小議檔案館信息化建設(shè)存在的問題和對(duì)策

戴克友

摘要：隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我國(guó)信息化技術(shù)也隨之得到了完善，逐步進(jìn)入了信息化時(shí)代。目前，信息化技術(shù)已經(jīng)滲入我國(guó)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代發(fā)展起到了關(guān)鍵作用，尤其是對(duì)于檔案館這種涉及大量的信息管理機(jī)構(gòu)來說，需要針對(duì)信息技術(shù)的廣泛深入，進(jìn)行相應(yīng)的改革措施，應(yīng)當(dāng)積極探索如何利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案館的信息化建設(shè)，不斷推進(jìn)檔案館的創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案館;信息化;存在問題;改善對(duì)策

引言：檔案館承載著社會(huì)中的各類信息數(shù)據(jù)的整理和歸納，以及對(duì)各項(xiàng)重要會(huì)議、重要事件、人物紀(jì)要進(jìn)行檔案資料的記錄和分類。檔案館需要管理的信息數(shù)據(jù)數(shù)量較多，傳統(tǒng)的手工記錄方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)中檔案館的發(fā)展腳步，因此信息化技術(shù)在檔案館的實(shí)踐應(yīng)用能夠促使信息文件數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息管理，有效改善因信息量過大等問題。但是研究表示，信息化技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用還存在一些問題，為了加強(qiáng)檔案館的信息化建設(shè)，本文就檔案館信息化的概念、信息化建設(shè)中的問題以及加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè)對(duì)策進(jìn)行研究。

一、檔案館信息化的含義

檔案館信息化主要是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，針對(duì)檔內(nèi)的各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案信息化建設(shè)主要是創(chuàng)建一套系統(tǒng)的制定體系，通過采用信息技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案的記錄、整理、歸納、分類等工作，其中主要包括檔案信息的數(shù)字化管理、信息網(wǎng)站建設(shè)以及數(shù)字檔案館的建設(shè)。國(guó)家自2014年開始就針對(duì)檔案信息化建設(shè)出臺(tái)了相關(guān)政策，要求各個(gè)地區(qū)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的管理進(jìn)程，完善檔案管理的相關(guān)措施。

二、檔案館信息化建設(shè)中存在的問題

目前，由于國(guó)家相關(guān)政策的支持以及信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)檔案館信息化建設(shè)也取得了一定的成效和發(fā)展，但是由于信息建設(shè)化的時(shí)間較短，信息化技術(shù)在檔案管理的實(shí)際應(yīng)用方面還存在些許問題。

1、思想不重視。我國(guó)部分地區(qū)由于經(jīng)濟(jì)落后，思想觀念停滯不前，對(duì)于信息化技術(shù)的深入沒有多加重視，沒有針對(duì)檔案館的信息化建設(shè)進(jìn)行專業(yè)的人才儲(chǔ)備，進(jìn)而阻礙了檔案館信息化建設(shè)的發(fā)展腳步。例如，在云南省的彌渡縣就存在著專業(yè)人才嚴(yán)重不足的情況，首先，由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)相對(duì)落后，人才一般偏向于南方經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的城市，導(dǎo)致地區(qū)人才流失。再者，檔案部門的人員編制率較低，待遇相對(duì)一般，這也是導(dǎo)致人才流失的原因。專業(yè)信息化人才的缺失也是導(dǎo)致彌渡縣檔案信息化建設(shè)停滯的原因。

2、檔案館基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案信息化建設(shè)主要是利用信息化手段來對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，并且需要利用網(wǎng)絡(luò)化手段做好線上預(yù)覽，網(wǎng)絡(luò)查詢等工作，創(chuàng)建數(shù)字檔案館能夠在縣級(jí)檔案館中發(fā)揮作用。為了能夠促使數(shù)字檔案館的順利進(jìn)行，促使館內(nèi)的各項(xiàng)紙質(zhì)文檔逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，并做好電子檔案的歸納工作，促使工作的順利開展，要求縣級(jí)檔案館必須配套相應(yīng)的硬件措施和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。由于部分檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施落后，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致信息化工作無法有效開展。

3、忽視資源共享

檔案館應(yīng)當(dāng)有義務(wù)向公眾進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的開發(fā)查詢和資源共享，進(jìn)而完成信息化建設(shè)公開透明的目標(biāo)，因此實(shí)現(xiàn)資源共享也是信息化建設(shè)的重要工作。但是部分地區(qū)的工作人員忽視了信息化建設(shè)的深層含義，單一的認(rèn)為信息化建設(shè)只是做好信息數(shù)字化，進(jìn)而阻礙了檔案信息化進(jìn)程。

三、加強(qiáng)檔案館信息化建設(shè)的有效措施

1、轉(zhuǎn)變思想觀念，重視人才培養(yǎng)

首先，檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案館信息化建設(shè)的認(rèn)知，工作人員應(yīng)當(dāng)深入了解信息化的含義，檔內(nèi)的各部門應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注國(guó)家相關(guān)政策，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，加快推進(jìn)檔案館的信息化發(fā)展。其次，檔案館應(yīng)當(dāng)重視對(duì)專業(yè)人才的吸引和培養(yǎng)，制定人才競(jìng)爭(zhēng)體制機(jī)制，適當(dāng)提高薪資待遇，完善檔內(nèi)工作環(huán)境。除了吸引信息化專業(yè)人才之外，還可以對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)信息化方面的專家來檔內(nèi)進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，創(chuàng)建高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。再者，檔案工作者應(yīng)當(dāng)自覺學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，不斷豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備和結(jié)構(gòu)，深入研究信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)手段等在檔案管理中的運(yùn)用對(duì)策，提高自身的工作能力和職業(yè)水平。最后，檔案部門除了提高工作人員的職業(yè)水平外，還應(yīng)當(dāng)重視對(duì)員工的職業(yè)道德的提高和培養(yǎng)，促使員工時(shí)刻以社會(huì)主義核心價(jià)值觀為導(dǎo)向，按照職業(yè)道德內(nèi)容進(jìn)行自我約束和自我提高，不斷提高自身的思想文化素養(yǎng)，時(shí)刻以一種積極向上的工作態(tài)度去進(jìn)行檔案管理，提高自己的工作效率。

2、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)

為了能夠加快檔案館的信息化建設(shè)，必須完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可以向政府申請(qǐng)專項(xiàng)資金用于相關(guān)設(shè)備的購(gòu)買，例如在數(shù)學(xué)信息檔案化的建設(shè)過程中，一般會(huì)用到電腦設(shè)備，掃描儀，打印機(jī)等。另外，工作人員應(yīng)當(dāng)在電腦中安裝檔案管理系統(tǒng)，并且應(yīng)當(dāng)考慮系統(tǒng)的兼容性和擴(kuò)展性。其次，工作人員在進(jìn)行信息化工作中，應(yīng)當(dāng)提高自身的信息安全意識(shí)，時(shí)刻關(guān)注電腦中的病毒信息。由于各類檔案信息都是以其數(shù)字化的方式呈現(xiàn)，對(duì)電子檔案的安全管理也是重要的內(nèi)容之一。因此，工作人員應(yīng)當(dāng)采用利用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管系統(tǒng)定期進(jìn)行病毒的消殺和清理，還可以使用網(wǎng)絡(luò)防火墻等措施來加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的保護(hù)。其次，為了提高工作效率，工作人員可以把轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的各類信息數(shù)據(jù)分類歸納到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，進(jìn)而能夠方便工作人員隨時(shí)進(jìn)行查閱和管理。數(shù)據(jù)庫(kù)還可以有效實(shí)現(xiàn)信息共享，提高人民對(duì)于信息讀取的效率，拓寬人們獲取信息的渠道。在創(chuàng)建好數(shù)據(jù)庫(kù)后，工作人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)的信息情況，確保數(shù)據(jù)庫(kù)能夠順利運(yùn)行，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后續(xù)的維護(hù)工作。

加強(qiáng)信息安全管理

由于檔案館承載著大量的數(shù)據(jù)信息，因此加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保密工作具有現(xiàn)實(shí)意義。因此工作人員應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案信息的管理和保存工作，針對(duì)承載著數(shù)據(jù)的各類設(shè)備進(jìn)行系統(tǒng)分類和管理，比如u盤、光盤等相關(guān)設(shè)備。另外，由于檔案室都由電腦設(shè)備構(gòu)成，而且電腦的電線也比較多，容易發(fā)生安全問題。因此，對(duì)于檔案室的消防安全也應(yīng)該加以重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各類安全隱患，并進(jìn)行妥善解決。再者，檔案室屬于絕密區(qū)域，除了相關(guān)工作人員進(jìn)入外，閑雜人等一律不能隨意進(jìn)入。因此可以加強(qiáng)對(duì)檔案室的安保措施，安裝監(jiān)控系統(tǒng)，防止出現(xiàn)盜竊等問題而造成嚴(yán)重的后果。最后，應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案相關(guān)工作流程，促使工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，對(duì)于絕密檔案的查閱，應(yīng)當(dāng)按照對(duì)應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行，用完檔案材料交接之后，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)，確保信息資料萬(wàn)無一失。

加強(qiáng)監(jiān)管

檔案館的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的日常監(jiān)管，促使工作人員科學(xué)合法進(jìn)行工作。另外，應(yīng)當(dāng)加大處罰力度，針對(duì)人員在工作中出現(xiàn)的違規(guī)情況進(jìn)行嚴(yán)肅處理，不斷促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化運(yùn)行。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)給人民生活帶來了極大的便利，也推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。尤其是信息技術(shù)在檔案管理中的科學(xué)應(yīng)用，推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。但是由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)的時(shí)間較短，部分地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平也不盡相同，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)還存在些許問題。因此為了能夠加快檔案館信息化發(fā)展的步伐，應(yīng)當(dāng)就目前所存在的問題進(jìn)行深入研究，并不斷探索科學(xué)有效的實(shí)踐對(duì)策。

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