信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

宋倩

關鍵詞：信息社會;辦公室;文書檔案管理;改革和創(chuàng)新

文書檔案能夠為本單位開展工作計劃和決策提供重要依據(jù)，其內(nèi)容包括單位事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度總結、人事變更等各方面信息，由此可見，文書檔案管理工作是單位整體管理的重中之重。各部門的發(fā)展、成績、日常工作內(nèi)容等均通過文書檔案體現(xiàn)，所以辦公室文書檔案管理也是一項工作量大且煩瑣的工作。傳統(tǒng)管理方法以紙質檔案管理為主，容易造成丟失、人為損壞或筆跡不清，其保留年限短。從工作形式上看，傳統(tǒng)人工整理方式工作效率低，增加了文書檔案管理人員的工作壓力，且無法滿足相關管理要求。同時，由于文書檔案信息量較大，服務對象不盡相同，所以查詢檔案時也有諸多不便。因此，只有切實改革與創(chuàng)新辦公室文書檔案管理形式與方法，提高檔案管理工作信息化水平，才能實現(xiàn)提高文書檔案管理工作質量和效率。

一、辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新的重要意義

首先，文書檔案管理工作具有特殊性質，對于企業(yè)或事業(yè)單位而言，文書檔案記錄著其構建、注銷、變更等活動信息，是工作的初始材料，日常工作中，其他部門產(chǎn)生相應決策時，也以查找相關文書檔案為重要依據(jù)。這些文書檔案信息為我國進行政治經(jīng)濟文化考察提供了信息支持，屬于國家歷史資料的一部分，做好管理、留存工作有著重要意義。企事業(yè)單位文書檔案資料中記錄著單位重要人事任免、重大事情決策、上級來文、本單位發(fā)文等重要信息，對企事業(yè)單位各項職能的發(fā)揮以及開展，都起著非常重要的作用，總的來說企事業(yè)單位效能化發(fā)展的好壞，將會在很大程度上受到文書檔案管理效果的影響。

其次，步入信息社會，信息技術高速發(fā)展，對社會各行各業(yè)制度的創(chuàng)新和工作效率的提高起到推動作用，促使眾多領域在市場中取得了重大成就，信息技術大規(guī)模普及。辦公室文書檔案管理過程中，針對管理形式、理念進行改革，可以幫助管理者更快掌握、整理、整合數(shù)據(jù)，并且可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術分析信息間的關聯(lián)性，具有提高文書檔案查閱、使用效率的效果。數(shù)字化系統(tǒng)的建立與完善，實現(xiàn)了在線瀏覽，文書檔案能夠充分發(fā)揮作用，為使用者提供便利條件，更促使了內(nèi)部各分支機構、部門間的信息交流和共享的實現(xiàn)。此外，運用網(wǎng)絡云儲存技術可以完整的、長時間的保存文書檔案，提高了檔案管理安全性，各部門人員需要使用文書檔案時，只要提交申請，就可以自主進行信息下載，文書檔案利用率大幅度提升。

二、辦公室文書檔案管理工作特點

辦公室文書檔案管理工作和其他管理活動存在本質上的區(qū)別，其他管理活動的管理對象多為人，而文書檔案的管理對象為文件資料等，實際工作中以資料采集和存儲為主，辦公室檔案包括物品存檔、關鍵文件、信息記載、人事書報等。一般情況下，辦公室文書檔案形式包括電子和紙質兩種，管理流程包括信息采集、整理、管理、編冊編目、存儲。文書檔案管理涵蓋文書工作內(nèi)容，文書檔案管理內(nèi)容包括文件登記、立卷、歸檔、查詢使用等，這一過程也是文書檔案管理過程。因此，文書檔案管理工作為其他工作的開展奠定了基礎，其影響力不言而喻。加上辦公室文書檔案具有載體多樣化特點，文書檔案包含內(nèi)容多種多樣，如科技類檔案、技術類檔案、設備類檔案等，形式上還包括錄音、錄像、合同、責任書、圖片、電子檔案等。

三、辦公室文書檔案管理中存在的問題

1.電子文書檔案管理問題

當前，電子文書檔案已經(jīng)成為辦公室文書檔案的主要形式，信息時代背景下，辦公趨于自動化、智能化發(fā)展，電子文書檔案管理已然普及，且在一定程度上代替了紙質檔案。從整體上看，以往紙質文書檔案容易出現(xiàn)丟失、筆跡模糊的問題，不便于長期保存，且管理過程中必須做好防潮、防濕、防火工作，大大增加了管理者的工作強度。相對來說，電子文書檔案管理更加簡便，減少了中間很多流程。但是，電子文書檔案管理過程中存在不安全因素，可追溯性不強，容易被他人復制或篡改，復雜的網(wǎng)絡環(huán)境下，一旦發(fā)生意外則很難保證文書檔案的真實性，進而也對使用機構或個人決策造成嚴重影響，電子文書檔案安全性問題廣受關注，也是當前辦公室文書檔案管理領域急需解決的問題。此外，部分單位結合電子文書檔案和紙質文書檔案綜合管理，但二者內(nèi)容存在重復現(xiàn)象，大大增加了管理者的工作量，且資源大量浪費，與現(xiàn)代文書檔案管理改革初衷背道而馳。

2.缺乏文書檔案管理專業(yè)人才

現(xiàn)階段，大部分企事業(yè)單位管理者對文書檔案管理重要性缺乏正確認知，將自身職責和普通行政崗位職責畫等號，工作中對已經(jīng)出現(xiàn)的問題或隱患視若無睹，導致辦公室文書檔案管理水平難以進一步提升，檔案管理工作也被看作無須專業(yè)技術、無足輕重的任務。出現(xiàn)這一問題的原因，一方面是管理者自身工作態(tài)度問題，另一方面是由于缺乏專業(yè)人才而導致的。因此，很多時候辦公室積壓大量文書檔案資料收集、整理工作，但管理者仍意識不到，不知道該做什么，因為缺乏專業(yè)知識和技能，檔案信息收集、分類、整理、存儲全過程管理工作不夠規(guī)范，檔案管理效率低，無法保證所采集到的信息真實、完整。

3.辦公室文書檔案管理制度尚不完善

辦公室文書檔案文件通常存儲在檔案室中，若辦公室管理者因工作繁忙或其他原因，沒有將其及時分類、歸檔和存放，那么其他部門查找相關文書檔案文件的難度會增加，并且比較煩瑣，可能影響到其他工作進度。因為辦公室文件存放、歸類工作簡單，所以不易引起管理者關注，往往企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理者由其他部門人員兼職，沒有派遣或培養(yǎng)專業(yè)人員，在初入職時可能管理者對文書檔案歸類存放工作一竅不通，更容易發(fā)生管理誤差，如對文件收集、歸檔時間沒有準確記錄，如果發(fā)生問題，因為無法確定錯誤文件放置人員，工作人員互相推脫責任現(xiàn)象屢見不鮮。這是由于辦公室文書檔案管理制度不完善所導致，因為缺乏約束，所以檔案可能由辦公室人員放置，也有可能是其他人使用后放置，導致辦公室文書檔案管理工作受到阻礙。同時，辦公室檔案管理制度不完善，也體現(xiàn)了該工作受不到應有的重視，因為工作透明度較低，引發(fā)了許多不必要的管理麻煩。信息時代背景下，對于各企事業(yè)單位來講，日常工作中信息量日益龐大，將文書檔案歸檔且保存在辦公室的操作也愈加頻繁，使管理者容易忽視文書檔案管理的重要性。

四、辦公室文書檔案管理工作改進建議

1.電子文書檔案規(guī)范化管理

筆者認為，可以將電子簽名技術應用到辦公室電子文書檔案管理工作中，以便文書檔案格式的校驗，這樣在保存電子文書檔案時，每名管理員都需授權驗證，不僅文書檔案管理安全性有所提升，還有利于管理責任的落實。針對電子文書檔案進行查詢和瀏覽時，需輸入提前設置的密碼進行驗證，或者采取其他權限設定方法驗證，以免數(shù)據(jù)被篡改和盜竊。對于文書檔案，尤其是原始信息必須做好備份，以保證出現(xiàn)問題時可以究其根源，找到原始真實信息。如果采用紙質文書檔案和電子文書檔案綜合形式，管理期間則要注意合理分配二者，盡量避免重復內(nèi)容，確保資源合理分配，完善文書檔案管理制度，對紙質文書檔案和電子文書檔案管理行為進行約束，保證文件內(nèi)容的真實性和完整性。

2.加強現(xiàn)代檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

信息時代背景下，辦公室文書檔案管理工作專業(yè)性較強，對管理者專業(yè)素質和技能掌握程度提出了更高要求，要求其具備一定責任心。從前，文書檔案管理工作不被重視，工作人員流動性大，經(jīng)常臨時調派其他部門人員兼職管理，導致管理者難以安心工作，并且現(xiàn)在文書檔案管理專業(yè)人才比較匱乏。因此，相關單位在加強對文書檔案管理工作重要性認識的同時，還要加強內(nèi)部人才的儲備和培養(yǎng)，適度提高檔案管理中信息采集、整理、管理標準，使管理者掌握的理論知識轉化為實踐經(jīng)驗。還可以通過提高任職門檻、拓展培訓渠道等方式，優(yōu)化文書檔案管理隊伍結構，可以對辦公室文書檔案采集、整理和管理人員提出創(chuàng)新性要求，以制定獎懲制度方式，激勵其積極工作，對于表現(xiàn)突出者可以適當給予資金、物質獎勵和精神鼓勵。開展培訓活動時，可以讓管理者們相互溝通管理經(jīng)驗，邀請經(jīng)驗豐富者為其傳授管理經(jīng)驗和現(xiàn)代管理理念、技能，促使辦公室文書檔案管理走向現(xiàn)代化、信息化，為單位其他部門決策工作提供真實參考信息和高質量檔案信息服務。

3.建立健全辦公室文書檔案管理制度

辦公室文書檔案信息采集、整理、歸檔過程中，文書檔案管理制度的建立和完善有著重要意義，只有完善管理制度，且全面落實管理制度，才能為文書檔案管理工作提供有力支持，促使其向科學化與規(guī)范化形式發(fā)展。目前，辦公室文書檔案管理仍缺乏有效的制度對管理行為加以約束，導致工作中容易發(fā)生文件損壞、丟失等嚴重問題。因此，應將構建完善檔案管理制度作為要點，在制度建設過程中嚴格規(guī)范文書檔案采集、整理、歸檔全過程的各個環(huán)節(jié)，提高文書檔案完整性和精準性。同時，應結合實際情況與社會發(fā)展背景，有針對性制定檔案管理制度，將檔案管理中的各項責任落實到個人身上，使管理者基于制度的約束承擔應盡責任。同時，應按時整體整合辦公室文書檔案，對其進行統(tǒng)一保管，嚴禁未經(jīng)允許私自調取檔案、私人濫用文書檔案現(xiàn)象，進一步明確和完善獎懲制度。

五、辦公室文書管理工作改革和創(chuàng)新途徑

1.辦公室文書檔案管理方式的改革

傳統(tǒng)管理方式下，辦公室文書檔案管理常常出現(xiàn)檔案歸檔時間不明情況，給辦公室文書檔案管理留下極大的安全隱患，容易影響整體管理質量，辦公室文書檔案管理者職能的發(fā)揮也大打折扣。因此，有必要在管理方式上開展一定創(chuàng)新改變。文書檔案管理期間應將責任落實到具體管理者身上，如辦公室檔案管理者接受任務后，需對文書檔案來源、內(nèi)容有一定了解，才能進一步為文書檔案安全負責。同時，在辦公室內(nèi)部也要構建嚴格的分工制度，明確辦公室內(nèi)部人員工作職能和職責，讓每名管理者都認識到自身所屬環(huán)節(jié)的重要性，并主動投身于工作中。這樣可以有效預防，甚至杜絕文書檔案管理中問題的發(fā)生，是促使辦公室文書檔案管理走向科學規(guī)范道路的重要手段。辦公室文書檔案管理工作改革的意義在于改變以往責任不明、管理者互相推脫責任的現(xiàn)象，使一些難以解決的問題簡化、明了，每一項責任都落實到個人問題上，那么管理者也將更加努力，激發(fā)其工作積極性。辦公室文書檔案管理工作的有效改革有利于維護其內(nèi)部工作穩(wěn)定性，對提高管理效率和水平起到重要作用，是辦公室檔案管理走向規(guī)范化道路的必然選擇。

2.辦公室文書檔案安全管理的創(chuàng)新

辦公室文書檔案管理主要是為了日后決策工作提供參考依據(jù)，保障信息安全，也是為了檔案查找方便。因此，開展文書檔案管理工作期間，不僅要固守傳統(tǒng)，更重要的是跟上時代步伐，不斷創(chuàng)新，否則不僅耗時、耗力，管理質量還得不到保障。在這樣的情況下，如果條件允許，辦公室可以引進安全可靠的線上安保系統(tǒng)，這不僅為了追求管理形式創(chuàng)新，還是對文書檔案資料安全負責的表現(xiàn)，是基于辦公室整體職能下設立的，因為辦公室文書檔案管理與其他部門工作息息相關，可謂牽一發(fā)而動全身。

此外，可以通過建設辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)方式，便捷性查找和管理文書檔案資源。一是為了保證文書檔案完整性和安全性，二是為了便于歸檔與查詢。文書檔案一般分為普通檔案和重要檔案兩種，普通文檔檢索系統(tǒng)建設時，可以只明確名稱、時間、負責人姓名、關鍵人姓名、文檔存放位置等，使用者需要借閱時檢索關鍵詞即可找到;重要文檔檢索系統(tǒng)建設過程中，除了要備份好原始文檔，還要監(jiān)理文檔掃描件，使用者如要查詢，則需要有相關批準證明，并且借閱時間上有明確限制，借閱時間里不得涉及版權問題，若特殊情況下沒有主管簽字和批準證明則不得隨意借閱。

六、總結

綜上所述，信息時代背景下，信息技術高速發(fā)展，且在各個領域廣泛影響。辦公室文書檔案管理工作不僅關系到內(nèi)部決策合理性，還對涉及人員信息安全有著嚴重影響，管理形式也不僅是分類匯總這么簡單。辦公室文書檔案管理工作必須改革和創(chuàng)新，才能跟上時代發(fā)展，管理者們也不能安于現(xiàn)狀，要不斷學習和進步，才能不被時代所淘汰，做行業(yè)內(nèi)的佼佼者。

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（工作單位：青島大學國際教育學院黨政辦公室）