基于辦公自動化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理

石青　曹昊洋

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)體系的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展在我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)中占有了較為重要的地位，三者之間互相促進(jìn)，共同發(fā)展，促進(jìn)了我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升。在這樣的背景下，為了提高辦公效率，專家、學(xué)者研制出了一種辦公自動化的新型辦公方式，為人們的生活和工作帶來諸多便利。該文以搬動自動化的發(fā)展與應(yīng)用為背景，論述了醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化的必要性、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并提出了相關(guān)的應(yīng)用措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動化? 醫(yī)院? 檔案管理? 應(yīng)用手段

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2022）03（b）-0000-00

Hospital Archives Management Based on Office Automation Environment

SHI Qing CAO Haoyang*

（Zhejiang Provincial Tongde Hospital，Hangzhou，Zhejiang Province，310000 China）

Abstract： With the continuous development of China's social and economic system， the development of Internet technology and electronic information technology plays an important role in China's economic structure. The three promote each other and develop together， which promotes the continuous improvement of China's scientific and technological level. In this context， in order to improve office efficiency， experts and scholars have developed a new office mode of office automation， which brings many conveniences to people's life and work. Based on the development and application of moving automation， this paper discusses the necessity of realizing office automation in hospital archives management， the problems existing in current hospital archives management， and puts forward relevant application measures.

Key Words： Office automation; Hospital; Archives management; Application means

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在電子信息技術(shù)領(lǐng)域取得了一定成就，經(jīng)過專業(yè)學(xué)者的不斷研究和嘗試，逐漸衍生出了辦公自動化的新型辦公方式，這種辦公方式將傳統(tǒng)的人工辦公方式與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了辦公的信息化和數(shù)字化發(fā)展，同時也在各行各業(yè)得到了普遍應(yīng)用。在我國醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)和工作建設(shè)中，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的步伐，緊緊跟隨時代科技發(fā)展潮流，許多醫(yī)院在內(nèi)部管理工作中對于辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了大膽嘗試，結(jié)合醫(yī)院本身的發(fā)展特點(diǎn)和結(jié)構(gòu)特色，對辦公自動化的應(yīng)用進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。

1醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化的必要性

在醫(yī)院的管理體系構(gòu)建中，對于檔案信息的管理工作是非常重要的，決定了醫(yī)院整體辦公水平的發(fā)展和進(jìn)步，因此，為了提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，大多數(shù)醫(yī)院會在檔案管理工作中引入辦公自動化技術(shù)手段[1]。通常來說，醫(yī)院對于辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用主要集中于檔案管理工作方面，主要是由于醫(yī)院作為我國發(fā)展結(jié)構(gòu)中的服務(wù)系統(tǒng)，具有人流量大、數(shù)據(jù)繁雜的特點(diǎn)，因此在檔案管理方面具有一定工作難度，而辦公自動化技術(shù)在醫(yī)院管理工作中的應(yīng)用能夠有效解決這一問題，不僅能夠使醫(yī)院的管理理念和管理體系得到創(chuàng)新，同時也能夠幫助醫(yī)院在管理工作上重新制定管理目標(biāo)，提高醫(yī)院整體管理工作的開展水平，并且能夠使檔案管理工作效率得到有效提升，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量信息化管理，有效節(jié)省人才資源。受當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度較快的影響，許多醫(yī)院在工作內(nèi)容、工作方式上都處于轉(zhuǎn)型時期，辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用使醫(yī)院在工作質(zhì)量方面得到了全方位提升，具體集中在檔案管理工作方面。傳統(tǒng)檔案管理工作主要由相關(guān)人員擔(dān)任，主要負(fù)責(zé)對檔案信息的錄入、整理、保管等，而醫(yī)院在信息資源方面往往具有較為繁重的特點(diǎn)因此檔案管理人員在工作過程中通常會承受巨大的工作壓力，辦公自動化在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用能夠使管理人員的工作壓力得到大幅度緩解，并且通過辦公自動化技術(shù)對信息資源進(jìn)行管理和整合，有效提升了檔案管理工作的信息處理效率，提高了檔案管理工作質(zhì)量。另外，辦公自動化在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，還能夠使醫(yī)院的綜合實(shí)力在行業(yè)競爭中占據(jù)較為有利的位置，真正實(shí)現(xiàn)通過對醫(yī)院檔案管理工作的辦公自動化改革來提高醫(yī)院的綜合實(shí)力，推動醫(yī)院的發(fā)展。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理信息化水平較低

就當(dāng)前辦公自動化在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用狀態(tài)來看，許多醫(yī)院對于辦公自動化的應(yīng)用都具有不夠完善的問題，相關(guān)工作人員對于信息化辦公的認(rèn)知水平較低，并不能完全理解信息化在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)用的重要性，因此在日常工作過程中對于辦公自動化的應(yīng)用往往不夠全面[2]。由于許多醫(yī)院在信息化管理模式的引用不到位，使得醫(yī)院在檔案管理工作的信息化發(fā)展上呈現(xiàn)不夠全面的問題，出現(xiàn)這種情況的主要原因是對于檔案管理工作的信息化建設(shè)投入不足或者投入方向有誤，在建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)人以及領(lǐng)導(dǎo)則沒有及時認(rèn)識到檔案管理工作信息化發(fā)展的重要意義，在資金投入方面沒有進(jìn)行合理的預(yù)算管理，因此經(jīng)常出現(xiàn)由于資金不足導(dǎo)致信息化設(shè)備不到位，或者對于技術(shù)型人才資源的管理方面不夠重視也是信息化管理水平較低的重要因素，技術(shù)型人才資源的匱乏會導(dǎo)致檔案管理工作信息化發(fā)展缺少技術(shù)支持，使得原有工作人員在工作過程中無法合理、有效地應(yīng)用信息化設(shè)備和管理系統(tǒng)，導(dǎo)致信息化管理體系無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，最終致使醫(yī)院的檔案管理信息化水平較低，而辦公自動化在醫(yī)院檔案管理工作中也因此難以得到合理應(yīng)用。

2.2管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平對于醫(yī)院檔案管理工作的推進(jìn)和執(zhí)行具有重要意義，是決定檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，因此，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)高低能夠極大地影響因醫(yī)院整體管理水平和辦公水平的發(fā)展。就當(dāng)前大部分醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，許多醫(yī)院都設(shè)置了專門的人員擔(dān)任檔案管理工作，而現(xiàn)代化工作方式應(yīng)用對于檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求，使得檔案管理人員不得不具備一定水平的專業(yè)性，以及較為熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。辦公自動化在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用對于管理人員的職業(yè)素養(yǎng)具有更高的要求，不僅需要工作人員對信息化管理具有清晰的認(rèn)知，還需要其能夠快速學(xué)習(xí)并掌握辦公自動化在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用[3]。然而，大部分管理人員職業(yè)素質(zhì)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)難以滿足工作需求，不僅缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，對于辦公自動化的認(rèn)知也不夠全面，這使得醫(yī)院的檔案管理工作水平發(fā)展在一定程度上受到了阻礙。

2.3檔案管理制度不健全

醫(yī)院的檔案管理工作水平難以得到有效提升的主要原因，不僅僅是由于專業(yè)人才的工作水平較差，職業(yè)能力素養(yǎng)較低，對于檔案管理工作以及辦公自動化應(yīng)用重視不足，另外還會受到檔案管理制度不完善、管理體系搭建不健全的影響。檔案管理制度不健全的主要體現(xiàn)為在檔案管理工作過程中，對于工作內(nèi)容的安排以及結(jié)構(gòu)搭建都具有非常混亂的情況，出現(xiàn)這種情況的主要原因是醫(yī)院對于檔案管理工作的重視不足，對檔案管理的重要意義認(rèn)知不到位，致使許多醫(yī)院在管理制度建立方面出現(xiàn)草草了事的情況，最終導(dǎo)致檔案信息記錄不全、檔案信息丟失、錯記等事件發(fā)生，進(jìn)而使得檔案管理工作效率低下。這就說明，醫(yī)院在制定檔案管理制度時，不僅沒有考慮到檔案信息記錄的完整性，也沒有考慮到要保證檔案信息的安全性和保密問題，如此忽視檔案管理制度的建立使管理系統(tǒng)出現(xiàn)混亂，使檔案管理工作不僅沒有推動醫(yī)院整體辦公水平的發(fā)展，反而成為了發(fā)展的阻礙。

3辦公自動化在醫(yī)院檔案管理中的有效應(yīng)用

3.1加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的辦公自動化培養(yǎng)

為了提高辦公自動化在檔案管理工作中的應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動化有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，首要任務(wù)就是要加強(qiáng)工作人員對于辦公自動化的認(rèn)知，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)[4]。具體來講，可以優(yōu)先對工作人員開展培訓(xùn)，使工作人員能夠?qū)k公自動化形成正確的認(rèn)知和理解，進(jìn)而開展專業(yè)的辦公自動化檔案管理工作培訓(xùn)，讓工作人員能夠通過親身體驗(yàn)感受到辦公自動化在檔案管理工作中帶來的便利，通過不斷練習(xí)和嘗試來加強(qiáng)對辦公自動化在檔案管理工作方面的熟練度，使其在不斷的應(yīng)用過程中能夠有效提升自身的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，進(jìn)一步提高對醫(yī)院信息資源的科學(xué)化管理和整合。另外，還要創(chuàng)新人力資源管理工作，不僅要對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)與提升，同時也要加強(qiáng)對人才的引進(jìn)，聘用能夠靈活運(yùn)用辦公自動化進(jìn)行檔案管理工作的管理人才，借此提高管理人員的隊(duì)伍素質(zhì)水平，并合理利用新進(jìn)人才的專業(yè)化技能水平，對其他工作人員的管理工作進(jìn)行合理的指導(dǎo)，并與團(tuán)隊(duì)共同學(xué)習(xí)，同步提升自身工作水平[5-6]。

3.2利用辦公自動化強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作的主要特點(diǎn)是信息體量較大、內(nèi)容雜亂，因此在對檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和管理的過程中，往往需要經(jīng)過較長時間，工作流程較為繁瑣，工作人員在具體的檔案信息管理整合過程中通常會產(chǎn)生較大的心理負(fù)擔(dān)，常常擔(dān)心對信息的整理工作會出現(xiàn)失誤，因此，要利用辦公自動化來加強(qiáng)對檔案管理工作的信息化建設(shè)，使醫(yī)院的檔案管理工作能夠與信息時代的發(fā)展有效接軌。在具體的應(yīng)用和建設(shè)過程中，要對醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)搭建結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，使醫(yī)院的內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更加貼近現(xiàn)代化管理模式，提升醫(yī)院內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)的運(yùn)行效率。而利用辦公自動化體系提升檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中，提高管理工作的安全性尤其重要，在辦公自動化體系中強(qiáng)調(diào)對網(wǎng)絡(luò)信息安全模塊的開發(fā)與建設(shè)，使醫(yī)院的信息資源在管理過程中能夠得到有效的保護(hù)，提高檔案信息的安全性。另外，不僅要對檔案信息進(jìn)行保護(hù)，還要設(shè)置反向追蹤模塊，在檔案信息發(fā)生泄漏、惡意盜用等突發(fā)性危險(xiǎn)情況時，辦公自動化系統(tǒng)不僅要能夠及時封鎖檔案系統(tǒng)，攔截檔案信息，方式檔案內(nèi)容泄漏，同時也要對惡意盜用情況進(jìn)行追蹤并記錄其IP地址，將突發(fā)事件及時上報(bào)，情況惡劣時能夠自動報(bào)警，這樣一來，就能夠使醫(yī)院的檔案信息內(nèi)容的安全性得到保障。

3.3強(qiáng)調(diào)辦公自動化應(yīng)用，完善檔案管理制度

只有健全了醫(yī)院的檔案管理制度，在辦公自動化體系運(yùn)行過程中，才能根據(jù)管理制度進(jìn)行調(diào)整，使辦公自動化能夠以本院的檔案管理體系為根本順利開展。并且，辦公自動化的應(yīng)用與愈加完善的管理制度相結(jié)合，能夠有效提升檔案管理工作的精準(zhǔn)度，實(shí)現(xiàn)高效自動化檔案管理，降低檔案管理工作的壓力水平，在管理過程中，要根據(jù)特點(diǎn)條件對檔案信息進(jìn)行細(xì)化、區(qū)分，能夠自動對檔案進(jìn)行優(yōu)化，使醫(yī)院檔案管理工作在與辦公自動化相結(jié)合的過程中能夠更加精細(xì)、準(zhǔn)確，提高檔案內(nèi)容處理效率。

4結(jié)語

綜上所述，要想加強(qiáng)辦公自動化在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，就要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層與工作人員對于辦公自動化以及管理工作信息化建設(shè)的認(rèn)知，使其能夠正視信息化工作模式為醫(yī)院檔案管理工作帶來的便利以及積極內(nèi)容，通過完善管理制度建設(shè)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平來加強(qiáng)辦公自動化在醫(yī)院管理工作中應(yīng)用，使辦公自動化的功能和特點(diǎn)能夠真正在醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮出來，推動醫(yī)院的整體辦公水平發(fā)展，使醫(yī)院在社會中更具競爭力。

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作者簡介：石青（1965—），女，本科，副研究館員（檔案），研究方向?yàn)槿耸聶n案。

通信作者：曹昊洋（1989—），男，本科，館員，研究方向?yàn)殡娮游募芾?、人事檔案管理，E-mail：570665126@qq.com。