農(nóng)科院文書(shū)檔案管理及信息化路徑研究

徐曉瑩

摘 要：隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)各行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，并且取得了十分理想的效果。對(duì)于農(nóng)科院的文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升文書(shū)檔案管理工作水平和效率，使其管理工作更加規(guī)范，并充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)深入挖掘文書(shū)檔案資源價(jià)值，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供支持。本文對(duì)農(nóng)科院文書(shū)檔案管理的重要性展開(kāi)分析，提出文書(shū)檔案在實(shí)際應(yīng)用中的價(jià)值，指出目前檔案管理過(guò)程中存在的不足之處，針對(duì)農(nóng)科院文書(shū)檔案信息化管理路徑展開(kāi)研究。

關(guān)鍵詞：農(nóng)科院;文書(shū)檔案管理;信息化建設(shè);路徑研究

農(nóng)業(yè)科研院所作為開(kāi)展農(nóng)業(yè)技術(shù)研究工作的重要機(jī)構(gòu)，在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用，在具體研究工作中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，如何做好管理工作是當(dāng)前農(nóng)科院需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，只有做好檔案信息的管理才能確保數(shù)據(jù)資料的有效應(yīng)用，使其重要作用充分發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)一步提升農(nóng)業(yè)技術(shù)科研水平。通過(guò)對(duì)當(dāng)前農(nóng)科院文書(shū)檔案管理工作的分析，可以發(fā)現(xiàn)仍存在一些問(wèn)題，需要不斷改進(jìn)和優(yōu)化管理模式，應(yīng)用新型管理方法，充分借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化管理。

一、農(nóng)科院文書(shū)檔案管理的重要性

農(nóng)科院文書(shū)檔案管理水平與文書(shū)檔案應(yīng)用價(jià)值的體現(xiàn)之間有著十分密切的聯(lián)系，只有確保文書(shū)檔案管理工作能夠正常實(shí)施，才能讓文書(shū)檔案資料得到良好保存。首先，農(nóng)科院在不同時(shí)期的發(fā)展情況在文書(shū)檔案中可以體現(xiàn)出來(lái)，具有十分重要的歷史憑證作用，同時(shí)也可以作為農(nóng)科院發(fā)展過(guò)程中不可或缺的內(nèi)容。

其次，文書(shū)檔案中記錄著大量的資料信息，利用這些資料信息可以制定科學(xué)的發(fā)展目標(biāo)，在農(nóng)科院的科研工作中發(fā)揮出重要作用。再次，農(nóng)科院在發(fā)展過(guò)程中形成的大量文書(shū)檔案資料，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ鞯拈_(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)支持，在具體的科研工作中積極吸取以往的工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，全面總結(jié)歷史工作經(jīng)驗(yàn)，并做好反思工作，科學(xué)合理的應(yīng)用文書(shū)檔案資料信息，進(jìn)一步促進(jìn)科研工作水平的提升。最后，文書(shū)檔案資料在農(nóng)科院今后的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用，有利于促進(jìn)農(nóng)科院的健康穩(wěn)定發(fā)展。因此，需要加強(qiáng)對(duì)農(nóng)科院文書(shū)檔案管理的重視，做好農(nóng)科院文書(shū)檔案管理工作，確保其重要作用能夠充分發(fā)揮出來(lái)。

二、農(nóng)科院文書(shū)檔案的重要價(jià)值

在農(nóng)科院漫長(zhǎng)的發(fā)展歷程和日常管理工作中形成的文書(shū)檔案具有十分重要的保存價(jià)值，不僅可以在科研工作中發(fā)揮重要作用，還可以為農(nóng)科院平時(shí)的行政管理工作提供可靠參考依據(jù)，有利于提升農(nóng)科院行政管理工作水平和質(zhì)量。

1.執(zhí)行依據(jù)

文書(shū)檔案中的資料信息十分豐富，其中規(guī)章制度的占比較大，尤其政策性公文內(nèi)容可以發(fā)揮出更加重要的作用，農(nóng)科院在平時(shí)的管理工作中可以將其作為依據(jù)支持，能夠有效促進(jìn)農(nóng)科院的健康、穩(wěn)定發(fā)展。這些規(guī)章制度也充分體現(xiàn)出了農(nóng)科院的發(fā)展要求，每個(gè)部門(mén)的工作人員都需要嚴(yán)格遵循相關(guān)政策制度，能夠?qū)蒲行袨槠鸬接行е萍s作用，確?？蒲泄ぷ骱凸芾砉ぷ鞯目茖W(xué)開(kāi)展。

2.決策參考

在農(nóng)科院文書(shū)檔案中，對(duì)行政職權(quán)有明確規(guī)定，不僅對(duì)相關(guān)職權(quán)進(jìn)行了明確，還會(huì)全面記錄重要工作流程，管理工作取得的成果也有所體現(xiàn)，可以為農(nóng)科院各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供經(jīng)驗(yàn)支持，有利于促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作水平的提升。結(jié)合文書(shū)檔案中的資料信息能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策的制定提供參考依據(jù)，如通過(guò)對(duì)職稱(chēng)評(píng)審檔案內(nèi)容的全面分析，根據(jù)分析結(jié)果可以合理確定單位職稱(chēng)評(píng)審條件，明確職稱(chēng)評(píng)審范圍，有利于制定合理的職稱(chēng)評(píng)審工作流程。

3.查考憑證

農(nóng)科院平時(shí)比較重要的行政管理活動(dòng)在文書(shū)檔案中也有所記錄，德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院自創(chuàng)建以來(lái)，在與農(nóng)業(yè)相關(guān)的多個(gè)方面積極開(kāi)展研究工作，為廣大農(nóng)業(yè)人員提供力所能及的幫助。在不斷發(fā)展過(guò)程中，農(nóng)業(yè)科技人員的科技水平得到很大程度的提升，創(chuàng)造出了許多優(yōu)秀的科研成果，完全可以將這些歷史記錄到德州市的農(nóng)業(yè)發(fā)展史中。

4.活動(dòng)素材

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，農(nóng)科院在自身職能的宣傳方面也加大了力度，注重培養(yǎng)優(yōu)秀的科研隊(duì)伍，組織廣大職工參加黨建活動(dòng)，并積極開(kāi)展專(zhuān)題報(bào)告活動(dòng)。文書(shū)檔案中的數(shù)據(jù)信息可以作為農(nóng)科院宣傳活動(dòng)的素材，還能利用其中的人物事跡來(lái)激發(fā)工作人員的積極性，從而使農(nóng)科院內(nèi)部形成良好的科研氛圍。

三、農(nóng)科院文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.缺乏對(duì)文書(shū)檔案價(jià)值的正確認(rèn)識(shí)

現(xiàn)階段，農(nóng)科院在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中缺乏對(duì)文書(shū)檔案資料的重視，沒(méi)有全面分析文書(shū)檔案的重要價(jià)值，沒(méi)有深度挖掘文書(shū)檔案中蘊(yùn)藏的豐富內(nèi)涵等，從而導(dǎo)致對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不足，文書(shū)檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，同時(shí)其價(jià)值也無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。文書(shū)檔案中包含農(nóng)科院各部門(mén)的工作內(nèi)容，內(nèi)容十分廣泛，具有較高的復(fù)雜性。在文書(shū)檔案的日常管理中，如果工作人員缺乏對(duì)文檔價(jià)值的正確認(rèn)識(shí)，那么就會(huì)對(duì)管理工作產(chǎn)生不利影響，導(dǎo)致重要的文書(shū)檔案出現(xiàn)丟失或損壞等問(wèn)題。

2.不合理的歸檔使用方式

正常情況下，農(nóng)科院一般會(huì)使用立卷分工的管理方法對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，文書(shū)檔案的歸檔和應(yīng)用是一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行正確歸檔，有利于各種資料信息的劃分，能夠讓文書(shū)檔案資料得到更加高效的應(yīng)用。但是，當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作中缺乏比較合理的文書(shū)資料管理措施，使文書(shū)檔案資料的整體性受到破壞，還存在著諸多不足之處，不僅使文書(shū)檔案資料的管理工作質(zhì)量降低，還會(huì)對(duì)檔案資料的利用造成不良影響。

3.文件材料之間的聯(lián)系性不高

農(nóng)科院在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，存在著按照文書(shū)檔案件數(shù)整理資料的問(wèn)題，沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)和整理，這種現(xiàn)象容易導(dǎo)致同一區(qū)域內(nèi)的文件材料不具備良好的關(guān)聯(lián)性，具體內(nèi)容也缺乏連貫性，造成許多檔案資料都是獨(dú)立保管，缺少整體性。當(dāng)科研人員借閱資料時(shí)，雖然能夠使用檢索工具查找需要的材料，但資料借閱過(guò)程的難度也會(huì)增加，需要浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力才能找齊所需要的材料，從而為資料信息的查閱過(guò)程帶來(lái)很大困難，并且也無(wú)法根據(jù)找到的材料全面了解農(nóng)科院的實(shí)際發(fā)展情況。

4.文件歸檔不具備較高的保密性

在平時(shí)的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，工作人員需要全面了解不同資料信息的重要程度，并以此為依據(jù)完成檔案資料的整理和歸檔工作。對(duì)重要資料信息實(shí)行重點(diǎn)管理，尤其是保密級(jí)別較高的文件需要做好保密工作，有效保證檔案資料信息的真實(shí)性和可靠性。但目前存在著文件歸檔保密性不足的問(wèn)題，容易造成信息泄露情況的發(fā)生，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案喪失了重要價(jià)值，不利于檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用。此外，管理人員在具體管理工作中缺乏責(zé)任心，使內(nèi)部文件資料得不到安全保障，從而對(duì)農(nóng)科院的文書(shū)檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

5. 缺乏規(guī)范管理

目前，農(nóng)科院檔案管理的信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段，在具體的工作過(guò)程中雖然能夠形成電子文件，但電子文件的格式存在一定差異，信息轉(zhuǎn)換工作難度較大，從而導(dǎo)致檔案信息化管理工作效率較低。另外，缺少電子檔案的有效載體，也會(huì)導(dǎo)致大量人力和物力的浪費(fèi)，缺乏規(guī)范的管理。為了有效解決這一問(wèn)題，農(nóng)科院應(yīng)積極建立行之有效的檔案管理制度，讓檔案管理工作更加規(guī)范，進(jìn)一步推動(dòng)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

四、農(nóng)科院文書(shū)檔案信息化建設(shè)原則

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，對(duì)農(nóng)科院文書(shū)檔案的信息化建設(shè)提出更高的要求，文書(shū)檔案信息化建設(shè)過(guò)程比較復(fù)雜，對(duì)統(tǒng)一性有較高要求，因此應(yīng)針對(duì)農(nóng)科院文書(shū)檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)展開(kāi)分析，并以此為依據(jù)開(kāi)展信息化建設(shè)工作。

1.規(guī)范性

為了進(jìn)一步提升農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究水平，取得比較理想的科研成果，并確?？蒲谐晒軌虻玫接行?yīng)用，需要不斷加快農(nóng)科院文書(shū)檔案信息化建設(shè)。在以往的農(nóng)科院檔案管理工作中，使用的檔案信息查閱方法比較落后，已經(jīng)不符合當(dāng)前檔案管理工作的要求，所以應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，改進(jìn)紙質(zhì)和聲像檔案的保存方法，將這些內(nèi)容轉(zhuǎn)化成電子檔案信息，利于計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確、快速分析和處理。在此過(guò)程中需要嚴(yán)格遵循相應(yīng)的規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，確保農(nóng)科院文書(shū)檔案信息化過(guò)程中電子檔案信息格式等符合統(tǒng)一規(guī)范，便于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)讀取。

2.安全性

當(dāng)前階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各行業(yè)中得到普及，在文書(shū)檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用該技術(shù)可以有效提升信息化建設(shè)水平，還能讓農(nóng)科院文書(shū)檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。需要注意的是，在文書(shū)檔案信息化管理中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)容易使文書(shū)檔案資料信息面臨重大的安全風(fēng)險(xiǎn)，如受到黑客和病毒等不良因素的影響，文書(shū)檔案信息可能會(huì)被盜取或篡改，所以在文書(shū)檔案信息化建設(shè)工作中需要加強(qiáng)對(duì)安全性的重視，采取有效措施為檔案信息提供安全保障，最大程度保證數(shù)據(jù)信息的安全。

3.效益性

在農(nóng)科院漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案資料，資料內(nèi)容十分復(fù)雜，數(shù)量巨大，為管理工作帶來(lái)很大難度。此外，農(nóng)科院對(duì)于文書(shū)檔案管理方面的資金投入有限，所以在具體管理過(guò)程中需要注重文書(shū)檔案的利用效益，應(yīng)把查閱率高、利用價(jià)值大的重要文書(shū)檔案資源信息化，既要堅(jiān)持文書(shū)檔案信息化的普遍性，也要堅(jiān)持重點(diǎn)突出原則，兼顧效益。

五、農(nóng)科院文書(shū)檔案信息化管理路徑研究

1.加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

由于農(nóng)科院文書(shū)檔案資料的種類(lèi)繁多，并且數(shù)量較大，增加了檔案管理工作的難度。在這種情況下，要想獲得理想的檔案管理效果，就應(yīng)加強(qiáng)軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用水平。農(nóng)科院應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況適當(dāng)加大投資力度，整合現(xiàn)有資源并合理分配，采購(gòu)各種先進(jìn)的硬件設(shè)備，加快檔案管理的信息基礎(chǔ)建設(shè)步伐，從而為文書(shū)檔案信息化管理工作的順利實(shí)施提供可靠支持。隨著文書(shū)檔案使用需求的不斷增強(qiáng)，越來(lái)越多的農(nóng)業(yè)科研工作者會(huì)借閱檔案資料，經(jīng)常出現(xiàn)排隊(duì)的情況，這不僅給檔案管理工作人員增加了工作負(fù)擔(dān)，還浪費(fèi)了借閱人員大量的時(shí)間。因此，農(nóng)科院可以采購(gòu)自助終端設(shè)備供借閱人員使用，既能提高文書(shū)檔案管理工作效率，又幫助借閱人員節(jié)省了時(shí)間。

2.建立完善的文書(shū)檔案信息化管理制度

建立完善的文書(shū)檔案信息化管理制度對(duì)農(nóng)科院文書(shū)檔案信息化管理水平的提高有很大幫助，所有管理工作的開(kāi)展都離不開(kāi)相關(guān)制度的支持，依靠完善的制度可以有效約束檔案管理工作人員的行為。在建立完善的文書(shū)檔案信息化管理制度之前，需要明確農(nóng)科院的實(shí)際發(fā)展需求，為文書(shū)檔案信息化管理工作提供可靠保障，為促進(jìn)農(nóng)科院的健康、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。比如，可以根據(jù)文書(shū)檔案的機(jī)密程度，進(jìn)行分級(jí)管理工作，農(nóng)科院的全體工作人員可以查閱初級(jí)文書(shū)檔案資料，對(duì)于保密程度較高的文書(shū)檔案資料可以設(shè)置專(zhuān)門(mén)的密鑰，只有擁有密鑰的人員才能查閱。此外，還應(yīng)做好文書(shū)檔案的分類(lèi)管理，提高文書(shū)檔案資料的保密性，避免出現(xiàn)資料信息泄露的問(wèn)題。

3. 樹(shù)立正確的管理理念

檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變個(gè)人思想觀念，樹(shù)立起正確的管理理念，確保在先進(jìn)管理理念的指導(dǎo)下開(kāi)展檔案管理工作，并且還能有效促進(jìn)檔案管理制度的建立?；诖耍r(nóng)科院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，做好文書(shū)檔案管理工作重要性的普及工作，逐步促進(jìn)檔案管理機(jī)制的建立和健全。相關(guān)部門(mén)要在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，通過(guò)科學(xué)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)提高管理工作的科學(xué)性，從而滿(mǎn)足農(nóng)業(yè)科研工作對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的需求，使預(yù)期的管理目標(biāo)能夠順利達(dá)成。此外，還應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，積極轉(zhuǎn)變員工對(duì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，可以通過(guò)開(kāi)展會(huì)議、參觀以及實(shí)例啟示等活動(dòng)，讓員工對(duì)文書(shū)檔案管理具有更加充分的了解，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的動(dòng)態(tài)掌握目的。

4. 確保文書(shū)檔案資料的安全性

對(duì)于農(nóng)科院來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案信息的數(shù)字化保護(hù)十分重要，具體的保護(hù)措施如下：（1）不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，檔案管理人員與檔案資料泄露問(wèn)題有直接聯(lián)系，所以需要向管理人員普及檔案保密的重要性，只有這樣才能確保文書(shū)檔案的安全，還要定期為檔案信息化工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，在教育和培訓(xùn)過(guò)程中可以結(jié)合實(shí)際案例，加強(qiáng)相關(guān)人員的保密意識(shí)。（2）加強(qiáng)檔案信息化工作的監(jiān)管。應(yīng)慎重選擇外包公司進(jìn)行檔案信息化工作，對(duì)涉及重要檔案資料的工作必須由專(zhuān)人全程進(jìn)行監(jiān)督。（3）檔案信息化工作中應(yīng)做好手續(xù)交接，對(duì)文件資料進(jìn)行清點(diǎn)，避免出現(xiàn)丟失情況。（4）在文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中，還應(yīng)建立安全保密防護(hù)系統(tǒng)，利用身份驗(yàn)證、設(shè)置權(quán)限、密碼或指紋加密等方式對(duì)文書(shū)檔案資料信息進(jìn)行保護(hù)，并嚴(yán)密監(jiān)控電子檔案文件的處理過(guò)程，從而提升文書(shū)檔案信息的可靠性和安全性。

5. 注重培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的信息化人才

在農(nóng)科院文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)工作中，離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的支持，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)信息化人才培養(yǎng)的重視，不斷提升管理人員的信息化技術(shù)水平和能力，積極創(chuàng)建一支專(zhuān)業(yè)的信息化管理隊(duì)伍。一方面，農(nóng)科院需要為文書(shū)檔案管理工作人員創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，建立一套完善的考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，并在之后的工作中不斷改進(jìn)和優(yōu)化，以此來(lái)吸引更多的信息化技術(shù)人才加入管理團(tuán)隊(duì)中，從而促進(jìn)農(nóng)科院文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的加快。另一方面，農(nóng)科院需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家開(kāi)展培訓(xùn)講座，使管理人員掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，還應(yīng)提高他們的個(gè)人綜合素養(yǎng)和職業(yè)道德水平，為文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，農(nóng)科院應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作方式，提高文書(shū)檔案管理工作的水平和質(zhì)量，充分應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)加快文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗娟.農(nóng)業(yè)科學(xué)院文書(shū)檔案管理及信息化研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020

[2]邱雨平.淺談農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新[J].中國(guó)民族博覽，2020

（作者單位：德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院）