企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

王卓

摘 要：在國內(nèi)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，國家明令要加強(qiáng)體制改革，提高工作執(zhí)行效率，積極健全法治社會，維護(hù)國家長治久安遙作為護(hù)法、維法、執(zhí)法的公安部門，在這樣的時代背景下，公務(wù)會更加繁重，需要記錄的文案和事件將會更多。因此，如何更加合理、高效、規(guī)范地管理紙質(zhì)文件檔案成為公安部門大力推進(jìn)體制改革的重要一部分。隨著社會的不斷發(fā)展，計算機(jī)的不斷普及，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成為我國社會事業(yè)的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，電子檔案管理可以提升檔案的管理效率，方便查找。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案? 管理系統(tǒng)? 設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

引言

系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)：智能檔案柜管理系統(tǒng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)，可用于各企事業(yè)單位， 方便對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行規(guī)范化管理，提高工作效率。系統(tǒng)分為兩大部分：硬件和軟件。硬件部分包括主柜和副柜、智能鎖板和智能顯示屏，軟件部分包括服務(wù)器管理平臺和移動客戶端。

系統(tǒng)功能模塊設(shè)計：檔案柜平臺綜合運(yùn)用二維碼識別、自動控制、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等多種先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了取件碼、二維碼掃碼開柜、柜門狀態(tài)查詢等功能。整個系統(tǒng)分為服務(wù)端和移動端。

一、檔案管理系統(tǒng)

平臺管理員在檢查系統(tǒng)狀態(tài)時，登錄管理系統(tǒng)查看當(dāng)前柜門狀態(tài)。柜門狀態(tài)保存在數(shù)據(jù)庫中，以枚舉的方式定義了三個狀態(tài)，分別為開、關(guān)和不確定。不確定指的是柜門狀態(tài)沒有在指定時間內(nèi)刷新袁即柜子安卓端平板與后端長連接已經(jīng)斷開;開和關(guān)兩種狀態(tài)指的是一段時間內(nèi)的柜門狀態(tài)，而不是指實(shí)時的柜門狀態(tài)。

后臺授權(quán)開柜：平臺的核心功能在于開柜，后端服務(wù)器接收到開柜請求后，按照請求路徑分發(fā)給不同的驗(yàn)證邏輯，通過驗(yàn)證才能生成對應(yīng)的開柜信息，并按照規(guī)定的加密方式返回。驗(yàn)證的主要內(nèi)容主要包括身份和信息的有效性以及驗(yàn)證碼和二維碼包含信息的正確性。

文件使用記錄：柜門開關(guān)等操作包含有身份信息的驗(yàn)證，每次開柜的時候，這些操作都會生成日志，里面記錄了開柜日期，開柜人員和開柜的柜門號以及文件的編號。一旦岀現(xiàn)文檔丟失的情況，可以通過查看日志來追責(zé)。

開柜請求處理：開柜請求來自于平臺和安卓平板，對請求的參數(shù)驗(yàn)證完之后，取岀有用的憑證，作為查詢數(shù)據(jù)庫的索引值，找到對應(yīng)的柜門編號和柜門狀態(tài)遙

系統(tǒng)監(jiān)控管理：平臺對系統(tǒng)的魯棒性要求高，需要一個機(jī)制來監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行狀況。主要監(jiān)控運(yùn)行的程序和內(nèi)存空間，統(tǒng)計系統(tǒng)中的異常，作為后期維護(hù)的依據(jù)。

檔案利用統(tǒng)計：對檔案利用者、檔案利用時間、利用次數(shù)、利用目的進(jìn)行利用統(tǒng)計，利用人、利用時間、利用次數(shù)、利用目的等等。

檔案庫房管理：圖形化方式模擬展示實(shí)體庫房密集架或檔案柜布局、實(shí)體檔案擺放情況，支持倉庫布局及檔案柜基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。

檔案關(guān)鍵詞管理：在系統(tǒng)錄入時自動生成關(guān)鍵詞，能夠全面地反映檔案內(nèi)容，支持關(guān)鍵詞規(guī)則設(shè)定。

二、全方位高效信息化管理

智能檔案管理系統(tǒng)對合同數(shù)據(jù)的收集、掃描、存儲、應(yīng)用、安全進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和設(shè)計，從而保證檔案信息的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱、庫房管理等環(huán)節(jié)的全方位高效信息化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的全生命周期管理。智能檔案管理系統(tǒng)更能實(shí)現(xiàn)與公司其他核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫銜接，使大量有價值的檔案文件得以規(guī)范、自動、完整采集。

三、紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)。任何形式的檔案都有自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。紙質(zhì)檔案也不例外，紙質(zhì)檔案也有自己的優(yōu)點(diǎn)。首先是直觀性，在實(shí)際工作中要查詢紙質(zhì)檔案的時候，只要檔案沒有被涂改、沒有損壞也沒有丟失的話，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真實(shí)性和安全性，紙質(zhì)的檔案在做成以后，很難被涂改或是修正，因?yàn)橥扛幕蚴切拚?，一般都會留下痕跡，而檔案的作用就是作為真實(shí)和安全的憑證，很難修改，真實(shí)性和安全性也就有了保障。雖然現(xiàn)在電子信息檔案用的比較多，但是人們還是普遍認(rèn)為紙質(zhì)檔案具有很高的可信度。最后是法律效力和憑證效力，在遇到法律問題的時候，電子檔案的使用一般都很謹(jǐn)慎，人們也普遍認(rèn)為紙質(zhì)檔案可以作為司法部門取證所需的憑證，具有法律效力。

電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。隨著計算機(jī)的發(fā)展，電子檔案越來越受到人們的青睞，電子檔案有自己的優(yōu)點(diǎn)。首先是能夠提高效率，計算機(jī)能夠提升工作效率，在進(jìn)行存儲和查找的時候也能夠提升工作人員的速度，查找起來也相對的比較容易，極大的減輕了檔案工作人員的工作量。其次是大量存儲，電子檔案存儲系統(tǒng)不需要很大的空間也可以將檔案儲存完整，也不會因?yàn)榄h(huán)境因素的影響而減少存儲壽命。再次是保密性能好，電子檔案主要儲存在計算機(jī)上，如果對系統(tǒng)進(jìn)行了加密措施，做好了檔案的保密措施，沒有權(quán)限的人是沒有辦法進(jìn)入電子檔案查詢檔案的。最后是電子檔案的質(zhì)量比較高。紙質(zhì)檔案一般由人來存儲和排列，太多人為因素會導(dǎo)致檔案錯誤的概率增加，而電子檔案則沒有這方面的問題，電子檔案的質(zhì)量和利用率比紙質(zhì)檔案要高。

結(jié)論

隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)的發(fā)展管理中占據(jù)著越來越重要的地位。檔案作為企業(yè)的一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中不可或缺的一部分，在管理和決策中發(fā)揮重要的作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在收集、保存、管理等方面存在一些弊端，例如紙質(zhì)文檔易受潮，丟失損害難以修復(fù)，查找不便等。為了解決上述問題，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，這不僅為企業(yè)整個檔案系統(tǒng)增加了科技化的管理，同時也因?yàn)槲臋n管理系統(tǒng)的可備份化，為企業(yè)檔案增加了另一份安全保障。而對于檔案利用人員來說，有了文檔管理系統(tǒng)，同時有專門的檔案維護(hù)人員，檔案的檢索利用也會比過去的紙質(zhì)文檔檢索利用更加簡便快捷。

參考文獻(xiàn)

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