信息化對(duì)檔案館管理模式的影響探析

胡建平

摘 要：信息化是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展過程中衍生的一種模式、理念，且在多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域開辟全新的建設(shè)空間?；跈n案館管理角度分析，信息技術(shù)內(nèi)化完全顛覆了原有的管理模式，并產(chǎn)生了非常顯著的影響。例如，可以擴(kuò)大館藏范疇、提升管理水平、展現(xiàn)人性化管理特點(diǎn)、實(shí)現(xiàn)技術(shù)升級(jí)革新目標(biāo)、形成全新工作標(biāo)準(zhǔn)等。因此，本文以檔案管理現(xiàn)存問題為切入點(diǎn)，進(jìn)一步分析信息化對(duì)檔案館管理模式的具體影響，提出檔案館信息化管理模式的優(yōu)化措施，希望以此為檔案館管理信息化工作質(zhì)量水平的提升提供有效價(jià)值建議。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案館管理模式;現(xiàn)狀問題;影響;優(yōu)化措施

信息化建設(shè)工作主要依托現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，并在智能化工具的融合應(yīng)用下，對(duì)生產(chǎn)力進(jìn)行重構(gòu)，進(jìn)而使社會(huì)整體生產(chǎn)效率及質(zhì)量得到全面提升。與此同時(shí)，在檔案館管理模式的信息化發(fā)展過程中，離不開數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)的充分支持。在信息化技術(shù)支持下，可以將相關(guān)檔案資源數(shù)據(jù)歸納至數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，滿足不同人群的使用需求。從中可知，信息化技術(shù)對(duì)檔案館管理模式的影響較大，通過合理、科學(xué)地應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠全面推進(jìn)信息檔案的應(yīng)用，提高使用者檔案查詢、利用的效率，并使原有的檔案管理工作模式得到有效改變。此外，雖然將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案館管理工作當(dāng)中，能夠使其工作的質(zhì)量得到有效提升，但是在具體應(yīng)用時(shí)仍存在較多問題，如對(duì)檔案信息化管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)、檔案管理人員培訓(xùn)工作落實(shí)不到位等。為了解決這些問題，提高檔案館信息化管理質(zhì)量水平，圍繞“信息化對(duì)檔案館管理模式的影響”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

一、信息化及檔案館相關(guān)內(nèi)容概述

1.信息化

信息化，指的是培養(yǎng)及發(fā)展將計(jì)算機(jī)作為主要智能化工具的一種全新生產(chǎn)力，其基礎(chǔ)包括現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等。信息化對(duì)社會(huì)發(fā)展有著非常重要的推進(jìn)作用，并且作為一種和智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，還有著“信息化生產(chǎn)力”的稱呼。針對(duì)信息化相關(guān)研究對(duì)象及其要素，需在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中進(jìn)行匯總，為相關(guān)人群提供工作、學(xué)習(xí)、生活等功能，使人類各項(xiàng)行為的效率及質(zhì)量得到有效提升。此外，值得注意的是，在信息化發(fā)展過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息化資源，針對(duì)利用價(jià)值高的信息資源，則需通過有效處理，形成信息資料檔案，通過收集、存儲(chǔ)、管理、利用等工作，使信息化的傳播及利用價(jià)值得到進(jìn)一步提升。

2.檔案館

對(duì)于檔案館來說，為收集與保管檔案的機(jī)構(gòu)，從檔案館的工作任務(wù)層面分析，一方面需對(duì)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位具有保存價(jià)值的檔案及其信息資料進(jìn)行接收、征集，并實(shí)施科學(xué)管理措施。另一方面，采取有效措施，做好檔案資料的利用工作。此外，還需參與史志編修等相關(guān)工作?？傊瑱n案館工作任務(wù)繁重，發(fā)展至今，為了提高檔案館檔案工作的效率及質(zhì)量，需逐步朝向信息化、智能化、電子化等方向不斷發(fā)展。

二、檔案館檔案管理現(xiàn)狀問題分析

檔案館檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，目前在檔案館檔案管理工作開展期間，仍存在一些有待解決的問題。

1.對(duì)檔案信息化管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)

目前，部分檔案館管理人員存在過度依賴傳統(tǒng)管理工作模式的情況，對(duì)信息化管理模式停留在淺顯層面，使信息化管理模式實(shí)際運(yùn)用效率低下，導(dǎo)致檔案管理期間易出現(xiàn)手忙腳亂的問題。此外，在對(duì)檔案信息化管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)的情況下，易使檔案管理人員形成排斥心理，從而不利于檔案館檔案信息化管理建設(shè)工作可持續(xù)發(fā)展。

2.檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)投入不足

從現(xiàn)狀來看，部分地區(qū)檔案館經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致檔案館信息化建設(shè)配置缺乏合理性。比如，在推行信息化管理模式前期，需要購(gòu)買數(shù)量充足、性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)設(shè)施設(shè)備，同時(shí)招聘、引進(jìn)專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才，在對(duì)符合檔案館管理需求的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)維升級(jí)處理。此外，還有必要做好檔案管理人員專業(yè)崗位培訓(xùn)指導(dǎo)方面的工作。值得注意的是，這些前期準(zhǔn)備工作需要充足的資金投入支持，在檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)投入不足的情況下，上述各項(xiàng)工作將流于形式，缺乏實(shí)效性，最終使檔案館檔案管理信息化建設(shè)工作的整體效益難以得到有效保證。

3.檔案管理人員培訓(xùn)工作落實(shí)不到位

首先，檔案館檔案管理人員對(duì)信息化管理模式存在認(rèn)知偏頗，同時(shí)檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)投入不足，難以保證檔案管理信息化建設(shè)工作實(shí)施的完整性。同時(shí)，在檔案館對(duì)相關(guān)管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)期間，還易出現(xiàn)成本失控的情況。由此可見，要想提升檔案管理人員認(rèn)知水平，掌握采購(gòu)檔案信息化管理相關(guān)輔助性設(shè)施設(shè)備成本的有效控制，其前提便是做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作。但是，從現(xiàn)狀來看，基層管理人員因缺乏系統(tǒng)化培訓(xùn)教育，導(dǎo)致在檔案管理專業(yè)能力方面有所欠缺。其次，個(gè)別檔案管理工作人員年齡較大，對(duì)新鮮事物的接受度相對(duì)緩慢，難以在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到操作技術(shù)熟練的程度，從而在一定程度上影響了檔案信息化管理的成效。此外，檔案館對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)教育的目標(biāo)不夠明確，難以使檔案管理人員掌握信息化技術(shù)應(yīng)用方式、方法，使檔案館檔案信息難以實(shí)現(xiàn)高效共享的目標(biāo)，使檔案館檔案信息的利用優(yōu)勢(shì)難以有效體現(xiàn)出來。

三、信息化對(duì)檔案館管理模式的具體影響分析

近年來，隨著信息化建設(shè)事業(yè)進(jìn)程持續(xù)深化，對(duì)檔案館管理工作結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了較大影響。結(jié)合上述檔案館檔案管理工作現(xiàn)狀問題，需加深了解信息化對(duì)檔案館檔案管理模式產(chǎn)生的影響。

1.推動(dòng)管理模式改革升級(jí)

在信息化發(fā)展進(jìn)程中，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣及應(yīng)用，使檔案館升級(jí)改造工作持續(xù)推進(jìn)。因此，相關(guān)管理人員可根據(jù)檔案資源的保密等級(jí)、使用需求，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，同時(shí)通過信息安全技術(shù)、快捷數(shù)據(jù)保存技術(shù)的應(yīng)用，使檔案館檔案管理工作效率及質(zhì)量得到有效提升。并且，通過不斷拓展檔案館的管理服務(wù)內(nèi)容，使檔案檢索、利用效率提升。此外，在信息技術(shù)的支持下，通過安全加密技術(shù)的應(yīng)用，還可以大大提升檔案信息資源的安全性，顯然這對(duì)推動(dòng)檔案館檔案管理模式改革升級(jí)工作的開展有著非常顯著的支持作用。

2.使管理工作更加方便、快捷

目前，我國(guó)檔案館存儲(chǔ)的檔案資料呈現(xiàn)逐年增多趨勢(shì)，其實(shí)際存儲(chǔ)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于預(yù)計(jì)存儲(chǔ)量，這在很大程度上增加了檔案管理工作的難度。倘若采取常規(guī)管理模式，則會(huì)使人力、物力資源的投入量大大增加，不利于檔案館其他工作的正常運(yùn)行，甚至影響檔案館整體運(yùn)作效益。在積極開展信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)上，可以簡(jiǎn)化檔案館自身的管理工作任務(wù)，優(yōu)化原有的管理流程，尤其是在檔案資料數(shù)量不斷增多的情況下，不會(huì)造成其他成本增加，只需要通過定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行針對(duì)性維護(hù)即可，且不會(huì)影響檔案服務(wù)工作的正常運(yùn)行，能夠在很大程度上提高檔案館總體管理工作效率?？傮w而言，信息技術(shù)的合理、科學(xué)運(yùn)用，不僅有助于提高檔案館檔案管理的工作效率，而且還有助于節(jié)約人力成本與時(shí)間成本。因此，信息化技術(shù)的應(yīng)用非常關(guān)鍵。

3.有助于人性化管理模式的構(gòu)建

傳統(tǒng)檔案館管理模式主要通過人力完成管理任務(wù)，如果紙質(zhì)檔案數(shù)量大，會(huì)在很大程度上增加人工管理的工作量及工作難度，難以取得滿意的管理成效。與此同時(shí)，檔案館管理的工作流程相對(duì)復(fù)雜，雖然管理人員長(zhǎng)時(shí)間從事重復(fù)性工作，熟練度較高，但是不可避免會(huì)受到情緒波動(dòng)或其他因素的干擾，進(jìn)而做出一些錯(cuò)誤舉動(dòng)，影響檔案管理工作的準(zhǔn)確性及有效性。此外，檔案管理工作人員在檢索相關(guān)檔案文件時(shí)，需花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間。在信息化工作模式下，可以有效填補(bǔ)人力管理模式的不足，通過搜索引擎的應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的高效檢索，并于日常管理中可利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)檔案信息資源實(shí)施分類存放及管理措施，以此有效提高檔案信息資源的管理效率及質(zhì)量。值得注意的是，在信息化管理模式下，在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，有效體現(xiàn)了人性化管理特性。

4.提升檔案管理模式合理性

在信息化時(shí)代背景下，各類復(fù)雜的檔案信息數(shù)據(jù)通過多渠道、多途徑方式傳播，但是所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)并不是都具備占用公共資源的價(jià)值，因此相關(guān)管理工作人員應(yīng)做好信息資料篩選工作，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)高效歸檔。然而，人工處理模式下的檔案信息處理工作量相對(duì)龐大，在應(yīng)用信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，可以有效填補(bǔ)人工處理的不足，進(jìn)一步提高檔案館管理工作建設(shè)的合理性及規(guī)范性。具體而言，相關(guān)檔案管理工作人員在充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)處理數(shù)據(jù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，可以有效提高管理工作的成效及質(zhì)量。此外，面對(duì)各種檔案資料，可以突出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高效性，實(shí)現(xiàn)資料快速歸檔的目標(biāo)，進(jìn)一步確保管理體系處于正常、安全運(yùn)行狀態(tài)。

5.構(gòu)建全新的工作標(biāo)準(zhǔn)模式

在檔案館內(nèi)部實(shí)施信息化管理，對(duì)于檔案管理人員來說，需樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，加強(qiáng)自學(xué)習(xí)，掌握將信息技術(shù)靈活應(yīng)用到日常工作、服務(wù)工作當(dāng)中的能力。同時(shí)，通過靈活運(yùn)用信息技術(shù)，提升檔案管理工作質(zhì)量效果。并且，應(yīng)該有效滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案服務(wù)的要求，進(jìn)一步將檔案服務(wù)的價(jià)值功能有效發(fā)揮出來。除此之外，檔案管理工作存在枯燥、乏味的鮮明特點(diǎn)，且作業(yè)任務(wù)較為繁重，僅依靠人力處理難以取得滿意的管理成效，難以實(shí)現(xiàn)高效管理目標(biāo)。因此，相關(guān)檔案管理工作人員需注重信息管理體系的建設(shè)及升級(jí)，以信息化技術(shù)方法為依據(jù)，形成新工作標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理服務(wù)體系的完善性，進(jìn)一步全面提升檔案館檔案信息化管理工作的質(zhì)量效益。

四、檔案館信息化管理模式的優(yōu)化措施分析

如前所述，檔案館現(xiàn)狀問題較多，同時(shí)信息化對(duì)檔案館管理模式的影響較大。所以，有必要合理、科學(xué)地落實(shí)檔案館信息化管理模式，并采取有效優(yōu)化措施，使檔案館信息化管理模式實(shí)施的可行性及科學(xué)性得到有效提升。

1.優(yōu)化檔案館信息化管理建設(shè)理念

在實(shí)際工作開展期間，有必要將部分館藏文件優(yōu)先采取數(shù)字化方式處理，同時(shí)提升網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，對(duì)檔案服務(wù)范圍適當(dāng)擴(kuò)寬，提高檔案信息資源的共享利用價(jià)值。同時(shí)，針對(duì)長(zhǎng)效保留、數(shù)據(jù)管理等相關(guān)服務(wù)內(nèi)容，通過統(tǒng)一模式整合到信息化管理模式中，保證各類非結(jié)構(gòu)化資料可以有效傳輸至數(shù)字化檔案館中。此外，在優(yōu)化檔案館信息化管理建設(shè)理念的基礎(chǔ)上，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)中心功能作用，拓寬數(shù)據(jù)發(fā)布廣度，使檔案館檔案信息資源的總體效率得到有效提升。

2.加強(qiáng)檔案信息資源有序化管理

為了實(shí)現(xiàn)檔案館檔案信息資源有序化管理目標(biāo)，需使管理模式朝集成化方向轉(zhuǎn)變。例如，既有內(nèi)化信息技術(shù)過程中，需確保管理模式處在穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的工作理念進(jìn)行革新，使檔案管理人員能夠盡快適應(yīng)全新的檔案信息化管理模式。與此同時(shí)，不斷加快全過程工作形式的建設(shè)，確保相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的融合度提升，使影響檔案資源文件真實(shí)性、完整性的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素消除在萌芽之中，把用戶自身需求列入檔案信息化管理新的工作方向中，有效形成一體化檔案信息服務(wù)模式，進(jìn)一步提升用戶在檔案信息服務(wù)方面的滿意程度。

3.適當(dāng)增加現(xiàn)有的館藏資源，加強(qiáng)檔案信息資源備份管理

要想推進(jìn)檔案館管理模式的信息化建設(shè)進(jìn)程，需明確信息化建設(shè)途徑及渠道，適當(dāng)增加檔案資料的館藏量。具體而言，相關(guān)檔案信息文件在進(jìn)入檔案館前，需靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)信息化管理模式的實(shí)施范圍適當(dāng)拓寬。與此同時(shí)，合理應(yīng)用信息化處理技術(shù)，提升網(wǎng)絡(luò)化管理水平，并實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案信息文件進(jìn)行統(tǒng)一管理的目標(biāo)。并且，還有必要深入挖掘檔案信息數(shù)據(jù)的深層價(jià)值，確保服務(wù)職能履行的有效性，通過創(chuàng)新全新的服務(wù)機(jī)制，使館藏資源的服務(wù)水平提高。此外，需充分重視檔案信息數(shù)據(jù)的備份、存儲(chǔ)管理，定期采取合理的備份處理措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)資源的安全性。

以上述提到的備份管理為例，需保證檔案管理的安全性為前提，消除影響檔案信息安全的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)因素，優(yōu)化貫徹落實(shí)檔案信息安全管理工作流程，適當(dāng)拓展檔案資料的備份范圍，包括重要的電子檔案、電子資料等。同時(shí)，及時(shí)開展異地備份處理工作，必要時(shí)可推行異質(zhì)備份模式，以此提高檔案信息資源的安全性。除此之外，在增加館藏存量期間，需保持高度的靈活性，注意突破檔案信息資源在數(shù)量方面的局限，著重強(qiáng)調(diào)檔案信息資源在質(zhì)量方面的審核，保留檔案信息資源的區(qū)域性特征，使檔案館檔案信息資源的價(jià)值得到有效保持。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案館管理工作面臨一些有待解決的問題，為了解決相關(guān)問題，需認(rèn)清信息化對(duì)檔案館管理模式產(chǎn)生的影響，一是推動(dòng)管理模式改革升級(jí);二是提高管理工作的方便、快捷;三是有助于構(gòu)建人性化管理模式;四是有助于管理模式合理化的實(shí)現(xiàn);五是有助于新工作標(biāo)準(zhǔn)的形成。在此基礎(chǔ)上，還有必要對(duì)檔案館信息化管理建設(shè)理念加以優(yōu)化，加強(qiáng)檔案信息資源有序化管理，適當(dāng)增加現(xiàn)有的館藏資源，并加強(qiáng)檔案信息資源備份管理等，使檔案館管理信息化工作效率及質(zhì)量得到全面提升，進(jìn)一步使檔案館管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉 輝，向瑤瓊.新時(shí)代對(duì)檔案管理及資源開發(fā)利用的思考[J].金融科技時(shí)代，2021

[2]李素芳.分析信息化對(duì)檔案館管理模式的影響[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021

[3]王玉玲，楊生吉.新檔案法視域下檔案信息化管理應(yīng)遵循的原則與創(chuàng)新舉措[J].檔案管理，2021

[4]孫 浩.淺談新時(shí)期如何應(yīng)對(duì)檔案信息化人才短缺問題[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020

[5]魏東奎.基層檔案館的檔案信息化建設(shè)研究[J].科技風(fēng)，2020

[6]劉宇霞.淺談檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新[J].中外企業(yè)家，2020

[7]連遠(yuǎn)丹.大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息化管理淺議[J].城建檔案，2020

[8]劉 莎.檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與安全管理策略研究[J].山西檔案，2020

[9]安 輝.信息化對(duì)檔案館管理模式的影響[J].黑龍江科學(xué)，2019

[10]馬慧莉.信息化條件下檔案館功能的擴(kuò)展與延伸[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[11]張浩霖.信息化對(duì)檔案館管理模式的影響探究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2018

（作者單位：鄒平市檔案館）