新時期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施研究

李莉

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;現(xiàn)狀;策略

中職學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量決定了學(xué)生管理工作、教職工管理工作的綜合水平，也影響著中職學(xué)校日后的發(fā)展質(zhì)量。檔案是學(xué)校發(fā)展歷程的記錄，是中職學(xué)校目前發(fā)展問題的反映材料，加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作，是未來一段時間內(nèi)中職學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇。但是，僅從目前來看，仍有一部分中職學(xué)校檔案管理工作不夠合理，存在重視程度不足、工作人員素質(zhì)有待提升等一系列問題，必須要對中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀和解決措施進(jìn)行研究，才能促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理工作的高速發(fā)展。

一、新時期中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國中職學(xué)校檔案管理工作已經(jīng)得到了重視和關(guān)注，其對于中職學(xué)校發(fā)展的重要意義也開始逐漸進(jìn)入人們視野，越來越多人開始對中職學(xué)校檔案管理工作的新策略進(jìn)行研究。為了尋找最佳的中職學(xué)校檔案管理工作方法，就必須要從現(xiàn)狀出發(fā)，了解其中存在的不足之處。第一，相關(guān)人員對檔案管理工作不夠重視。在新的時代背景下，我國中職學(xué)校硬件設(shè)施建設(shè)取得了突破性進(jìn)展，各類設(shè)備不斷更新?lián)Q代，但是針對中職學(xué)校檔案管理的相關(guān)工作卻遲遲得不到優(yōu)化，這主要是因?yàn)橛嘘P(guān)人員沒有認(rèn)識到中職學(xué)校檔案管理工作的重要性。結(jié)合不同地區(qū)的多家中職學(xué)校實(shí)際情況來看，很多檔案管理人員都存在工作意識不強(qiáng)、忽略中職學(xué)校檔案管理工作積極意義的問題，在工作中得過且過的情況并不少見。更嚴(yán)重的是，即使是最重要的教學(xué)檔案也沒能得到妥善管理，這顯然會給中職學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提升造成不利影響。第二，管理體系不完善。中職學(xué)校檔案管理工作本身有一定的復(fù)雜性，只有建立符合實(shí)際情況且具有使用價值的檔案管理體系，才能夠更好地應(yīng)對復(fù)雜煩瑣的中職學(xué)校檔案管理工作任務(wù)。實(shí)際上，很多中職學(xué)校都沒有充足的檔案管理人員，一些學(xué)校甚至選擇以職教師身兼多職的方法彌補(bǔ)檔案管理人員空缺，但是教師往往沒有接受過專業(yè)化的培訓(xùn)和教育，這使得他們在中職學(xué)校檔案管理工作中顯得力不從心。除此之外，檔案管理模式不合理也是導(dǎo)致中職學(xué)校檔案管理工作問題的主要原因之一，檔案管理人員沒有明確的工作目標(biāo)、各部門協(xié)調(diào)溝通不到位等問題比比皆是，這也會影響到中職學(xué)校檔案管理工作的開展。第三，信息化管理水平落后。信息化技術(shù)是新時期社會發(fā)展不可或缺的重要新技術(shù)之一，它的出現(xiàn)和普及從一定程度上改變了社會生產(chǎn)模式，且在許多行業(yè)中扮演了不可或缺的重要角色，信息化技術(shù)和中職學(xué)校檔案管理工作的結(jié)合，能從根本上提升檔案管理效果，工作人員的壓力和工作量也會得到一定減輕。然而，目前有很多中職學(xué)校仍然保持著傳統(tǒng)工作模式，根本沒有進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，這必然會影響到檔案管理工作的開展。除此之外還有一些中職學(xué)校沒有做好檔案管理工作規(guī)劃，造成了信息化資源配置不足等問題，同樣不利于中職學(xué)校檔案管理工作的進(jìn)步。同時，中職學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)離不開人員支持，但是很多中職院校的檔案管理人員都不具備信息化管理能力，即使勉強(qiáng)建成了檔案管理信息化系統(tǒng)，檔案管理人員也不能及時利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理，在這種情況下，中職學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)成果只能是形同虛設(shè)，對中職學(xué)校檔案管理工作毫無裨益。

二、新時期中職學(xué)校檔案管理工作完善措施

1.重視檔案管理工作

中職學(xué)校檔案管理工作本身有一定的復(fù)雜性，離開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，其很難得到新發(fā)展，因此中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)必須要盡快扭轉(zhuǎn)過去的錯誤思想，充分認(rèn)識到中職學(xué)校檔案管理工作的重要價值，從資金和思想上為學(xué)校檔案管理工作發(fā)展提供有力支持。此外，還需要做好中職學(xué)校檔案管理宣傳工作，組織教職員工參與學(xué)校檔案管理宣傳活動，讓他們也能夠認(rèn)識到檔案管理的必要性，提升各部門之間互相配合的可能性，解決過去因溝通不暢而造成的檔案管理工作問題。另外，政府有關(guān)部門也必須要參與其中發(fā)揮應(yīng)有的作用，針對中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)存的問題等提出指導(dǎo)性意見，要求學(xué)校管理人員加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注和重視，解決過去中職學(xué)校檔案管理工作得過且過的問題。同時，中職學(xué)校檔案管理工作人員本身也必須要做出一定的努力，在重視檔案管理的基礎(chǔ)上，采取措施不斷提升檔案管理效果，打破傳統(tǒng)思想帶來的禁錮和束縛，放眼檔案管理行業(yè)的實(shí)際情況，尋找符合中職學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理措施，盡可能提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.提高檔案管理工作者的素質(zhì)

新時代背景下，知識開始成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全新驅(qū)動力，具有專業(yè)化素質(zhì)的優(yōu)秀人才將成為提升社會生產(chǎn)力的重要因素，這一點(diǎn)在中職學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中同樣體現(xiàn)得十分明顯。想要提升檔案管理質(zhì)量，學(xué)校就必須要認(rèn)識到工作人員的重要性，采取有效手段打造優(yōu)質(zhì)的專業(yè)化檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，從根本上解決因人員因素導(dǎo)致的檔案管理問題。從某種程度上來說，中職學(xué)校檔案管理工作具有一定的政治性，其能夠?qū)W(xué)校過去一段時間的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行記錄和反映，甚至涉及黨和國家相關(guān)政策的執(zhí)行情況等，這就要求檔案管理工作人員必須具有突出的政治素養(yǎng)、專業(yè)能力和職業(yè)道德品質(zhì)。另外，新時期的中職學(xué)校檔案管理工作面臨著與過去截然不同的挑戰(zhàn)和壓力，檔案管理工作者是否具有敏銳的信息洞察能力和開發(fā)能力，決定著中職學(xué)校檔案管理工作的最終效果。因此，在今后的發(fā)展中，中職學(xué)校必須要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，從檔案管理人員的年齡、學(xué)歷、教育背景等多個角度出發(fā)，加強(qiáng)檔案管理人員的審核工作，同時還需要把檔案管理人員培訓(xùn)活動納入教職員工的管理體系，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)活動。還要建立制度化的培訓(xùn)模式，將中職學(xué)校檔案管理工作人員的培訓(xùn)作為人力資源管理優(yōu)化的重要內(nèi)容，以明確的制度確定檔案管理工作人員培訓(xùn)的地位。同時，還需要盡快完善原有的評價考核制度，對參加過培訓(xùn)活動的中職學(xué)校檔案管理工作人員進(jìn)行綜合考核，確認(rèn)他們培訓(xùn)后的綜合素質(zhì)水平。最后，對經(jīng)過培訓(xùn)仍然沒能擁有專業(yè)化檔案管理能力的工作人員進(jìn)行單獨(dú)培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)幫扶，絕不忽略任何一個可能導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量問題的人員因素，從根本上保證中職學(xué)校檔案管理工作水平。

3.轉(zhuǎn)變中職學(xué)校檔案管理工作模式

中國特色社會主義市場經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展，從一定程度上帶動了各項(xiàng)社會事業(yè)的進(jìn)步，而中職學(xué)校教育及配套管理工作在此背景下自然而然也邁進(jìn)了新階段。很多中職學(xué)校都開始了檔案管理工作創(chuàng)新，在對原有檔案管理工作模式進(jìn)行調(diào)整的基礎(chǔ)上，不斷探索和轉(zhuǎn)變工作模式，從一定程度上提升了中職學(xué)校檔案管理工作的效果。首先，要推動檔案實(shí)體管理向人力資本管理轉(zhuǎn)變。在過去的中職學(xué)校檔案管理工作中，檔案主要是以實(shí)體材料形式存在，所有的管理措施也都是基于實(shí)體材料而出現(xiàn)的，但是在新的時代背景下，檔案管理工作的含義得到了擴(kuò)大，其不再僅僅是針對檔案資料的管理工作，與之相關(guān)的人力資本也成了管理重點(diǎn)，能否保證檔案人力資源開發(fā)效果，直接決定了中職學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。除了上文當(dāng)中提到的加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)活動之外，還需要加強(qiáng)對檔案管理人員的招聘工作，部分中職學(xué)校目前存在身兼多職的問題，檔案管理工作由其他崗位的人員兼任，這無疑會給檔案管理工作帶來不利影響，因此應(yīng)盡快加強(qiáng)專業(yè)化招聘，選聘具有專業(yè)化教育背景的優(yōu)秀人才進(jìn)入崗位，是未來中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的必然選擇。此外，還需要認(rèn)識到檔案服務(wù)對象管理的重要性，盡快認(rèn)識到檔案管理工作所具有的服務(wù)性特征，根據(jù)檔案管理工作服務(wù)對象需求的變化，調(diào)整原有的檔案服務(wù)策略，并結(jié)合服務(wù)對象的滿意度和意見反饋等，對檔案資源的針對性管理措施進(jìn)行完善，從理念和實(shí)踐同時入手，建立具有實(shí)際價值的中職學(xué)校檔案服務(wù)模式，徹底提升中職學(xué)校檔案管理工作先進(jìn)性。其次，要盡快做到局部管理向全面管理轉(zhuǎn)變。在新的時代背景下，中職學(xué)校檔案管理工作迎來了新挑戰(zhàn)，過去很長一段時間內(nèi)積累下來的、有關(guān)學(xué)校管理與發(fā)展的原始檔案，成了新的管理難點(diǎn)，其中包括大量重要的信息和數(shù)據(jù)，在今天仍然有不可忽視的參考價值，對這些原始數(shù)據(jù)等進(jìn)行開發(fā)應(yīng)用可謂是勢在必行。但是，從實(shí)際情況來看，很大一部分中職學(xué)校的檔案管理工作仍然只集中在檔案館或檔案室管理上，沒能做到全局性管理，同時也沒有做好各部門之間的溝通協(xié)作，檔案館與教學(xué)部門、人力資源部門、宣傳部門等之間出現(xiàn)了信息溝通屏障，重要的檔案資源被塵封在檔案館中，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，這顯然是中職學(xué)校檔案管理工作的一個重大問題。比如，在今后的工作中，檔案管理人員需要調(diào)整工作模式，對學(xué)生管理、檔案管理相關(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，并建立學(xué)生動態(tài)化管理檔案，將學(xué)生檔案與學(xué)生管理部和教務(wù)部共享，從而保證教職員工能夠更好地了解學(xué)生的實(shí)際情況，優(yōu)化中職學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際效果。再如，中職學(xué)校的人事管理部門可以與學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行合作，通過聯(lián)合辦公形式更準(zhǔn)確、更快速地獲取所需要的檔案信息，從根本上提升人事管理效果，解決過去信息溝通不暢導(dǎo)致的人事管理問題。除此之外，還需要做好中職學(xué)校檔案管理工作與宣傳工作的結(jié)合，對有關(guān)于中職學(xué)校歷年發(fā)展情況的檔案資料進(jìn)行整合分析，建立校史館等供學(xué)生參觀，也可以在進(jìn)行學(xué)校宣傳招生的過程中利用檔案信息，從根本上解決檔案資源得不到利用、檔案管理過分局限的問題。

4.引入信息化管理策略

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，越來越多的行業(yè)開始進(jìn)入了信息化時代，這種新技術(shù)的應(yīng)用也確實(shí)從一定程度上提升了行業(yè)發(fā)展質(zhì)量，因此促進(jìn)信息化技術(shù)和中職學(xué)校檔案管理工作的結(jié)合，是未來中職學(xué)校發(fā)展的不二之選。從實(shí)際情況來看，很多中職學(xué)校檔案資源仍然保持著紙質(zhì)資料的狀態(tài)，很難直接和信息化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，因此在今后的發(fā)展中，中職學(xué)?？蓮囊韵聨c(diǎn)分別入手，采取措施優(yōu)化信息化管理模式。首先，要認(rèn)識到檔案管理信息源建設(shè)的重要性，想要加強(qiáng)信息化管理，就必須要建立信息化檔案工作系統(tǒng)，并根據(jù)檔案資源的內(nèi)容，確定不同層級的管理權(quán)限，每個檔案管理人員乃至于需要檔案服務(wù)的人都能夠通過信息化平臺獲取到檔案信息，且檔案資源的安全性也能夠得到保證，這對于后續(xù)檔案管理有一定的重要價值。其次，中職學(xué)校應(yīng)充分認(rèn)識到信息化技術(shù)速度快的特征，采取措施提升中職學(xué)校檔案管理工作水平，如應(yīng)以智能化技術(shù)為基礎(chǔ)，建立線上檢索目錄，檔案管理人員在進(jìn)行管理工作的過程中，只需要根據(jù)關(guān)鍵詞和時間等，就能快速檢索到自己所需要的檔案資料，這解決了傳統(tǒng)檔案資源只能逐個翻找的問題;再如，可以盡快建立線上檔案數(shù)據(jù)庫，并借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案信息進(jìn)行分類整合，從而提升中職學(xué)校檔案管理工作效率。另外，還需要對現(xiàn)有的中職學(xué)校檔案管理工作系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，解決運(yùn)行中存在的卡頓問題等，從而在提升檔案管理效率的基礎(chǔ)上，確保中職學(xué)校檔案管理工作的準(zhǔn)確性。再次，要盡快以信息技術(shù)為中心，對原有的檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化。在新的時代背景下，中職學(xué)校檔案管理工作人員需要根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)等，確定檔案管理信息化新手段，尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)高度發(fā)展的今天，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與中職學(xué)校檔案管理工作結(jié)合起來，顯然具有一定的現(xiàn)實(shí)價值，基于這一嘗試，學(xué)校能夠?qū)哂心骋惶卣鞯膶W(xué)生檔案進(jìn)行快速調(diào)取，并根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況進(jìn)行貧困生認(rèn)定、學(xué)生補(bǔ)助落實(shí)等工作。還可以根據(jù)學(xué)生未來的職業(yè)生涯規(guī)劃，為其提供有針對性的教學(xué)指導(dǎo)，讓檔案信息發(fā)揮出應(yīng)有的作用。最后，中職學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)并不能一蹴而就，其離不開日久年深的硬件建設(shè)和系統(tǒng)升級，因此中職學(xué)校應(yīng)有意識加大資金投入力度，采購更加高質(zhì)量、更加穩(wěn)定的信息化設(shè)備，同時對現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)進(jìn)行升級優(yōu)化，從根本上解決過去中職學(xué)校檔案管理工作信息化條件不足的問題，讓信息技術(shù)在新時期的檔案管理中發(fā)揮積極作用。

三、結(jié)語

中職學(xué)校是培養(yǎng)具有實(shí)踐能力的專業(yè)化人才的重要教育機(jī)構(gòu)，目前我國中職院校教學(xué)工作質(zhì)量基本已經(jīng)得到了保障，但相關(guān)的配套管理工作卻遲遲得不到進(jìn)步，特別是檔案管理工作更是幾乎止步不前，這對中職學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展十分不利。因此，在今后的發(fā)展中，中職學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)信息化管理、加強(qiáng)信息化建設(shè)，同時對原有的檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，在進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)、篩選的基礎(chǔ)上，不斷提升中職學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量。

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（作者單位：太原生態(tài)工程學(xué)校）