數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理的策略分析

張彩霞

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;醫(yī)療保險;檔案管理策略

醫(yī)療保險作為我國社保的一部分，其檔案是社會管理工作中的重要組成，直接關(guān)乎我們每個人的生命利益。隨著信息時代的來臨，數(shù)字化技術(shù)開始應(yīng)用到了社會生活及工作的方方面面，尤其是在醫(yī)療保險事業(yè)中的許多環(huán)節(jié)都應(yīng)用到了數(shù)字化管理手段。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理對比，數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理手段更加具有優(yōu)勢，有效打破了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，為數(shù)字化醫(yī)療保險的檔案管理帶來了更多便利?；诖?，要不斷加大數(shù)字化管理手段的應(yīng)用，將其全面運(yùn)用在醫(yī)療保險檔案管理中，以此確保檔案管理安全的同時，還能為人民群眾的利益帶來巨大保障。

一、數(shù)字化檔案管理概述

數(shù)字化檔案是利用互聯(lián)網(wǎng)形式，將檔案的存儲從實(shí)體轉(zhuǎn)化為虛擬化形式，能夠減少地理位置和信息載體對檔案管理的制約，從而較好地保存檔案信息的狀態(tài)。借助于計算機(jī)信息化平臺，對檔案信息實(shí)現(xiàn)了采集、處理、儲存、分析以及記錄的形式，更加能夠確保檔案信息的真實(shí)性，讓其發(fā)揮更大的價值和功能。

數(shù)字化檔案管理本身具有的特點(diǎn)，其一是可操作性。借助于數(shù)字化的管理手段，能夠轉(zhuǎn)變紙質(zhì)檔案的管理模式，將查找紙質(zhì)檔案的工作時間明顯縮短，利用數(shù)字化平臺形式實(shí)現(xiàn)檔案資源的隨時隨地查找和翻閱，提高了工作效率。

其二是媒體的集成性。在數(shù)字化檔案管理中具有諸多的圖像、視頻等信息，數(shù)字化能夠?qū)⒅T多不同類型的檔案信息通過信息媒體形式，對其實(shí)現(xiàn)了最優(yōu)化的集成，讓檔案信息變得更加多元化。

其三是可變性。在數(shù)字化檔案管理中計算機(jī)、信息化技術(shù)是其支撐及依托，檔案信息能夠在其中進(jìn)行修改，并有效對管理中的漏洞進(jìn)行修復(fù)，從而不斷加強(qiáng)對檔案的安全防護(hù)。

二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理的重要性

1.助力我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展壯大

隨著我國社會保障體制的完善，醫(yī)療保險正式進(jìn)入了我們的生活中，為群眾就醫(yī)提供了重要的物質(zhì)保障。當(dāng)前社會發(fā)展現(xiàn)狀下，參加居民醫(yī)療保險和職工醫(yī)療保險的人數(shù)不斷增加。在勞務(wù)關(guān)系確立后，單位都會為員工購買相對應(yīng)的五險一金，醫(yī)療保險就是五險中的重要組成部分。在傳統(tǒng)的醫(yī)療保險檔案中，保存檔案的形式往往是采取紙質(zhì)檔案或是電子版檔案保存在相關(guān)機(jī)構(gòu)中，而在檔案資料中詳細(xì)記載了參保人的具體情況，包含了參保人的個人信息和單位資料、醫(yī)療保險辦理的相關(guān)手續(xù)、保險額度及保險種類等。資料要確保具有真實(shí)性，這些都是參保的重要憑證，因此要對醫(yī)療保險檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。但是，隨著我國參保人數(shù)的劇增，使得醫(yī)療保險檔案管理工作中心的壓力不斷加大，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能滿足社會需求，只能不斷創(chuàng)新管理模式進(jìn)行檔案管理。數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理模式在此種情況下孕育而生，運(yùn)用數(shù)字化管理手段，不僅能夠?qū)⒋罅考堎|(zhì)化信息通過數(shù)字化的形式保存下來，還能從個人與用人單位兩個層面進(jìn)行檔案資料、數(shù)據(jù)的整理與分類，使存儲空間大大縮減，便于信息的查詢與完善，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展壯大提供了有力支撐。

2.維護(hù)每位參保人的根本權(quán)利

醫(yī)療保險檔案中詳細(xì)記錄了每位參保人的信息，包括投保到最終去世，幾十年的參保資料中的參保年限、繳費(fèi)情況以及報銷情況等都在檔案里，屬于最原始資料，不管是參保人信息變更、繳費(fèi)方式變化等都能在檔案中反映出來，涉及每一個參保人的根本利益。但是，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)化的管理模式，由于紙張記錄的破損、檔案管理人員的變動、人為記錄混亂等造成了參保人員的根本利益受到損害，從而產(chǎn)生糾紛。而利用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理，能夠有效將參保數(shù)據(jù)資料詳細(xì)保存在計算機(jī)系統(tǒng)中，并上傳數(shù)據(jù)庫，有效保障了數(shù)據(jù)資料的安全性。除此之外，參保人員還可以隨時查找自己的醫(yī)保信息或是辦理醫(yī)保退休手續(xù)等，讓檔案管理人員能夠隨時隨地從數(shù)據(jù)庫中找到參保人的資料記錄，提升了工作效率，有效維護(hù)了參保人員的基本權(quán)益。

3.幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的依據(jù)

由于醫(yī)療保險檔案資料內(nèi)容的不斷更新、優(yōu)化與完善，參保人員的醫(yī)療保險檔案信息日趨豐富多樣，國家依托這些信息修訂了醫(yī)療保險政策，成為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要依據(jù)，以此來滿足現(xiàn)階段人們對醫(yī)療保險的需求。借助于數(shù)字化管理手段，能夠?qū)?shù)據(jù)資料信息進(jìn)行科學(xué)的管理和歸類，讓領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行調(diào)閱使用時更加便捷，提高了領(lǐng)導(dǎo)決策的效率。除此之外，數(shù)字化的管理方式能夠有效提高醫(yī)療保險檔案管理的安全程度，將信息上傳到數(shù)據(jù)庫中保證了參保人信息的完整性，確保檔案信息能夠不被篡改和損害，讓檔案能夠有據(jù)可查。為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了可靠的數(shù)據(jù)來源，讓領(lǐng)導(dǎo)的決策都有事實(shí)可依。

三、數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理現(xiàn)狀

近幾年來，雖然我國數(shù)字化醫(yī)療保險檔案的管理方式取得了一定進(jìn)展，但是在檔案管理工作過程中還存在諸多問題，導(dǎo)致了檔案管理的現(xiàn)狀堪憂。

1.缺乏完善的檔案資源

辦理醫(yī)療保險需要一定的流程與有效資料，包括參保人員的身份證件、戶口簿等，但是在進(jìn)行辦理醫(yī)療保險時，絕大多數(shù)人都會存在漏帶及少帶現(xiàn)象。再者，辦理醫(yī)療保險檔案中需要原件部分，有部分人員會提供復(fù)印件形式，并且沒有蓋上相應(yīng)的公章。導(dǎo)致在醫(yī)療保險中會出現(xiàn)諸多情況，一旦發(fā)生醫(yī)保糾紛，會因?yàn)樽C件缺乏了原始性，而造成不利于參保人的后果，無法有效保證參保方的利益。

2.檔案管理方式不規(guī)范

無論在進(jìn)行紙質(zhì)醫(yī)療保險檔案填寫，還是在電子醫(yī)療保險檔案填寫時，對填表人的書寫規(guī)范都有著嚴(yán)苛的要求。但是，在實(shí)際辦理過程中都存在著表格填寫錯誤、微機(jī)輸入錯誤等情況，這就導(dǎo)致參保人的證件號碼與檔案中的證件號碼出現(xiàn)不一致的情況。醫(yī)療保險機(jī)構(gòu)缺乏規(guī)范的檔案管理形式，不僅會造成檔案管理人員的工作量不斷加劇，還會導(dǎo)致核對工作效率下降。

3.檔案資料移交不及時

絕大多數(shù)醫(yī)療保險機(jī)構(gòu)過于強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)，從而忽略了對醫(yī)療保險檔案的管理，久而久之導(dǎo)致了大批量的醫(yī)療保險檔案堆積，甚至部分管理者還錯誤地認(rèn)為只要檔案不泄露就不會發(fā)生消極管理。然而，事實(shí)上因?yàn)獒t(yī)療保險檔案移交不及時，所造成的檔案嚴(yán)重堆積會不斷加劇后續(xù)資源整合難度的增加，更加大了工作難度。

4.數(shù)字化建設(shè)水平較低

現(xiàn)階段，我國的醫(yī)療保險已在逐步引入數(shù)字化信息技術(shù)，但是絕大多數(shù)醫(yī)療保險機(jī)構(gòu)都只是停留在片面化的階段，只會利用計算機(jī)將醫(yī)療保險的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫中，并沒有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，部門與部門之間的檔案資料共享和檔案檢索還存在諸多問題，數(shù)據(jù)化的管理水平還有待加強(qiáng)。

四、數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理的具體策略

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為我國醫(yī)療保險檔案管理工作帶來了極大的便利性和技術(shù)性。因此，檔案管理者要將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)療保險檔案的各個環(huán)節(jié)，以此來不斷提升醫(yī)療保險檔案管理效率。

1.歸檔方式要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

隨著社會發(fā)展，醫(yī)療保險檔案管理開始踏入數(shù)字化管理階段，為了便于檔案的管理與應(yīng)用，各級、各地區(qū)的醫(yī)療保險檔案管理中心要嚴(yán)格按照國家規(guī)定的檔案歸檔方式進(jìn)行管理檔案，采用統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案中的資料全部錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，以此來確保參保人資料信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在歸檔方式上要按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，可從三個方面對歸檔方式進(jìn)行干預(yù)。首先，要按照國家檔案規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，將每一位參保人的信息都能錄入到數(shù)據(jù)庫中，并明確標(biāo)注好電子檔案，包含醫(yī)療保險檔案的保管范圍以及使用期限。其次，要確保醫(yī)療檔案的安全，在建立起檔案數(shù)據(jù)后，雖然給醫(yī)療保險的檔案管理提供了諸多便利性，但與此同時也存在著諸多的安全隱患。所以，要不斷借助信息技術(shù)部門，增強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的抗病毒和抗黑客攻擊能力，以此來不斷強(qiáng)化對醫(yī)療保險檔案的保護(hù)力度，從而確保檔案信息不被泄漏，保證其安全性。最后，要充分挖掘醫(yī)療保險檔案中所具有的檔案價值。檔案中含有大量隱性的、深層次的信息，可以從不同角度反映出眾多問題，檔案管理中心的人員要積極搜索、分析、整合這些信息，對其進(jìn)行歸納與總結(jié)。然后，在第一時間進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，促使檔案信息服務(wù)工作順利有序地進(jìn)行。例如，青州市醫(yī)療保險事業(yè)中心在進(jìn)行醫(yī)療保險檔案管理時嚴(yán)格按照國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔整理，歸檔的資料包含了主、次兩種表格，主表在前，次表以附表形式放在后面，并且表與表之間也具有相互聯(lián)系的作用，銜接有序。

2.加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度

醫(yī)療保險檔案管理建設(shè)的好壞直接影響到廣大參保人民群眾的切身利益，醫(yī)療保險檔案管理人員要吃透醫(yī)療保險檔案管理的重要意義、迫切需求以及強(qiáng)大的影響力。在進(jìn)行醫(yī)療保險檔案管理過程中，需要加大力度做好醫(yī)療保險檔案管理硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施有計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)備、檔案管理辦公空間、服務(wù)器以及打印、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)辦公用品。做好基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建有助于數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理順利且快速發(fā)展，只有確?；A(chǔ)設(shè)施充足，才能更好地讓各級與各部門積極響應(yīng)上級的政策，從而全力以赴地投入到醫(yī)療保險檔案的數(shù)字化管理中，才能為參保人提供最優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，確保廣大參保人的利益不被損害，及時保障參保人的合法權(quán)益。例如，我們中心為了積極響應(yīng)上級號召，使檔案數(shù)字化發(fā)展順利、有序地向前邁進(jìn)，從我中心具體情況出發(fā)，制定了符合本中心的數(shù)字化檔案管理計劃，與醫(yī)療保險檔案基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建進(jìn)行了有機(jī)融合。與此同時，對于各崗位人員的配置進(jìn)行了全面的風(fēng)險測評，并且落實(shí)到位，及時發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行解決與維護(hù)，從而確保能在短時間內(nèi)恢復(fù)醫(yī)療保險檔案的正常工作，讓檔案管理工作能夠落到實(shí)處，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案管理服務(wù)的作用。

3.打造強(qiáng)有力的高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊

在醫(yī)療保險改革的當(dāng)前階段，國家不斷鼓勵要將醫(yī)療保險檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，各級和各地方的醫(yī)療保險檔案管理部門要始終圍繞著數(shù)字化檔案管理實(shí)施工作，深入開展數(shù)字化檔案管理交流。同時，還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的醫(yī)療保險數(shù)字化檔案管理模式，以此來不斷建立起完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。此外，要想能夠讓醫(yī)療保險檔案管理朝著數(shù)字化方向深入發(fā)展，還要打造一支強(qiáng)有力、高素質(zhì)的檔案管理數(shù)字化隊伍，并要加強(qiáng)引進(jìn)具有較多經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)型人才，以此來不斷提升檔案管理人員的整體素質(zhì)及水平，才能確保醫(yī)療保險檔案信息的安全。除此之外，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，讓他們不斷學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)，使其在展開工作的過程中更加得心應(yīng)手，促進(jìn)工作效率的提升，加速檔案管理規(guī)范化進(jìn)程，最終達(dá)到統(tǒng)一管理的目的。例如，我中心就經(jīng)常組織檔案管理人員到市級相關(guān)單位參加一些關(guān)于數(shù)字化檔案管理的專題培訓(xùn)，認(rèn)真聽取相關(guān)專家對各類檔案管理的知識講解，進(jìn)而從中學(xué)到了許多優(yōu)秀的數(shù)字化檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，以此來幫助我中心能夠更好規(guī)范數(shù)字化檔案管理模式。另外，我中心還積極引入先進(jìn)的管理人才，并增加了技術(shù)型崗位人才的招聘數(shù)量，以此來提高我中心的檔案管理整體素質(zhì)和水平，從而更好地為參保群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.完善醫(yī)療保險檔案管理制度

醫(yī)療保險檔案管理工作對社會發(fā)展有著重要影響，雖然工作內(nèi)容基礎(chǔ)性較高，但是涉獵方面較為廣泛，其中包括參保登記、醫(yī)療保險基金的繳納、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的認(rèn)定、參保人員的轉(zhuǎn)診手續(xù)辦理以及醫(yī)療費(fèi)用審核等諸多業(yè)務(wù)。由于醫(yī)療保險檔案所覆蓋的面更加寬泛，因此對醫(yī)療保險檔案管理工作的要求較為嚴(yán)苛。在此情況下，科學(xué)、合理、完整的醫(yī)療保險管理制度成為醫(yī)療保險檔案管理的重要法則。不僅如此，醫(yī)療保險檔案管理者還需要加強(qiáng)思想意識的認(rèn)識，秉承嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進(jìn)行制度規(guī)則的制定，還要加強(qiáng)管理力度，以更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來不斷提高管理層人員的業(yè)務(wù)水平與能力，最終確保醫(yī)療保險檔案管理制度的順利落實(shí)，促使醫(yī)療保險檔案人員的服務(wù)品質(zhì)得到進(jìn)一步提升。例如，醫(yī)療保險檔案管理制度包含了材料整理規(guī)范、醫(yī)療保險檔案移交、醫(yī)療保險檔案立卷歸檔、醫(yī)療保險檔案保管保密、醫(yī)療保險檔案鑒定銷毀、醫(yī)療保險設(shè)備維護(hù)使用等制度，以及醫(yī)療保險檔案管理人員的工作制度等，這些制度的制定與執(zhí)行是醫(yī)療保險檔案管理工作順利完成的有力依據(jù)，在工作中要從實(shí)際出發(fā)把制度落實(shí)到方方面面。這樣才能更好地為參保人服務(wù)，最大化保障他們的合法權(quán)益，助力醫(yī)療保險檔案管理制度朝著數(shù)字化方向可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

總之，醫(yī)療保險檔案關(guān)系著參保人的直接利益，且推進(jìn)數(shù)字化醫(yī)療保險檔案管理能夠?qū)ξ覈鐣髁x醫(yī)療保險事業(yè)的發(fā)展具有顯著的推動作用。因此，要不斷健全醫(yī)療保險的管理制度，并要提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓醫(yī)療保險檔案管理的數(shù)字化水平不斷提升。以此確保醫(yī)療保險檔案數(shù)字化管理的進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)，從而提高醫(yī)療保險檔案的管理效率，促進(jìn)我國醫(yī)療保險事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山東省濰坊市青州市醫(yī)療保險事業(yè)中心）