風(fēng)險矩陣在企業(yè)招標采購管理中的應(yīng)用

李諾勤 汪源

【摘要】本文將風(fēng)險管理理論及工具與招標采購管理相結(jié)合，以A公司為例，識別出其招標采購活動中存在的28項風(fēng)險，將識別結(jié)果通過風(fēng)險矩陣工具進行展現(xiàn)，并與Borda方法評價結(jié)果進行比較，完成對風(fēng)險重要性的評價及排序，為企業(yè)在有限資源條件下，有側(cè)重、有針對地管理招標采購風(fēng)險提供理論依據(jù)，同時為其他企業(yè)招標采購風(fēng)險管理提供一定參考價值。

【關(guān)鍵詞】風(fēng)險矩陣；招標采購；風(fēng)險管理

風(fēng)險矩陣工具因其簡單易用，適用范圍廣，能夠進行定性、定量分析的特點，廣泛運用在企業(yè)風(fēng)險評估活動中。風(fēng)險矩陣可以直觀反映出風(fēng)險的大致等級和分布情況，運用風(fēng)險矩陣可對風(fēng)險進行排序，分析和評價風(fēng)險的大小或嚴重性，進行重要性分類及排序。最終根據(jù)風(fēng)險評價結(jié)果，對招標采購各階段中不同等級的風(fēng)險有針對性地提出應(yīng)對措施，明確企業(yè)招標采購活動各階段風(fēng)險管理的重點和具體方法，為后續(xù)具體工作提供參考。

企業(yè)招標采購風(fēng)險管理中存在的問題

人員知識結(jié)構(gòu)與技能不全面

自2010年北京建筑大學(xué)首次增設(shè)公共事業(yè)管理（招標采購方向）本科專業(yè)以來，僅有少部分普通高校開設(shè)與招標采購管理相關(guān)的專業(yè)，在本科或更高學(xué)歷教育中系統(tǒng)性學(xué)習(xí)招標采購管理專業(yè)知識的人員較少。企業(yè)從事招標采購管理的人員，除通過社會招聘有招標采購工作經(jīng)驗的人員外，其他來源主要是從技術(shù)或管理崗位轉(zhuǎn)崗，招標采購管理知識與技能工作基本處于邊學(xué)習(xí)、邊摸索、邊實踐的情況。此外，企業(yè)大部分招標采購管理人員日常工作主要為協(xié)調(diào)各部門與招標代理公司之間的溝通與內(nèi)部流程發(fā)起與審核，對招標采購活動僅限于從招標人或采購人的角度進行了解，缺乏全流程、多角度的系統(tǒng)性的知識和操作經(jīng)驗。

難以形成有效的招標采購風(fēng)險管理體系

由于各企業(yè)組織架構(gòu)、部門職能分工、采購價值導(dǎo)向等實際條件存在不同，對于企業(yè)已經(jīng)識別的風(fēng)險，在企業(yè)未能形成有效的風(fēng)險評估機制的情況下，無法做到對風(fēng)險進行有效的控制及監(jiān)管，形成適用于本企業(yè)的招標采購風(fēng)險管理體系。

風(fēng)險矩陣在企業(yè)招標采購風(fēng)險管理中的運用

以下以A公司為例，說明風(fēng)險矩陣在企業(yè)招標采購風(fēng)險管理中的實際運用。

風(fēng)險識別

1.識別范圍的確定及方法

為了在風(fēng)險管理時能夠更有針對性，結(jié)合A公司實際情況，對企業(yè)招標采購風(fēng)險管理的范圍予以確定。根據(jù)A公司各職能部門及職責(zé)劃分，風(fēng)險管理范圍自需求部門將招標采購項目完成內(nèi)部審批備案并將招標請示提交至招標管理辦公室開始，至招標項目確定中標人并發(fā)放中標通知書結(jié)束，在此期間中可能產(chǎn)生的與公司戰(zhàn)略、運營、計劃或項目層面的風(fēng)險。

對企業(yè)招標采購風(fēng)險識別過程中，可選擇考慮從招標人、招標代理、評委、投標人等多角度身份的因素，同時遵循參與人員之間不存在上下級或利害關(guān)系的原則，組織對招標采購以及企業(yè)采購管理經(jīng)驗豐富的人員，基于A公司招標采購流程梳理，采用頭腦風(fēng)暴法、經(jīng)驗總結(jié)法等方法，對流程中各個階段不同的參與者可能存在或造成的招標采購風(fēng)險以及風(fēng)險成因進行識別。

2.識別結(jié)果

參照以上方法，在已確定的范圍內(nèi)，共識別出A公司招標采購活動在6個階段中可能存在的28項風(fēng)險，具體結(jié)果如表1。

確定風(fēng)險準則

1.可能性準則

可能性準則用來判定識別風(fēng)險可能發(fā)的程度。對于可能性的大小，視組織的管理或決策需要、風(fēng)險類型、發(fā)生頻率等因素，可以定性描述，也可以定量描述。在A公司招標采購風(fēng)險管理中，通過對近三年（2019年至2021年）的招標采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，可以得出各項風(fēng)險出現(xiàn)的頻次，根據(jù)各項風(fēng)險出現(xiàn)頻率的情況，采用定性與定量相結(jié)合的方法，確定如下可能性準則，見表2。

2.后果準則（C準則）

后果準則用來判定識別風(fēng)險的后果嚴重程度。后果嚴重程度如果可以通過同一量化標準進行衡量的，則可以通過完全定量的方式描述，但如果風(fēng)險后果所表現(xiàn)的形態(tài)不同，無法用同一量化指標進行表示的，可以通過定性或者定性與定量相結(jié)合，制定等級評分標準的方法進行。在A公司招標采購風(fēng)險管理中，由于各項風(fēng)險所造成的后果可能存在對企業(yè)或項目的經(jīng)濟、進度、聲譽等多方面的影響，故采用定性與定量相結(jié)合，制定等級評分標準的方法，確定如下后果準則，見表3。

3.風(fēng)險重要性準則

風(fēng)險重要性準則一般與風(fēng)險等級相關(guān)，風(fēng)險等級是指以風(fēng)險后果及其可能性的結(jié)合來表示一個風(fēng)險的大小或量級，常用二者的等級進行相乘。A公司風(fēng)險后果準則、可能性準則均為5級，建立風(fēng)險矩陣，如圖1所示；根據(jù)各矩陣區(qū)域表示的風(fēng)險等級值，結(jié)合A公司的風(fēng)險偏好及實際情況，將A公司風(fēng)險重要性等級劃分為4級，確定各風(fēng)險重要性等級的風(fēng)險等級范圍，建立風(fēng)險重要性準則，如表4所示。

風(fēng)險評價

1.風(fēng)險可能性評價

通過對A公司2019年至2021年三年間共計248項招標采購活動進行梳理，記錄并統(tǒng)計出28項風(fēng)險出現(xiàn)的頻率，并根據(jù)可行性準則進行評分。例如，第1項“規(guī)避招標的風(fēng)險”，2019年至2021三年間共發(fā)生3次，其風(fēng)險發(fā)生概率為：3÷248=1.21%，根據(jù)已確定的可能性準則，該風(fēng)險屬于發(fā)生概率為1%-3%的類別，其風(fēng)險可能性評分為2。

根據(jù)以上過程計算全部28項風(fēng)險的發(fā)生概率及評分，結(jié)果見表1。結(jié)果顯示，風(fēng)險發(fā)生概率在1%以下的有3項，1%-3%的有10項，3%-5%的有5項，5%-7%的有2項，大于7%的有8項。

2.風(fēng)險后果評價

在A公司高層管理者、中層管理者、招標采購管理部門、各職能或業(yè)務(wù)部門間挑選30名員工進行問卷調(diào)查，由被調(diào)查者參照已確定的風(fēng)險后果準則，根據(jù)其對每個風(fēng)險發(fā)生后可能造成后果的經(jīng)驗及認識，進行1-5分打分，之后匯總并計算各個風(fēng)險后果評分的算術(shù)平均值，采用四舍五入的方法取整數(shù)，最終得出對A公司招標采購活動中28項風(fēng)險的后果評價值，結(jié)果見表1。

3.風(fēng)險等級評價

完成風(fēng)險可能性評價及后果評價后，將二者評價結(jié)果相結(jié)合，得出各項風(fēng)險的風(fēng)險等級評價值，如表1所示。

結(jié)合A公司實際情況和需求，通過與A公司高層管理者訪談與溝通，在進行風(fēng)險等級評價時，增加“紅線風(fēng)險”機制，即針對某些風(fēng)險發(fā)生后造成的后果與公司戰(zhàn)略目標、價值取向嚴重背離，會為公司造成極端不良影響的風(fēng)險，不論其發(fā)生概率評分和后果評分為多少，均按照風(fēng)險等級評分為25分進行記錄，納入嚴重風(fēng)險范圍進行管控。在已識別的28項風(fēng)險中，將第26項“廉潔風(fēng)險”確定為紅線風(fēng)險，其風(fēng)險等級評分由5分上調(diào)至25分。

風(fēng)險矩陣的建立與輸出

根據(jù)A公司招標采購風(fēng)險等級評價結(jié)果，建立風(fēng)險矩陣，將各項風(fēng)險放置于對應(yīng)的風(fēng)險矩陣單元格內(nèi)，并結(jié)合已確定的風(fēng)險重要性準則，對各項風(fēng)險進行重要性分類，結(jié)果見圖2。

用Borda方法對比評價結(jié)果

圖2中，同一風(fēng)險矩陣單元格中可能存在多個風(fēng)險，例如落入單元格（3，5）的風(fēng)險3、6、27、28，它們的風(fēng)險等級均為15；另外，落入相同風(fēng)險等級的單元格中的風(fēng)險，其風(fēng)險等級也相同，例如單元格（2，3）的風(fēng)險21和單元格（3，2）13、19的風(fēng)險，它們的風(fēng)險等級均為6。對于這些聚集在一起形成“風(fēng)險結(jié)”的風(fēng)險，便可通過Borda方法對其重要性進行進一步排序。

1.計算Borda數(shù)

Borda數(shù)的計算公式如下：

bi=Σ（N-Rik） （式1）

其中：

bi是第i個風(fēng)險的Borda數(shù)；

N是風(fēng)險總數(shù)，即所有風(fēng)險的總個數(shù)；

k是指風(fēng)險準則的個數(shù)；

Rik是指在某個風(fēng)險準則下，比i風(fēng)險更為嚴重的風(fēng)險個數(shù)。

在風(fēng)險矩陣中，有可能性準則和后果準則，k可取1、2，或用P、C表示不同風(fēng)險準則，因此，式2可表示成：

bi=（N-RiP）+（N-RiC）（式2）

其中：

RiP表示在風(fēng)險可能性準則（P準則）下，第i個風(fēng)險發(fā)生可能性更高的風(fēng)險個數(shù)；

RiC表示在風(fēng)險后果準則（C準則）下，第i個風(fēng)險后果更嚴重的風(fēng)險個數(shù)。

在A公司招標采購風(fēng)險評價中，一共識別出28項風(fēng)險，即N=28，根據(jù)前文中對各風(fēng)險的評價結(jié)果，計算出各風(fēng)險Borda數(shù)，見表5。

2.計算Borda序數(shù)

風(fēng)險的Borda序數(shù)，是指在風(fēng)險總數(shù)N中，比某一風(fēng)險Borda數(shù)數(shù)值大的風(fēng)險個數(shù)，計算公式為：

Bi=bj-bi（1≤j≤N，且j≠i） （式3）

當Bi滿足Bi=bj-bi≥1時，定義j的個數(shù)為第i個風(fēng)險的Borda序數(shù)值。

A公司招標采購各項風(fēng)險Borda序數(shù)值Bi計算結(jié)果見表5。

風(fēng)險評價結(jié)果

根據(jù)A公司各招標采購風(fēng)險的風(fēng)險等級值與Borda序數(shù)進行綜合評判，對A各項風(fēng)險進行重要性排序，結(jié)果見表6。因“紅線風(fēng)險”機制的存在，此處將第26項“廉潔風(fēng)險”排序為第一。

從表6可以看出，通過風(fēng)險等級值評價得出的風(fēng)險等級分類，與通過Borda方法確定的風(fēng)險重要性排序在總體排序與分布上相一致，且通過Borda方法有效地將風(fēng)險等級評分相同的風(fēng)險結(jié)打開，通過風(fēng)險等級值評價和Borda方法對風(fēng)險進行評價，結(jié)果可以互相參照與補充，提高風(fēng)險評價的有效性，為正確確定風(fēng)險重要性提供保障，為在有限資源的情況下有的放矢地管理風(fēng)險提供了重要參考。

（作者單位：李諾勤，云南能投信息產(chǎn)業(yè)開發(fā)有限公司；汪源，中國建設(shè)銀行昆明官渡支行）

參考文獻：

[1]李素鵬.風(fēng)險矩陣在企業(yè)風(fēng)險管理中的應(yīng)用[M].北京：人民郵電出版社，2013.

[2]中國國家標準化管理委員會.GB/T 27921-2011 風(fēng)險管理 風(fēng)險評估技術(shù)[S].北京：中國標準出版社，2011.

（責(zé)編：梁晉）