淺析公益場(chǎng)館采購(gòu)需求管理存在的問(wèn)題及對(duì)策
——以某科技館為例

薛晨紅 王曉東 上?？萍拣^

一、《政府采購(gòu)需求管理辦法》對(duì)采購(gòu)需求做出了明確要求

第一點(diǎn)是合規(guī)性?！墩少?gòu)需求管理辦法》第七條規(guī)定，采購(gòu)需求應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定、政府采購(gòu)政策和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，符合國(guó)家的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，遵循預(yù)算、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等相關(guān)管理制度，符合采購(gòu)項(xiàng)目特點(diǎn)和實(shí)際要求。

第二點(diǎn)是完整性?！墩少?gòu)需求管理辦法》第八條要求，編制采購(gòu)需求應(yīng)明確項(xiàng)目所有技術(shù)、商務(wù)要求。換句話說(shuō)，確保順利進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的所有要求都應(yīng)該在采購(gòu)需求的編制中體現(xiàn)。

第三點(diǎn)是明確性?！墩少?gòu)需求管理辦法》第九條提出，采購(gòu)需求應(yīng)當(dāng)客觀，量化指標(biāo)應(yīng)當(dāng)明確相應(yīng)等次，有連續(xù)區(qū)間的按照區(qū)間劃分等次。

二、某科技館采購(gòu)現(xiàn)狀分析

2021年某科技館本館及兩個(gè)分館現(xiàn)共有23個(gè)部門，通過(guò)對(duì)2019-2021年采購(gòu)項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)，三年共完成10萬(wàn)以上采購(gòu)項(xiàng)目共有采購(gòu)項(xiàng)目355項(xiàng)。某科技館10萬(wàn)以上項(xiàng)目全部參照政府采購(gòu)流程實(shí)施采購(gòu)，其采購(gòu)需求涉及本館及兩個(gè)分館運(yùn)維中心的設(shè)備設(shè)施維保、綠化、外墻清潔及物業(yè)服務(wù)等；展覽研發(fā)中心的臨展類項(xiàng)目等；信息中心軟硬件維保類、安全類軟硬件及辦公類軟硬件等；本館及兩個(gè)分館展教中心的課程研發(fā)、視頻拍攝、活動(dòng)類等；后勤管理處的館服、醫(yī)療服務(wù)和辦公用品等；保衛(wèi)處的消防、技防和安防維保等；分館一藏品保護(hù)研究中心和分館二研究中心藏品的征集；本館及兩個(gè)分館的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)及其他職能部門的一些采購(gòu)需求。具體各部門采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)詳見(jiàn)表1：

從表1中2019-2021年采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)清晰地可以看出，采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)量比例占到前五位的分別是本館運(yùn)維中心，項(xiàng)目數(shù)量占總項(xiàng)目數(shù)的比例達(dá)到了21.69%；分館一運(yùn)維中心所占比例為18.03%；信息中心的數(shù)量所占比例為13.52%；本館展教中心的數(shù)量所占比例為7.89%；保衛(wèi)處的數(shù)量所占比例為7.89%。從所統(tǒng)計(jì)的金額來(lái)看，本館及兩個(gè)分館運(yùn)維中心所占的比例也是最高的。其中一個(gè)分館運(yùn)維中心部分項(xiàng)目、展教中心和研究中心的采購(gòu)預(yù)算另有出處，故本次統(tǒng)計(jì)沒(méi)有計(jì)算在內(nèi)。

表1 2019-2021年采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)

三、采購(gòu)需求編制目前存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)需求編制缺乏完整性

根據(jù)《政府采購(gòu)需求管理辦法》第六條規(guī)定采購(gòu)需求，是指采購(gòu)人為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，擬采購(gòu)的標(biāo)的及其需要滿足的技術(shù)、商務(wù)要求。技術(shù)要求是指對(duì)采購(gòu)標(biāo)的功能和質(zhì)量要求，包括性能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀、安全，或者服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)等。商務(wù)要求是指取得采購(gòu)標(biāo)的時(shí)間、地點(diǎn)、財(cái)務(wù)和服務(wù)要求，包括交付（實(shí)施）的時(shí)間（期限）和地點(diǎn)（范圍）、付款條件（進(jìn)度和方式）、包裝和運(yùn)輸、售后服務(wù)、保險(xiǎn)等。具體規(guī)定了采購(gòu)需求所需要包含的內(nèi)容，編制采購(gòu)需求時(shí)注意不要遺漏，盡可能地全面具體地描述采購(gòu)需求，以便能更好地完成采購(gòu)。

某科技館目前所使用的在線辦公平臺(tái)內(nèi)專門劃分了采購(gòu)管理應(yīng)用模塊，在該模塊內(nèi)針對(duì)不同的采購(gòu)金額區(qū)間劃分出不同的采購(gòu)需求表單，每個(gè)采購(gòu)金額區(qū)間所需填寫(xiě)的采購(gòu)需求表單要求不同，其中10萬(wàn)（含）以上表單內(nèi)容對(duì)于采購(gòu)需求編制的要求進(jìn)行了細(xì)化，包含了采購(gòu)需求必須所要填寫(xiě)的內(nèi)容，并且特別用紅字標(biāo)注了需要填寫(xiě)的內(nèi)容。

通過(guò)對(duì)某科技館經(jīng)辦部門發(fā)起的2019-2021年采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)需求回退的原因進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類后發(fā)現(xiàn)，目前主要有兩大原因造成采購(gòu)需求的回退，具體如下：

a.采購(gòu)需求編制中缺失了商務(wù)或者技術(shù)要求，如設(shè)備設(shè)施的維保沒(méi)有列舉所有需要維修保養(yǎng)的設(shè)備清單以及備件清單，或者在設(shè)備的采購(gòu)中，對(duì)售后服務(wù)這一方面沒(méi)有相關(guān)的約定。

b.市場(chǎng)調(diào)研不符合要求，如未按《某科技館采購(gòu)管理辦法》的要求完成市場(chǎng)調(diào)研。調(diào)研供應(yīng)商數(shù)量不夠或者調(diào)研報(bào)告內(nèi)容不完整。

（二）采購(gòu)需求編制中技術(shù)參數(shù)設(shè)置要符合項(xiàng)目實(shí)際

采購(gòu)需求應(yīng)該按照政府采購(gòu)相關(guān)法規(guī)的要求，技術(shù)參數(shù)應(yīng)該滿足采購(gòu)需要，并且滿足市場(chǎng)充分競(jìng)爭(zhēng)的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際編寫(xiě)采購(gòu)需求時(shí)星號(hào)項(xiàng)越多，符合條件的供應(yīng)商也越少，造成參與項(xiàng)目投標(biāo)的潛在供應(yīng)商不足，沒(méi)有形成充分市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，容易產(chǎn)生流標(biāo)，因此需要考慮采購(gòu)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)。例如在某科技館安檢機(jī)采購(gòu)項(xiàng)目中，因?yàn)樵O(shè)置了過(guò)多的星號(hào)項(xiàng)，報(bào)名投標(biāo)的供應(yīng)商不足3家，導(dǎo)致第一次招標(biāo)失敗，耽誤了采購(gòu)時(shí)間。第二次重新市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)技術(shù)需求進(jìn)行修正，對(duì)星號(hào)項(xiàng)重新進(jìn)行調(diào)整，在能滿足自身需求的前提下，使參加報(bào)名的供應(yīng)商超過(guò)3家，最終順利完成了招標(biāo)。

（三）采購(gòu)需求沒(méi)有按照采購(gòu)計(jì)劃時(shí)間進(jìn)行啟動(dòng)

按照某科技館的采購(gòu)流程，除緊急采購(gòu)項(xiàng)目以外，采購(gòu)項(xiàng)目從采購(gòu)需求的填報(bào)到最終簽訂合同，公開(kāi)招標(biāo)非重大項(xiàng)目一般需要70天左右，重大項(xiàng)目大約需要90-120天，競(jìng)爭(zhēng)性磋商需要60天左右，單一來(lái)源和競(jìng)爭(zhēng)性談判需要50天左右。在確定交貨期或者服務(wù)期的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)充分考慮采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施所需要的時(shí)間，特別是像物業(yè)、安保和維保類服務(wù)項(xiàng)目，如果采購(gòu)項(xiàng)目沒(méi)有按照采購(gòu)計(jì)劃及時(shí)啟動(dòng)，導(dǎo)致采購(gòu)流程時(shí)間過(guò)于緊張，一旦發(fā)生特殊情況，極有可能不能按時(shí)地完成采購(gòu)。

（四）采購(gòu)需求編寫(xiě)人員專業(yè)知識(shí)較為缺乏

采購(gòu)需求編寫(xiě)的人員往往對(duì)某些采購(gòu)內(nèi)容的具體標(biāo)準(zhǔn)并不是很了解。例如去年其中分館一的垃圾袋采購(gòu)需求，小號(hào)垃圾袋要求的厚度和大垃圾袋的厚度設(shè)置了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，小垃圾袋太厚不能卷成一圈，導(dǎo)致使用時(shí)較為麻煩。

四、規(guī)范采購(gòu)需求編制的對(duì)策

（一）規(guī)范采購(gòu)需求的編制，編寫(xiě)常規(guī)類項(xiàng)目的采購(gòu)需求模板

維保類采購(gòu)需求模板編制，包括本館及兩個(gè)分館運(yùn)維中心、信息中心及保衛(wèi)處所涉及的維護(hù)保養(yǎng)類項(xiàng)目。

維護(hù)保養(yǎng)類采購(gòu)需求模板包含以下采購(gòu)要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項(xiàng)目概況、工作范圍、設(shè)備清單、響應(yīng)時(shí)間、維保頻次、備件清單（如有）、付款方式及履約驗(yàn)收條款等內(nèi)容。要求采購(gòu)需求編制人員按照此模板來(lái)填寫(xiě)。

展覽研發(fā)中心的臨展亦是某科技館每年需要采購(gòu)的項(xiàng)目，臨展類采購(gòu)需求模板包括以下采購(gòu)要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項(xiàng)目概況、工作范圍、展品展項(xiàng)清單、設(shè)計(jì)施工要求、布展安裝工程與施工組織管理、項(xiàng)目質(zhì)量要求、售后服務(wù)要求、項(xiàng)目承包方式及管理要求、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要求、時(shí)間進(jìn)度要求、支付方式、履約驗(yàn)收、知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密，附件展廳圖紙、策劃方案等內(nèi)容。

通用貨物類采購(gòu)需求模板一般包含以下采購(gòu)要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項(xiàng)目概況、貨物名稱、技術(shù)參數(shù)、安裝調(diào)試（如有）、項(xiàng)目交付時(shí)間、地點(diǎn)、包裝運(yùn)輸（如有）、保險(xiǎn)（如有）、質(zhì)保期、售后服務(wù)、付款方式及履約驗(yàn)收等內(nèi)容。

通用服務(wù)類采購(gòu)需求模板一般包含以下采購(gòu)要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項(xiàng)目概況、采購(gòu)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)要求和標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)地點(diǎn)、項(xiàng)目服務(wù)期限、項(xiàng)目人員安排（如有）、項(xiàng)目進(jìn)度要求（如有）、組織實(shí)施要求（如有）、付款方式、履約驗(yàn)收等內(nèi)容。

（二）梳理本館及兩個(gè)分館同類型采購(gòu)需求，進(jìn)行合并采購(gòu)，提高采購(gòu)效率

從之前的采購(gòu)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析來(lái)看，本館及兩個(gè)分館運(yùn)維中心的采購(gòu)項(xiàng)目不管數(shù)量還是金額，都是在本館及兩個(gè)分館的采購(gòu)中占到了將近一半，經(jīng)過(guò)對(duì)本館及兩個(gè)分館運(yùn)維中心采購(gòu)需求的梳理，發(fā)現(xiàn)有些采購(gòu)需求是本館及兩個(gè)分館運(yùn)維中心都需要采購(gòu)的，其中可合并采購(gòu)的項(xiàng)目清單如下：

服務(wù)類

a.電梯維保服務(wù)項(xiàng)目

b.外墻清洗服務(wù)項(xiàng)目

c.空調(diào)濾網(wǎng)更換服務(wù)項(xiàng)目

d.空調(diào)機(jī)組維護(hù)服務(wù)項(xiàng)目

e.風(fēng)管清洗服務(wù)項(xiàng)目

f.室外綠化養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目

g.吊點(diǎn)檢測(cè)項(xiàng)目

h.防蟲(chóng)害項(xiàng)目

i.電氣火災(zāi)檢測(cè)系統(tǒng)項(xiàng)目

j.排污管道清洗項(xiàng)目

貨物類：

a.一次性口罩采購(gòu)項(xiàng)目

b.清潔試劑采購(gòu)項(xiàng)目

c.垃圾袋采購(gòu)項(xiàng)目

d.防疫物品采購(gòu)項(xiàng)目

e.大卷紙、擦手紙采購(gòu)項(xiàng)目

共計(jì)15個(gè)項(xiàng)目，可以使本館及兩個(gè)分館總項(xiàng)目數(shù)由45個(gè)減少為15個(gè)，采購(gòu)需求的編制人員增加，可以使前期的調(diào)研更為充分，需求的編制更為全面、完善。采購(gòu)人員和代理機(jī)構(gòu)可以根據(jù)近三年招標(biāo)的情況和最新的政策法規(guī)情況，給需求部門一定的指導(dǎo)意見(jiàn)，使采購(gòu)需求更加合規(guī)。梳理這些項(xiàng)目后，形成具體的采購(gòu)需求。如果有人員變更，也能很好地完成需求編制。

（三）采購(gòu)需求按照既定時(shí)間或者提前編制需求

采購(gòu)需求應(yīng)當(dāng)采購(gòu)計(jì)劃編制中啟動(dòng)的時(shí)間如期或者提前開(kāi)始采購(gòu)需求的編制。例如物業(yè)和保安是本館及兩個(gè)分館的重點(diǎn)項(xiàng)目，一招三年，采購(gòu)金額比較大?？梢栽诘谌旰贤狡谇?，提早啟動(dòng)編制需求，一般來(lái)說(shuō)，如果采購(gòu)需求變動(dòng)不大，則由需求部門按照變化稍做修改，如果采購(gòu)需求變動(dòng)較大，可以請(qǐng)專家或者招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)一起對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行專把關(guān)，根據(jù)相關(guān)意見(jiàn)，修改和完善采購(gòu)需求，以保證后續(xù)招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

（四）采購(gòu)需求的編制需做好市場(chǎng)調(diào)研

根據(jù)《政府采購(gòu)需求管理辦法》第十條采購(gòu)人可以在確定采購(gòu)需求前開(kāi)展需求調(diào)查，了解相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、市場(chǎng)供給、同類采購(gòu)項(xiàng)目歷史成交信息，可能涉及的運(yùn)行維護(hù)、升級(jí)更新、備品備件、耗材等后續(xù)采購(gòu)，以及其他相關(guān)情況。向市場(chǎng)主體開(kāi)展需求調(diào)查時(shí)，選擇的調(diào)查對(duì)象一般不少于3個(gè)，并應(yīng)當(dāng)具有代表性。根據(jù)《某科技館采購(gòu)管理辦法》采購(gòu)限額以上的項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)研需有5家及以上供應(yīng)商。

另外，可以梳理某科技館的供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，將類似采購(gòu)項(xiàng)目歷史成交信息提供給需求部門。市場(chǎng)調(diào)研必須按照《政府采購(gòu)需求管理辦法》第十條規(guī)定的要求，采購(gòu)需求部門才能科學(xué)、合理、規(guī)范地編制采購(gòu)需求，為整個(gè)采購(gòu)順利完成提供保證。

（五）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)需求的審查

根據(jù)《政府采購(gòu)需求管理辦法》第四章風(fēng)險(xiǎn)控制中的條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)需求的形成和實(shí)現(xiàn)過(guò)程的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理。

五、結(jié)論

綜上所述，通過(guò)對(duì)某科技館采購(gòu)現(xiàn)狀的分析，以及采購(gòu)需求編制目前存在的問(wèn)題，找出采購(gòu)需求規(guī)范編制的對(duì)策，是高效并且保質(zhì)保量地完成采購(gòu)任務(wù)的前提。隨著《政府采購(gòu)需求管理辦法》的實(shí)施，采購(gòu)需求的科學(xué)合理的編制，越來(lái)越受到重視，采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)編制具有主體責(zé)任。研究采購(gòu)需求編制存在的問(wèn)題和對(duì)策措施，對(duì)于實(shí)施采購(gòu)、提高采購(gòu)效率具有十分重要的意義。某科技館是全國(guó)一級(jí)博物館，采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)容涉及廣泛，和其他公益場(chǎng)館在采購(gòu)需求方面有著相通之處，研究其采購(gòu)需求規(guī)范編制的對(duì)策，希望對(duì)其他公益場(chǎng)館的采購(gòu)具有一定借鑒意義。