國有企業(yè)食材集中采購優(yōu)化探索與實踐

鄭格娟 程建寧

食材產(chǎn)品零散、品種類別復(fù)雜，供應(yīng)的地域性很強。企業(yè)員工餐廳的食材采購缺少成功案例參考，集中采購難度極大。本項目從分析食材采購的特點和難點出發(fā)，借助產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化的方法，利用互聯(lián)網(wǎng)和信息化平臺，開展市場調(diào)研和分析，根據(jù)食材特點制定采購方案，取得了良好的經(jīng)濟、社會和環(huán)境效益，對于標(biāo)準(zhǔn)化程度低、采購復(fù)雜度高的特殊產(chǎn)品的采購實施，具有一定的借鑒作用。

項目背景

筆者所在公司是央企省級公司，下轄十個地市分公司，每個地市分公司又下轄若干個縣級分公司，全省共計上百個縣級（市區(qū)營業(yè)部）分公司，全省員工約一萬余名。企業(yè)員工的工作餐保障對于解決員工的后顧之憂、做好公司后勤支撐工作，確保公司平穩(wěn)有序運行具有非常重要的作用。

同時，隨著國家科技技術(shù)的不斷進步發(fā)展，傳統(tǒng)的農(nóng)產(chǎn)品依托科技、金融、物流不斷的融合，農(nóng)產(chǎn)品的規(guī)?；l(fā)展和供應(yīng)鏈體系不斷成熟。農(nóng)業(yè)乃國之根本，振興鄉(xiāng)村、發(fā)展農(nóng)業(yè)也是國家的重要戰(zhàn)略。如何搭建高效、便利的企業(yè)食材供應(yīng)平臺，成為國企采購部門需要深入探索和實踐的課題。

我公司食材采購范圍主要是員工餐廳所需食品和原材料，包含米、面、雜糧、食用油等主材類，水產(chǎn)冰鮮類，肉蛋禽類以及果蔬類、奶類、調(diào)料干貨類。食材品類多，細分的食材名目涉及近千種。食材的采購和供應(yīng)事關(guān)員工對企業(yè)的滿意度、歸屬感，因此本項目關(guān)注度非常高。

食材集中采購的驅(qū)動力

食材是一種特殊商品，供應(yīng)市場區(qū)域性非常強，以往員工餐廳食材各單位采用小額采購方式，按需購買，不定期報賬。2018年起，公司決定對全省食材進行集中采購，其主要驅(qū)動力有以下幾點：

巡視整改驅(qū)動

黨的十八大以來，國家對國有企業(yè)加強了運營管理的檢查力度，巡視、巡察、審計工作深度廣度不斷增加。檢查中發(fā)現(xiàn)食材采購頻繁發(fā)生的小額零星報賬方式存在一定的風(fēng)險，食材的采購模式變革成為迫切需求。

規(guī)范化管理驅(qū)動

前期各單位小額采購的模式，供應(yīng)商來源、供應(yīng)價格、供應(yīng)數(shù)量、結(jié)算依據(jù)等，基本由員工餐廳管理人員或者餐廳人員直接購買和結(jié)算，其真實性、合理性依賴于購買人員的責(zé)任心、自律性。由于缺少必要的監(jiān)督，個別人員自律性較差時，易產(chǎn)生微腐敗風(fēng)險，出現(xiàn)“小鬼當(dāng)家”現(xiàn)象。

降本增效驅(qū)動

員工餐廳食材集中采購可進一步發(fā)揮集中采購對企業(yè)降本增效、規(guī)范高效運營的優(yōu)勢。從以往公司省本部食材集中經(jīng)驗來看，員工餐廳食材集中采購與零星購買，采購費用可節(jié)約20%以上。全省食材集中采購后節(jié)約的費用會更多，這對于企業(yè)降本增效、控制運營成本具有重大意義。

項目的特點與難點分析

集中采購具有降低采購成本的優(yōu)點，但是本項目采購對象非常特殊，采購難度很大，順利、高效、優(yōu)質(zhì)地完成項目，最大限度地滿足需求部門的預(yù)期，對采購部門來說是一個艱巨的挑戰(zhàn)。本項目的特點和難點分析如下：

產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化程度低

食材品類包羅萬象，不同食品種類又有多種品牌、質(zhì)量、型號，而一般采購項目需要比較明確清晰的標(biāo)的物。要根據(jù)食材產(chǎn)品的特點，開展產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化，使供應(yīng)商能夠清晰地了解食材的種類、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

運輸成本高

貨物類產(chǎn)品的運輸成本及供應(yīng)時間成本也是產(chǎn)品成本的重要方面，食材這種特殊的貨物尤為如此。運輸成本在商品價格中占比很高，各單位周期性的食材需求總量不大、需求點分散，不適合跨區(qū)長途運輸。在制定采購方案時，要充分考慮食材運輸距離和運輸費用對總體采購成本的影響。

地域性強

食材需求除了主材調(diào)料類外，肉蛋菜等對產(chǎn)品新鮮度、供應(yīng)及時性要求很高，需在極短的時間內(nèi)配送至餐廳，否則會造成食材損失。同時，各地區(qū)地域傳統(tǒng)不同，員工對食材的當(dāng)?shù)鼗谖兑笠草^高，食材的地域性特點需在采購方案中重點考慮。

關(guān)注度高

食材質(zhì)量事關(guān)員工切身利益，“民以食為天”，食材采購滿意度直接關(guān)系到員工對企業(yè)的滿意度，更關(guān)系到員工對采購部門的滿意度。在這種情況下，如何既能通過采購降本增效，體現(xiàn)采購部門的價值，又能滿足員工對食材高質(zhì)量要求，采購部門壓力巨大。

供應(yīng)市場起點低

食材類供應(yīng)商不同于通信網(wǎng)絡(luò)類的供應(yīng)商，其從業(yè)者受教育程度及文化水平一般較低，潛在供應(yīng)商對于采購流程、應(yīng)答文件撰寫能力普遍欠缺，經(jīng)驗不足。企業(yè)的后勤行政管理人員同樣如此，食材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同條款的編制能力不強，常常無法全面、準(zhǔn)確地描述食材的相關(guān)要求。

可借鑒的成功案例少

食材采購不屬于主流的采購品類，縱觀行業(yè)內(nèi)外，公開采購的案例很少，可值得借鑒學(xué)習(xí)的成功案例更少，需要創(chuàng)新思維，因地制宜，探索出適合國有企業(yè)食材采購特點的采購模式。

解決方案概述

經(jīng)對食材供應(yīng)市場的調(diào)研，該類產(chǎn)品的供應(yīng)商數(shù)量較多。為鼓勵競爭，公司采購項目普遍采用公開采購方式，本項目也是如此。在對項目進行背景研判以及特點難點剖析的基礎(chǔ)上，充分吸取省本部食材采購的經(jīng)驗和教訓(xùn)，制定了特色鮮明的采購方案。

與需求部門協(xié)同開展產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化

按照產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化的思路和方法，通過摸索將食材分為主材類、水產(chǎn)冰鮮類、肉蛋禽類、果蔬類、奶類、調(diào)料干貨類等主要品類，編制了涵蓋1500余種的食材清單?？筛鶕?jù)不同需求單位的不同要求，將其進行任意排列組合劃分標(biāo)包，使得采購標(biāo)的物更加明確清晰。

設(shè)置合理的潛在供應(yīng)商資格條件

一是開展供應(yīng)市場調(diào)研，通過網(wǎng)站、市場調(diào)研等多渠道獲取潛在供應(yīng)商的信息和數(shù)據(jù)。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，設(shè)置合理的資格條件，避免條件過高導(dǎo)致競爭不足或者過低選取優(yōu)質(zhì)可靠供應(yīng)商難度加大的情況。為了實現(xiàn)充分競爭，資格條件的基本要求為具有有效的食品經(jīng)營許可證。

二是根據(jù)不同地市分公司項目預(yù)算資金規(guī)模，要求供應(yīng)商近三年來具備同類業(yè)績一個，以確定供應(yīng)商有過企業(yè)員工餐廳食材供貨經(jīng)驗。業(yè)績合同金額在項目預(yù)算金額20%以上，適當(dāng)降低資格條件主要是考慮到地市本地的供應(yīng)商一般規(guī)模不大，但具備運輸成本低、響應(yīng)時間快的優(yōu)勢。

三是為了不限制潛在投標(biāo)人，同時又保障本地化的服務(wù)響應(yīng)，要求供應(yīng)商承諾在當(dāng)?shù)刂辽儆幸粋€固定服務(wù)網(wǎng)點或承諾中選后15日內(nèi)在當(dāng)?shù)亟⒐潭ǚ?wù)網(wǎng)點，提供專業(yè)配送服務(wù)。除此之外，不再設(shè)置其他條件，鼓勵充分競爭。

四是為響應(yīng)國家鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略，踐行國企的社會責(zé)任，幫助扶貧產(chǎn)品銷售，本項目在合同中增加了供應(yīng)商需根據(jù)采購方要求每年購買不少于10%國家扶貧目錄內(nèi)扶貧產(chǎn)品的條款，要求供應(yīng)商均對此承諾響應(yīng)。

五是為確保食材的食品安全，要求中選供應(yīng)商針對本項目購買保險，切實保障公司員工身心健康。

根據(jù)地市需求特點合理劃分標(biāo)包

不同地市有不同的產(chǎn)地特點，不同地市有不同的食材采購具有一定差異性，項目覆蓋范圍和管理訴求也有不同，大致分為以下三類。一是覆蓋分公司全部縣區(qū)、全部食材。此類方式涉及省本部和兩個地市分公司，這三個單位項目劃分為三個標(biāo)包（主材類、肉蛋奶類、果蔬類），可兼投限中，突出專業(yè)性。二是覆蓋分公司及市區(qū)分公司的全部食材，此類方式涉及五個地市分公司。對于這種情況，項目為一個標(biāo)包，中選一家供應(yīng)商。三是覆蓋地市分公司所有縣區(qū)的食材主材，涉及三個地市分公司。這種方式同樣不劃分標(biāo)包，選擇一家供應(yīng)商。

根據(jù)項目范圍采用差異化標(biāo)包劃分，既結(jié)合地市管理水平、地域特點，又結(jié)合了員工訴求，本次食材集中采購得到地市分公司的積極響應(yīng)。

設(shè)置符合產(chǎn)品特點的價格評分辦法

本項目采用公開比選、資格后審方式，綜合評估法，價格得分占比60%。在價格評分中，以有效應(yīng)答人的折扣系數(shù)作為評審價。①當(dāng)有效應(yīng)答人≥7家時，首先將去掉一個最高價和一個最低價后其余應(yīng)答人評審價作為基礎(chǔ)評審價組，當(dāng)有效應(yīng)答人<7家時，則均先計入基礎(chǔ)評審價組；不在基礎(chǔ)評審價組的評審價不參與評審基準(zhǔn)價的計算。②如基礎(chǔ)評審價組中單個應(yīng)答人評審價高出或低出基礎(chǔ)評審價組平均價格20%以上（含20%），該應(yīng)答報價則從基礎(chǔ)評審價組中去除，不參與評審基準(zhǔn)價的計算。③如基礎(chǔ)評審價組中每個應(yīng)答人應(yīng)答報價與基礎(chǔ)評審價組平均價格偏差均在20%以上，則不作剔除，均參與評審基準(zhǔn)價的計算。評審基準(zhǔn)價=基礎(chǔ)評審價組的算術(shù)平均值K值。K值采用隨機抽取方式確定。

本項目事關(guān)民生的食材類產(chǎn)品，并不是最低價中選為宜，而是符合市場規(guī)律的價格才有質(zhì)量保障，因此此種價格計算方法，對于最低、最高價等偏離市場主流價格進行剔除，促使采購產(chǎn)品的價格和質(zhì)量達到平衡。

制定全面客觀的技術(shù)評分辦法

省公司本部食材采購已實施數(shù)年，積累了豐富的經(jīng)驗，技術(shù)打分項日臻成熟，經(jīng)實踐檢驗客觀合理。本項目吸取了省公司本部食材采購技術(shù)評分方法的成功經(jīng)驗。在技術(shù)打分項中，通過對供應(yīng)商企業(yè)實力、業(yè)績、貨源及質(zhì)量管控、服務(wù)方案等方面的評審項設(shè)置，最大化考察供應(yīng)商的綜合實力。一是在供應(yīng)商實力方面，設(shè)置了企業(yè)經(jīng)營年限、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、食品安全管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證等評審項。二是在供應(yīng)商業(yè)績方面，同時設(shè)置了業(yè)績數(shù)量、業(yè)績金額兩個維度的評審項，綜合考察供應(yīng)商供貨能力。三是在貨源管控方面，設(shè)置了自有基地、合作協(xié)議、配送時效等評審項，對供應(yīng)商食材自有基地、合作商戶、貨源供應(yīng)等方面進行全方位考察，檢驗供應(yīng)商在貨源供應(yīng)方面的保障能力。四是在交付能力方面，設(shè)置了檢驗報告證明材料、冷藏庫、冷凍庫證明材料、往期甲方服務(wù)質(zhì)量評價證明等評分項，考察供應(yīng)商在貨品質(zhì)量保證等方面的能力以及需求方隊項目的滿意情況。五是在服務(wù)方案考察中，要求供應(yīng)商針對本項目制定備貨儲存方案、服務(wù)網(wǎng)點支撐及運輸方案、應(yīng)急方案、售后服務(wù)方案、質(zhì)量管控方案等，考察其綜合管理水平。

精心編制規(guī)范書和合同條款

事實證明，要想做好某種產(chǎn)品的采購，采購人員自己需提前熟悉產(chǎn)品，成為相關(guān)產(chǎn)品專家。針對食材這類特殊產(chǎn)品，采購部門主動積極地與需求單位溝通，協(xié)助需求單位編制需求規(guī)范書、合同主要條款。技術(shù)規(guī)范書中對基本服務(wù)要求、食材供應(yīng)要求、采購要求及時限要求、運輸與儲藏要求、交接驗收標(biāo)準(zhǔn)、食材索證要求、配送地點要求、價格管理（市場參考價）、訂貨單下達、計價及付款方式、考核要求等進行了全面詳細的描述，為后期合同的良好地執(zhí)行打下了堅實的基礎(chǔ)。

項目主要創(chuàng)新點

充分利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)

項目方案制定前，通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、集團公司電子招標(biāo)采購平臺、公司合同系統(tǒng)等渠道，進行數(shù)據(jù)搜集和數(shù)據(jù)分析，對食材供應(yīng)鏈行業(yè)的企業(yè)實力數(shù)據(jù)、營收數(shù)據(jù)、披露數(shù)據(jù)、懲處信息等，對潛在供應(yīng)商市場進行摸底。力爭找到需求與采購、質(zhì)量與效益的最佳平衡點，確保方案精準(zhǔn)有效。同時，價格體系也充分借助互聯(lián)網(wǎng)模式，在有條件的城市，以采購當(dāng)?shù)禺?dāng)天農(nóng)業(yè)農(nóng)村局官網(wǎng)發(fā)布的零售價作為基準(zhǔn)價進行折扣報價，實現(xiàn)了價格公開透明，隨行就市，保障供應(yīng)和采購雙方利益。

成功實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化難度高產(chǎn)品的集中采購

食材品類五花八門，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，集中采購難度非常大。本項目按照產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化思路對食材種類進行歸納和梳理，建立了主材類、水產(chǎn)冰鮮類、肉蛋禽類、果蔬類、奶類、調(diào)料干貨類等主要品類，涵蓋1500余種食材清單，食材品類可按不同需求單位的要求，進行排列組合，以及劃分標(biāo)包。

響應(yīng)國家戰(zhàn)略推動扶貧幫銷

合同要求中選供應(yīng)商每年須購買不少于供貨金額10%的扶貧產(chǎn)品，投標(biāo)供應(yīng)商均對此均進行了積極地響應(yīng)。在合同執(zhí)行中，中選供應(yīng)商全面履行扶貧幫銷條件，根據(jù)季節(jié)情況，從政府指定企業(yè)扶貧的商戶采購了扶貧產(chǎn)品。本項目2020年實現(xiàn)扶貧幫銷近千萬元，推動了鄉(xiāng)村振興戰(zhàn)略的落地，將采購項目與扶貧助銷相結(jié)合，助力國企扶貧工作取得實效。

項目成效

降本增效成效顯著，取得了明顯的經(jīng)濟效益

全省食材集中采購后，2020年食材的采購價格較上年平均下降12個百分點，公司食材成本較上年下降10個百分點。后勤管理方面的人力物力成本也得到了極大地節(jié)約，切實響應(yīng)了國資委開展的央企降本增效，壓縮行政性開支的要求。同時，通過公開采購的供應(yīng)商，其管理水平、質(zhì)量保障等方面都比傳統(tǒng)的零星小額采購有更好的保障，公司從上到下對采購結(jié)果認(rèn)可度高，反饋執(zhí)行情況良好。

公開化采購成效顯著，取得了較好的社會效益

往期企業(yè)的后勤供應(yīng)食材供應(yīng)商引入不透明、不公開，容易產(chǎn)生微腐敗、小鬼當(dāng)家等問題。同時公開化不足，導(dǎo)致社會對央企的管理也詬病頗多。供應(yīng)商通過參與本項目，體會到央企采購的公開透明和公平公正，對央企的管理有一個全新的認(rèn)識，帶來了較好的社會影響和口碑。

打通農(nóng)產(chǎn)品供應(yīng)上下游，取得了良好的環(huán)境效應(yīng)

食材從農(nóng)民的田間地頭，如何到達企業(yè)的餐桌鍋頭，此項目進行了積極的探索。本項目引入了陜西黃馬甲物流配送有限公司、望家歡農(nóng)產(chǎn)品集團有限公司、綠保食莊農(nóng)副產(chǎn)品有限公司等農(nóng)產(chǎn)品產(chǎn)、供一體的物流公司，有些供應(yīng)商在產(chǎn)地承包土地實現(xiàn)自產(chǎn)自銷，有些供應(yīng)商和農(nóng)村、農(nóng)民簽訂代產(chǎn)統(tǒng)銷協(xié)議，有些建立了農(nóng)村品溯源機制，由此也讓我們看到了企業(yè)集中采購與農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展密切結(jié)合的廣闊前景，扶貧助農(nóng)取得了良好的環(huán)境效應(yīng)。

項目啟示

標(biāo)準(zhǔn)化難度高的項目經(jīng)驗可運用于其他類似采購項目

類似本項目的其他標(biāo)準(zhǔn)化難度高的采購項目可以借鑒以上經(jīng)驗，通過總結(jié)往期、市場調(diào)研、數(shù)據(jù)分析、方案優(yōu)化、監(jiān)控履約、評估后再總結(jié)的閉環(huán)工作方法，把握項目特點，根據(jù)項目變化、市場變化，優(yōu)化采購策略，保障各項采購項目高質(zhì)量完成，推動采購部門從流程推動者向價值創(chuàng)造者轉(zhuǎn)變。

食材采購方案適用廣泛可復(fù)制性強

食材的采購需求覆蓋社會各行各業(yè)，此項目的采購方案、方式方法具有極強的可復(fù)制性，采購方案、采購文件基本可以直接復(fù)制和借鑒，對于提高采購食材質(zhì)量、采購效率具有很高的推廣借鑒意義。

（作者單位：中國移動通信集團陜西有限公司）

（責(zé)編：梁晉）