發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用

杜艷華

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源

人事檔案主要指的是單位中能夠反映一個人在工作中的表現(xiàn)及所經(jīng)歷的主要事件的記錄，具有非常強的機密性。人事檔案也可以作為相應(yīng)的指標(biāo)來對其進行考核，在人事檔案中會記載一個人過去、現(xiàn)在的相關(guān)經(jīng)歷，因此人事檔案也具有一定的動態(tài)性?？梢钥闯鋈耸聶n案能夠反映一個人的工作能力、工作經(jīng)歷，甚至其所具有的公共品德。因此，對人事檔案的管理能夠充分表現(xiàn)一個單位的人力資源部門的管理水平和管理能力。然而，目前我國的人事檔案管理中還存在著一些不足，如整體的管理化程度不高，技術(shù)手段還保留在上一個發(fā)展階段，相關(guān)的社會收益也存在明顯不足。這些問題會對單位的發(fā)展造成不良影響，因此有必要仔細研究人事檔案在整個管理過程中如何有效應(yīng)用。

一、人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系

人力資源管理指的是通過相關(guān)的管理手段，將人力進行合理的資源優(yōu)化配置，達到能夠?qū)崿F(xiàn)利益最大化的基本手段。人力資源管理在管理過程中最核心的部分是以人為核心，通過對人的管理能夠?qū)崿F(xiàn)利益最大化，保證合法的基本權(quán)利。人事檔案管理主要是指在人力資源管理過程中，通過人事檔案對一個人在工作中所取得的成績和個人品德進行綜合評價的一種管理方案。

狹義上講人事檔案管理主要指對紙質(zhì)材料進行相應(yīng)的收集整理存檔管理;從廣義上來講，則是通過對該檔案進行相關(guān)的評價與期望能夠達到對其進行綜合評價的目的。通過兩者的關(guān)系可以發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理是人力資源管理的一種手段，而人力資源管理是人事檔案管理的最終目的。

二、人力資源管理中企業(yè)人事檔案利用存在的問題分析

我國的相關(guān)企業(yè)以及相關(guān)部門對于人事檔案管理非常重視，但是在一定程度上還存在著較大問題。整體人力資源管理和人事檔案管理的水平還相對較差，與高速發(fā)展的市場經(jīng)濟存在一定的不匹配現(xiàn)象。較低的人力資源管理和人事檔案管理的發(fā)展水平，也與目前的經(jīng)濟發(fā)展需求不相匹配。

1.人事檔案利用觀念落后

在傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念中，人事檔案作為一種具有機密性的文件，是不能夠被隨便利用和隨便分析的，因為其記載了許多個人的經(jīng)歷以及相關(guān)介紹，因而需要嚴(yán)加保密。這雖然在一定程度上保證了個人隱私，但在同時也降低了人事檔案的利用率。一些單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為人事檔案需要進行嚴(yán)格封鎖，不能用來進行相關(guān)的數(shù)據(jù)分析和人力資源管理的利用，有的人力資源管理部門的員工也認(rèn)為人事檔案主要作為一種個人信息的記載，具備一定的隱私性，不能用來作為人力資源管理的一種方案和手段。但是，其實人事檔案作為掌握員工直接信息的載體在人力資源管理中具有重要的參考價值。對于人力資源規(guī)劃方面，人事檔案也扮演著重要角色，人事檔案能夠為人力資源管理部門提供一手資料。

2.合作意識淡薄，相關(guān)部門信息不對稱

一些企業(yè)在進行人力資源管理規(guī)劃時，對于人力資源管理部門與人事檔案部門存在區(qū)別對待，導(dǎo)致人力資源管理部門與人事檔案管理部門之間的合作意識較差，而且相關(guān)部門在對信息的利用和獲取上也存在不對稱現(xiàn)象。在人力資源管理部門進行檔案提取時，由于人事檔案管理部門對人力資源管理部門的需求明確度并不高，使最終人力資源管理活動的效率明顯下降。另外，對于一些檔案管理過程中，人事檔案管理部門與人力資源管理部門在認(rèn)識上存在著較大差異，也阻礙了人事檔案的應(yīng)用。比如，一些檔案人事檔案管理部門認(rèn)為該檔案異常重要需要謹(jǐn)慎保管，但是人力資源管理部門則認(rèn)為僅是普通檔案存在著隨意利用的現(xiàn)象。人力資源管理部門有時想獲取一些相關(guān)檔案時，卻發(fā)現(xiàn)人事檔案管理部門并沒有對該檔案進行收集，兩者在信息上存在著明顯的不匹配現(xiàn)象。

3.企業(yè)人事檔案利用者素質(zhì)良莠不齊

目前，企業(yè)人事檔案的利用者主要指在對員工進行評價時，通過利用人事檔案進行評價的相關(guān)部門或者是相關(guān)人力資源管理人員。由于企業(yè)人事檔案利用者是人事檔案的直接接觸者和使用者，因而其對于人事檔案的重要程度和對人事檔案的利用程度，將直接決定了人事檔案在人力資源管理過程中所起到作用的大小。企業(yè)人事檔案的利用者可以根據(jù)人事檔案確定企業(yè)在未來人事規(guī)劃中的相關(guān)招聘需求，也能夠確定目前所需要的相關(guān)人才。因此，如果企業(yè)人事檔案的利用者素質(zhì)不高，那么最終就會導(dǎo)致人力資源的浪費，導(dǎo)致人事檔案不能在人力資源管理過程中發(fā)揮重要作用。具體來看，如果企業(yè)人事檔案的利用者，沒有充分對現(xiàn)有人員的人事檔案進行綜合分析和長遠考慮，那么在進行招聘時可能會出現(xiàn)招聘的人員并不符合企業(yè)對于未來人才的需要，造成人員配置不匹配。如果企業(yè)人事檔案的利用者不能很好地解讀人事檔案，那么也可能在招聘過程中造成人才的流失，無法將人才吸納到單位，最終導(dǎo)致整個單位人才的流失。

三、人事檔案信息在人力資源管理中的作用

人事檔案管理的相關(guān)工作，對于整個企業(yè)的人力資源活動均具有重要影響。如果人事檔案管理工作開展得好，那么對于整個單位在人才的利用上就會更加充分，而且在未來人才的吸納上也會更加符合單位需求。

1.人事檔案管理可以為企業(yè)的招聘計劃提供指引

第一，對目前單位已有人才的人事檔案進行分析，可以發(fā)現(xiàn)單位所需要的人才方向，在進行招聘時可以重點突出。第二，對于應(yīng)聘者的人事檔案進行相應(yīng)分析，以獲取其最主要的工作特征和性格特征，與企業(yè)的需求相互對應(yīng)，看是否該人才為單位最需要、最合適的人才。利用人事檔案管理對整個招聘進行指引，能夠確保招聘過程中需求的動態(tài)性，在企業(yè)目前擁有人才方面的分析以及與應(yīng)聘者相關(guān)的數(shù)據(jù)進行匹配，隨時獲取最適合和最需要的人才數(shù)據(jù)。

2.利用人事檔案信息合理配置人力資源

當(dāng)企業(yè)完成招聘以后，利用人事檔案信息可以對獲取的人才進行合理的崗位配置。根據(jù)人事檔案中性別、年齡、學(xué)歷情況以及相關(guān)的社會背景等基本信息與目前所空缺的崗位進行匹配，最終幫助人力資源部門能夠?qū)⑷瞬藕侠戆仓玫矫恳粋€崗位上。

3.人事檔案信息可以為單位重要決策提供參考依據(jù)

由于人事檔案是一種動態(tài)信息，在員工的成長過程中會隨時變化而記錄，也可以作為單位中重要的人才考核材料，進行對人才的考核。

因此，檔案的基本信息與員工的獎勵、薪金待遇，以及員工的工作情況密切相關(guān)。

四、提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的方法

1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展以及人民生活水平的不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在整個企業(yè)管理的過程中也被廣泛應(yīng)用。因此，需要檔案管理人提高自身的綜合素質(zhì)以達到現(xiàn)代化市場的基本需求。由于目前計算機、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在整個人力資源管理工作中扮演著重要角色，這就要求檔案管理人員在面對大量的人事檔案數(shù)據(jù)時能夠提取有利于企業(yè)招聘的具體信息，并且能夠?qū)φ衅溉藛T的綜合素質(zhì)進行準(zhǔn)確評價。另外，目前國家開放的職業(yè)技能專業(yè)證書的考取也非常廣泛，還需要對應(yīng)聘人員的相關(guān)專業(yè)技能證書的真實性進行有效審核。因此，企業(yè)對人事檔案管理人員的選取需要進行一定考核，選擇合適的人進行人事檔案管理工作，在確定人員后，需要對其進行崗前培訓(xùn)，以確保其能夠真實有效地掌握人事檔案管理工作的基本需求、基本策略和基本方針。從企業(yè)的角度來說，還需要提高相關(guān)培訓(xùn)費用的投入，保證人事檔案管理人員在入職之前就具備了良好的培訓(xùn)，以確保最終人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另外，要想提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，先要提高其在檔案管理工作中的積極性，確保檔案管理人員能夠在工作過程中保持充分飽滿的熱情，對整個企業(yè)的人才招聘和管理產(chǎn)生重要影響。

2.創(chuàng)新服務(wù)方式，構(gòu)建信息化平臺

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，以及計算機硬件設(shè)施的不斷革新，目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用。但是，必須要指出的是由于檔案管理工作的特殊性，人才檔案具備一定的機密性，因此在一些工作單位中只允許內(nèi)網(wǎng)登錄人事檔案資料數(shù)據(jù)庫。雖然在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的安全性和機密性，但是也阻礙了數(shù)據(jù)的共享程度，不利于數(shù)據(jù)真實有效的利用。因此，必須要加快檔案管理信息化建設(shè)，在保障人事檔案的機密性和安全性前提下，接入外網(wǎng)，以確保數(shù)據(jù)能夠真實有效的共享，使最終人才的相關(guān)管理所獲取的數(shù)據(jù)更加廣泛。另外，通過相關(guān)企業(yè)間可以建立相同的人才檔案信息數(shù)據(jù)庫，以確保不同單位之間能夠進行相互聯(lián)系和溝通。同時，相關(guān)單位也要加強數(shù)據(jù)庫的建立，保障人事檔案能夠有儲存的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，保障檔案信息能夠安全存儲并且得到動態(tài)的創(chuàng)新發(fā)展。

3.保證人事檔案的完整性、真實性和實時性

如前文所述，人事檔案在整個人力資源管理中占據(jù)了重要地位，而且人事檔案記錄了一個人的工作歷程、品德品性以及社會經(jīng)歷等方面的數(shù)據(jù)。可以發(fā)現(xiàn)，在進行人事檔案的收集時首先要保證人事檔案的完整性，即充分保證該檔案能夠反映其在整個工作領(lǐng)域、個人品德和基本信息等方面的全部資料。在數(shù)據(jù)收集時，不能僅僅包含姓名、性別、年齡、學(xué)歷等相關(guān)的基本信息，還要包括對其的品德品性、工作歷程的綜合評價信息。因此，人事檔案部門必須根據(jù)企業(yè)實際需求，不斷補充人事檔案資料，構(gòu)建完善的人事檔案整理和收集體系，及時收集散落在部門中的有價值的檔案資料，保證檔案資料的完整性。除此之外，為了保證人事檔案信息的真實性，還要加強檔案資料審核，給人力資源管理提供參考，優(yōu)化企業(yè)人員配置。人事檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識，及時更新檔案資料，加強檔案內(nèi)容清查力度，及時準(zhǔn)確地反應(yīng)人力資源狀況。

4.加強溝通和信息傳達，發(fā)揮人事檔案的作用

人事檔案管理人員必須要與其他部門的工作人員建立緊密聯(lián)系，不僅能夠?qū)θ耸聶n案管理材料進行相應(yīng)完善，而且能夠與一線部門具體的實踐需求相呼應(yīng)，最終能夠獲得企業(yè)所需的人才。同時，還需要在管理過程中充分發(fā)揮人事檔案的作用，如當(dāng)員工進行職稱評定時，如果其人事檔案所記載的數(shù)據(jù)履歷與評審要求不相符合，那么則需要人事管理部門進行相應(yīng)核實，一旦核實確定，則應(yīng)取消該人才的職稱評審。

五、結(jié)論

人事檔案信息是獲得人才信息的主要來源，也是單位選拔和用人的主要參考依據(jù)。人事檔案信息的性質(zhì)決定了其在人力資源管理中的作用。為了促進服務(wù)型社會建設(shè)，必須充分發(fā)揮人事檔案管理的作用，認(rèn)真履行相關(guān)職能，給人力資源開放提供重要保障，促進人力資源向積極健康的方向發(fā)展，希望可以給相關(guān)研究人員提供參考。

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（作者單位：山東省巨野縣人力資源和社會保障局）