醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化途徑探究

摘要：業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的重點(diǎn)，指把傳統(tǒng)式的基于職責(zé)區(qū)分的金字塔形管理模式，向流程導(dǎo)向式的互聯(lián)網(wǎng)型管理模式調(diào)整轉(zhuǎn)化，而針對(duì)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程如何優(yōu)化問(wèn)題分析，恰恰是這方面的絕佳詮釋，現(xiàn)該文基于醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程內(nèi)涵、特征、價(jià)值等方面的分析，具體從制度、技術(shù)、共享等角度，說(shuō)明具體的優(yōu)化途徑，以便有效應(yīng)對(duì)流程效率不高、實(shí)際操作繁雜等方面問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理? 檔案管理? 業(yè)務(wù)流程? 優(yōu)化途徑

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ?文章編號(hào)：1672-3791（2022）03（b）-0000-00

Research on the Optimization of Hospital Archives Management Business Process

MAOYongqing

（Fujian NingdeMindong Hospital，F(xiàn)u'an，F(xiàn)ujianProvince，355000China）

Abstract：The focus of business process optimization refers to the adjustment and transformation of the traditional pyramid management mode based on the division of responsibilities to the processoriented Internet management mode. The analysis of how to optimize the business process of hospital archives management is exactly the best interpretation in this regard. Now， based on the connotation， characteristics from the perspective of system， technology and sharing， explain the specific optimization ways， so as to effectively deal with the problems of low process efficiency and complicated actual operation.

Key Words：Hospital management; Archives management; Business process; Optimization approach

該文以醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化為指向，更為明確地給出一些具有可行性意見(jiàn)、建議，擺脫傳統(tǒng)管理所普遍存在的業(yè)務(wù)流程過(guò)細(xì)分工，通過(guò)制度、技術(shù)、共享等角度，及時(shí)有效搜集意見(jiàn)，做出反饋。檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化并非單純屬于服務(wù)項(xiàng)目階段的問(wèn)題，而是要與醫(yī)院全面品質(zhì)管理體系相關(guān)，這種宏觀視角將進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院所有醫(yī)護(hù)人員、管理人員相互配合，達(dá)到流程同信息化管理緊密銜接的效果，始終保持醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

1醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程內(nèi)涵

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開(kāi)展工作時(shí)所產(chǎn)生的文件、記錄、音像、圖表、照片等多種類(lèi)型的資料，除此以外也包括證書(shū)、獎(jiǎng)杯和獎(jiǎng)?wù)碌葘?shí)物資料[1]。在進(jìn)行檔案管理期間，不管何種類(lèi)型的檔案，均要求得到制度方面的制約。綜合分析，一般來(lái)講醫(yī)院檔案管理對(duì)于業(yè)務(wù)流程上的步驟劃分可做如下思考：一是資料的歸檔，即不管何種類(lèi)型的資料，如醫(yī)院日常管理活動(dòng)中的規(guī)章制度，或者患者病例、技術(shù)檔案等，均應(yīng)及時(shí)、依章歸檔;二是檔案的整理與保存，各級(jí)別、各類(lèi)型的檔案應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求做出整理，將其納入規(guī)范的時(shí)間、件號(hào)中，同時(shí)配備專門(mén)空間妥善保存;三是檔案的利用，不管采取手工提檔還是網(wǎng)上借閱方式，均需要基于科學(xué)的管理規(guī)定，按一定流程進(jìn)行操作，操作時(shí)保證有關(guān)手續(xù)的完善[2]。

2醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程特征

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程具有幾個(gè)突出的特征：一是對(duì)于流程就有較高的關(guān)注度，并非如部門(mén)、技術(shù)性的職責(zé)分工那樣，只對(duì)過(guò)程細(xì)節(jié)加以把握，檔案管理業(yè)務(wù)流程有著極為明確的機(jī)構(gòu)管理要求，也是體現(xiàn)醫(yī)院效率和品質(zhì)的一個(gè)方面，如醫(yī)院的檔案尤其病歷，數(shù)量極其多，且患者報(bào)銷(xiāo)、傷殘鑒定、查閱等，經(jīng)常性需要復(fù)印、打印病歷[3];二是醫(yī)院所開(kāi)展的檔案業(yè)務(wù)流程，重點(diǎn)置于工作人員認(rèn)可及患者滿意方面，特別是從患者需求出發(fā)，制定相應(yīng)業(yè)務(wù)流程，且使之同工作人員便捷性等方面相協(xié)調(diào)，如病案信息的調(diào)取等;三是有效應(yīng)用信息技術(shù)手段，增加互聯(lián)網(wǎng)、軟件等信息化管理功能，借以提高醫(yī)院運(yùn)行效率與工作質(zhì)量，保證醫(yī)院發(fā)展、患者滿意，是醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的時(shí)代特性。

3醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的價(jià)值

3.1促進(jìn)醫(yī)院檔案管理綜合水平的提升

檔案管理真實(shí)水平，體現(xiàn)于檔案管理具體工作的多個(gè)方面，其中最為關(guān)鍵的一是體現(xiàn)于檔案業(yè)務(wù)流程方面，標(biāo)準(zhǔn)程度如何、規(guī)范效果怎樣，以及是否能夠做到科學(xué)性與準(zhǔn)確性，將決定醫(yī)院的各種類(lèi)型檔案的妥善處理情況，例如其是否能夠于安全有序環(huán)境下受到管理等[4]。強(qiáng)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，使之得到優(yōu)化的努力，對(duì)于改善醫(yī)院檔案管理乃至整體的醫(yī)院管理水平都有很強(qiáng)現(xiàn)實(shí)意義。

3.2給予醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展的檔案支持

檔案是醫(yī)院發(fā)展積累下來(lái)的寶貴財(cái)富，同時(shí)也被認(rèn)為是醫(yī)院進(jìn)行文化傳承的特定實(shí)物載體。事實(shí)證明，越是優(yōu)化的檔案管理措施，尤其是措施中的流程內(nèi)容，越會(huì)使檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生真實(shí)性和準(zhǔn)確性的優(yōu)勢(shì)，并使檔案資料安全存儲(chǔ)，而當(dāng)醫(yī)院管理者遇到重大決策節(jié)點(diǎn)時(shí)，往往得到來(lái)自檔案的強(qiáng)有力的支持[5]。比如：非典時(shí)的布局流程、消毒隔離措施;五年一次的人大換屆選舉工作等檔案資料。另外，如醫(yī)務(wù)工作者探討各類(lèi)病例、進(jìn)行科學(xué)研究時(shí)，也能夠得到病歷檔案的輔助。

3.3幫助醫(yī)院開(kāi)展隊(duì)伍建設(shè)方面的工作

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程有序優(yōu)化，并保證優(yōu)化工作的持續(xù)性，需要有專業(yè)化的人才隊(duì)伍，特別是檔案管理隊(duì)伍的配合，從而使檔案管理處于精細(xì)化管理理念。而優(yōu)化工作本身也可以成為隊(duì)伍建設(shè)的促進(jìn)力量。具體來(lái)講，變化醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程，使之適應(yīng)醫(yī)院與患者，使得醫(yī)院檔案管理部門(mén)在面對(duì)多項(xiàng)工作時(shí)能很順暢、高效地做好，如引導(dǎo)檔案管理工作者調(diào)整工作環(huán)境、清晰認(rèn)知工作要求變化，以及強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)等，而這些要求的存在，顯然需要隊(duì)伍建設(shè)不斷進(jìn)取的推動(dòng)力。

4醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略

4.1對(duì)管理制度進(jìn)行調(diào)整

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略中，對(duì)管理制度的先行是沒(méi)有疑義的。在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時(shí)，關(guān)注精細(xì)化管理理念，以之為指導(dǎo)對(duì)檔案管理制度做出調(diào)整，是醫(yī)院檔案管理有效滲透新方法、展現(xiàn)多元化價(jià)值的一項(xiàng)重要前提。所以，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)參照檔案管理發(fā)展方向、工作需求，從其他單位的檔案管理工作中汲取經(jīng)驗(yàn)，對(duì)自己醫(yī)院在檔案管理的制度層面進(jìn)行推進(jìn)，力爭(zhēng)達(dá)到制度規(guī)范化、管理精細(xì)化的效果[6]。從宏觀層面分析，制度調(diào)整一方面需要融匯檔案管理部門(mén)工作人員的努力，另一方面還要得到醫(yī)院其他部門(mén)的支持和配合。醫(yī)院檔案管理部門(mén)及工作人員，要在檔案立卷、歸檔制度、保管保密制度、借閱及分享制度等方面進(jìn)行重新考查修訂，并把修訂結(jié)果下發(fā)至醫(yī)院各有關(guān)部門(mén)，同時(shí)組織各部門(mén)代表進(jìn)行培訓(xùn)，使醫(yī)院各職能部門(mén)對(duì)制度有足夠的了解，讓多部門(mén)做到同檔案管理部門(mén)的密切配合，爭(zhēng)取早日見(jiàn)到醫(yī)院檔案管理工作的成效;從微觀角度分析，則以集約化管理取代粗放化管理，這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在制度上，需要醫(yī)院檔案管理部門(mén)從醫(yī)院發(fā)展實(shí)際情況出發(fā)，將檔案管理工作持續(xù)細(xì)化，確保各檔案管理環(huán)節(jié)與步驟的規(guī)范化、清晰化、流程化，如人力資源成本的使用數(shù)量、時(shí)間成本耗費(fèi)數(shù)量等，都需要進(jìn)行合理的規(guī)劃，這會(huì)使各類(lèi)檔案管理工作在細(xì)節(jié)上得以提升并有序開(kāi)展。此外，考核評(píng)價(jià)機(jī)制的完善，同樣屬于對(duì)管理制度進(jìn)行調(diào)整的事項(xiàng)范圍之內(nèi)，借助日益精細(xì)化的考核評(píng)價(jià)制度，可隨時(shí)了解檔案管理工作中何處存在何種不足，繼而給接下來(lái)的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化深化工作提供參考依據(jù)。

4.2對(duì)信息管理加以重視

重視檔案信息管理包括三項(xiàng)工作：一是做到數(shù)據(jù)的信息化。醫(yī)院檔案管理工作通常會(huì)涉及大量數(shù)據(jù)，在信息技術(shù)手段支持下，可以讓傳統(tǒng)管理過(guò)渡到數(shù)字化管理，并出現(xiàn)形式上的對(duì)應(yīng)變化，其本質(zhì)在于將有形紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)信息，這是節(jié)約管理部門(mén)在人力、物力與財(cái)力等資源成本上的做法，同時(shí)也可以盡可能地避免人工管理可能造成的失誤，有效提升管理工作便捷程度，即便文書(shū)檔案年代久遠(yuǎn)，亦由信息管理系統(tǒng)使用而永久保存，如之前患者檢查的CT、MRI等檢查報(bào)告以膠片打印保存的形式，易造成丟失，不易保存，而現(xiàn)今使用的“醫(yī)學(xué)影像云平臺(tái)”使得醫(yī)療檔案的保存、再利用更便捷。二是做到檔案的安全化。文書(shū)檔案面對(duì)一些瑣碎的原始資料，在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化時(shí)，增加信息技術(shù)的應(yīng)用比重，可有效杜絕管理過(guò)程不隨意變更原始信息內(nèi)容的要求，讓其可以同最初的形態(tài)保持一致[7]。在實(shí)際管理過(guò)程之中，工作者可以設(shè)置對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)權(quán)限，用口令或者密碼等形式，將檔案的安全性進(jìn)一步提升。三是管理人員應(yīng)在自身信息意識(shí)方面加以強(qiáng)化，即檔案管理工作人員有必要多學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的、實(shí)用性的現(xiàn)代信息技術(shù)，并提升關(guān)于計(jì)算機(jī)處理方面的意識(shí)與能力，提高有關(guān)內(nèi)容的操作技能，充分展示出整個(gè)檔案管理系統(tǒng)在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方面的長(zhǎng)處。以往醫(yī)院檔案管理程序來(lái)自人工操作，數(shù)據(jù)登記錯(cuò)誤難以避免，用戶查詢時(shí)不能獲取真實(shí)有效信息的情況時(shí)有發(fā)生，在工作人員強(qiáng)化信息意識(shí)后，依靠信息技術(shù)做文書(shū)的收錄、登記、歸檔、查詢等工作，可以讓錯(cuò)誤出現(xiàn)的可能性降至最低，亦能讓時(shí)間節(jié)省下來(lái)做更具創(chuàng)新性的管理工作。

4.3對(duì)知識(shí)共享給予關(guān)注

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略中，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)涉及知識(shí)共享方面。詳細(xì)分析后認(rèn)為：知識(shí)管理能夠避免知識(shí)原有局限性，使人們?cè)诿鎸?duì)檔案時(shí)能夠有需要便隨時(shí)利用，并且少受或者不受地域上的限制，這顯然更加符合檔案利用開(kāi)放化的初心。從原本的封閉到現(xiàn)在的開(kāi)放，再到理想化地主動(dòng)提供服務(wù)場(chǎng)景，知識(shí)共享視角之下，醫(yī)院檔案管理所涉及業(yè)務(wù)流程，會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)價(jià)值升華效果產(chǎn)生促進(jìn)作用，克服此前普遍存在的故步自封思維[8]。另外，對(duì)知識(shí)共享給予關(guān)注，也是適應(yīng)新檔案管理環(huán)境的必要做法，縱觀傳統(tǒng)的檔案資源管理與使用模式，可看到它是一種比較典型的資源靜態(tài)導(dǎo)向型模式，更加強(qiáng)調(diào)合作利用和共享，重點(diǎn)涉及科室合作、個(gè)人合作，或者與醫(yī)院檔案室等部門(mén)的合作等，而在業(yè)務(wù)流程變化范疇內(nèi)，對(duì)知識(shí)共享加以關(guān)注，使之出現(xiàn)的變化，則明顯指向信息資源的合作開(kāi)發(fā)與利用，是動(dòng)態(tài)的。實(shí)踐操作中，醫(yī)院可借助知識(shí)的積累、組織與發(fā)現(xiàn)動(dòng)態(tài)流程，讓檔案知識(shí)盡最大可能地被優(yōu)化管理、有效開(kāi)發(fā)，全面滿足知識(shí)服務(wù)的客觀需求，尤其是可以利用合作促進(jìn)開(kāi)發(fā)的形式，在技術(shù)、產(chǎn)品、宣傳等方面實(shí)現(xiàn)突破創(chuàng)新。

5結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程，將由職能科室與行政部門(mén)等共同負(fù)責(zé)，需要優(yōu)良管理方式、管理流程，以推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展為目標(biāo)，進(jìn)行相應(yīng)的途徑優(yōu)化，優(yōu)化時(shí)應(yīng)當(dāng)注意醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的獨(dú)特性，兼顧人員、制度等多個(gè)方面，從而真正讓醫(yī)院的檔案管理?yè)碛袑I(yè)化水準(zhǔn)，持續(xù)改善醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與效率。

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作者簡(jiǎn)介：毛永青 （1974—），女，本科，館員，研究方向?yàn)獒t(yī)院檔案管理。