研工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校發(fā)展和學(xué)生檔案意識教育提供有效服務(wù)和支持。

（五）加快檔案信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著學(xué)校教育教學(xué)等工作信息化建設(shè)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式和技術(shù)已不能適應(yīng)中小學(xué)校各方面發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)合理運用信息技術(shù)，積極構(gòu)建并不斷完善電子檔案管理系統(tǒng)，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施配備和檔案信息化制度建設(shè)，與時俱進提高學(xué)校檔案信息化程度，進而不斷提升檔案工作的服務(wù)能力和水平。

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【責(zé)任編輯 劉夢薇】