事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理的應(yīng)用分析

吳法福

摘要：事業(yè)單位的檔案在記錄當(dāng)?shù)厣鐣裆聵I(yè)發(fā)展、保障單位運行、分析單位現(xiàn)狀以及未來發(fā)展規(guī)劃方面有著重要的作用，因此檔案管理一直被作為事業(yè)單位管理工作中的一項重要內(nèi)容，從目前我國事業(yè)單位檔案管理、使用和保存的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作還存在許多缺陷和漏洞。隨著近些年來網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，信息化技術(shù)也因此應(yīng)運而生，信息化技術(shù)的產(chǎn)生給各行各業(yè)都帶來了巨大的改變。而我國目前階段事業(yè)單位檔案信息化管理總體水平還較低，對事業(yè)單位的進步和發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。因此，進一步加強事業(yè)單位電子檔案管理和使用已經(jīng)成為事業(yè)單位適應(yīng)新形勢發(fā)展的必要手段。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案管理;應(yīng)用

事業(yè)單位電子檔案管理簡單來說就是將事業(yè)單位運行過程中產(chǎn)生的傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案資料通過電子數(shù)據(jù)的形式錄入到電子計算機中，并通過電子計算機對于數(shù)據(jù)的儲存、分析功能實現(xiàn)對其整理分類。電子檔案在前期建檔儲存時工作量較大，但卻有效減少了在后續(xù)檔案管理、使用過程中的工作量，也大大提高了檔案的安全性，且儲存、維護成本極底。除此之外，工作人員通過電子檔案在對檔案資料進行查閱時，可以通過檢索關(guān)鍵詞等形式有效提高工作效率，從而更好的服務(wù)群眾，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展，對事業(yè)單位的進步和發(fā)展也起到了積極推動作用。

一、電子檔案的特點

（一）對信息進行高效處理

近幾年來隨著信息科技的進步和發(fā)展，電子檔案的儲存只需要通過計算機對相應(yīng)數(shù)據(jù)進行掃描即可將這些內(nèi)容錄入到計算機中，并且能夠利用計算機的分類整理和儲存功能實現(xiàn)對錄入信息的整理統(tǒng)計，只要操作方式正確，不僅能夠有效降低傳統(tǒng)檔案在儲存過程中存在的安全問題，也實現(xiàn)了對檔案信息的高效處理。

（二）便于信息補充

對檔案進行補充完善也是檔案管理工作中一項重要的任務(wù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在對信息進行補充更改時會遇到各種各樣的難題，而電子檔案在信息補充完善方面則有著十分顯著的優(yōu)勢，相關(guān)工作人員只需要進行簡單的操作即可對信息進行完善補充，有效提高了檔案的詳實程度。

（三）實現(xiàn)信息的有效利用

檔案工作的工作量與事業(yè)單位承擔(dān)的業(yè)務(wù)職能成正比，因此，相對于對傳統(tǒng)檔案進行查閱的過程中需要對卷宗進行翻閱消耗大量的時間而言，電子檔案通過計算機查找的方式，可以在短時間內(nèi)通過關(guān)鍵詞等方式完成信息大批量檢索，在有效提高檔案資源利用率的同時，提高了工作人員的工作效率，從而更好的服務(wù)群眾，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展，對事業(yè)單位自身的進步和發(fā)展也起到了積極推動作用。

（四）安全可靠

單位管理人員可以對涉密信息進行分級加密處理，極大的提高了檔案管理的安全性。相關(guān)工作人員想要查看有關(guān)電子檔案時，只需要在檢索欄輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞或編碼就會按照權(quán)限得到與之相關(guān)的內(nèi)容，進而篩選出目標資料。這不僅有效提高了工作人員的查閱效率，也免去了過去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱歸還的繁瑣過程，實現(xiàn)了檔案信息的安全高效利用。

（五）經(jīng)濟環(huán)保便于保存

傳統(tǒng)的檔案管理都是依托檔案室以紙質(zhì)等實物的方式來對信息進行儲存，但是這種儲存方式對檔案室建設(shè)要求較高，且會有損毀的風(fēng)險，而電子檔案是將所有的信息儲存在電腦等現(xiàn)代化信息設(shè)備中，對保存、管理、使用環(huán)境要求相對較低，更突破了傳統(tǒng)檔案存儲占用空間和保存時間的限制，且管理維護成本極低，是傳統(tǒng)檔案管理、存儲所無法實現(xiàn)的。

二、當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案資料管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠，管理存在紊亂

目前很多單位并沒有意識到電子檔案資料管理的重要性，工作邊緣化，這就使得單位其他部門都認為檔案管理是檔案管理工作人員的責(zé)任，再加上單位對于檔案管理工作重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理人員在收集資料的過程中難度逐漸增大。而檔案管理工作人員工作量的增大，也會使得其他員工的正常工作效率受到影響[1]。

（二）高科技檔案管理意識缺乏

近些年來隨著我國科技的進步和時代的發(fā)展，信息量暴增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)滿足不了時代和社會發(fā)展的需求，而電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用正好擬補了檔案管理工作上的空缺。但目前我國部分事業(yè)單位對于電子檔案管理工作的重視程度不足，檔案管理大多仍然采用紙質(zhì)檔案管理的方式，而電子檔案相對較少，無法滿足單位內(nèi)部工作人員查找檔案的需求，往往使工作沒有傳承性，造成工作重復(fù)，浪費了大量的人力物力。

（三）檔案管理人員培訓(xùn)不到位

就目前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，我國從事檔案管理工作的工作人員其專業(yè)技能普遍較低，且流動性大，很多工作人員沒有經(jīng)過合理的培訓(xùn)，直接上崗使得檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種失誤，檔案信息化管理工作的優(yōu)勢發(fā)揮不出來。除此之外，部分事業(yè)甚至沒有設(shè)立專門的檔案管理人員，相關(guān)工作人員需要查找資料時只能自己去檔案庫查找或是漫無目的的到處詢問，這不僅浪費了大量的時間，降低了工作效率，更重要的是嚴重阻礙了電子檔案管理工作的推進和發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案電子管理對策

（一）進一步提升對檔案管理工作的重視程度

單位領(lǐng)導(dǎo)層面要增加對檔案管理工作的重視程度，設(shè)置專人作為單位檔案管理員，即使無法實現(xiàn)專人負責(zé)的也應(yīng)由單位文書兼任，明確工作職責(zé)，加強在工作中對于檔案管理人員工作的肯定，增加檔案管理人員對檔案工作的責(zé)任意識，在人員變動時也要做好傳幫帶，這樣不僅可以減少檔案管理人員在面臨新環(huán)境時的不適應(yīng)，更可以給檔案管理人員良好的傳承。事業(yè)單位一定要做到把檔案管理工作作為單位運行的一項重要內(nèi)容來抓，作為單位績效考核內(nèi)容，加大對于檔案管理工作的審查和監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進行解決和改正，進而有效提高單位對于檔案管理工作的整體重視程度。除此之外還要建立相對完善的考核機制，對檔案管理人員的日常工作表現(xiàn)進行相應(yīng)的考核，進而有效提高檔案管理工作人員的工作質(zhì)量，以此促進單位的進步和發(fā)展。

（二）適應(yīng)新形勢更新電子管理設(shè)備

目前我國事業(yè)單位的電子檔案管理中的，檔案管理設(shè)備老化較為嚴重，且專業(yè)化設(shè)備少之又少，這也就嚴重影響了相關(guān)工作人員的工作速度，因此就需要對相關(guān)設(shè)備進行更換，進而充分發(fā)揮電子檔案對于單位工作開展的助力作用。除此之外，管理制度的完善也能提高相關(guān)工作人員的工作效率，這里的制度指的并非簡單的管理制度，而是包含保密、安全等各個領(lǐng)域。通過制度的完善，進而確保檔案信息化的安全性和真實性。在對電子檔案進行定期更新、刪除、查閱使用時也需要有相關(guān)權(quán)限進行限制，進而使得電子檔案管理工作更加安全可靠，有效降低因人為因素而導(dǎo)致的檔案損壞、丟失現(xiàn)象的發(fā)生[2]。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

想要有效提高檔案管理工作的質(zhì)量，就需要電子檔案管理人員有與之相匹配的能力，因此單位需要加大對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，并對其進行不定期考核，使其具備相對完善的檔案管理知識體系和相應(yīng)的工作技巧的同時，加大對信息化設(shè)備使用維護方面的培訓(xùn)，進而有效減少或避免因人為操作錯誤而引起的檔案刪除篡改等問題。同時也要為檔案管理人員的職稱職務(wù)晉升渠道予以明確，加強對檔案管理人員的使用，進而提升檔案管理人員的榮譽感，為事業(yè)單位的進步和發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總之，隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展以及科技水平的顯著提高，事業(yè)單位的檔案管理朝著電子化、信息化方向發(fā)展已經(jīng)成為一種趨勢，因此事業(yè)單位的檔案管理一定要制定并完善一系列的規(guī)章制度，保證電子檔案在應(yīng)用的過程中發(fā)揮出最大的價值，從而更好的記錄社會民生事業(yè)發(fā)展過程，為新形勢下事業(yè)單位更好的服務(wù)群眾，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展提供助力和保障。

參考文獻

[1]劉迎迎.信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析[J].城建檔案，2018（04）：62-63.

[2]秦雯.事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理分析[J].報刊薈萃，2017（07）：95.