新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響及對(duì)策創(chuàng)新研究

伍震

摘 要：新媒體技術(shù)的發(fā)展，極大的提高了信息資源利用效率，高校檔案管理作為高校發(fā)展的重要組成部分，隨著高校生源不斷擴(kuò)張、規(guī)模擴(kuò)大，對(duì)傳統(tǒng)的高校檔案管理造成了較大的壓力，使得高校檔案資源得不到充分利用，因此，高校需要抓住新媒體環(huán)境優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新高校檔案管理工作模式，提高檔案管理效率，本文通過論述新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響，并針對(duì)影響因素提出對(duì)應(yīng)的解決策略，以期促進(jìn)高校檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展，滿足高校發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：新媒體環(huán)境;高校檔案;管理;創(chuàng)新

高校檔案不僅記錄的高校發(fā)展理論，也承載著高?？蒲?、教學(xué)管理、學(xué)生學(xué)籍等資料，是高校寶貴的信息資源，隨著社會(huì)多元化發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高校發(fā)展需求，在檔案管理上需要突破紙質(zhì)檔案的局限性，轉(zhuǎn)型數(shù)字化信息檔案管理，新媒體的發(fā)展為高校檔案管理工作帶來的新機(jī)遇，借助新媒體優(yōu)勢(shì)能夠豐富檔案資源的傳統(tǒng)載體和應(yīng)用途徑，提高檔案管理工作效率，本文通過探討新媒體環(huán)境下高校檔案管理的影響，并從完善檔案管理體系、優(yōu)化管理人才、三個(gè)維度來探索創(chuàng)新策略。

一、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響

（一）檔案?jìng)鞑ポd體更加豐富

高校檔案管理工作在傳統(tǒng)媒體環(huán)境中，主要采用的的紙質(zhì)檔案記錄和人工整理工作模式，這樣使得高校檔案管理工作效率不高，信息利用率較低，而且隨著高校生源擴(kuò)展、規(guī)模不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)高校檔案管理已經(jīng)不能滿足新時(shí)代高校發(fā)展需求，造成高校檔案管理工作質(zhì)量不高，檔案信息資源功能難以發(fā)揮問題，嚴(yán)重制約了高校高質(zhì)量發(fā)展。并且傳統(tǒng)高校檔案管理工作隨著工作量加大，易損壞、儲(chǔ)存成本高、資料查詢流程繁瑣等問題逐漸凸顯，高校檔案管理改革勢(shì)在必行，新媒體環(huán)境使得信息資源交流更加高效，渠道更加多元化，高校檔案管理工作能夠借助新媒體環(huán)境在最大程度上豐富檔案資源的載體和傳播形式，借助新媒體技術(shù)的提高檔案資源利用效率和管理工作，如借助新媒體技術(shù)將高校檔案信息資源轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息資源建設(shè)，利用電子文檔、視頻、音頻等方式來承載檔案信息，一方面能夠增加高校檔案資源的儲(chǔ)存空間，也有利于增強(qiáng)高校檔案管理工作的工作效率及質(zhì)量。

（二）拓寬了高校檔案管理發(fā)展空間

傳統(tǒng)的高校檔案管理工作僅局限在人工檔案管理中，這樣使得檔案管理工作效率較低，針對(duì)高校龐大的檔案信息資源，不能進(jìn)行有效的發(fā)揮，只能發(fā)揮出檔案記錄、檔案查詢等基礎(chǔ)功能，特別是隨著高校檔案資源的持續(xù)增加，高校只能進(jìn)行對(duì)應(yīng)的檔案管理工作人員招募才能實(shí)現(xiàn)高校檔案管理平穩(wěn)運(yùn)行，造成高校檔案管理工作組織結(jié)構(gòu)臃腫，管理模式單一等問題，新媒體技術(shù)的應(yīng)用，能夠借助新媒體的開放性和交互性來拓寬高校檔案管理發(fā)展空間，借助新媒體技術(shù)來優(yōu)化工作模式，提高工作效率，在新媒體環(huán)境下，高?？梢越柚旅襟w技術(shù)來實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的智能化，如建立信息資源管理平臺(tái)，高校師生能夠借助不同的權(quán)限來進(jìn)行檔案管理資源調(diào)取，讓高校管理工作不在受到時(shí)間和空間上的束縛，一方面能夠借助信息化平臺(tái)來優(yōu)化工作模式，降低工作強(qiáng)度，提高工作效率，另一方面也能夠?yàn)楦咝熒峁┤轿坏臋n案資源服務(wù)，提高檔案信息資源的利用效率。讓高校能夠?qū)崟r(shí)借助檔案資源來優(yōu)化管理決策和發(fā)展戰(zhàn)略。

（三）影響檔案管理方式

新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象、工作要求都發(fā)生的顯著變化，新媒體技術(shù)的出現(xiàn)極大的豐富的高校檔案管理工作的傳播載體和發(fā)展空間，但也對(duì)傳統(tǒng)高校檔案管理工作造成了一定的沖擊，采用傳統(tǒng)高校檔案管理工作思維和管理方式進(jìn)行新媒體環(huán)境下檔案管理，不僅不能發(fā)揮出檔案管理工作價(jià)值，還容易出現(xiàn)不適應(yīng)性，不僅對(duì)高校檔案管理工作人員造成較大的工作壓力，也不利于高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

（四）影響檔案管理工作模式

新媒體技術(shù)具有較強(qiáng)的信息交互性，能夠?qū)崿F(xiàn)各類信息的有機(jī)分類整合，新媒體技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)的是借助信息化檔案管理平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和有效整合，以此來提高檔案管理工作效率，充分發(fā)揮出檔案資源價(jià)值，在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，采用人工的管理方式，會(huì)呈現(xiàn)出檔案管理工資內(nèi)容較為繁雜、瑣碎，各類工作連接性不強(qiáng)，工作內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立，但新媒體技術(shù)下的高校檔案管理工作強(qiáng)調(diào)的是信息資源共享、交流協(xié)作，以此來實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的流程化、系統(tǒng)化。因此，新媒體環(huán)境極大的改變了高校檔案管理工作模式。

二、新媒體環(huán)境下高校檔案管理的對(duì)策創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)高校檔案管理管理資金投入

新媒體環(huán)境為高校檔案管理工作提供了發(fā)展新機(jī)遇，高校需要借助新媒體優(yōu)勢(shì)來創(chuàng)新工作模式，革新工作理念，提高檔案管理工作效率，想要充分發(fā)揮出新媒體技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，高校需要加大對(duì)檔案管理的資金投入，借助完善的信息化設(shè)備和管理軟件來優(yōu)化工作流程，從而實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案管理，檔案管理信息化建設(shè)、檔案資源傳播載體構(gòu)建都不離開現(xiàn)代技術(shù)支持和信息化設(shè)備，新媒體環(huán)境下高校檔案管理更加注重的技術(shù)創(chuàng)新和工作價(jià)值發(fā)揮，高校檔案管理資金的充足投入，一方面，在檔案管理工作中能夠有效的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、集中化服務(wù)，通過構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)、檔案服務(wù)平臺(tái)來為師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，提高檔案資源利用效率。如在檔案服務(wù)平臺(tái)中，將高校師生學(xué)號(hào)設(shè)置成不同資源調(diào)取權(quán)限。師生能夠通過服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行各項(xiàng)資源的高效獲取，有效的避免了傳統(tǒng)檔案資源獲取的繁瑣性和片面性。另一方面，資金的投入也有利于高校檔案管理工作的師資力量建設(shè)，如通過組織檔案管理人才內(nèi)部升級(jí)、外出深造等方式提高檔案管理工作人員整體水平和職業(yè)素養(yǎng)，同樣也能通過高薪聘請(qǐng)兼具高校檔案管理工作能力和新媒體素養(yǎng)的教師隊(duì)伍，以此來提高高校檔案管理工作人員整體職業(yè)素質(zhì)。

（二）構(gòu)建完善的高校檔案管理制度體系

新媒體在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，新媒體的開放性和交互性對(duì)高校檔案管理工作中的保密、儲(chǔ)存等工作造成了較大壓力，高校檔案內(nèi)容涉及到高?？蒲行畔?、師生個(gè)檔案等方面內(nèi)容，具有一定的保密屬性，因此，高校在發(fā)揮新媒體優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，要針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)弊端做出針對(duì)性部署。構(gòu)建完善的檔案管理制度體系尤為重要，首先，在新媒體環(huán)境下針對(duì)高校檔案管理工作模式、管理理念、工作內(nèi)容創(chuàng)新的同時(shí)，需要完善管理制度，借助制度約束來實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的有效創(chuàng)新、高質(zhì)量創(chuàng)新，其次，新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作過程中，需要借助制度的力量來實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)性和合理性，如針對(duì)數(shù)字化信息檔案管理中，需要制定明確的檔案管理制度，讓制度和工作內(nèi)容保持高度一致，需要明確各項(xiàng)檔案管理工作的工作范圍、工作職責(zé)、工作要點(diǎn)，并形成完善的監(jiān)督管理體系，避免出現(xiàn)因?yàn)槿藶橐蛩卦斐晒芾聿划?dāng)?shù)葐栴}，如針對(duì)檔案資源的調(diào)取、修改等工作，制定留檔記錄，每次修改IP地址、管理員操作記錄都需要進(jìn)行有效記錄，并保持在電子檔案中，便于后期檔案管理的管理和核查。做到信息溯源管理，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行長效約束，雖然在高校檔案管理工作中，已經(jīng)形成了完善的管理體系，但由于傳統(tǒng)高校檔案的局限于，大部分工作內(nèi)容都屬于線上辦公，會(huì)由層層審批部門來進(jìn)行約束，借助繁瑣的工作流程來降低檔案管理工作的錯(cuò)誤發(fā)生率，但新媒體環(huán)境下，需要的是檔案管理工作智能化、信息化管理，因此，針對(duì)當(dāng)前新媒體環(huán)境制定科學(xué)合理的檔案管理制度體系是必由之路，可以明確技術(shù)創(chuàng)新路徑，精準(zhǔn)定位智能化、信息化管理流程，最后，完善的檔案管理制度，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、流程化，借助管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作的有效監(jiān)督和權(quán)限約束。如針對(duì)不同檔案管理工作人員工作內(nèi)容設(shè)置管理權(quán)限，如針對(duì)負(fù)責(zé)學(xué)生檔案資源管理人員沒有權(quán)限進(jìn)入到教師檔案、科研檔案等功能模塊。有效避免非法使用或檔案信息泄露問題，最大程度保障檔案資源安全。

（三）構(gòu)建一專多能的檔案管理團(tuán)隊(duì)

高校檔案管理教師隊(duì)伍是發(fā)揮檔案資源的推動(dòng)力量，高質(zhì)量的檔案資源服務(wù)和高效率的工作流程都于檔案管理工作人員的職業(yè)能力和專業(yè)水平由直接影響，新媒體環(huán)境下傳統(tǒng)的高校檔案管理工作能力和工作理念已經(jīng)不能適用，因此，高校需要發(fā)揮出頂層設(shè)計(jì)，強(qiáng)化高校檔案管理教師隊(duì)伍的新媒體素養(yǎng)和工作能力，讓高校檔案管理工作人員有能力、有思維意識(shí)來應(yīng)用新媒體技術(shù)來優(yōu)化工作流程，提高工作效率。這樣導(dǎo)致新媒體環(huán)境下傳統(tǒng)高校檔案管理工作人員不能適應(yīng)新媒體環(huán)境下的工作模式，對(duì)于檔案管理信息化平臺(tái)、檔案服務(wù)平臺(tái)等系統(tǒng)不能做到有效應(yīng)用，在實(shí)際工作中依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，這樣使得高校投入的信息化設(shè)備和軟件系統(tǒng)得不到充分發(fā)揮，管理人員的短板嚴(yán)重影響了新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的發(fā)展，高校需要依托傳統(tǒng)檔案管理教師資源，構(gòu)建一專多能的檔案管理團(tuán)隊(duì)來充分發(fā)揮出新媒體環(huán)境下高校檔案管理的工作優(yōu)勢(shì)和功能價(jià)值，在具體實(shí)踐中，可以從從內(nèi)部升級(jí)和外部聘請(qǐng)兩個(gè)方面來入手：

在內(nèi)部升級(jí)方面，高校需要將新媒體素養(yǎng)融入到檔案管理工作內(nèi)容中，提高新媒體技術(shù)優(yōu)勢(shì)和工作價(jià)值的宣傳力度，提高檔案管理教師的思想認(rèn)知程度，讓其能夠感受到新媒體對(duì)自身工作的價(jià)值內(nèi)涵和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，幫助高校檔案管理教師能夠突破傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，能夠在工作中正確認(rèn)知新媒體技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在思想上強(qiáng)化檔案管理教師的認(rèn)同感，在行為上，高?？梢越M織檔案管理教師進(jìn)行集中培訓(xùn)、座談會(huì)、功能演示教學(xué)等工作，提高檔案管理教師對(duì)信息化檔案管理平臺(tái)、智能化檔案管理平臺(tái)、檔案服務(wù)平臺(tái)等功能系統(tǒng)的應(yīng)用能力，讓高校檔案管理教師能夠有能力、有技術(shù)水平來進(jìn)行新媒體環(huán)境下檔案管理工作創(chuàng)新和高效利用。避免出現(xiàn)高校檔案管理教師在實(shí)踐工作中出現(xiàn)不適應(yīng)性，能力與工作內(nèi)容不匹配。此外，高校也需要建立完善的績效考核制度，通過績效考核、獎(jiǎng)懲制度來提高高校檔案管理教師的學(xué)習(xí)程度和專業(yè)能力進(jìn)步周期，激發(fā)檔案管理教師轉(zhuǎn)型、升級(jí)主動(dòng)能動(dòng)性，拓寬檔案管理團(tuán)隊(duì)整體發(fā)展空間。

在外部聘請(qǐng)方面，一方面，積極聘請(qǐng)社會(huì)圖書館、檔案管理企業(yè)等骨干技術(shù)人員作為兼職管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員相互之間的技術(shù)交流和工作經(jīng)驗(yàn)探討，實(shí)現(xiàn)優(yōu)劣互補(bǔ)，共同進(jìn)步;另一方面，通過招聘具有新媒體素養(yǎng)和檔案管理專業(yè)能力的教師隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)和職業(yè)能力。

三、結(jié)語

新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理工作即是一種機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，高校需要充分發(fā)揮出頂層設(shè)計(jì)作用，依托現(xiàn)有檔案管理資源，發(fā)揮出新媒體優(yōu)勢(shì)來創(chuàng)新工作模式，改革工作理念，完善檔案管理制度體系，突破傳統(tǒng)高校檔案管理的局限性，增強(qiáng)檔案管理工作效率和優(yōu)化工作流程，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

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