科技檔案的數(shù)字化發(fā)展及數(shù)字化實(shí)踐探討

|許銘洋

摘要：科技檔案是我國(guó)科技實(shí)力的重要憑證，早在多年前全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要中就明確指出科技檔案的管理需要積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，因此，科技檔案管理工作的重點(diǎn)就是在檔案收集齊全完整的基礎(chǔ)上，將科技檔案進(jìn)行存量數(shù)字化、新增電子化處理。在檔案批量數(shù)字化后，按照需求進(jìn)行分類。這一舉措能有效實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值最大化，提高科技檔案的利用效率。本文從科技檔案的數(shù)字化發(fā)展以及數(shù)字化實(shí)踐方面展開分析，指出在科技檔案的數(shù)字化發(fā)展及數(shù)字化實(shí)踐中的不足之處并提出針對(duì)性實(shí)踐措施以供參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案;數(shù)字化發(fā)展;數(shù)字化實(shí)踐

一、引言

科技檔案數(shù)字化能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理和利用的智能化、信息化要求。科技檔案的數(shù)字化工作是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)科技檔案革新的重要一環(huán)，因此，想要做好科技檔案的管理工作，必須借助信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，與此同時(shí)，通過(guò)科技檔案數(shù)字化實(shí)踐，總結(jié)檔案數(shù)字化管理和實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，為科技檔案數(shù)字化的長(zhǎng)足發(fā)展、科技檔案信息化利用，以及數(shù)字檔案館建設(shè)提供思路，進(jìn)而為相關(guān)領(lǐng)域提供信息的參考和支撐。

具體來(lái)講，科技檔案數(shù)字化是指利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)科技檔案進(jìn)行電子化處理，處理過(guò)程采取高速掃描技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案低損耗地掃描成電子檔案，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。從檔案利用角度來(lái)講，科技檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了利用方式的革新，將傳統(tǒng)的查閱利用紙質(zhì)檔案的方式轉(zhuǎn)化成線上查閱電子版檔案的方式，并且充分利用信息化設(shè)備和技術(shù)提高檔案檢索的智能性和查找借閱的效率。

二、科技檔案的數(shù)字化發(fā)展及數(shù)字化實(shí)踐概述

（一）科技檔案數(shù)字化發(fā)展的必要性

傳統(tǒng)的科技檔案主要以紙質(zhì)為載體的形式出現(xiàn)，雖然紙質(zhì)的科技檔案有著較強(qiáng)的原始性強(qiáng)，檔案資料完整齊全，但是由于紙張墨跡隨著時(shí)間的流逝容易出現(xiàn)損壞痕跡且占地面積巨大，保管環(huán)境與保管條件有限，不耐久不便捷等問(wèn)題逐漸突顯，因此，需要將紙質(zhì)科技檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理[1]?？萍紮n案數(shù)字化又稱數(shù)字化加工或數(shù)字轉(zhuǎn)化，能將存儲(chǔ)在傳統(tǒng)紙質(zhì)載體上的檔案轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的數(shù)據(jù)信息。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)整合和分析利用正成為趨勢(shì)，同時(shí)，隨著電子政務(wù)、電子圖紙等新技術(shù)的推行，科技檔案的電子化呈現(xiàn)形式逐漸普及和多樣化，并具備紙質(zhì)檔案所不具備的全文檢索、模糊檢索、關(guān)聯(lián)檢索和智能推送等功能優(yōu)勢(shì)。因而，科技檔案的數(shù)字化發(fā)展尤為必要，這既是信息時(shí)代發(fā)展帶來(lái)的社會(huì)需求，也是檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必然要求。但檔案數(shù)字化也帶來(lái)了歸檔電子文件的安全性問(wèn)題，因此，科技檔案的管理在考慮引入數(shù)字化技術(shù)手段的同時(shí)，也要注重檔案信息安全保障，這既是科技檔案信息化發(fā)展的底線，也是紅線。

1.將科技檔案管理過(guò)程進(jìn)行計(jì)算機(jī)化

科技檔案的管理過(guò)程包括整理、利用、統(tǒng)計(jì)等。首先，以建立完整的檔案管理系統(tǒng)為前提，在對(duì)科技檔案進(jìn)行整理歸檔、分類排序的同時(shí)，將著錄錄入檔案管理系統(tǒng)，著錄要素要填寫齊全完備，順序要與紙質(zhì)檔案排列統(tǒng)一，便于后續(xù)檔案數(shù)字化文件掛接系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，同時(shí)為檔案利用環(huán)節(jié)多功能檢索的開發(fā)打下基礎(chǔ)。此外，應(yīng)利用檔案管理系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和更新，便于檔案統(tǒng)計(jì)工作的開展，管理科技檔案管理過(guò)程的系統(tǒng)化可以進(jìn)一步規(guī)范科技檔案管理的流程，提高科技檔案管理的效率。

2.將科技檔案的文件存儲(chǔ)進(jìn)行數(shù)字化

目前通用的存儲(chǔ)介質(zhì)有移動(dòng)硬盤、光盤、云存儲(chǔ)等，這些設(shè)備所需空間小，但儲(chǔ)存容量極大，需要利用或修改檔案資料時(shí)操作便捷，對(duì)科技檔案的保管與儲(chǔ)存提供了便利的條件。信息時(shí)代的來(lái)臨使得計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公成為主流，因此，數(shù)字化的檔案也將是未來(lái)檔案發(fā)展的主流模式。

3.將科技檔案的信息檢索進(jìn)行智能化

科技檔案資料的查詢和利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案信息檢索是檔案資源開發(fā)的基礎(chǔ)操作，是發(fā)揮檔案利用價(jià)值的第一步。傳統(tǒng)的科技檔案管理模式以歸檔分類為前提，只能進(jìn)行固定分類依據(jù)下的簡(jiǎn)單檢索，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且結(jié)果單一。將科技檔案信息檢索進(jìn)行智能化處理能有效改善檢索方向與檢索類別。以檢索功能增設(shè)為例，在檢索程序中設(shè)置智能分析功能，在查找科技資料時(shí)根據(jù)輸入的信息分析用戶需求，將相關(guān)資料全部整合輸出，提高科技檔案的全面率以及精準(zhǔn)度。

4.將科技檔案的制度建設(shè)進(jìn)行完善

將科技檔案數(shù)字化后隨之而來(lái)會(huì)出現(xiàn)數(shù)字信息不可靠，泄露風(fēng)險(xiǎn)高，檔案完整程度不夠等問(wèn)題。為保障科技檔案數(shù)字化后的整體價(jià)值和信息安全，應(yīng)制定規(guī)范的檔案管理措施，加強(qiáng)數(shù)字化信息的安全性。第一步，修訂完善現(xiàn)有制度，對(duì)檔案的借閱以及銷毀等程序制定嚴(yán)格保密協(xié)議，并根據(jù)不同的檔案類型進(jìn)行詳細(xì)劃分，有針對(duì)性地對(duì)檔案管理工作人員實(shí)行崗前培訓(xùn)與職業(yè)素養(yǎng)宣傳教育工作，加大檔案管理工作人員的法律法規(guī)學(xué)習(xí)，讓其自覺遵守檔案管理相關(guān)協(xié)議。最后，詳細(xì)區(qū)分檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，包括但不限于檔案室管理人員，臨時(shí)工作人員等全體檔案工作人員的責(zé)任，落實(shí)監(jiān)督程序，保障科技檔案的數(shù)字化發(fā)展的有序。

三、科技檔案的數(shù)字化發(fā)展及數(shù)字化實(shí)踐不足之處

（一）職業(yè)素養(yǎng)較為欠缺，對(duì)科技檔案管理工作不夠重視

科技檔案數(shù)字化的發(fā)展如火如荼，科技檔案管理工作人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)科技檔案的數(shù)字化發(fā)展，重視科技檔案數(shù)字化建設(shè)工作。但從目前工作現(xiàn)狀來(lái)看，部分人員的思想觀念停滯不前，對(duì)新型工作模式的接收較為緩慢，不能理性地看待科技檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。同時(shí)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)與專業(yè)能力和操作技術(shù)，對(duì)科技檔案數(shù)字化長(zhǎng)足發(fā)展的認(rèn)知不到位，不重視這項(xiàng)工作。

（二）人才隊(duì)伍不夠完善，缺乏科技檔案數(shù)字化復(fù)合型人才

科技檔案的數(shù)字化過(guò)程不僅需要工作人員熟悉科技檔案的管理工作，還需要工作人員掌握專業(yè)的信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)自動(dòng)化程序操作手段。然而，目前科技檔案人才隊(duì)伍整體素養(yǎng)有待提高，由于檔案管理隊(duì)伍存在平均年齡偏大的狀況，因此部分年齡偏大的崗位人員對(duì)于信息技術(shù)操作的掌握不太熟練，難以適應(yīng)最新的數(shù)字化流程，亟需吸收青年檔案人才，以適應(yīng)新的檔案管理模式和新媒體的運(yùn)用。因此，科技檔案數(shù)字化發(fā)展急需完善人力資源隊(duì)伍，平衡隊(duì)伍的人力配置，并注重引入復(fù)合型人才。

（三）數(shù)字化設(shè)備配置不全，科技檔案數(shù)字化程序有待健全

科技檔案數(shù)字化發(fā)展雖然倡導(dǎo)已久，但落實(shí)水平仍舊有待完善。一方面，這項(xiàng)工作表面上看似只有簡(jiǎn)單一環(huán)，實(shí)則需要多方面的技術(shù)支撐，因此不論是人力還是財(cái)力都耗費(fèi)較大。但財(cái)政部門對(duì)這項(xiàng)發(fā)展的資金扶持力度有限，無(wú)法支撐專業(yè)技術(shù)人才的投入需求。另一方面，相關(guān)部門對(duì)科技檔案數(shù)字化發(fā)展過(guò)程涉及的專業(yè)設(shè)備配備也不夠到位，導(dǎo)致數(shù)字化過(guò)程中不可避免地出現(xiàn)一些問(wèn)題，例如數(shù)字化的電子文件達(dá)不到OCR識(shí)別的技術(shù)要求、重要信息丟失，非法程序入侵等情況?？萍紮n案數(shù)字化是一項(xiàng)閉環(huán)的工作，因?yàn)檫@些問(wèn)題的出現(xiàn)導(dǎo)致某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤后將影響后續(xù)流程的正常進(jìn)展，嚴(yán)重阻礙科技檔案數(shù)字化發(fā)展。

（四）檔案數(shù)字化管理不夠安全，數(shù)字化信息存在泄漏風(fēng)險(xiǎn)

在科技檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中保障數(shù)字化信息的安全是重中之重。紙質(zhì)科技檔案在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程由于任務(wù)量龐大，需要大量工作人員同時(shí)進(jìn)行，會(huì)不可避免地出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的紕漏，例如將類別歸納錯(cuò)誤等問(wèn)題，會(huì)給科技檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化帶來(lái)一定的影響[2]。部分檔案管理部門對(duì)數(shù)字化管理不夠重視，未建立完善的檔案數(shù)字化管理機(jī)制，導(dǎo)致工作人員在數(shù)字化過(guò)程中不重視信息安全問(wèn)題。信息時(shí)代雖然數(shù)據(jù)傳輸高速便捷，但帶來(lái)的安全隱患隨之增加，科技檔案信息安全保密和信息系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)工作需要提上日程。如果出現(xiàn)保密技術(shù)人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)的情況，會(huì)導(dǎo)致科技檔案信息外泄，給個(gè)人、社會(huì)乃至國(guó)家利益造成極大的損害。

四、科技檔案的數(shù)字化發(fā)展及數(shù)字化實(shí)踐意義

科技檔案數(shù)字化能有效保護(hù)檔案原件。傳統(tǒng)的科技檔案管理以及分類等過(guò)程都需要工作人員來(lái)分布完成，不可避免地會(huì)出現(xiàn)檔案原件被破壞的情況。圖紙類科技檔案也會(huì)因檔案利用反復(fù)折疊展開，進(jìn)而造成一定的損耗。而將科技檔案數(shù)字化可以有效避免此類問(wèn)題的發(fā)生，對(duì)科技檔案進(jìn)行全方位的保護(hù)，避免破損和丟失。

其次，科技檔案數(shù)字化能提高檔案工作人員的工作效率。工作人員將數(shù)量龐大的檔案資料進(jìn)行歸檔、分類、管理等過(guò)程需要浪費(fèi)大量時(shí)間。若用信息技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息只需要進(jìn)行掃描錄入等工作，節(jié)約了工作時(shí)間，提高了工作效率和工作質(zhì)量。

最后，科技檔案數(shù)字化能提高檔案的利用率?？萍紮n案數(shù)字化之前若需要應(yīng)用，有人借閱后想要參考只能等到借閱人歸還后查看，借閱時(shí)間與地點(diǎn)都要一定的局限性[3]。將科技檔案信息數(shù)字化后可以實(shí)現(xiàn)檔案快速檢索和瀏覽功能，在節(jié)約檔案儲(chǔ)存空間的同時(shí)，便捷了檔案利用工作，這既實(shí)現(xiàn)了對(duì)科技檔案資料進(jìn)行妥善保管以及開發(fā)，也充分利用了科技檔案信息資源，使其更好地發(fā)揮自身價(jià)值。而將檔案數(shù)字化后，傳播速度與地點(diǎn)將不受限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行查看參考，實(shí)現(xiàn)多人共享。通過(guò)這一舉措，科技檔案利用率將得到一定程度的提升，檔案利用輻射的范圍也會(huì)變得更廣。

此外，科技檔案的數(shù)字化是社會(huì)進(jìn)步的體現(xiàn)，是適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展需要的必由之路。檔案的發(fā)展離不開數(shù)字化建設(shè)工作。人們對(duì)科技檔案的重視也將在檔案利用的普及過(guò)程中愈發(fā)增強(qiáng)。實(shí)現(xiàn)科技檔案數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的必然要求，意味著科技檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)跟隨上時(shí)代前進(jìn)的步伐。想要在短時(shí)內(nèi)充分了解科技信息，紙質(zhì)的檔案是無(wú)法做到的，只能依靠數(shù)字化檔案建設(shè)。

五、科技檔案的數(shù)字化發(fā)展及數(shù)字化實(shí)踐措施

（一）加強(qiáng)宣傳教育工作，重視檔案數(shù)字化管理

只有科技檔案管理工作人員意識(shí)到科技檔案數(shù)字化的重要意義，才能保證科技檔案朝著數(shù)字化方向發(fā)展。首先，相關(guān)部門可聘請(qǐng)專業(yè)法律從業(yè)人員向全體工作人員講解檔案法，提高工作人員守法意識(shí)。定期組織科技檔案數(shù)字化相關(guān)工作人員參加職業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)，大力宣傳科技檔案數(shù)字化的作用及重要性。把檔案數(shù)字化作用傳遞到每一位工作人員心中，讓其重視認(rèn)可這項(xiàng)工作，凝聚全體工作人員意識(shí)，推動(dòng)科技檔案數(shù)字化發(fā)展邁上新的臺(tái)階。讓科技檔案發(fā)揮應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，服務(wù)于人民與國(guó)家。因此，采用多種形式的宣傳教育工作，進(jìn)一步加強(qiáng)科技檔案數(shù)字化發(fā)展宣傳力度，能有效保障工作人員提高對(duì)科技檔案數(shù)字化發(fā)展的重視程度。

（二）加大人才建設(shè)工作，重視培訓(xùn)復(fù)合型人才

科技檔案數(shù)字化人才隊(duì)伍的建設(shè)是科技檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵。對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)合理的專業(yè)技能培訓(xùn)能使其在工作開展的過(guò)程中發(fā)揮出專業(yè)優(yōu)勢(shì)，熟練進(jìn)行科技檔案數(shù)字化的操作，提高工作人員整體水平。

首先，應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)信息安全等方面的專業(yè)技能，邀請(qǐng)這一領(lǐng)域的專家前來(lái)組辦座談會(huì)，會(huì)議前通知各個(gè)人員整理出在科技檔案數(shù)字化過(guò)程中遇到的疑難點(diǎn)，會(huì)議結(jié)束后流出針對(duì)性的一對(duì)一答疑指導(dǎo)環(huán)節(jié)，幫助每一位工作人員解決不用的疑問(wèn)[4]。

其次，也可以采取走出去的培訓(xùn)方式，組織工作人員前往該領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，互相交流探討如何提高自身技術(shù)。

最后，應(yīng)重視對(duì)青年人才的培養(yǎng)，青年人才具有創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)技能掌握較快，能短時(shí)間內(nèi)發(fā)展成復(fù)合型科技檔案數(shù)字化人才，帶領(lǐng)其余人員不斷進(jìn)步，提高團(tuán)隊(duì)的整體職業(yè)素養(yǎng)。

此外，對(duì)管理人員也應(yīng)開展相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)活動(dòng)，為科技檔案數(shù)字化發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

（三）完善檔案保障機(jī)制，確保所需資金投入

科技檔案數(shù)字化發(fā)展若想得人力以及財(cái)力的支撐，就必須完善科技檔案數(shù)字化發(fā)展保障機(jī)制，爭(zhēng)取相應(yīng)部門的政策傾斜，申請(qǐng)過(guò)程考慮科技檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)的長(zhǎng)效機(jī)制，每年在固定期限內(nèi)進(jìn)行足量的劃撥，加大對(duì)科技檔案數(shù)字化發(fā)展的投入力度。同時(shí)，號(hào)召社會(huì)企業(yè)進(jìn)行設(shè)備投資，提高設(shè)備的精度和速度，保障科技檔案數(shù)字化過(guò)程不出現(xiàn)紕漏。最后，利用財(cái)政撥款時(shí)制定嚴(yán)格精細(xì)的使用制度，確保?？顚Ｓ?。

此外，工作人員應(yīng)擺脫對(duì)科技檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生的誤解，不拘泥于思維框架。將更多的現(xiàn)代化思維融入科技檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)，完善檔案保障機(jī)制，全面創(chuàng)新科技檔案數(shù)字化建設(shè)工作。遵循數(shù)字化科技檔案建設(shè)基礎(chǔ)原則，將新穎的方法融入其中。合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)投入資金，杜絕一味貪圖數(shù)字化建設(shè)發(fā)展速度而進(jìn)行盲目投資。

科技檔案數(shù)字化建設(shè)需要科學(xué)技術(shù)與大量資金支持，科學(xué)技術(shù)與投入資金之間具有密切聯(lián)系。需要以資金支持為基礎(chǔ)，為科學(xué)技術(shù)提供有力支撐。二者相輔相成缺一不可，任何一方出現(xiàn)問(wèn)題，均會(huì)阻礙科技檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的健康持續(xù)發(fā)展。

（四）解決數(shù)字化技術(shù)性問(wèn)題，建立多部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制

科技檔案數(shù)字化發(fā)展需要各部門建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，建立合作關(guān)系，在加強(qiáng)自身數(shù)字化技術(shù)建設(shè)能力的情況下共同完成科技檔案的數(shù)字化建設(shè)工作。在進(jìn)行科技檔案館內(nèi)整體網(wǎng)絡(luò)搭建時(shí)，應(yīng)及時(shí)安裝系統(tǒng)的安全防范程序，對(duì)所使用的數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行身份加密處理操作，做好重要系統(tǒng)和數(shù)字信息的隔絕，同時(shí)，加快各部門的信息聯(lián)動(dòng)互通，如果必要，對(duì)相關(guān)檔案及時(shí)進(jìn)行更新。

六、結(jié)束語(yǔ)

科技檔案數(shù)字化發(fā)展，主要依賴于現(xiàn)代化信息技術(shù)。將科技檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能有效提高工作人員的工作效率以及質(zhì)量，為全社會(huì)帶來(lái)便捷的科技知識(shí)參考，為全民族科技文化水平提升帶來(lái)強(qiáng)有力的支撐[5]。因此，科技檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的需要，符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。通過(guò)加強(qiáng)宣傳教育工作，重視檔案數(shù)字化管理;加大人才建設(shè)工作，重視培訓(xùn)復(fù)合型人才;完善檔案保障機(jī)制，確保所需資金投入;解決數(shù)字化技術(shù)性問(wèn)題，建立多部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制等多項(xiàng)措施定能將科技檔案的數(shù)字化發(fā)展以及實(shí)踐工作順利完成。

作者單位：許銘洋? ? 深圳海事局后勤管理中心

許銘洋（1994.03-），女，漢族，吉林松原，本科，助理館員，研究方向：檔案研究。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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