數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理

摘要：社會在快速地發(fā)展，而這促進(jìn)了信息化時代的來臨。針對檔案管理工作需要認(rèn)識到緊密結(jié)合信息化技術(shù)對于檔案管理工作所產(chǎn)生的重要作用和重要意義，而當(dāng)下信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作的主要工作任務(wù)以及工作目標(biāo)。本文分析了科技檔案信息化建設(shè)與管理的重要意義以及科技檔案信息化建設(shè)與管理存在的問題，在此基礎(chǔ)上應(yīng)用有效的策略完善科技檔案信息化建設(shè)與管理，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字背景;科技檔案;信息化建設(shè);管理

前言：

在信息化技術(shù)發(fā)展形勢背景下，對于人們的生活、生產(chǎn)、工作產(chǎn)生了一定的影響，在科學(xué)技術(shù)不斷實現(xiàn)改革創(chuàng)新以后，使得科技檔案的管理工作觀念和管理模式產(chǎn)生了一定的變化，這就需要在數(shù)字背景下積極實施科技檔案的信息化建設(shè)與管理工作，并且應(yīng)用信息化技術(shù)確?？萍紮n案資料的完整性和安全性。

1科技檔案信息化建設(shè)與管理的重要意義

科技檔案資料是極其關(guān)鍵和重要的，與人們的日常生活、生產(chǎn)、工作存在著密切的關(guān)系，對于科技檔案的管理對于技術(shù)人員而言更加重要，同時也是技術(shù)人員主要的工作內(nèi)容。由于很多的檔案需要長久保存，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式會受到一些因素的影響，進(jìn)而損壞或者導(dǎo)致科技檔案資料的不完整，因此可以得知確保紙質(zhì)檔案的有效合理保存是極其重要的。很多機(jī)構(gòu)對于檔案資料的存儲投入了大量的人力、物力、財力等，雖然能夠防范自然因素所產(chǎn)生的影響，但是也不能避免出現(xiàn)檔案遭到破壞或者泄露遺失方面的問題。而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效地防范以上問題的產(chǎn)生，能夠促進(jìn)檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，并且也防范了由于自然條件、人為因素等造成的影響，這為檔案管理工作人員提供了工作的便利性，確保了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高[1]。

2科技檔案信息化建設(shè)與管理存在問題

2.1科技檔案管理工作由于受到一些因素的影響，造成了管理質(zhì)量并不理想，不僅是檔案資料質(zhì)量不高，而且也會缺乏管理細(xì)則以及管理系統(tǒng)應(yīng)用方面的問題。

在當(dāng)下科技檔案管理工作中，由于技術(shù)存在一定的局限性，還不能全面實現(xiàn)機(jī)器閱讀檔案，而這使得科技檔案信息化建設(shè)缺少健全完整的體系模式，并且檔案資料的傳輸、共享以及相關(guān)工作的開發(fā)存在一定的問題，進(jìn)而不能滿足檔案資料的共享需要。由于以上一些問題造成了我國科技檔案信息化管理缺少相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不能有效地實施科技檔案的信息化管理工作，從而阻礙了科技檔案管理信息化建設(shè)步伐。

2.2電子檔案保管不妥善問題?？萍紮n案信息化建設(shè)不只是保存檔案資料，而且還應(yīng)確保檔案資料完整性和安全性，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)針對檔案實施管理，是順應(yīng)社會發(fā)展趨勢的。而一些新興技術(shù)由于出現(xiàn)較晚，缺少更加專業(yè)的測試，如果不能正確有效地應(yīng)用，那么就有可能會損害檔案資料，因此影響了檔案資料的使用壽命，而這是現(xiàn)代檔案信息化管理普遍存在的問題[2]。

2.3檔案資料的保密問題。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，充斥著各種各樣的信息，對于科技檔案的管理，需要確保具備較強(qiáng)的保密性，而這就導(dǎo)致開發(fā)以及保密性之間產(chǎn)生了沖突，如何應(yīng)用有效的方式確?？萍紮n案更加的安全并且做到保密，如何確?？萍紮n案資料不會受到一些非法手段破壞，而這一系列的工作成為了檔案信息化建設(shè)主要的工作內(nèi)容，同時也是重要的工作目標(biāo)。

3數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理具體策略

3.1明確合理定位

明確合理定位則是針對檔案的信息化建設(shè)應(yīng)依據(jù)實際情況進(jìn)行分析，以此確保檔案信息化建設(shè)能夠正常有序開展和實施。

首先，由于檔案管理與建設(shè)，為了滿足單位發(fā)展需要以及職工具體需求，因此需要重視本單位技術(shù)人員對于檔案的具體要求，之后根據(jù)具體要求展開檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而能夠確保技術(shù)人員更好地查找和調(diào)取檔案資料;

另外需要滿足檔案管理工作人員的實際需求。在檔案信息化建設(shè)中，要能夠提供資料的檢索、調(diào)用等綜合性服務(wù)，實施檔案的分類管理工作，這有助于檔案管理人員提高工作效率和質(zhì)量[3]。

3.2應(yīng)用合適的管理系統(tǒng)

針對科技檔案的管理不同工作單位的具體要求是存在差異的，一些大型企業(yè)會更加注重管理方面的工作，因此會投入較大的人力、物力、財力等，而如果人力資源不夠充足，那么就會應(yīng)用管理系統(tǒng)軟件，還有一些企業(yè)單位會認(rèn)為管理軟件可能會導(dǎo)致信息泄露與遺失，則會考慮到信息的安全性，因此會選取自主研發(fā)的管理系統(tǒng)軟件或者選取知名度較高、信譽較好的軟件公司共同開發(fā)，以獲得滿足自身企業(yè)單位需要的管理系統(tǒng)軟件，從而不但可以節(jié)省研發(fā)成本，而且能夠提升檔案管理信息化水平，進(jìn)而促進(jìn)更好地管理檔案資料[4]。

3.3完善管理機(jī)制

紙質(zhì)檔案的管理是在通過不斷地考驗延續(xù)到現(xiàn)在的一種模式，而在社會快速發(fā)展的形勢下，需要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，提升檔案管理的信息化水平，那么需要重視完善管理制度機(jī)制，健全管理程序和管理步驟，以此更好地實施科技檔案的保存和管理，加快科技檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。而完善科技檔案管理機(jī)制需要從管理體系管理制度管理模式方面實施，要能夠在提高科技檔案信息化水平的基礎(chǔ)上應(yīng)用有效的措施豐富管理工作內(nèi)容，完善檔案管理模式，提升檔案管理效率和質(zhì)量，而這本身要求檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，擁有專業(yè)的管理專業(yè)技術(shù)，需要在正確認(rèn)識科技檔案管理工作的前提下優(yōu)化檔案管理模式，在不斷的工作過程中改進(jìn)檔案管理制度，因此這對于檔案管理工作的正常有效實施能夠產(chǎn)生重要作用和積極影響，所以需要得到相關(guān)人員的關(guān)注和重視。

結(jié)語：

科技檔案信息化建設(shè)是當(dāng)下社會發(fā)展與檔案管理工作的基本要求，同時也是順應(yīng)社會發(fā)展趨勢的方向，以此更好地輔助檔案管理人員展開科技檔案管理工作，并且提高工作效率和工作質(zhì)量，增強(qiáng)工作效果，發(fā)揮檔案資料的作用優(yōu)勢和自身價值。對于此需在明確科技檔案信息化建設(shè)與管理重要意義基礎(chǔ)上，應(yīng)用有效策略，包括明確合理定位、應(yīng)用合適的管理系統(tǒng)、完善管理機(jī)制，進(jìn)而能夠健全并完善科技檔案管理體系和模式，最終高質(zhì)高效地展開檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]孫俊清.數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理[J].信息記錄材料，2020 （12）

[2]周春青.信息化背景下科技檔案的開發(fā)利用探討[J].信息周刊，2019（42）

[3]迪力奴爾·阿克.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （24）

[4]馬曉平.加強(qiáng)數(shù)字化科技檔案建設(shè)初探[J].呼和浩特科技，2015（2）

作者簡介：周旋（1991年5月19日），性別男，漢族，籍貫四川德昌，助理工程師，本科學(xué)士，研究方向檔案管理。數(shù)字背景下科技檔案