大數(shù)據(jù)環(huán)境下科技期刊集群檔案融合管理及資源應(yīng)用

文/中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì) 趙范心

檔案作為人們?cè)诟黝惿鐣?huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，伴隨著時(shí)代的進(jìn)步呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)規(guī)?？焖僭鲩L(zhǎng)、載體形式多樣等特點(diǎn)。李昱龍認(rèn)為，檔案數(shù)據(jù)資源“存量數(shù)字化”“增量電子化”發(fā)展模式的全面展開，使得檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)量快速增長(zhǎng)，已經(jīng)形成了真正意義上的“檔案大數(shù)據(jù)”。中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)會(huì)”）旗下有30多種科技期刊，年發(fā)文總量1萬(wàn)余篇，總發(fā)行冊(cè)數(shù)160萬(wàn)冊(cè)，形成具有較大規(guī)模和影響力的期刊集群，刊群專業(yè)分布廣泛，總體質(zhì)量較高，其中不乏辦刊歷史悠久的高影響力優(yōu)秀期刊和快速成長(zhǎng)的專業(yè)期刊。期刊集群各類檔案數(shù)據(jù)量大、專業(yè)性強(qiáng)、價(jià)值高，這給期刊檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也提供了機(jī)遇。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，如何高效融合管理好期刊群的檔案資料，并有效利用該資源開展相關(guān)業(yè)務(wù)，為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)，是筆者及所在部門作為學(xué)會(huì)期刊管理者近年探索的重要課題。

一、科技期刊檔案管理的新特征

科技期刊是科技領(lǐng)域創(chuàng)新成果的記錄者和推動(dòng)者，近年來，我國(guó)的科技期刊，一方面更緊密地結(jié)合國(guó)家科技戰(zhàn)略，把建設(shè)具有高內(nèi)容價(jià)值的創(chuàng)新平臺(tái)作為主要任務(wù)；另一方面，以先進(jìn)技術(shù)為支撐，正努力探索從內(nèi)容出版者向知識(shí)服務(wù)者轉(zhuǎn)型的有效路徑。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作正在經(jīng)歷從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，盡管功能完備、強(qiáng)大的科技期刊（刊群）檔案資源管理應(yīng)用一體化系統(tǒng)還有待研發(fā)，集群內(nèi)跨部門合作和資源共享共用仍然存在一定壁壘，但信息技術(shù)的發(fā)展和科技期刊發(fā)展的新趨勢(shì)對(duì)科技期刊（刊群）檔案管理工作的推動(dòng)是顯而易見的，形成如下新特征。

（一）資源規(guī)模大數(shù)據(jù)化?？萍计诳瘷n案資源包括編輯部運(yùn)行過程中產(chǎn)生的常規(guī)檔案和期刊正常出版期間不斷積累的科技文獻(xiàn)資源。科技期刊常規(guī)檔案的整理、存檔和應(yīng)用效率提升是一個(gè)重要課題，文獻(xiàn)對(duì)此有較完備的闡述。除此之外，基于不斷創(chuàng)新的信息工具，各刊媒體融合工作漸次推進(jìn)，傳統(tǒng)出版、數(shù)字出版、公眾號(hào)、網(wǎng)站等復(fù)合出版手段的采用構(gòu)建了每個(gè)期刊內(nèi)容豐富多元的全媒體平臺(tái)，并由此生產(chǎn)了海量數(shù)據(jù)，從而使得期刊檔案規(guī)模（尤其集群整體規(guī)模）呈現(xiàn)大數(shù)據(jù)化特征。

（二）載體形式多樣化。檔案管理的載體形式已經(jīng)從紙質(zhì)形態(tài)、“紙質(zhì)+數(shù)字”形態(tài)發(fā)展為數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化、平臺(tái)化形態(tài)。載體形式的多樣化，除提高了檔案管理的安全性、可靠性和便捷性之外，為其資源利用創(chuàng)建了基礎(chǔ)條件。

（三）內(nèi)容價(jià)值高。制造強(qiáng)國(guó)是我國(guó)的國(guó)家戰(zhàn)略，這一戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)有賴于科技創(chuàng)新的支撐。學(xué)會(huì)在建設(shè)一流學(xué)會(huì)的進(jìn)程中，建設(shè)一流科技期刊是其中應(yīng)有之義，通過建立期刊聯(lián)盟、強(qiáng)化合作交流等措施，學(xué)會(huì)刊群總體實(shí)力不斷提升，其內(nèi)容價(jià)值不斷提高。

（四）資源利用可行性提高。信息技術(shù)和各類人工智能技術(shù)的發(fā)展提供了低成本技術(shù)工具，為刊群現(xiàn)有檔案資源的有效利用解決了關(guān)鍵瓶頸問題，基于大數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)知識(shí)服務(wù)的可行性大大提高。

（五）管理方式規(guī)范化。大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作不只是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)文檔替換為數(shù)字文檔，而是在檔案掃描數(shù)字化、存儲(chǔ)數(shù)字化、RFID電子標(biāo)識(shí)、檔案權(quán)限模式、檔案質(zhì)檢等方面都有著較大的改變，在檔案管理的工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化上有著很大的提升空間。

二、科技期刊檔案融合管理體系

在大數(shù)據(jù)背景下，總體而言，當(dāng)下檔案管理和利用的理念、手段等各方面均有不足，如檔案管理從業(yè)者的開拓進(jìn)取、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能水平都亟待提高，實(shí)際工作中資源共享、數(shù)字化管理、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)手段的應(yīng)用支撐還不足?？萍计诳瘷n案的融合管理要重視以下兩個(gè)方面：

（一）構(gòu)建科學(xué)管理機(jī)制。一本期刊的完整檔案是期刊發(fā)展史的記錄，蘊(yùn)含豐富多元的內(nèi)容，一本期刊的內(nèi)容資源則是一部非完整的學(xué)科（技術(shù)）發(fā)展記錄。聚沙成塔，一個(gè)專業(yè)刊群的檔案和文獻(xiàn)匯集則可以描述出學(xué)會(huì)期刊史和專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)史/技術(shù)史。這些檔案數(shù)據(jù)都彌足珍貴，需要引入或開發(fā)數(shù)字化檔案管理一體化平臺(tái)、建立完善的數(shù)字檔案管理體系和實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的數(shù)字檔案管理機(jī)制，且可通過采取項(xiàng)目制、準(zhǔn)時(shí)制等措施強(qiáng)化管理效果。

（二）以技術(shù)支持功能實(shí)現(xiàn)信息安全。技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理和期刊檔案資源利用提供了可能。一方面，依托信息技術(shù)對(duì)期刊進(jìn)行檔案管理，可以極大縮短存儲(chǔ)時(shí)間，節(jié)約時(shí)間；另一方面，大大降低了人力成本，某種程度上能夠?qū)崿F(xiàn)期刊資料的完備保存和安全性保存，減少缺刊缺期的現(xiàn)象。與此同時(shí)，對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別和分類、挖掘和分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案從數(shù)字化到內(nèi)容數(shù)據(jù)化的升級(jí)，精準(zhǔn)定制化、智能化是未來發(fā)展方向。大數(shù)據(jù)管理，能夠?qū)崿F(xiàn)從期刊中挖掘和分析知識(shí)的脈絡(luò)和行業(yè)技術(shù)發(fā)展歷史。針對(duì)現(xiàn)有期刊檔案管理中存在的問題，筆者所在部門從學(xué)會(huì)全局視角重新思考規(guī)劃刊群檔案工作，力圖通過跨部門融合、新技術(shù)賦能等措施優(yōu)化檔案資源的管理和利用，以期助力學(xué)會(huì)工作和期刊工作，從而更好服務(wù)科技創(chuàng)新，服務(wù)社會(huì)。圖1為筆者根據(jù)學(xué)會(huì)期刊工作的目標(biāo)和刊群現(xiàn)狀提出的學(xué)會(huì)期刊集群檔案管理體系總體架構(gòu)。該總體架構(gòu)為三層結(jié)構(gòu)。其中，資源層主要匯集各分布式資源，形成期刊檔案云資源池；期刊檔案管理層主要由各類服務(wù)職能工具組成，為平臺(tái)內(nèi)部管理、組合、匹配等功能活動(dòng)提供技術(shù)支持；業(yè)務(wù)活動(dòng)層由多個(gè)功能模塊組成，以實(shí)現(xiàn)期刊檔案資源與學(xué)會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)可持續(xù)交互功能為目標(biāo)。上述管理體系的功能實(shí)現(xiàn)尚在起步階段。目前已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)的功能模塊包括：文獻(xiàn)發(fā)布管理、資源層的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、與學(xué)會(huì)系統(tǒng)平臺(tái)的連接等。但一體化管理平臺(tái)和更多專業(yè)化管理工具還有待開發(fā)。此外，檔案資源的電子化和集約化、資源使用規(guī)則和權(quán)限的制定等問題也是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

圖1 中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)期刊集群檔案管理體系總體架構(gòu)

三、科技期刊檔案資源應(yīng)用策略

科技期刊的文獻(xiàn)資源載體形式早已多樣化，個(gè)刊存量紙刊電子化工作基本完成，因而積累了海量的專業(yè)文獻(xiàn)資源。盡管這些文獻(xiàn)在知網(wǎng)、萬(wàn)方、維普等大型數(shù)字平臺(tái)上可以獲取，但知識(shí)付費(fèi)的商業(yè)模式阻礙了這些知識(shí)資源的更有效和廣泛利用，這為我們更好開發(fā)和利用期刊檔案資源價(jià)值提供了需求和用戶；另外，學(xué)會(huì)眾多期刊發(fā)展過程中產(chǎn)生的大量檔案資源同樣具有很高的價(jià)值。這些需求促使我們對(duì)期刊檔案資源的管理從重“藏”向重“用”轉(zhuǎn)化，并展開了相關(guān)務(wù)實(shí)探索。

（一）重構(gòu)內(nèi)容資源，增值文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，賦能知識(shí)創(chuàng)新，提升學(xué)會(huì)服務(wù)能力。為尋求創(chuàng)新，科研人員需要專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)為其賦能，然而免費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不專業(yè)，專業(yè)的數(shù)字平臺(tái)不免費(fèi)，且領(lǐng)域精準(zhǔn)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)十分稀缺，尤其對(duì)于企業(yè)科技工作者而言，其知識(shí)獲取渠道更加受限。近年來，學(xué)會(huì)把“提供科技文獻(xiàn)服務(wù)平臺(tái)，細(xì)分學(xué)會(huì)微信公眾服務(wù)號(hào)服務(wù)領(lǐng)域，精選資源內(nèi)容支撐現(xiàn)有知識(shí)服務(wù)產(chǎn)品”作為世界一流學(xué)會(huì)建設(shè)的一個(gè)子任務(wù)目標(biāo)。學(xué)會(huì)期刊集群擁有海量專業(yè)文獻(xiàn)，因此我們利用刊群文獻(xiàn)資源構(gòu)建了在線專業(yè)知識(shí)平臺(tái)，遴選、重構(gòu)優(yōu)質(zhì)內(nèi)容，打造機(jī)械工程主題數(shù)據(jù)庫(kù)，通過中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)期刊網(wǎng)向大眾提供免費(fèi)專業(yè)文獻(xiàn)，一定程度上解決高質(zhì)量專業(yè)科技文獻(xiàn)供給渠道匱乏的問題，同時(shí)也使得文獻(xiàn)資源在社會(huì)化的過程中實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。該網(wǎng)站既實(shí)現(xiàn)了期刊數(shù)據(jù)的歷年積淀，又在一定程度上形成了專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)庫(kù)。另外，學(xué)會(huì)還利用刊群文獻(xiàn)資源和其他檔案資源，遴選、融合優(yōu)質(zhì)學(xué)科前沿資訊、專業(yè)知識(shí)和學(xué)術(shù)文獻(xiàn)，助力學(xué)會(huì)其他專業(yè)知識(shí)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。

（二）用好期刊人才資源。圍繞期刊集聚了一大批不同層級(jí)的機(jī)械領(lǐng)域的專業(yè)人士（可細(xì)分為專家?guī)臁⒆x者庫(kù)、作者庫(kù)等），這些專業(yè)人士的身份從學(xué)生、科技工作者到專家，其所在機(jī)構(gòu)有高校，有研究院所，有企業(yè)，與學(xué)會(huì)的服務(wù)對(duì)象高度重合。這是學(xué)會(huì)發(fā)展會(huì)員的精準(zhǔn)目標(biāo)人群，也是學(xué)會(huì)開展各項(xiàng)工作尋求支持力量、合作對(duì)象的有效資源。如在學(xué)會(huì)推進(jìn)智庫(kù)專業(yè)化、國(guó)際化、信息化工作中，期刊專家資源的作用得到有效發(fā)揮。又如2020年學(xué)會(huì)聯(lián)合中國(guó)知網(wǎng)，組織各專業(yè)學(xué)會(huì)、省區(qū)市學(xué)會(huì)以及《機(jī)械工程學(xué)報(bào)》和《中國(guó)機(jī)械工程》編輯部開展了“2020年機(jī)械科技知識(shí)服務(wù)季”活動(dòng)，從期刊相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中遴選專家、提取知識(shí)元，為題庫(kù)建設(shè)提供專家資源和知識(shí)資源。

（三）提供知識(shí)服務(wù)，提升會(huì)員價(jià)值。科技期刊的文獻(xiàn)資源擁有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，是動(dòng)態(tài)的前沿的專業(yè)知識(shí)，刊群匯集的這部分?jǐn)?shù)據(jù)資源具有傳播價(jià)值，可有效為用戶賦能。因此學(xué)會(huì)將這部分資源加以充分利用，為會(huì)員提供更豐富、更精準(zhǔn)、更個(gè)性化的知識(shí)服務(wù)產(chǎn)品。如為會(huì)員提供電子刊訂閱服務(wù)和會(huì)議培訓(xùn)等服務(wù)，通過網(wǎng)站提供可檢索期刊文獻(xiàn)服務(wù)，從而彰顯學(xué)會(huì)的學(xué)術(shù)功能，提升會(huì)員的歸屬感和獲得感，提高學(xué)會(huì)的凝聚力。

（四）大數(shù)據(jù)挖掘、融合和重用。學(xué)會(huì)刊群積累的大量檔案資源可多維度地為學(xué)會(huì)工作提供可供挖掘利用的專業(yè)大數(shù)據(jù)。“持續(xù)研究和發(fā)布學(xué)科進(jìn)展，遴選和發(fā)布機(jī)械工程領(lǐng)域前沿科學(xué)問題和工程技術(shù)難題”是學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)引領(lǐng)力提升項(xiàng)目的重點(diǎn)工作，學(xué)會(huì)期刊的文獻(xiàn)資源、歷年選題方向、高影響力論文、重要專輯、高影響力學(xué)者等數(shù)據(jù)內(nèi)容可為該項(xiàng)工作提供高質(zhì)量的有效支撐。此外，現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)還可為學(xué)會(huì)期刊史研究提供完備資料；通過大數(shù)據(jù)分析（如刊發(fā)文章、退稿文章的歸并分析總結(jié)、共建黑名單庫(kù)以防范學(xué)術(shù)不端）可有效提高辦刊質(zhì)量，為智庫(kù)專家的咨詢決策工作提供專業(yè)資訊；各刊的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、被評(píng)價(jià)報(bào)告的匯總、提煉和分享也為學(xué)會(huì)刊群整體質(zhì)量的提升提供了良好途徑。但目前，在開發(fā)并有效運(yùn)行面向期刊集群的共享型集成技術(shù)工具方面還存在較大障礙，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)仍然存在信息孤島的問題。

四、結(jié)語(yǔ)

科技期刊檔案管理是檔案管理工作的一個(gè)重要類別，因?yàn)榭萍计诳臍v史使命和歷史進(jìn)程，使得期刊檔案管理工作具有特殊的資源價(jià)值。中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)在科技期刊集群檔案管理和應(yīng)用方面進(jìn)行了初步探索，在期刊集群平臺(tái)建設(shè)和會(huì)員知識(shí)服務(wù)等方面開展了務(wù)實(shí)工作，取得了一定成效，得到廣大會(huì)員的認(rèn)可。但在面向整個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的實(shí)踐中，仍然存在大數(shù)據(jù)應(yīng)用專業(yè)技術(shù)人員不足、松散式集群協(xié)同管理難度大、經(jīng)費(fèi)投入有限等現(xiàn)實(shí)問題，有待不斷改進(jìn)和逐步解決。如何利用不斷創(chuàng)新的技術(shù)手段，借助大數(shù)據(jù)、智能化的東風(fēng)，使科技期刊檔案資源更好地服務(wù)科技工作者的科學(xué)研究、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策，服務(wù)于國(guó)家的科技發(fā)展，是需要持續(xù)探索的大課題。