信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

宋倩

關(guān)鍵詞：信息社會(huì);辦公室;文書檔案管理;改革和創(chuàng)新

文書檔案能夠?yàn)楸締挝婚_展工作計(jì)劃和決策提供重要依據(jù)，其內(nèi)容包括單位事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度總結(jié)、人事變更等各方面信息，由此可見，文書檔案管理工作是單位整體管理的重中之重。各部門的發(fā)展、成績、日常工作內(nèi)容等均通過文書檔案體現(xiàn)，所以辦公室文書檔案管理也是一項(xiàng)工作量大且煩瑣的工作。傳統(tǒng)管理方法以紙質(zhì)檔案管理為主，容易造成丟失、人為損壞或筆跡不清，其保留年限短。從工作形式上看，傳統(tǒng)人工整理方式工作效率低，增加了文書檔案管理人員的工作壓力，且無法滿足相關(guān)管理要求。同時(shí)，由于文書檔案信息量較大，服務(wù)對(duì)象不盡相同，所以查詢檔案時(shí)也有諸多不便。因此，只有切實(shí)改革與創(chuàng)新辦公室文書檔案管理形式與方法，提高檔案管理工作信息化水平，才能實(shí)現(xiàn)提高文書檔案管理工作質(zhì)量和效率。

一、辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新的重要意義

首先，文書檔案管理工作具有特殊性質(zhì)，對(duì)于企業(yè)或事業(yè)單位而言，文書檔案記錄著其構(gòu)建、注銷、變更等活動(dòng)信息，是工作的初始材料，日常工作中，其他部門產(chǎn)生相應(yīng)決策時(shí)，也以查找相關(guān)文書檔案為重要依據(jù)。這些文書檔案信息為我國進(jìn)行政治經(jīng)濟(jì)文化考察提供了信息支持，屬于國家歷史資料的一部分，做好管理、留存工作有著重要意義。企事業(yè)單位文書檔案資料中記錄著單位重要人事任免、重大事情決策、上級(jí)來文、本單位發(fā)文等重要信息，對(duì)企事業(yè)單位各項(xiàng)職能的發(fā)揮以及開展，都起著非常重要的作用，總的來說企事業(yè)單位效能化發(fā)展的好壞，將會(huì)在很大程度上受到文書檔案管理效果的影響。

其次，步入信息社會(huì)，信息技術(shù)高速發(fā)展，對(duì)社會(huì)各行各業(yè)制度的創(chuàng)新和工作效率的提高起到推動(dòng)作用，促使眾多領(lǐng)域在市場中取得了重大成就，信息技術(shù)大規(guī)模普及。辦公室文書檔案管理過程中，針對(duì)管理形式、理念進(jìn)行改革，可以幫助管理者更快掌握、整理、整合數(shù)據(jù)，并且可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)分析信息間的關(guān)聯(lián)性，具有提高文書檔案查閱、使用效率的效果。數(shù)字化系統(tǒng)的建立與完善，實(shí)現(xiàn)了在線瀏覽，文書檔案能夠充分發(fā)揮作用，為使用者提供便利條件，更促使了內(nèi)部各分支機(jī)構(gòu)、部門間的信息交流和共享的實(shí)現(xiàn)。此外，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)云儲(chǔ)存技術(shù)可以完整的、長時(shí)間的保存文書檔案，提高了檔案管理安全性，各部門人員需要使用文書檔案時(shí)，只要提交申請(qǐng)，就可以自主進(jìn)行信息下載，文書檔案利用率大幅度提升。

二、辦公室文書檔案管理工作特點(diǎn)

辦公室文書檔案管理工作和其他管理活動(dòng)存在本質(zhì)上的區(qū)別，其他管理活動(dòng)的管理對(duì)象多為人，而文書檔案的管理對(duì)象為文件資料等，實(shí)際工作中以資料采集和存儲(chǔ)為主，辦公室檔案包括物品存檔、關(guān)鍵文件、信息記載、人事書報(bào)等。一般情況下，辦公室文書檔案形式包括電子和紙質(zhì)兩種，管理流程包括信息采集、整理、管理、編冊(cè)編目、存儲(chǔ)。文書檔案管理涵蓋文書工作內(nèi)容，文書檔案管理內(nèi)容包括文件登記、立卷、歸檔、查詢使用等，這一過程也是文書檔案管理過程。因此，文書檔案管理工作為其他工作的開展奠定了基礎(chǔ)，其影響力不言而喻。加上辦公室文書檔案具有載體多樣化特點(diǎn)，文書檔案包含內(nèi)容多種多樣，如科技類檔案、技術(shù)類檔案、設(shè)備類檔案等，形式上還包括錄音、錄像、合同、責(zé)任書、圖片、電子檔案等。

三、辦公室文書檔案管理中存在的問題

1.電子文書檔案管理問題

當(dāng)前，電子文書檔案已經(jīng)成為辦公室文書檔案的主要形式，信息時(shí)代背景下，辦公趨于自動(dòng)化、智能化發(fā)展，電子文書檔案管理已然普及，且在一定程度上代替了紙質(zhì)檔案。從整體上看，以往紙質(zhì)文書檔案容易出現(xiàn)丟失、筆跡模糊的問題，不便于長期保存，且管理過程中必須做好防潮、防濕、防火工作，大大增加了管理者的工作強(qiáng)度。相對(duì)來說，電子文書檔案管理更加簡便，減少了中間很多流程。但是，電子文書檔案管理過程中存在不安全因素，可追溯性不強(qiáng)，容易被他人復(fù)制或篡改，復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一旦發(fā)生意外則很難保證文書檔案的真實(shí)性，進(jìn)而也對(duì)使用機(jī)構(gòu)或個(gè)人決策造成嚴(yán)重影響，電子文書檔案安全性問題廣受關(guān)注，也是當(dāng)前辦公室文書檔案管理領(lǐng)域急需解決的問題。此外，部分單位結(jié)合電子文書檔案和紙質(zhì)文書檔案綜合管理，但二者內(nèi)容存在重復(fù)現(xiàn)象，大大增加了管理者的工作量，且資源大量浪費(fèi)，與現(xiàn)代文書檔案管理改革初衷背道而馳。

2.缺乏文書檔案管理專業(yè)人才

現(xiàn)階段，大部分企事業(yè)單位管理者對(duì)文書檔案管理重要性缺乏正確認(rèn)知，將自身職責(zé)和普通行政崗位職責(zé)畫等號(hào)，工作中對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的問題或隱患視若無睹，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理水平難以進(jìn)一步提升，檔案管理工作也被看作無須專業(yè)技術(shù)、無足輕重的任務(wù)。出現(xiàn)這一問題的原因，一方面是管理者自身工作態(tài)度問題，另一方面是由于缺乏專業(yè)人才而導(dǎo)致的。因此，很多時(shí)候辦公室積壓大量文書檔案資料收集、整理工作，但管理者仍意識(shí)不到，不知道該做什么，因?yàn)槿狈I(yè)知識(shí)和技能，檔案信息收集、分類、整理、存儲(chǔ)全過程管理工作不夠規(guī)范，檔案管理效率低，無法保證所采集到的信息真實(shí)、完整。

3.辦公室文書檔案管理制度尚不完善

辦公室文書檔案文件通常存儲(chǔ)在檔案室中，若辦公室管理者因工作繁忙或其他原因，沒有將其及時(shí)分類、歸檔和存放，那么其他部門查找相關(guān)文書檔案文件的難度會(huì)增加，并且比較煩瑣，可能影響到其他工作進(jìn)度。因?yàn)檗k公室文件存放、歸類工作簡單，所以不易引起管理者關(guān)注，往往企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理者由其他部門人員兼職，沒有派遣或培養(yǎng)專業(yè)人員，在初入職時(shí)可能管理者對(duì)文書檔案歸類存放工作一竅不通，更容易發(fā)生管理誤差，如對(duì)文件收集、歸檔時(shí)間沒有準(zhǔn)確記錄，如果發(fā)生問題，因?yàn)闊o法確定錯(cuò)誤文件放置人員，工作人員互相推脫責(zé)任現(xiàn)象屢見不鮮。這是由于辦公室文書檔案管理制度不完善所導(dǎo)致，因?yàn)槿狈s束，所以檔案可能由辦公室人員放置，也有可能是其他人使用后放置，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理工作受到阻礙。同時(shí)，辦公室檔案管理制度不完善，也體現(xiàn)了該工作受不到應(yīng)有的重視，因?yàn)楣ぷ魍该鞫容^低，引發(fā)了許多不必要的管理麻煩。信息時(shí)代背景下，對(duì)于各企事業(yè)單位來講，日常工作中信息量日益龐大，將文書檔案歸檔且保存在辦公室的操作也愈加頻繁，使管理者容易忽視文書檔案管理的重要性。

四、辦公室文書檔案管理工作改進(jìn)建議

1.電子文書檔案規(guī)范化管理

筆者認(rèn)為，可以將電子簽名技術(shù)應(yīng)用到辦公室電子文書檔案管理工作中，以便文書檔案格式的校驗(yàn)，這樣在保存電子文書檔案時(shí)，每名管理員都需授權(quán)驗(yàn)證，不僅文書檔案管理安全性有所提升，還有利于管理責(zé)任的落實(shí)。針對(duì)電子文書檔案進(jìn)行查詢和瀏覽時(shí)，需輸入提前設(shè)置的密碼進(jìn)行驗(yàn)證，或者采取其他權(quán)限設(shè)定方法驗(yàn)證，以免數(shù)據(jù)被篡改和盜竊。對(duì)于文書檔案，尤其是原始信息必須做好備份，以保證出現(xiàn)問題時(shí)可以究其根源，找到原始真實(shí)信息。如果采用紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案綜合形式，管理期間則要注意合理分配二者，盡量避免重復(fù)內(nèi)容，確保資源合理分配，完善文書檔案管理制度，對(duì)紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案管理行為進(jìn)行約束，保證文件內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。

2.加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

信息時(shí)代背景下，辦公室文書檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)管理者專業(yè)素質(zhì)和技能掌握程度提出了更高要求，要求其具備一定責(zé)任心。從前，文書檔案管理工作不被重視，工作人員流動(dòng)性大，經(jīng)常臨時(shí)調(diào)派其他部門人員兼職管理，導(dǎo)致管理者難以安心工作，并且現(xiàn)在文書檔案管理專業(yè)人才比較匱乏。因此，相關(guān)單位在加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)的同時(shí)，還要加強(qiáng)內(nèi)部人才的儲(chǔ)備和培養(yǎng)，適度提高檔案管理中信息采集、整理、管理標(biāo)準(zhǔn)，使管理者掌握的理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。還可以通過提高任職門檻、拓展培訓(xùn)渠道等方式，優(yōu)化文書檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，可以對(duì)辦公室文書檔案采集、整理和管理人員提出創(chuàng)新性要求，以制定獎(jiǎng)懲制度方式，激勵(lì)其積極工作，對(duì)于表現(xiàn)突出者可以適當(dāng)給予資金、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神鼓勵(lì)。開展培訓(xùn)活動(dòng)時(shí)，可以讓管理者們相互溝通管理經(jīng)驗(yàn)，邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富者為其傳授管理經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代管理理念、技能，促使辦公室文書檔案管理走向現(xiàn)代化、信息化，為單位其他部門決策工作提供真實(shí)參考信息和高質(zhì)量檔案信息服務(wù)。

3.建立健全辦公室文書檔案管理制度

辦公室文書檔案信息采集、整理、歸檔過程中，文書檔案管理制度的建立和完善有著重要意義，只有完善管理制度，且全面落實(shí)管理制度，才能為文書檔案管理工作提供有力支持，促使其向科學(xué)化與規(guī)范化形式發(fā)展。目前，辦公室文書檔案管理仍缺乏有效的制度對(duì)管理行為加以約束，導(dǎo)致工作中容易發(fā)生文件損壞、丟失等嚴(yán)重問題。因此，應(yīng)將構(gòu)建完善檔案管理制度作為要點(diǎn)，在制度建設(shè)過程中嚴(yán)格規(guī)范文書檔案采集、整理、歸檔全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高文書檔案完整性和精準(zhǔn)性。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況與社會(huì)發(fā)展背景，有針對(duì)性制定檔案管理制度，將檔案管理中的各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上，使管理者基于制度的約束承擔(dān)應(yīng)盡責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)按時(shí)整體整合辦公室文書檔案，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自調(diào)取檔案、私人濫用文書檔案現(xiàn)象，進(jìn)一步明確和完善獎(jiǎng)懲制度。

五、辦公室文書管理工作改革和創(chuàng)新途徑

1.辦公室文書檔案管理方式的改革

傳統(tǒng)管理方式下，辦公室文書檔案管理常常出現(xiàn)檔案歸檔時(shí)間不明情況，給辦公室文書檔案管理留下極大的安全隱患，容易影響整體管理質(zhì)量，辦公室文書檔案管理者職能的發(fā)揮也大打折扣。因此，有必要在管理方式上開展一定創(chuàng)新改變。文書檔案管理期間應(yīng)將責(zé)任落實(shí)到具體管理者身上，如辦公室檔案管理者接受任務(wù)后，需對(duì)文書檔案來源、內(nèi)容有一定了解，才能進(jìn)一步為文書檔案安全負(fù)責(zé)。同時(shí)，在辦公室內(nèi)部也要構(gòu)建嚴(yán)格的分工制度，明確辦公室內(nèi)部人員工作職能和職責(zé)，讓每名管理者都認(rèn)識(shí)到自身所屬環(huán)節(jié)的重要性，并主動(dòng)投身于工作中。這樣可以有效預(yù)防，甚至杜絕文書檔案管理中問題的發(fā)生，是促使辦公室文書檔案管理走向科學(xué)規(guī)范道路的重要手段。辦公室文書檔案管理工作改革的意義在于改變以往責(zé)任不明、管理者互相推脫責(zé)任的現(xiàn)象，使一些難以解決的問題簡化、明了，每一項(xiàng)責(zé)任都落實(shí)到個(gè)人問題上，那么管理者也將更加努力，激發(fā)其工作積極性。辦公室文書檔案管理工作的有效改革有利于維護(hù)其內(nèi)部工作穩(wěn)定性，對(duì)提高管理效率和水平起到重要作用，是辦公室檔案管理走向規(guī)范化道路的必然選擇。

2.辦公室文書檔案安全管理的創(chuàng)新

辦公室文書檔案管理主要是為了日后決策工作提供參考依據(jù)，保障信息安全，也是為了檔案查找方便。因此，開展文書檔案管理工作期間，不僅要固守傳統(tǒng)，更重要的是跟上時(shí)代步伐，不斷創(chuàng)新，否則不僅耗時(shí)、耗力，管理質(zhì)量還得不到保障。在這樣的情況下，如果條件允許，辦公室可以引進(jìn)安全可靠的線上安保系統(tǒng)，這不僅為了追求管理形式創(chuàng)新，還是對(duì)文書檔案資料安全負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，是基于辦公室整體職能下設(shè)立的，因?yàn)檗k公室文書檔案管理與其他部門工作息息相關(guān)，可謂牽一發(fā)而動(dòng)全身。

此外，可以通過建設(shè)辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)方式，便捷性查找和管理文書檔案資源。一是為了保證文書檔案完整性和安全性，二是為了便于歸檔與查詢。文書檔案一般分為普通檔案和重要檔案兩種，普通文檔檢索系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，可以只明確名稱、時(shí)間、負(fù)責(zé)人姓名、關(guān)鍵人姓名、文檔存放位置等，使用者需要借閱時(shí)檢索關(guān)鍵詞即可找到;重要文檔檢索系統(tǒng)建設(shè)過程中，除了要備份好原始文檔，還要監(jiān)理文檔掃描件，使用者如要查詢，則需要有相關(guān)批準(zhǔn)證明，并且借閱時(shí)間上有明確限制，借閱時(shí)間里不得涉及版權(quán)問題，若特殊情況下沒有主管簽字和批準(zhǔn)證明則不得隨意借閱。

六、總結(jié)

綜上所述，信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)高速發(fā)展，且在各個(gè)領(lǐng)域廣泛影響。辦公室文書檔案管理工作不僅關(guān)系到內(nèi)部決策合理性，還對(duì)涉及人員信息安全有著嚴(yán)重影響，管理形式也不僅是分類匯總這么簡單。辦公室文書檔案管理工作必須改革和創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代發(fā)展，管理者們也不能安于現(xiàn)狀，要不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)步，才能不被時(shí)代所淘汰，做行業(yè)內(nèi)的佼佼者。

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（工作單位：青島大學(xué)國際教育學(xué)院黨政辦公室）