現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究

彭鳳

摘 要：本文概述了現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理真實(shí)性、系統(tǒng)性、全面性和有效性原則進(jìn)行了梳理，重點(diǎn)探究了企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度下存在的管理意識(shí)較為薄弱、管理人員不夠?qū)I(yè)、管理手段較為傳統(tǒng)以及管理制度尚未完善的困難，并提出了加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、健全檔案管理制度的措施，以及利用完善基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范、應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)、建設(shè)信息平臺(tái)的手段來(lái)落實(shí)現(xiàn)代化管理，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案管理。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)制度;檔案管理;信息化管理

企業(yè)的管理任務(wù)隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的改革發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理難以滿足當(dāng)前企業(yè)制度的需求，因此為了使企業(yè)更好地進(jìn)行檔案管理工作，使檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，需要對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行梳理，明確其管理原則和當(dāng)前工作中存在的困難，并采取積極措施應(yīng)對(duì)其困境。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案管理工作大多依靠人力對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行管理，當(dāng)檔案數(shù)量過(guò)多時(shí)，管理難度也隨之加大。隨著數(shù)字時(shí)代來(lái)臨，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為人民群眾生活和工作中必不可少的一部分，在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)制度也發(fā)生了變化，現(xiàn)代化的企業(yè)制度在給企業(yè)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)希望的同時(shí)，也對(duì)檔案管理提出了更高要求。雖然在電子化的幫助和現(xiàn)代企業(yè)制度的要求下，企業(yè)檔案管理工作效率發(fā)生了巨大提高，但是由于檔案信息化管理推進(jìn)不僅需要完備的電子化信息設(shè)備的支持，還需要充足的資金支持。

目前看來(lái)，部分企業(yè)并沒(méi)有做好融合大數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。檔案電子化技術(shù)屬于較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，檔案信息化管理也需要專業(yè)技術(shù)人員，其操作方式相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言難度較高。

二、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的原則

現(xiàn)代化的企業(yè)制度之下，企業(yè)檔案管理工作需要遵循以下四大原則：

第一，真實(shí)性。檔案管理需要確保檔案資料的真實(shí)性，以幫助企業(yè)獲得有效、可靠的信息，做出正確決策。

第二，系統(tǒng)性。為了方便檔案的查閱，現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理必須要按照一定規(guī)定實(shí)施類別劃分;

第三，全面性。企業(yè)的檔案資料必須要保證信息全面，才能為企業(yè)發(fā)展提供可靠參考;

第四，有效性。只有有效的檔案才能夠幫助企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化發(fā)展，無(wú)效的檔案不僅浪費(fèi)企業(yè)資源，還會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展造成誤導(dǎo)。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理存在的困難

1.管理意識(shí)較為薄弱

當(dāng)前大部分企業(yè)在應(yīng)對(duì)檔案管理工作時(shí)意識(shí)不足，尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展中的重要地位，對(duì)檔案管理的工作要求較低，導(dǎo)致其在查找檔案資料時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間。同時(shí)，并未意識(shí)到檔案管理工作需要跟隨企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，導(dǎo)致檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。

2.人員不夠?qū)I(yè)

無(wú)論在何種背景之下，企業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理工作都離不開(kāi)專業(yè)人才的支持，但是部分檔案管理人員并不具備現(xiàn)代化的檔案管理技能，導(dǎo)致其工作無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理需求。并且，如今還存在部分工作人員怠惰不前的現(xiàn)象，其對(duì)于新興技術(shù)采取漠視態(tài)度，個(gè)人思想覺(jué)悟尚未跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，難以利用先進(jìn)的技術(shù)配合現(xiàn)代化檔案管理工作，導(dǎo)致其工作效率極低。

3.管理手段較為傳統(tǒng)

大部分企業(yè)的檔案管理工作依靠傳統(tǒng)手段進(jìn)行紙質(zhì)文件的整合與管理，在實(shí)際操作過(guò)程中非常容易出現(xiàn)文件缺失問(wèn)題，并且由于依靠人工進(jìn)行紙質(zhì)檔案的管理，導(dǎo)致其管理效率較低，在需要查找資料的時(shí)候往往由于海量的紙質(zhì)資料而難以準(zhǔn)確定位到需要的檔案資料。部分企業(yè)雖然應(yīng)用了現(xiàn)代化的檔案管理方式，但由于其設(shè)備、技術(shù)落后等原因，也無(wú)法保證檔案管理的效率與安全。

4.制度尚未健全

現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行需要依靠完善的制度保障，而部分企業(yè)針對(duì)此項(xiàng)工作建立的管理制度不夠全面，沒(méi)有對(duì)工作人員提出具體的工作要求，對(duì)其工作評(píng)判也較為隨意，缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒(méi)有全面的制度支撐，在實(shí)際開(kāi)展管理工作時(shí)或隨意散漫，或縮手縮腳，同時(shí)缺乏合理的獎(jiǎng)罰制度，使檔案管理人員的工作積極性不高。

四、現(xiàn)代企業(yè)制度下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的措施

1.加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

要想加強(qiáng)檔案的高效利用，使檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的環(huán)境中取得進(jìn)步與發(fā)展，滿足現(xiàn)代企業(yè)需求，必須要提高相關(guān)工作人員的管理意識(shí)。對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理是企業(yè)和諧發(fā)展的堅(jiān)實(shí)后盾，雖然目前有部分企業(yè)的管理意識(shí)較為薄弱，但是只要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，借助信息化手段，就能夠幫助企業(yè)從嚴(yán)管理檔案工作。此項(xiàng)工作需要提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的正確管理意識(shí)，做到從嚴(yán)管理，提高現(xiàn)代化檔案管理工作在企業(yè)中的地位與存在感，保障檔案管理在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠擁有高效的執(zhí)行力，確保每一項(xiàng)制度都能夠徹底落實(shí)。

2.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

（1）人才招募

為了避免現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理人才的流失導(dǎo)致企業(yè)難以落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理工作，需要積極引進(jìn)優(yōu)秀人才。在招聘過(guò)程中，優(yōu)先錄取綜合能力較強(qiáng)的人員，在面試前先通過(guò)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算方式對(duì)面試員工嚴(yán)格篩查，確保其符合企業(yè)招聘需求。不僅需要篩查其個(gè)人信息和工作經(jīng)歷是否真實(shí)，還需要對(duì)其思想道德進(jìn)行排查，確保招募的工作人員不僅擁有出色的工作能力，更有高度的思想覺(jué)悟和個(gè)人素養(yǎng)。

（2）人才培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要想檔案管理工作取得進(jìn)步與發(fā)展，符合現(xiàn)代化企業(yè)需求，必須要重視相關(guān)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)。一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)其積極展開(kāi)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括先進(jìn)的檔案管理手段、現(xiàn)代化企業(yè)在檔案管理上的需求等。另一方面，企業(yè)還需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的績(jī)效考核，將其信息化管理的工作與績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，讓其了解檔案管理工作與其獎(jiǎng)懲息息相關(guān)，使其擺正工作態(tài)度。

（3）人才挽留

招募和培訓(xùn)人才并不能夠保證企業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍獲得穩(wěn)定發(fā)展，因此需要從多方面進(jìn)行人才挽留。第一，是企業(yè)文化方面。只有員工發(fā)自內(nèi)心地認(rèn)同和接納企業(yè)文化，才能夠真心實(shí)意地為企業(yè)的發(fā)展奮斗。一個(gè)具有員工認(rèn)同感的企業(yè)能夠極大增強(qiáng)企業(yè)自身的凝聚力，讓員工發(fā)自內(nèi)心地?zé)釔?ài)檔案管理工作，熱愛(ài)企業(yè)并對(duì)企業(yè)產(chǎn)生歸屬感?，F(xiàn)代化企業(yè)可以讓員工關(guān)注企業(yè)的微信公眾號(hào)或微博官方賬號(hào)，在此類賬號(hào)上發(fā)布相關(guān)的企業(yè)文化信息或者企業(yè)取得的成就，通過(guò)大數(shù)據(jù)自動(dòng)給員工推送相關(guān)信息，在潛移默化中讓員工認(rèn)同企業(yè)文化。第二，人力資源管理工作人員需要對(duì)提出離職的檔案管理員工做好數(shù)據(jù)分析，必要時(shí)需要對(duì)其進(jìn)行電話回訪，了解其離職原因，邀請(qǐng)其對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出改進(jìn)意見(jiàn)，再將獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總整理和分析，從而制定出相應(yīng)的對(duì)策來(lái)面對(duì)此類問(wèn)題。

3.落實(shí)現(xiàn)代化的管理

（1）完善基礎(chǔ)設(shè)施

首先，要想推進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)在檔案管理方面的工作，需要完善企業(yè)信息化的基礎(chǔ)設(shè)備，只有保證了基礎(chǔ)設(shè)施的足夠完善才能夠?yàn)槠溟_(kāi)展信息化管理奠定基礎(chǔ)。先進(jìn)的信息化設(shè)備能夠幫助檔案管理工作加快工作效率，為其提供強(qiáng)力的后勤保障以應(yīng)對(duì)繁雜的電子數(shù)據(jù)管理，更能將工作人員的負(fù)擔(dān)減輕，減少工作的壓力。其次，還需要關(guān)注檔案管理所需的現(xiàn)代化信息軟件，如在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)使用的各類數(shù)據(jù)庫(kù)需要獲得及時(shí)升級(jí)，避免出現(xiàn)存儲(chǔ)空間不足等問(wèn)題。

（2）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范

為了加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案的信息安全性，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范，工作人員需要具備強(qiáng)烈的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，在平時(shí)的信息管理工作中積極應(yīng)用備份軟件進(jìn)行信息備份，保障企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)不會(huì)缺失。同時(shí)，在查閱電子檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容時(shí)，必須要按照嚴(yán)格的規(guī)定進(jìn)行，如使用人臉識(shí)別技術(shù)、指紋識(shí)別技術(shù)等手段來(lái)保證用戶的合法訪問(wèn)，確保檔案信息發(fā)生問(wèn)題時(shí)能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人身上。除此之外，還需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密的技術(shù)能夠確保現(xiàn)代化企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)加密需要安排專業(yè)的信息技術(shù)人員管理，不僅需要對(duì)數(shù)據(jù)本身進(jìn)行加密，還需要對(duì)其傳輸?shù)娜^(guò)程進(jìn)行加密。一般在檔案管理中采取的加密方式是密鑰加密，該方式能夠增強(qiáng)檔案信息的保密性。同時(shí)，檔案管理方面的技術(shù)人員還需要及時(shí)安裝好防病毒補(bǔ)丁，保障企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的信息安全，將網(wǎng)絡(luò)的防御系統(tǒng)充分利用起來(lái)，徹底攔截不法分子對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的攻擊，避免檔案數(shù)據(jù)泄漏的情況發(fā)生。

（3）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)要求的檔案管理工作需要的關(guān)鍵技術(shù)有圖像采集、檔案存儲(chǔ)等，要想更好更快地進(jìn)行檔案管理，需要加強(qiáng)對(duì)以上技術(shù)科學(xué)、合理的應(yīng)用。同時(shí)，符合現(xiàn)代化企業(yè)需求的檔案管理還需要進(jìn)行電子化檔案管理。電子檔案是由圖像共同組合而成的，其將各個(gè)圖像實(shí)時(shí)融合，最終形成了電子化檔案。圖像的采集技術(shù)主要有三種標(biāo)準(zhǔn)，一種是TWAIN，另一種是WIA，還有一種是ISIS。一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)用TWAIN和WIA標(biāo)準(zhǔn)的較多，這兩種都可以從掃描儀以及各種相機(jī)設(shè)備中進(jìn)行圖像采集，從圖像采集相應(yīng)的對(duì)話框中取得圖像文件，并且都能夠利用編程方式來(lái)進(jìn)行圖像采集。相對(duì)來(lái)說(shuō)，TWAIN的對(duì)話框能夠?yàn)槠涮峁└S富的選擇以及更先進(jìn)的設(shè)備。同時(shí)，TWAIN的傳輸模式比WIA多了一種本地模式，且大部分TWAIN能夠?qū)⑸洗螔呙璧南嚓P(guān)設(shè)置保存下來(lái)，而WIA沒(méi)有此類特征。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，TWAIN有更優(yōu)秀的擴(kuò)展性以及兼容性，且被多數(shù)設(shè)備支持。因此，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)當(dāng)選擇適合自身檔案管理的采集方式。電子檔案的圖像存儲(chǔ)格式豐富多樣，單一靜態(tài)的格式有BMP、PCX等，多圖融合的格式有PDF、DCX等。采集完成的電子檔案如果存放于單一圖像中則會(huì)獲得多份材料，而對(duì)其進(jìn)行分別存儲(chǔ)的話則會(huì)對(duì)其信息的完整性進(jìn)行破壞，在后續(xù)的查看過(guò)程中難以快速獲取全部資料，因此在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，大多是將采集到的單一圖片匯總起來(lái)，構(gòu)成多頁(yè)的文件檔案。在檔案電子化的過(guò)程中，PDF成為最常見(jiàn)的應(yīng)用格式。在進(jìn)行電子檔案存儲(chǔ)時(shí)，還需要選擇適當(dāng)?shù)奈募到y(tǒng)或數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證之后發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)更加容易管理，并且安全性非常高。由于科技的迅猛發(fā)展，檔案管理技術(shù)的更新?lián)Q代極快，因此還需要及時(shí)對(duì)技術(shù)進(jìn)行更新以獲得更完備的性能，保障檔案數(shù)據(jù)的安全以及錄入信息的效率。如今的檔案管理技術(shù)仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不斷更新檔案管理信息技術(shù)，才能夠保證檔案管理工作更方便、更快捷、更安全。

（4）進(jìn)行信息建設(shè)

對(duì)于檔案數(shù)量較多、檔案管理工作量較大的現(xiàn)代化企業(yè)而言，需要以更快的速度進(jìn)行信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理工作量非常大，而將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用其中可以改善這一問(wèn)題。區(qū)塊鏈技術(shù)能夠快速對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，極大減少了檔案數(shù)據(jù)錄入時(shí)間，將工作人員壓力減輕了不少。同時(shí)，部分檔案工作還具有易變性特點(diǎn)，因此對(duì)數(shù)據(jù)的管理提出了更高要求。區(qū)塊鏈技術(shù)則能夠利用其不可篡改性的特點(diǎn)，每次檔案變動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)被實(shí)時(shí)傳輸至區(qū)塊鏈上，每個(gè)節(jié)點(diǎn)上的數(shù)據(jù)只有在其他節(jié)點(diǎn)全都驗(yàn)證無(wú)誤之后才能夠被判定有效，沒(méi)有通過(guò)驗(yàn)證的數(shù)據(jù)則被判定為錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、被拒絕鏈接，同時(shí)每一個(gè)區(qū)塊上都會(huì)帶有各自的時(shí)間戳用以記錄數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅r(shí)間，一旦信息遭到篡改則會(huì)留下修改痕跡，因此檔案管理人員可以通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)嚴(yán)密進(jìn)行變更操作，確保每次檔案變更的數(shù)據(jù)都是真實(shí)且其變更過(guò)程不會(huì)消失。除此之外，部分檔案還會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象，由于企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，其檔案涉及的內(nèi)容越來(lái)越多，因此會(huì)出現(xiàn)大量重復(fù)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致其管理工作進(jìn)度緩慢。而區(qū)塊鏈技術(shù)則能夠?qū)χ貜?fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，其自治性能夠幫助管理人員分擔(dān)數(shù)據(jù)識(shí)別、整合、分類的工作，管理人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)搜索的過(guò)程中能夠快速處理重復(fù)數(shù)據(jù)并將其做出對(duì)比，讓管理人員對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)以及原因一目了然。在全球信息化的大環(huán)境下，只有積極進(jìn)行信息化建設(shè)，才能夠提高檔案管理效率，使企業(yè)的檔案管理符合現(xiàn)代企業(yè)制度。

4.健全檔案管理制度

為了更好地進(jìn)行檔案管理，使檔案管理工作滿足現(xiàn)代化企業(yè)需求，加強(qiáng)企業(yè)電子化檔案管理步伐，需要制定一套科學(xué)、合理的管理制度。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中做到集中領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行分層負(fù)責(zé)，同時(shí)做好其監(jiān)督控制工作。企業(yè)需要向各個(gè)管理人員發(fā)布檔案管理的具體任務(wù)，在落實(shí)現(xiàn)代化管理時(shí)應(yīng)當(dāng)指派專門(mén)的信息技術(shù)人員進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案的管理責(zé)任能夠落實(shí)到具體個(gè)人，避免工作人員產(chǎn)生置身事外心理。同時(shí)，需要建立健全考核指標(biāo)體系，監(jiān)督檔案管理工作人員妥善完成指標(biāo)。

五、結(jié)論

總而言之，現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要遵循真實(shí)性、系統(tǒng)性、全面性和有效性原則。企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)制度下存在管理意識(shí)較為薄弱、管理人員不夠?qū)I(yè)、管理手段較為傳統(tǒng)以及管理制度尚未完善等困難。為了更好地進(jìn)行檔案管理，需要提高檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)、健全檔案管理制度，同時(shí)采取完善基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范、應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)以及建設(shè)信息平臺(tái)的手段來(lái)落實(shí)現(xiàn)代化管理。

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（作者單位：陜西交通控股集團(tuán)有限公司靖富分公司）