數(shù)字化背景下科研單位科研檔案管理創(chuàng)新的必要性和策略分析

摘要：在現(xiàn)代數(shù)字化背景下，各行各業(yè)都為積極適應(yīng)社會需求而轉(zhuǎn)變，科研單位也需要審時度勢，必須盡快從行政化轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌龌?，努力提升自我的?chuàng)新能力及工作效率?？蒲袡n案管理作為科研單位的核心組織部分更要體現(xiàn)出與時俱進性，改變過去傳統(tǒng)化管理模式和理念，提高信息化管理能力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景;科研單位;科研檔案;管理創(chuàng)新;策略

前言：

科研檔案管理工作是科研單位開展各項科研活動的最真實記錄，能直接反饋出一個科研單位的科研技術(shù)和成果，見證了一個科研單位的真正實力水平，對科研單位自身而言其意義重大【1】。尤其在現(xiàn)代數(shù)字化時代背景下，檔案信息化已成科研檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

一、當(dāng)前科研單位科研檔案管理存在的問題

1、檔案管理意識欠缺

在數(shù)字化背景下只有掌握了信息資源才能掌握主導(dǎo)權(quán)，然而很多科研單位還片面性認為只要提升科研質(zhì)量、強化科研深度即可。因此，他們往往缺乏對檔案管理工作的重視性，將檔案管理工作視為無關(guān)緊要的事情，不注重專業(yè)檔案管理人員的配置。在此傳統(tǒng)觀念下，現(xiàn)有的檔案管理人員也認為自身的工作沒有前途可言，其檔案管理思想陳舊、沒有創(chuàng)新意識和發(fā)展觀念。

2、管理制度落實不全

當(dāng)前，有些科研單位的檔案管理機制較為滯后，缺少先進化管理理念作為支撐。在機構(gòu)設(shè)置層面，科研檔案管理部門有的被安排在職能下屬機構(gòu)當(dāng)中，而有的并未安排專門的機構(gòu)，而是由各部門自行安排人員負責(zé)檔案管理的各項工作;在管理制度方面，沒有制定相應(yīng)的科研檔案管理考核機制，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏活力，管理人員缺乏工作能動性，檔案管理工作效率極低。

3、專業(yè)檔案管理人才欠缺

從目前高校人才培養(yǎng)情況來看，檔案管理人才的培養(yǎng)比例偏低，專業(yè)人才的輸送不足，這也在很大程度上制約了科研單位檔案管理團隊的構(gòu)建，導(dǎo)致管理人才結(jié)構(gòu)缺乏合理性，檔案管理人員專業(yè)性較低、管理能力薄弱。

二、創(chuàng)新科研檔案管理工作的必要性

1、保障科研管理工作的順利開展

在數(shù)字化背景下，信息化技術(shù)讓科研檔案管理服務(wù)實現(xiàn)高效化，從而為科研單位順利開展科研管理各項工作提供支持?？蒲袡n案是科研單位開展科學(xué)研究的產(chǎn)物，通過科研檔案的開發(fā)利用，使其更好地服務(wù)于各個科研領(lǐng)域，為后續(xù)科研建設(shè)工作提供專業(yè)性、準(zhǔn)確性參考。由此可知，科研檔案在科研工作中舉足輕重，它見證了科研單位的發(fā)展歷程，也是未來科研工作開展的重要依據(jù)。

2、保障科研工作質(zhì)量的有效提高

科研單位的科研檔案通常都具備一定關(guān)聯(lián)系，是圍繞一項科研活動所形成的資料集合，其中詳細記錄了科研工作的立項思路、研究方法及研究過程。各類信息資源依托互聯(lián)網(wǎng)而融合起來，才能促使科研項目信息、數(shù)據(jù)交流、成果搜查等予以快速集合，幫助科研工作人員結(jié)合檔案信息優(yōu)化工作的實施，通過回顧并收集之前的科研有關(guān)信息，提高現(xiàn)有的科研能力，實現(xiàn)科研質(zhì)量和成果的顯著提升【2】。

3、保障科研管理工作的順利達成

科研單位的科研檔案不僅包括科研項目立項施行的整個過程，還有科研經(jīng)費使用情況、所有賬務(wù)項目等，所有與科研工作相關(guān)的信息資料都是其工作開展的重要憑證。在實施科研管理工作時，需要對科研活動在前期、中期以及后期的材料有效整合，從而確定相關(guān)的科研工作方案，以保證科研管理工作的順利開展。

三、數(shù)字化背景下科研檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1、主動轉(zhuǎn)變觀念，提高管理創(chuàng)新意識

作為科研單位的領(lǐng)導(dǎo)者要主動轉(zhuǎn)變觀念，只有領(lǐng)導(dǎo)加強重視才能更好地促動檔案管理人員提高管理意識，創(chuàng)新科研檔案管理工作。首先管理人員必須要樹立以人為本的檔案管理工作理念，將檔案管理服務(wù)及推動科研工作發(fā)展作為首要任務(wù);其次，要積極轉(zhuǎn)變思想認知，要將科研檔案管理原來固有的被動化服務(wù)、保密管理意識扭轉(zhuǎn)過來，樹立現(xiàn)代化檔案管理“安全開放、合理利用”的新型管理思路。

2、優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式

優(yōu)化檔案管理體系和模式是推動科研檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的前提?？蒲袉挝灰鲃右胂冗M的信息化技術(shù)、軟件技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化管理體系，對傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案進行數(shù)字化處理，完善資源信息化系統(tǒng)，促進傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式逐漸朝著智能化方向發(fā)展，切實提高檔案管理工作的準(zhǔn)確化和高效性。

3、完善檔案管理機制，創(chuàng)新檔案管理制度

科研單位在管理機構(gòu)的設(shè)置上要盡量科學(xué)合理化，要設(shè)置單獨的檔案管理部門及服務(wù)于科研單位其他部門的機構(gòu)，同時科研單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要負責(zé)直接管理，要強化資金支持、優(yōu)化人員配置，以此調(diào)動檔案管理人員的工作能動性。目前，科研單位在日常科研檔案管理工作中過于強調(diào)科研項目過程的記錄及存檔，而針對科研應(yīng)用轉(zhuǎn)化方面的信息記錄較為缺乏，因此在制定科研檔案管理制度時，必須與考評制度相結(jié)合，更好地激發(fā)檔案管理人員的主觀意識，提高科研檔案建設(shè)的全面性。

4、強化人才培養(yǎng)力度，創(chuàng)新檔案管理團隊建設(shè)

科研單位要構(gòu)建一套完整的專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)體系，開展相關(guān)的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，促使管理人員具備創(chuàng)新的工作理念、提高信息化意識及檔案開發(fā)能力，從而能為科研工作提供更多有益的信息資料。此外，科研單位還應(yīng)在薪資待遇方面加以完善，構(gòu)建科學(xué)的激勵制度、薪酬制度、考核制度、評職制度等，以此全方位調(diào)動檔案管理人員的積極工作意識，主動提高自身的檔案管理水平。最后，科研單位要主動引入一批優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，充實管理團隊并優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。

總結(jié)：

科研檔案管理工作應(yīng)是一個不斷進步發(fā)展的過程，其創(chuàng)新能力將影響著科研單位的科研及管理水平。因此，作為科研單位管理者及相關(guān)的檔案管理者，都必須要認清數(shù)字化發(fā)展形勢，積極優(yōu)化并主動創(chuàng)新科研檔案管理理念、模式、機制以及方法，不斷提高科研檔案管理工作能力，從而為科研單位提供更為全面、周到、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)保障。

參考文獻

[1] 王倩，劉曉華. 新形勢下科研單位檔案數(shù)字化管理存在的問題與對策[J]. 現(xiàn)代國企研究，2019（10）.

[2] 宋曉明. 科研檔案管理的重要性與創(chuàng)新探究[J]. 城建檔案，2018（12）：84-85.

作者簡介：段瓔桐，出生年月：1992.02，性別：女，民族：漢語，籍貫：河北深縣，職稱：助理館員，研究方向：圖書檔案，學(xué)歷：全日制本科。