數(shù)字化時(shí)代下高校檔案管理信息化建設(shè)探究

陳建華 張劍

摘 要：科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展，人們進(jìn)入到數(shù)字化時(shí)代。在現(xiàn)階段的各項(xiàng)工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到廣泛使用，高校對(duì)檔案管理工作也給予了足夠的重視。但是，考慮到檔案管理本身帶有復(fù)雜性和重要性特點(diǎn)，因此，為了能夠提高高校檔案管理水平，就需要將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，推動(dòng)高校管理體系朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。本文的研究建立在數(shù)字化時(shí)代下，針對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了深入的分析與探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;高校;檔案管理;信息化

隨著高校的發(fā)展，高校檔案管理信息化成為必然趨勢(shì)。特別是隨著高校信息資源不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法滿足及時(shí)有效的要求，而檔案管理與數(shù)字化信息的相互結(jié)合，能夠推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，最終滿足時(shí)代的發(fā)展需求。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

一直以來，高校檔案管理工作都具有重要意義，因?yàn)槭褂眉堎|(zhì)檔案管理不僅耗時(shí)、費(fèi)力，并且對(duì)于查閱也有影響，通過高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑦@一系列問題解決，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)高速傳輸，可以實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容的有效瀏覽，因此，其本身具有非常廣泛的使用空間。當(dāng)高校在進(jìn)行招生、教研活動(dòng)、整理學(xué)生基本信息等時(shí)候，都會(huì)采用文字與圖片方式來加以呈現(xiàn)，形成大量的電子信息文件，為了讓資源管理變得更加具有規(guī)范性，就可以借助信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)進(jìn)行操作，確保整理出來的內(nèi)容更加整潔、清晰，同時(shí)還可以提高工作效率。通過高校檔案管理信息化，還可以進(jìn)一步提升檔案信息的實(shí)際利用率，將相關(guān)的信息全部傳遞到網(wǎng)絡(luò)中，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就可以達(dá)到檔案信息基本內(nèi)容的共享。高校也可以利用信息化檔案管理平臺(tái)來搜集各種信息，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)彰顯出檔案的基本價(jià)值。如此，將檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)相互結(jié)合起來，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的二次利用，滿足檔案資源的開發(fā)與利用。

二、高校檔案管理信息化過程中存在的問題

在高校檔案管理的信息化過程中，其具體的實(shí)施還存在一定問題，主要表現(xiàn)在對(duì)于檔案管理信息化缺乏認(rèn)識(shí)、未能完善地配備信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善、檔案工作宣傳不到位，以及師生欠缺參與意識(shí)、檔案信息安全方面存在問題、缺少檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，高校還需要針對(duì)其實(shí)際問題做好相應(yīng)的分析與處理。

1.對(duì)檔案管理信息化缺乏認(rèn)識(shí)

信息技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理應(yīng)用范圍越來越廣泛。但是就目前的實(shí)際情況來看，高校檔案管理依舊采用傳統(tǒng)的管理模式，仍以紙質(zhì)檔案管理為主，難以匹配時(shí)代的發(fā)展要求。同時(shí)，大多數(shù)高校的建設(shè)重點(diǎn)都放在教學(xué)質(zhì)量上，忽視了對(duì)檔案的有效管理，導(dǎo)致高校檔案管理優(yōu)化意識(shí)始終存在欠缺，并且也沒有真正意義上重視發(fā)展規(guī)劃的詳細(xì)制定。

2.未能完善配備信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施

積極開展高校檔案管理，落實(shí)信息化建設(shè)，還需要配備相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)置，以便能夠滿足其具體的管理要求。在實(shí)際的建設(shè)環(huán)節(jié)，針對(duì)信息化而言，雖然高校也在持續(xù)完善基礎(chǔ)設(shè)施，但是整體上依舊有不完備的問題出現(xiàn)，無論是硬件還是軟件方面都有所欠缺。高校一般都重視硬件的配置，通過資金購入了掃描儀、計(jì)算機(jī)等主要設(shè)備，但是在軟件配置上卻相對(duì)欠缺，從而導(dǎo)致漏洞不斷出現(xiàn)，影響整體工作，造成信息化建設(shè)滯后的問題，無法做到及時(shí)完善與更新，從而出現(xiàn)系統(tǒng)性問題。

3.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善

高校檔案資料較多，并且隨著時(shí)間推移，檔案資料會(huì)持續(xù)增加，因此，需要數(shù)據(jù)庫本身的功能能夠匹配實(shí)際需求，能夠針對(duì)性地做好存儲(chǔ)與更新方面的處理。不過，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中，依舊會(huì)有不完整的情況出現(xiàn)，如檔案信息的錄入不夠完整、檔案信息象征性的錄入等，這樣就會(huì)影響到數(shù)據(jù)庫的功能。同時(shí)，在錄入檔案信息之后，管理方面還有所欠缺，沒有依據(jù)實(shí)際情況針對(duì)性地進(jìn)行更新，無法滿足檔案信息的核實(shí)處理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)不夠完整，甚至存在虛假信息，這樣就會(huì)影響數(shù)據(jù)庫的基本使用，對(duì)于后續(xù)的檔案管理也會(huì)產(chǎn)生一定阻礙。

4.檔案工作宣傳不到位，師生欠缺參與意識(shí)

在高校檔案宣傳工作中，其檔案工作的進(jìn)程是相對(duì)薄弱的。因?yàn)樯鐣?huì)對(duì)于其關(guān)注度普遍較低，從而影響了其知名度。同時(shí)，師生在這方面的參與意識(shí)有所欠缺，因此需要做好對(duì)檔案工作的大力宣傳。針對(duì)檔案管理工作，師生表現(xiàn)得并不是很積極，其對(duì)于檔案工作存在抗拒感和陌生感，這樣持續(xù)下去，往往得不到良好發(fā)展。高校師生應(yīng)改變對(duì)待檔案工作的態(tài)度，在工作中能夠認(rèn)真對(duì)待，切實(shí)體會(huì)其便利之處，并將其應(yīng)用技巧分享給身邊其他人，讓其也能夠參與到檔案管理中去，從而體會(huì)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)工作帶來的便利，真正了解到檔案管理信息化的重要性，從而增強(qiáng)對(duì)檔案工作的實(shí)際宣傳力度，能夠真正匹配數(shù)字化時(shí)代對(duì)于檔案管理信息化提出的要求。

5.檔案信息安全方面存在的問題

雖然檔案管理信息化存在一定優(yōu)勢(shì)，但是仍會(huì)有弊端存在，安全問題就成為目前還需要重點(diǎn)分析與探討的話題。在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程之中，往往重視應(yīng)用信息化技術(shù)，但是對(duì)于安全問題相對(duì)有所欠缺，導(dǎo)致在實(shí)際檔案管理信息化建設(shè)中，會(huì)面臨黑客攻擊，或是遭受病毒入侵，造成檔案信息資料出現(xiàn)破壞或者丟失等情況。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理信息化安全問題引起足夠重視，采取合理有效的安全防護(hù)措施，以此來保障檔案信息本身的安全性。

6.缺少檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

因?yàn)榻逃叻矫娴挠绊懀芏喔咝榱伺囵B(yǎng)高素質(zhì)人才，一般會(huì)將院校進(jìn)一步擴(kuò)招。在持續(xù)擴(kuò)大招生規(guī)模的同時(shí)，檔案管理方面的工作也會(huì)變得更加復(fù)雜。不過，就目前的實(shí)際管理系統(tǒng)分析來看，因?yàn)閷I(yè)人員缺失，并且大部分高校檔案管理工作人員都是兼職，缺少系統(tǒng)性培訓(xùn)，缺少學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，不具備開展檔案管理信息化工作的水平，無法真正表現(xiàn)出檔案管理的重要性，同時(shí)也無法發(fā)揮從業(yè)人員的基本價(jià)值。

三、數(shù)字化時(shí)代下高校檔案管理信息化的有效策略

1.強(qiáng)化基本認(rèn)識(shí)，設(shè)計(jì)具體的發(fā)展方案

為了匹配現(xiàn)代化的高校管理工作，還需要足夠重視當(dāng)前的檔案管理信息化工作的實(shí)施。第一，在實(shí)際的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程之中，要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)基本意識(shí)的強(qiáng)化，發(fā)揮檔案部門的基本作用，將高校的發(fā)展規(guī)劃與檔案管理信息化工作相互結(jié)合起來，為其建設(shè)工作提供整體性方向。第二，從檔案管理部門入手，采取具體有效的措施，提高工作人員的基本意識(shí)，基于實(shí)際情況出發(fā)，從而落實(shí)檔案管理信息化工作具體方案的設(shè)計(jì)與優(yōu)化。

落實(shí)相關(guān)部門的認(rèn)識(shí)，這就需要針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作能夠從管理部門開始就引起足夠重視，能夠站在總體的教學(xué)管理層面上加以分析，從而了解在建設(shè)進(jìn)程之中，檔案本身對(duì)于總體的高校布局有著怎樣的基本作用，真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。在詳細(xì)措施分析方面，可以考慮到利用員工交流會(huì)，也可以選擇利用績(jī)效考核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)工作的進(jìn)一步落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化與理解。同時(shí)，能夠?qū)熒傮w性認(rèn)識(shí)提高，這樣才能夠奠定基礎(chǔ)，服務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需求。

2.完善信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化管理實(shí)施的重要前提。在高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，高校還需要重視基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入力度，力求能夠完善各種硬件設(shè)施與軟件設(shè)備。高校需要結(jié)合檔案管理的具體內(nèi)容，在配備計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備的前提下，做好各種輔助設(shè)施的配備，滿足檔案管理需求。在軟件方面，則要求能夠結(jié)合實(shí)際工作情況，做好管理系統(tǒng)的研發(fā)，并且在具體的使用環(huán)節(jié)能夠做到及時(shí)改進(jìn)與更新，確保系統(tǒng)的功能能夠匹配實(shí)際的使用要求，以此來滿足檔案管理信息化需求。

3.注重檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，數(shù)據(jù)庫作為核心部分，其對(duì)于收集、整理、分析、存儲(chǔ)與利用檔案信息都有著重要作用，因此，高校需要加強(qiáng)對(duì)于檔案信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。第一，在數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)程中，需要落實(shí)檔案信息的錄入，針對(duì)涉及具體部門和環(huán)節(jié)的信息，都要求能夠直接落實(shí)到數(shù)據(jù)庫中，并且對(duì)于音頻、文字、視頻等檔案信息的任何形式都需要納入其中，以此來保障信息本身的完整性。第二，在錄入檔案信息過程中，還需要做好所有信息的數(shù)據(jù)核實(shí)，防止出現(xiàn)虛假信息，確保檔案在信息庫中的真實(shí)性。第三，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，做好及時(shí)維護(hù)、更新，確保高校的實(shí)際情況能夠與數(shù)據(jù)庫的信息保持高度的一致性。

4.落實(shí)檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)共享體系

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，為了能夠跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，需要做好檔案管理信息化的有效改善，通過發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)建立檔案管理數(shù)字平臺(tái)，及時(shí)創(chuàng)建高校檔案管理網(wǎng)站。同時(shí)，將檔案管理數(shù)字化平臺(tái)與高校內(nèi)部的網(wǎng)站信息相互結(jié)合起來，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，完善平臺(tái)共享。檔案管理服務(wù)平臺(tái)共享體系的出現(xiàn)，對(duì)高校檔案管理工作的開展帶來了極大的便利條件，許多可公開的檔案信息可以利用該平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)共享。雖然各高校的網(wǎng)站都還存在一定差異，但是不同的網(wǎng)站都可以選擇利用該平臺(tái)來查詢和使用，充分滿足對(duì)檔案處理效率的提升，讓原本的檔案管理工作變得更加清晰，方便、快捷的共享系統(tǒng)在各高校之中都得到了廣泛運(yùn)用，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)步伐。

5.重視檔案信息的安全管理

隨著檔案管理信息化程度的持續(xù)提高，使得檔案信息的共享化和網(wǎng)絡(luò)化程度也在持續(xù)加深，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與信息環(huán)境方面還有安全威脅的存在，這樣就會(huì)導(dǎo)致安全隱患進(jìn)一步增加。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中必須能夠落實(shí)安全管理。相關(guān)人員要具有信息安全意識(shí)，在工作期間規(guī)范操作與處理，保障不會(huì)有任何安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。同時(shí)，通過虛擬化手段，落實(shí)軟件與系統(tǒng)的有效防護(hù)，再搭配上對(duì)應(yīng)的軟件運(yùn)用，如防火墻、安全衛(wèi)士等，做好系統(tǒng)的及時(shí)更新處理，針對(duì)系統(tǒng)漏洞能夠及時(shí)進(jìn)行查補(bǔ)，盡可能有效抵御黑客、病毒等惡意攻擊，從而保障檔案信息的安全性與完整性。

6.落實(shí)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)優(yōu)秀檔案人才

為了加快高校檔案管理信息化建設(shè)，適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展要求，高校需要重視檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批專業(yè)化程度高、素質(zhì)高的檔案人才。只有真正建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍，才能夠滿足對(duì)檔案管理系統(tǒng)工作的優(yōu)化處理。在當(dāng)前的數(shù)字化時(shí)代，對(duì)于人才的具體要求也在相對(duì)應(yīng)的變化，因此，檔案管理部門需要重視檔案人員本身的業(yè)務(wù)水平，重點(diǎn)關(guān)注其工作能力的提高，真正順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，順應(yīng)檔案管理的信息化需求。

為了真正的落實(shí)高校檔案管理信息化建設(shè)，還需要定期做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。通過合理有效的措施，以此來滿足檔案管理人員積極開展相關(guān)方面的學(xué)習(xí)，讓其充分融入業(yè)務(wù)培訓(xùn)之中。在具體的培訓(xùn)環(huán)節(jié)，可針對(duì)工作人員的具體能力進(jìn)行分析與調(diào)查，盡可能選擇豐富的培訓(xùn)方式，讓其專業(yè)知識(shí)水平能夠得到提升。例如，當(dāng)檔案管理人員不了解信息技術(shù)的具體情況，就無法實(shí)現(xiàn)相關(guān)設(shè)備的正確操作，高?？梢云赣脤I(yè)人員進(jìn)行更加具有針對(duì)性的培訓(xùn)，滿足其實(shí)際操作水平的全面要求。如果檔案管理人員本身的知識(shí)結(jié)構(gòu)有所缺失，可以考慮引入高素質(zhì)檔案管理人才，并針對(duì)現(xiàn)有人員做好對(duì)應(yīng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，在完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)的同時(shí)，保障檔案管理人員擁有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)，最終積極發(fā)揮關(guān)鍵性作用，服務(wù)檔案管理信息化工作持續(xù)開展 。

7.制定規(guī)范的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定屬于高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的重要前提，它應(yīng)當(dāng)融入于檔案管理信息化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。缺少統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)必然會(huì)制約檔案管理信息化水平的提升。所以高校檔案管理部門要嚴(yán)格按照國家相關(guān)政策規(guī)定以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，根據(jù)高校實(shí)際情況來建立健全統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完善的信息化建設(shè)制度，確保檔案材料從收集、整理、歸檔、傳輸、開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)予以執(zhí)行，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)規(guī)范推進(jìn)，確保檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)更加高效的傳輸與共享。

另外高校檔案管理人員還要更新管理理念，轉(zhuǎn)變過去一直以來重藏輕用的思想認(rèn)識(shí)，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定之后，徹底擺脫過去被動(dòng)式的檔案服務(wù)模式，主動(dòng)為高校廣大師生提供檔案信息和咨詢服務(wù)，創(chuàng)新檔案開發(fā)利用方式，善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)高校檔案管理工作高質(zhì)量開展，積極探索檔案管理的新思路，從而助力檔案管理工作價(jià)值與作用的有效發(fā)揮。

四、結(jié)語

總而言之，隨著數(shù)字化時(shí)代的不斷發(fā)展，高校需要真正跟隨時(shí)代的發(fā)展潮流，進(jìn)一步完善高校檔案管理工作，落實(shí)其信息化建設(shè)，不斷強(qiáng)化管理，滿足高校檔案管理工作效率提高的同時(shí)，還能夠強(qiáng)化其信息化建設(shè)工作。因此，當(dāng)前的高校在進(jìn)行檔案管理中，需要結(jié)合數(shù)字化時(shí)代提出的要求，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠真正匹配時(shí)代的發(fā)展，能夠在各方的努力下，讓檔案管理工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展更深、更廣、更加全面。

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（作者單位：1.山東建筑大學(xué)商學(xué)院;2.山東建筑大學(xué)）