基于三化融合的醫(yī)院財務(wù)檔案管理探究

施 萃 劉 丹

一、財務(wù)檔案的內(nèi)涵

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

《中華人民共和國檔案法》已由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議于2020 年6 月20 日修訂通過，自2021 年1 月1 日起施行。明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。紙質(zhì)檔案和電子檔案具有以下區(qū)別：

1.人員要求。傳統(tǒng)的檔案管理要求工作人員掌握檔案理論知識，雖然對信息化有一定要求，但也只是一些基本的計算機(jī)操作。數(shù)字檔案要求管理人員不僅具備專業(yè)的檔案知識，還必須熟練使用計算機(jī)，并全面熟悉檔案管理系統(tǒng)相關(guān)軟件，并熟悉軟件系統(tǒng)里與實際業(yè)務(wù)對應(yīng)的信息存儲、傳遞和集成。

2.檔案利用。傳統(tǒng)的檔案管理以檔案室為中心，用戶獲得檔案信息主要是通過到檔案室查找實物，并由檔案管理人員現(xiàn)場提供服務(wù)。這種必須到檔案實物現(xiàn)場才能獲得服務(wù)的方式為檔案使用者帶來了不便，極大地限制的檔案的利用。在數(shù)字化檔案管理模式下，所有檔案利用服務(wù)活動都圍繞用戶體驗來開展，用戶只要有檔案訪問權(quán)限就可以在沒有時間和地域限制的情況便捷地獲取所需信息，并且不會受到物理空間的制約，大大提高了檔案的利用率，也節(jié)省了檔案管理的人力成本。

3.檔案保護(hù)。傳統(tǒng)的檔案保護(hù)是對實體檔案存放環(huán)境的溫度、濕度、光照等進(jìn)行嚴(yán)格控制和防護(hù)，同時保證檔案存放物理空間的安全。數(shù)字檔案以電子載體的形式進(jìn)行存儲，載體與檔案內(nèi)容相對分離，在對檔案載體進(jìn)行保護(hù)的同時，還需要對檔案信息內(nèi)容安全管理，以防止惡意攻擊、病毒破壞和惡意篡改。

4.檔案館藏。存儲在實物檔案館中的檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，可轉(zhuǎn)化成虛擬數(shù)字檔案館，并對檔案進(jìn)行存儲、分類和檢索。實物檔案如紙張、錄音、照片、錄像、磁介質(zhì)等實物檔案可以經(jīng)過處理得到不同格式的數(shù)字化信息，將其存儲到多媒體數(shù)據(jù)庫中，并進(jìn)行索引、標(biāo)記和分類，提供遠(yuǎn)程服務(wù)，供用戶上網(wǎng)檢索。實物檔案和數(shù)字檔案在一定時間內(nèi)長期共存，并且有些實物檔案會被永久妥善保管，并且隨著時間的推移實物檔案的價值也會增加，數(shù)字檔案管理模式不會完全脫離實物檔案。

（二）財務(wù)檔案

財務(wù)檔案是財務(wù)活動的產(chǎn)物，是指財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿和財務(wù)報告等財務(wù)核算專業(yè)資料，是記錄和反映事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要證據(jù)和史料，屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企事業(yè)單位過去經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)，也是國家檔案的重要組成部分。

《會計檔案管理辦法》規(guī)定企業(yè)單位的會計檔案包括以下具體內(nèi)容：（1）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（2）會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。（3）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。（4）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

醫(yī)院財務(wù)檔案是醫(yī)院財務(wù)部門總結(jié)經(jīng)驗、揭露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪、分析判斷事故原因的重要依據(jù)，利用醫(yī)院財務(wù)檔案提供的經(jīng)濟(jì)活動的歷史資料，有助于經(jīng)濟(jì)前景預(yù)測，科學(xué)制定經(jīng)營決策、財務(wù)預(yù)算和成本規(guī)劃方案，可以為解決經(jīng)濟(jì)糾紛、處理遺留經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)。

二、財務(wù)檔案管理存在的問題

（一）財務(wù)檔案管理模式過時

雖然現(xiàn)在已進(jìn)入信息化快速發(fā)展的時代，但很多醫(yī)院仍未脫離傳統(tǒng)的檔案管理模式，其信息化管理水平還停留在較低的階段。一方面，醫(yī)院的決策者沒有改變傳統(tǒng)的管理觀念，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理和手工作坊模式在他們的腦海里根深蒂固，他們不愿接受信息化浪潮的洗禮，跟不上當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)化、信息化和智能化發(fā)展的步伐；另一方面，他們對檔案管理沒有足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案的作用無足輕重，因此就不會在檔案管理創(chuàng)新上下功夫，未能形成完善的檔案管理機(jī)制。這樣導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理模式落后、規(guī)范性差、效率低下、利用率低、責(zé)任不明確，也導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性缺失。

（二）財務(wù)檔案管理手段落后

信息化程度不高是當(dāng)前醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作普遍存在的問題。許多醫(yī)院仍未開展財務(wù)檔案信息化建設(shè)，未能與紙質(zhì)檔案同步建立電子賬務(wù)；有些醫(yī)院開展了信息化建設(shè)，但僅側(cè)重日常辦公、門診、病歷等業(yè)務(wù)，對財務(wù)檔案的信息化不夠重視，投入很少，造成財務(wù)檔案管理的信息化程度很低。很多醫(yī)院的財務(wù)檔案信息化管理僅僅是數(shù)據(jù)內(nèi)容的記錄，沒有與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，在一定程度上仍是信息孤島，無法全面、高效挖掘檔案中蘊含的價值。這種局面顯然已不能適應(yīng)財務(wù)檔案信息化的需要，也不能充分體現(xiàn)醫(yī)院的核心競爭力。

（三）財務(wù)檔案管理隊伍業(yè)務(wù)能力欠缺

檔案管理是一項業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，需要具有檔案學(xué)和信息化專業(yè)知識的人員方能勝任，而目前很多醫(yī)院并未招聘專業(yè)的檔案管理人員，醫(yī)院的財務(wù)檔案管理也只是分配給兼職人員或會計人員，這樣造成檔案管理人員普遍缺乏檔案管理和信息化專業(yè)知識，其業(yè)務(wù)水平無法適應(yīng)新三化融合時代檔案管理工作需要，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作頻繁出現(xiàn)問題。

三、三化融合的財務(wù)檔案管理解決方案

（一）增強(qiáng)管理意識，完善管理制度

傳統(tǒng)的手工作坊或簡單的信息化財務(wù)檔案管理理念已在很多管理者和決策者腦海中根深蒂固，他們一時很難理解和接受數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化對財務(wù)檔案管理的客觀要求，也就不能主動思變求變，造成很多醫(yī)院的財務(wù)檔案管理制度落后，理念陳舊。因此，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立信息化建設(shè)工作小組，定期為管理者建言獻(xiàn)策，使管理者對信息技術(shù)演進(jìn)和新時代信息化需求有清醒的認(rèn)識，以便做出正確的決策。

規(guī)范財務(wù)檔案管理，建立如圖1 所示的數(shù)字化財務(wù)檔案管理流程。

圖1 數(shù)字化財務(wù)檔案管理流程圖

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)筑管理平臺

近期，“新基建”頻頻出現(xiàn)并備受關(guān)注，它是智慧經(jīng)濟(jì)時代貫徹新發(fā)展理念，吸收新科技革命成果，實現(xiàn)國家生態(tài)化、數(shù)字化、智能化、高速化、新舊動能轉(zhuǎn)換與經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)對稱態(tài)，建立現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系的國家基本建設(shè)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。2018 年12 月中央經(jīng)濟(jì)工作會議就指出，“加快5G 商用步伐，加強(qiáng)人工智能、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”。2020 年3 月，中共中央政治局常務(wù)委員會召開會議提出，加快5G 網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)中心等新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)度。2020 年4 月20 日國家發(fā)改委明確提出，新型基礎(chǔ)設(shè)施是以新發(fā)展理念為引領(lǐng)，以技術(shù)創(chuàng)新為驅(qū)動，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，面向高質(zhì)量發(fā)展需要，提供數(shù)字轉(zhuǎn)型、智能升級、融合創(chuàng)新等服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施體系。對醫(yī)院來說，也必須加強(qiáng)信息化和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，搭建適應(yīng)大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能新技術(shù)發(fā)展的信息化平臺，以提供醫(yī)院各項業(yè)務(wù)開展所需要的信息基礎(chǔ)設(shè)施。

（三）實施引育并舉，建設(shè)人才隊伍

醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的有效開展，歸根結(jié)底要靠人才。但目前醫(yī)院的財務(wù)檔案管理隊伍不能勝任大數(shù)據(jù)、人工智能和互聯(lián)網(wǎng)+時代的檔案管理業(yè)務(wù)和技能要求，樹立“人才興檔”理念，實行引育并舉大力開展財務(wù)檔案人才隊伍建設(shè)已刻不容緩。

1.人才引進(jìn)。遵循三化融合及新時代對財務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)和技能要求，制定人才聘用標(biāo)準(zhǔn)，確立聘任條件，制定嚴(yán)格的考核程序。實行領(lǐng)導(dǎo)回避，親朋回避，采取專家匿名評審的方式，選拔出既精通財務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)又具有良好的信息化素養(yǎng)的復(fù)合型人才。醫(yī)院應(yīng)該增加投入，提高引進(jìn)人才的待遇，改善其工作環(huán)境，使其扎根于財務(wù)檔案管理工作。

2.人才培育。鑒于現(xiàn)有制度、成本等實際情況，目前僅依靠人才引進(jìn)還不能完全滿足財務(wù)檔案管理工作需要。因此，對已有財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行有效的選拔和知識及技能培訓(xùn)，使其財務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)和信息化素養(yǎng)得以提升，以提高醫(yī)院的財務(wù)檔案管理工作水平也是有效實用的舉措。醫(yī)院應(yīng)建立培訓(xùn)制度，設(shè)立培訓(xùn)基地，制定培訓(xùn)計劃，跟蹤培訓(xùn)進(jìn)程，注重培訓(xùn)實效。

（四）實現(xiàn)三化融合，確保高效運行

1.加強(qiáng)財務(wù)檔案數(shù)字化資源建設(shè)的質(zhì)量控制。財務(wù)檔案數(shù)字化資源建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，需要運用全面質(zhì)量管理理論，對其形成的各個環(huán)節(jié)實施監(jiān)督檢查，從而保證財務(wù)檔案數(shù)字化資源建設(shè)的質(zhì)量。財務(wù)檔案數(shù)字化資源質(zhì)量管理過程是由多個相互關(guān)聯(lián)、相互影響的環(huán)節(jié)組成，為了保證和提高財務(wù)檔案質(zhì)量，首先就必須對影響質(zhì)量的所有環(huán)節(jié)和因素予以關(guān)注和實施控制，財務(wù)人員與檔案室工作人員都要參與到財務(wù)檔案質(zhì)量管理中，要有強(qiáng)烈的質(zhì)量意識，各盡其責(zé)，形成一個高效嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁|(zhì)量管理工作系統(tǒng)；其次各種需要歸檔的材料在組卷、移交檔案室前，必須由本部門的業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。檔案室負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的工作人員必須加強(qiáng)歸檔材料的質(zhì)量驗收工作。因為醫(yī)院財務(wù)檔案的形式內(nèi)容、載體類型等隨著時代發(fā)展，科技的進(jìn)步，特殊載體的文件質(zhì)量已不像傳統(tǒng)文字材料那么直觀，需要采取一定的鑒別方法和技術(shù)手段，對于不符合規(guī)范的材料要退回，不完備的材料要補(bǔ)齊。兼顧紙質(zhì)和數(shù)字化的電子材料，妥善驗收實體樣本，確保歸檔財務(wù)檔案電子文件或?qū)嵨锏馁|(zhì)量。

2.發(fā)揮數(shù)字技術(shù)治理效能。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字化技術(shù)使醫(yī)院的治理效能達(dá)到了前所未有的高度。數(shù)字化財務(wù)檔案不僅包括常規(guī)打印的記賬憑證、財務(wù)報表和財務(wù)賬簿，還包括數(shù)字化系統(tǒng)中所有關(guān)于財務(wù)的軟件。數(shù)字化財務(wù)檔案存儲形式，可以以光盤等數(shù)字化形式單獨存在，也可以與打印的紙質(zhì)憑證、賬簿、報表等實物方式共存。目前數(shù)字化存儲方式相對比以前傳統(tǒng)存儲方式更安全便捷，保存時間更久。數(shù)字化財務(wù)檔案易于使用，方便查閱人調(diào)取資料，節(jié)省人力，提高效率。近年來，公立醫(yī)院實行全面預(yù)算管理這種現(xiàn)代管理模式日益成熟，對數(shù)字化的財務(wù)檔案管理提出了更高的要求。例如，在上級部門對下屬單位進(jìn)行審計時，在海量的日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，通過數(shù)字化的財務(wù)檔案系統(tǒng)能夠便捷高效地篩查出重點、疑點，能高效查閱、調(diào)用以掃描的數(shù)字化圖片資料為保存方式的財務(wù)檔案信息。應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)+的新業(yè)態(tài)，結(jié)合2019 年爆發(fā)的新冠疫情，要使用5G 技術(shù)，發(fā)展大數(shù)據(jù)和人工智能應(yīng)用，構(gòu)建完備、規(guī)范、高效的醫(yī)院財務(wù)檔案防控系統(tǒng)，以數(shù)字技術(shù)賦能提升醫(yī)院的財務(wù)檔案管理效率。充分利用數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)財務(wù)檔案管理和醫(yī)院其他業(yè)務(wù)管理同向同行，形成協(xié)同效應(yīng)，真正實現(xiàn)由單向管理向協(xié)同治理轉(zhuǎn)變。

3.挖掘大數(shù)據(jù)蘊含價值

數(shù)據(jù)是醫(yī)院各項工作成效的體現(xiàn)，財務(wù)檔案數(shù)據(jù)更是醫(yī)院的核心競爭力所在。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的信息日益增多，數(shù)據(jù)量的增長速度超乎人們想象?，F(xiàn)在許多大型的三甲醫(yī)院，都是實行多院區(qū)診療，但在財務(wù)核算上還都實行統(tǒng)一管理。這就需要財務(wù)檔案管理具有網(wǎng)絡(luò)化，財務(wù)檔案工作人員在得到相應(yīng)授權(quán)時，就可實現(xiàn)實時信息共享，可以遠(yuǎn)程調(diào)取財務(wù)檔案信息。在獲得了大數(shù)據(jù)以后，需要突破僵化的組織結(jié)構(gòu)壁壘，運用先進(jìn)高效的大數(shù)據(jù)挖掘、分析和可視化手段，做好網(wǎng)絡(luò)安全保障和維護(hù)，呈現(xiàn)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系及自身價值，完善新形勢下的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)治理，推動財務(wù)決策由經(jīng)驗驅(qū)動向數(shù)據(jù)驅(qū)動轉(zhuǎn)變。

4.實現(xiàn)智能化信息共享。財務(wù)檔案對醫(yī)院的管理和業(yè)務(wù)決策具有重要的作用，人工智能技術(shù)的快速發(fā)展為提升財務(wù)檔案高度共享、高度協(xié)同、預(yù)警診斷和態(tài)勢預(yù)測的建設(shè)水平提供了可能，新型人工智能硬件產(chǎn)品、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施為財務(wù)檔案管理提供了支撐平臺。人工智能的高速發(fā)展催生智慧醫(yī)院的出現(xiàn)，其智慧管理中很重要的一條是精細(xì)化的信息管理，這其中就包含對財務(wù)檔案信息化的要求。例如：記錄財務(wù)檔案的名稱、編號、簡單描述等，支持檢索查找；財務(wù)檔案管理系統(tǒng)能夠與產(chǎn)生檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵信息系統(tǒng)共享信息，及時進(jìn)行檔案歸檔與控制，相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)如：合同管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公管理系統(tǒng)、設(shè)備與設(shè)施的采購管理系統(tǒng)、審計管理系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)等；

網(wǎng)絡(luò)化、智能化能夠從產(chǎn)生檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)信息系

統(tǒng)中獲取檔案并產(chǎn)生重要處理過程信息，如審批記錄、會簽記錄、重要批示等，通過授權(quán)和網(wǎng)絡(luò)共享，這些信息可以在財務(wù)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行同步管理。財務(wù)檔案服務(wù)系統(tǒng)具備對檔案的權(quán)限管理、審批申請與日志查閱處理功能，其中權(quán)限管理應(yīng)當(dāng)細(xì)化管理到文檔、借閱人、訪

問時間等。同時，一體機(jī)、自助機(jī)等硬件基礎(chǔ)設(shè)施的使用為使用者查詢財務(wù)檔案帶來極大方便和快捷。建立了規(guī)范的財務(wù)檔案管理制度，搭建了功能完備的智能信息化平臺，擁有了掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的管理隊伍，必然會促進(jìn)財務(wù)檔案的利用效率，更好地實現(xiàn)財務(wù)檔案資源共享，促進(jìn)財務(wù)檔案管理的持續(xù)改進(jìn)，從而更智慧地提供全方位的服務(wù)，真正實現(xiàn)財務(wù)服務(wù)由被動響應(yīng)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)論

本文分析了醫(yī)院財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀，揭示了紙質(zhì)檔案管理的局限性以及數(shù)字檔案管理的重要性。從醫(yī)院財務(wù)檔案制度管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案管理隊伍和三化融合等方面提供解決方案，對醫(yī)院財務(wù)檔案管理具有積極的指導(dǎo)作用。