工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新方法分析

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)城鎮(zhèn)化建設(shè)不斷加快，大型、超大型建筑不斷涌現(xiàn)，建設(shè)周期跨度不斷加大，工程建設(shè)涉及的圖紙資料、文件文檔、影像視頻資料越來(lái)越多，給建筑工程檔案管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，建筑工程檔案管理涉及工程建設(shè)的項(xiàng)目審批、項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、工程實(shí)施、竣工驗(yàn)收及交付使用后的全過(guò)程，是工程建設(shè)過(guò)程最原始的資料積累，也是后期建筑運(yùn)行維護(hù)管理的重要依據(jù)，更是城市建設(shè)和管理的重要參考資料。基于此，本文將對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新方法進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;創(chuàng)新方法

1 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)不足

受傳統(tǒng)工程檔案管理理念影響，一些企業(yè)尚未意識(shí)到提升檔案資料質(zhì)量的重要性，對(duì)工程檔案管理的細(xì)節(jié)規(guī)劃也不夠重視。由于檔案資料工作內(nèi)容消耗人力、物力與工作精力，有些企業(yè)為管理方便，初始期間未將檔案管理定位為重要崗位部門，甚至直接讓現(xiàn)場(chǎng)施工人員或由各部門分擔(dān)檔案資料管理任務(wù);而受企業(yè)管理概念影響，員工也只將檔案管理當(dāng)作次要任務(wù)，不會(huì)主動(dòng)完善或改良檔案資料管理方面存在的問(wèn)題。

1.2 資源及專業(yè)人才匱乏

在現(xiàn)代化背景下，信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立為工程檔案管理人員緩解了較多的工作壓力;但傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理方式的相互牽制，并未讓企業(yè)迅速享受到信息化的發(fā)展便利。一方面企業(yè)雖然意識(shí)到信息化技術(shù)管理的重要性，但受企業(yè)規(guī)模不足或員工工作能力與職業(yè)素養(yǎng)等方面的限制，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理方案執(zhí)行效率較低，一些企業(yè)甚至為保障檔案管理質(zhì)量只能保持原有的檔案管理方式。也有一些企業(yè)在引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)后，由于員工不熟悉新的工作業(yè)務(wù)流程與操作方式，影響了工作完成效率。新員工雖對(duì)計(jì)算機(jī)等技術(shù)的操作比較熟練，但不熟悉檔案管理流程，易忽視較多重要問(wèn)題與管理細(xì)節(jié)，影響工作質(zhì)量;另一方面，檔案管理工作不僅工作比較枯燥，還需要管理人員不斷進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)及整理，不僅消耗大量精力，且一些資料數(shù)據(jù)丟失等情況也會(huì)嚴(yán)重影響檔案的完整性與真實(shí)有效性。

2 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新方法

2.1 完善相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為了充分發(fā)揮工程檔案管理在提升工程建設(shè)質(zhì)量中的作用，相關(guān)部門首先要完善工程管理、檔案管理法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。工程項(xiàng)目普遍規(guī)模較大，涉及的資金數(shù)目較大，所需工作人員較多。要保證工程建設(shè)的合法合規(guī)，必須要做好法律監(jiān)督。目前雖然我國(guó)已經(jīng)制定和實(shí)施了工程管理法律制度，但是在實(shí)施過(guò)程中依然存在較多問(wèn)題。因此，相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合當(dāng)前建筑工程的發(fā)展現(xiàn)狀做好完善工作，針對(duì)工程檔案管理的特殊性制定具有針對(duì)性的管理制度。

2.2 做好工程檔案過(guò)程管理

要完善工程檔案管理，必須要做好工程檔案過(guò)程管理。建設(shè)單位一是要按照工程進(jìn)度劃分，合理制訂檔案收集計(jì)劃，防止歸檔工作積壓在工程收尾階段;二是要根據(jù)工程規(guī)模、項(xiàng)目大小合理制訂檔案移交方式，規(guī)模大的項(xiàng)目可采取分階段、分步驟、分內(nèi)容進(jìn)行歸檔;三是要在開(kāi)工伊始對(duì)所有參建單位進(jìn)行檔案技術(shù)交底，告知項(xiàng)目文件形成質(zhì)量，項(xiàng)目文件歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、介質(zhì)格式等要求;四是要定期監(jiān)督檢查參建單位項(xiàng)目文件收集整理情況，特別是建設(shè)單位檔案部門要聯(lián)合建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門開(kāi)展監(jiān)督檢查，充分發(fā)揮項(xiàng)目管理部門對(duì)參建單位的督促作用，彌補(bǔ)檔案部門因?qū)I(yè)限制對(duì)項(xiàng)目文件內(nèi)容準(zhǔn)確性把關(guān)不足的缺陷;五是要嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目文件歸檔施工、監(jiān)理、業(yè)主項(xiàng)目部“三級(jí)”審核制度，確保工程檔案真實(shí)反映工程實(shí)際。

2.3 加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)與能力

（1）對(duì)檔案管理期間存在的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)化，強(qiáng)化基層員工與專業(yè)技術(shù)人員的工作技能的培訓(xùn)，以提升其管理水平。通過(guò)管理流程與業(yè)務(wù)項(xiàng)目的強(qiáng)化訓(xùn)練提升員工業(yè)務(wù)能力保證檔案管理質(zhì)量。培訓(xùn)方向的重點(diǎn)在流程管理與質(zhì)量監(jiān)督方面。不同于基層工作人員，管理人員除需具有一定的鑒別能力與管理能力，還應(yīng)具有一定的應(yīng)變能力，尤其是在問(wèn)題發(fā)生期間，應(yīng)能正確處理并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)救。

（2）積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段與高新技術(shù)人才?，F(xiàn)代化信息技術(shù)等手段為檔案管理提供便利。檔案管理期間建立信息化數(shù)據(jù)庫(kù)可使檔案管理人員通過(guò)信息技術(shù)手段了解檔案收集進(jìn)程與下一步工作流程，提升工作效率，避免因人工管理失誤影響檔案管理質(zhì)量。

（3）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，既能優(yōu)化資料編制的專業(yè)性，也有利于檔案人員工作能力的提升與進(jìn)步。積極引進(jìn)具有綜合工作素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)能力的高新技術(shù)人才，通過(guò)人才隊(duì)伍的建設(shè)與培養(yǎng)，有效提升工程檔案的管理質(zhì)量和企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2.4 設(shè)置專職檔案管理崗位并配備專業(yè)檔案管理人員

建設(shè)工程項(xiàng)目部應(yīng)不斷提高對(duì)工程檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模、建設(shè)特點(diǎn)等設(shè)置專職工程檔案管理崗位，并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際工作需要配備相應(yīng)人數(shù)的專業(yè)檔案管理人員和檔案庫(kù)房，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的工程檔案管理系統(tǒng)。工程檔案管理人員必須經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理體系培訓(xùn)，詳細(xì)掌握工程檔案數(shù)據(jù)的分類采集、信息錄入、編制立冊(cè)等工作，熟知《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，詳細(xì)掌握工程檔案管理的工作步驟和工作要點(diǎn)，不斷提高工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。在完成培訓(xùn)工作后，應(yīng)對(duì)參加培訓(xùn)人員進(jìn)行專業(yè)檔案管理技能考核，確保培訓(xùn)人員能夠全面系統(tǒng)地掌握工程檔案管理工作流程。同時(shí)，嚴(yán)格落實(shí)工程檔案管理責(zé)任制，明確工程檔案管理責(zé)任人，制定工程檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格工程檔案資料借閱與歸還制度，強(qiáng)化工程檔案資料保密制度，確保責(zé)任到崗，落實(shí)到人。

3 結(jié)束語(yǔ)

建筑工程檔案是建筑工程實(shí)施全過(guò)程的真實(shí)體現(xiàn)，是工程質(zhì)量的重要保障措施之一，建筑工程檔案全面、真實(shí)、客觀、詳細(xì)地靜態(tài)再現(xiàn)了工程建設(shè)的動(dòng)態(tài)過(guò)程。做好建筑工程檔案的管理工作，也是建設(shè)工程項(xiàng)目科學(xué)、有效管理的重要舉措之一。因此，建設(shè)工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)重視并規(guī)范工程檔案的管理工作，力求真實(shí)、客觀、系統(tǒng)地建立工程檔案管理體系，從而全面提高建筑工程的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]葛松琰，朱毅.建筑工程檔案管理淺析[J].城建檔案，2021（08）：48-49.

[2]李希臨.淺談建筑工程檔案電子信息化的管理[J].居舍，2021（20）：131-132.

[3]丁靈燕.信息技術(shù)在建筑工程檔案管理創(chuàng)新中的應(yīng)用[J].中國(guó)建筑金屬結(jié)構(gòu)，2021（06）：34-35.

作者簡(jiǎn)介：陳大勇（1982-10-19-）性別：男，民族：漢，學(xué)歷：本科，職稱：中級(jí)，研究方向：檔案，資料。