淺析如何構(gòu)建獸藥科技檔案的有效體系

蘭瑩

摘要：隨著獸藥行業(yè)發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，獸藥科技檔案的利用不斷增加，資源開發(fā)得到重視，獸藥科技檔案是獸藥行業(yè)科技發(fā)展的條件和基礎(chǔ)，獸藥科技檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要憑證，本文主要分析了目前獸藥科技檔案管理中存在的管理人員專業(yè)知識(shí)不夠硬、歸檔重視程度不夠、獸藥科技檔案流失和檔案管理保存條件差等問題，結(jié)合檔案管理實(shí)際工作探討如何構(gòu)建有效的工作管理體系，為獸藥管理人員提供合理的參考。

關(guān)鍵詞：獸藥科技檔案;管理存在問題;有效體系

獸藥科技檔案是指在獸藥監(jiān)察、科學(xué)研究、基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)及其它科技活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科學(xué)技術(shù)文件的總稱，包括紙質(zhì)文件、照片、計(jì)算材料、圖紙、圖表、錄音、錄像、光盤等各種載體的文件[1]。這些資料具有較高參考和利用價(jià)值，并按照我國的檔案制度集中起來統(tǒng)一保管。在我國全面建成小康社會(huì)的背景下，充分發(fā)揮獸藥科技檔案作用，有助于我國獸藥行業(yè)科技水平的發(fā)展，提升我國獸藥行業(yè)經(jīng)濟(jì)整體實(shí)力，助推脫貧攻堅(jiān)工作有效落實(shí)。

1 發(fā)揮獸藥科技檔案作用的重要性

1.1 獸藥科技檔案是獸藥行業(yè)科技發(fā)展的條件和基礎(chǔ)

獸藥科技檔案作為特殊媒介，能夠?qū)F藥研究成果很好地繼承和發(fā)展。獸藥技術(shù)人員在研發(fā)創(chuàng)造新檢測(cè)方法、新獸用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、新檢測(cè)試劑、新獸用疫苗、菌毒（蟲、種）制備等研究項(xiàng)目過程中必然需要對(duì)前人的研究成果進(jìn)行參考和借鑒，便于傳承已獲取的技術(shù)，來促進(jìn)新技術(shù)的產(chǎn)生。獸藥管理人員在制定每一項(xiàng)政策法規(guī)時(shí)，也都是建立在之前大量的調(diào)查研究基礎(chǔ)之上。比較詳盡完整的獸藥科技檔案不但記錄了關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)，更能體現(xiàn)研究人員的邏輯思維模式以及整個(gè)研究的發(fā)展過程，這些寶貴的資料能夠幫助技術(shù)與管理人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，啟發(fā)思路，彌補(bǔ)“后來者”的個(gè)人知識(shí)不足，開闊視野，發(fā)揮技術(shù)“傳幫帶”，提高獸藥相關(guān)研究工作的效率和水平[2]，對(duì)穩(wěn)步推進(jìn)新時(shí)代獸藥行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

1.2 獸藥科技檔案是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要憑證

獸藥科技檔案涉及到大量的學(xué)科專業(yè)知識(shí)，是對(duì)于獸藥科技工作者研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，其中大量的科研數(shù)據(jù)及圖文資料是維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力憑證[3]。完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的獸藥科技檔案是保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提。眾所周知，科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，獸藥科技檔案記載的正是獸藥科技工作者的科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力的直接證據(jù)。因此，深度挖掘獸藥科技檔案內(nèi)容，充分借鑒前人的智慧結(jié)晶和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有助于獸藥行業(yè)整體生產(chǎn)力水平的提升。

1.3 獸藥科技檔案的管理是獸藥企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

獸藥科技檔案是獸藥企業(yè)在生產(chǎn)和研發(fā)及日常管理中形成的具有一定參考價(jià)值的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的文件，為獸藥企業(yè)后期開展科學(xué)研究提供有力的參考價(jià)值，也是獸藥生產(chǎn)可持續(xù)發(fā)展的保障。同時(shí)也是企業(yè)的寶貴財(cái)富，在企業(yè)的科研、經(jīng)營、管理過程中發(fā)揮著重要作用。首先獸藥科技檔案記載著企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營過程及成果的重要信息，具有憑證和參考作用，獸藥企業(yè)在科研、經(jīng)營和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的記錄，獸藥研究、產(chǎn)品管理等工作都是建立在獸藥科技檔案的整理和分析的基礎(chǔ)之上的，對(duì)企業(yè)提升科研水平和經(jīng)營管理能力都具有很大的促進(jìn)作用。其次獸藥科技檔案是在企業(yè)最核心的業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的原始記錄，真實(shí)可靠，是最令人信服的真憑實(shí)據(jù)，能夠在關(guān)鍵時(shí)刻保護(hù)企業(yè)和職工的合法權(quán)益，有利于明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛發(fā)生。此外獸藥科技檔案也是最寶貴的教育資源，它如實(shí)記錄了獸藥科研中產(chǎn)生的每一次成功或失敗的案例，其原始性和真實(shí)性是具有極強(qiáng)的說服力的，通過每一個(gè)真實(shí)的案例就可以反映出獸藥企業(yè)在科研中的每一次進(jìn)步。也為日后的科研工作提供了最直接有力的參考依據(jù)，有利于獸藥企業(yè)不斷在成功和失敗的案例中汲取經(jīng)驗(yàn)，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。最后獸藥科技檔案為企業(yè)文化建設(shè)提供了歷史借鑒和參考依據(jù)，企業(yè)的檔案管理是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，始終推動(dòng)著企業(yè)文化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，企業(yè)文化建設(shè)影響著企業(yè)檔案的收集范圍及企業(yè)檔案的價(jià)值等，其價(jià)值受多重因素影響和制約而呈現(xiàn)出不一樣的價(jià)值體現(xiàn)，獸藥科技檔案作為獸藥企業(yè)的核心業(yè)務(wù)檔案，在價(jià)值鑒定過程中將體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的設(shè)立初衷、工作思路、經(jīng)營模式等重要信息，處處體現(xiàn)著企業(yè)的發(fā)展愿景及戰(zhàn)略意圖，是企業(yè)文化的一個(gè)良好的呈現(xiàn)方式[4]。

2 發(fā)揮獸藥科技檔案作用過程中的問題

2.1 管理人員專業(yè)知識(shí)不夠硬

獸藥科研檔案按照自然形成規(guī)律一般分為申報(bào)立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定、驗(yàn)收階段、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段等五個(gè)階段。要求檔案員對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)，歸檔范圍、審批文件、任務(wù)書、方案論證、開題報(bào)告及合同書、協(xié)議書等在檔案文件形成的各個(gè)環(huán)節(jié)都有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和把控能力，然而檔案員不懂業(yè)務(wù)的問題已經(jīng)成為很多用人單位的通病，往往有很多單位采用兼職檔案員進(jìn)行檔案整理，這些人員工作范圍僅限于檔案的收集整理以及歸檔，對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)毫不了解，導(dǎo)致很多檔案員在進(jìn)行檔案歸集整理過程中無法甄別各類檔案文件的重要程度，甚至?xí)嬖跇I(yè)務(wù)部門給什么，檔案員就歸檔什么的現(xiàn)象，無法在歸檔前起到篩選、審核的作用。

2.2 管理人員對(duì)其重視程度不夠

技術(shù)人員或兼職檔案人員應(yīng)及時(shí)收集技術(shù)研究資料，組建預(yù)立卷，等研究結(jié)束后按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，但在實(shí)際研究生產(chǎn)活動(dòng)中，技術(shù)人員或兼職人員對(duì)資料收集工作的重視性不夠，往往只關(guān)注已經(jīng)形成的獸藥科研結(jié)果，對(duì)于沒有成果的技術(shù)資料不重視。而事實(shí)上科學(xué)研究過程中的每一環(huán)節(jié)都應(yīng)加以記錄，失敗與成功的數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)同等重要，但技術(shù)人員往往只記錄與成果正相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，忽略了對(duì)過程資料的收集，從而導(dǎo)致后來的研究人員在開展后續(xù)研究過程中進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng)，造成了人力及物力的浪費(fèi)現(xiàn)象。檔案整理工作是需要經(jīng)驗(yàn)積累來完成的一項(xiàng)工作。然而有的單位的兼職檔案人員采用新人，缺乏穩(wěn)定性，專業(yè)技術(shù)能力不夠，往往對(duì)科技檔案形成的過程和內(nèi)容比較陌生，導(dǎo)致在最后結(jié)題歸檔時(shí)收集整理過程不順暢，出現(xiàn)重要文件流失或文件無效等問題[5]。

2.3 獸藥科技檔案流失

日常工作中，存在個(gè)別技術(shù)人員出于安全和使用方便等因素的考慮，將部分檔案留在自己手中，不愿移交給檔案部門的情況，甚至有些科研人員認(rèn)為產(chǎn)生的檔案是自己的勞動(dòng)成果，對(duì)檔案性質(zhì)認(rèn)識(shí)不清，不配合檔案管理人員的工作。同時(shí)隨著技術(shù)人員流動(dòng)性的增強(qiáng)，再加之保管不善，這些核心檔案往往會(huì)因?yàn)槿藛T更替、保管不善而流失或損毀，導(dǎo)致獸藥科技檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性嚴(yán)重缺失，重要檔案不完整[6]。

2.4 獸藥科技檔案管理保存條件較差

獸藥科技材料需要長時(shí)間的記錄和保存。但目前來看，部分單位的檔案管理技術(shù)較為落后，對(duì)于時(shí)間較長的檔案實(shí)體并沒有進(jìn)行有效的維護(hù)和翻新，導(dǎo)致很多寶貴的獸藥科技材料遭到了遺失和損毀。這主要是由于檔案主體單位對(duì)于檔案文件的重視程度不高，沒有及時(shí)采購使用相應(yīng)的硬件設(shè)備，增加了檔案損毀的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于保存設(shè)備的落后，檔案文件在查找時(shí)往往需要花費(fèi)很多時(shí)間，使得很多單位的檔案查詢率比較低，利用率不高，很難發(fā)揮出獸藥檔案的積極作用[7-8]。

3 發(fā)揮獸藥科技檔案作用的對(duì)策

3.1 抓住檔案員這個(gè)“核心”，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

一份完整的檔案能夠記錄一項(xiàng)業(yè)務(wù)從產(chǎn)生到完成的全部過程，對(duì)日后的查考起到至關(guān)重要的作用，做好檔案管理工作，核心在打造一支成熟的檔案員隊(duì)伍。各科研組應(yīng)指定一名兼職立卷歸檔人員，負(fù)責(zé)本部門立卷歸檔工作的督促、案卷質(zhì)量的檢查工作，兼職檔案員應(yīng)有熱愛本職工作、忠于職守、刻苦學(xué)習(xí)、鉆研業(yè)務(wù)、具備專業(yè)知識(shí)等具體素養(yǎng)。還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以崗位培訓(xùn)、職業(yè)技能培訓(xùn)、各部門工作經(jīng)驗(yàn)交流等形式，讓檔案員對(duì)業(yè)務(wù)具有宏觀的認(rèn)知，掌握重點(diǎn)環(huán)節(jié)的重點(diǎn)工作，這樣在歸檔時(shí)，才能發(fā)揮檔案員作為檔案歸集最后一道環(huán)節(jié)的有效把控作用。對(duì)新入職人員要用老人帶新人方法，發(fā)揮“傳幫帶”的優(yōu)勢(shì)，在檔案管理工作中建設(shè)一支政治過硬、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練、人員穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，為扎實(shí)推進(jìn)獸藥科技檔案事業(yè)提供堅(jiān)強(qiáng)人才保障[9]。

3.2 完善獸藥科技檔案管理制度

只有健全的檔案管理體系，才能使檔案管理工作得到有序高效的實(shí)施。各單位要制定獸藥科技檔案管理制度及科技檔案歸檔程序，規(guī)范化管理應(yīng)涵蓋檔案產(chǎn)生的全流程、檔案的收集審核、檔案的歸檔方式等各方面，實(shí)現(xiàn)全過程管理，使獸藥科技檔案內(nèi)容更加全面，有效準(zhǔn)確。同時(shí)要建立檔案的借閱制度，明確檔案借閱的方式、安全性、借出歸還手續(xù)等，從多個(gè)維度保護(hù)檔案的安全性。獸藥行業(yè)科技水平發(fā)展有助于獸藥產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力提升，而想要提高獸藥行業(yè)科技水平發(fā)展的效率，就必須保護(hù)好獸藥科技檔案的關(guān)鍵性材料。對(duì)于以前留在技術(shù)人員手里或流失的獸藥科技資料，應(yīng)進(jìn)行尋回和補(bǔ)缺[10]。

3.3 有效開發(fā)獸藥科技檔案保管技術(shù)

根據(jù)實(shí)際情況，把珍貴的文物資料保存好就要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，建立恒溫恒濕的檔案管理保存條件，保證庫房環(huán)境的穩(wěn)定狀態(tài)，有效避免檔案的霉變及破損，對(duì)已破舊的檔案要進(jìn)行專業(yè)的修裱操作，修復(fù)本著“同宗同源”，修復(fù)時(shí)要注重真實(shí)性。并讓科學(xué)管理方法成為一種程序化的檔案保護(hù)機(jī)制。只有讓保護(hù)材料的程序成為一種科學(xué)的機(jī)制，才能讓獸藥科技中的關(guān)鍵性材料得到很好的保存。用好數(shù)字化手段，把檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)向數(shù)字化、電子化載體永久保存起來。建立數(shù)字化檔案室，通過數(shù)據(jù)挖掘的特點(diǎn)，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)更有用的信息，同時(shí)可便于檔案的查找審閱，能夠有效規(guī)避因檔案借閱而產(chǎn)生的對(duì)檔案實(shí)體的損壞以及翻閱大量檔案而導(dǎo)致的時(shí)間上的浪費(fèi)，大幅提高檔案的利用價(jià)值和利用效果[11]。

4 結(jié)語

發(fā)揮好獸藥科技檔案的作用，是助推獸藥行業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)也是獸藥企業(yè)創(chuàng)造財(cái)富體現(xiàn)價(jià)值的重要環(huán)節(jié)。獸藥科技檔案為快速提高獸藥科研水平提供了必不可少的資料依據(jù)。因此，要完善獸藥檔案管理機(jī)制，制定管理?xiàng)l例，加大投資力度，促進(jìn)獸藥科技檔案作用的發(fā)揮，提高我國獸藥行業(yè)經(jīng)濟(jì)整體實(shí)力，為實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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