共享服務(wù)與企業(yè)管理研究

劉培英 中糧福臨門食品營銷有限公司

在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)的市場競爭愈加激烈，為了提升市場競爭力，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變企業(yè)管理模式，減少企業(yè)管理成本，從而使得集約化的管理模式取代以往的粗放式經(jīng)營管理模式，細(xì)化企業(yè)管理任務(wù)，提升企業(yè)管理質(zhì)量。因此企業(yè)共享是我國集團(tuán)企業(yè)管理的發(fā)展趨勢之一。建設(shè)企業(yè)共享中心比較復(fù)雜，需要涉及企業(yè)、計算機(jī)系統(tǒng)、人力等諸多方面的資源，只有企業(yè)各個方面資源的有效整合發(fā)揮最大合力，才能建設(shè)出較為完善的企業(yè)共享中心。

一、概念梳理

共享服務(wù)中心是一個全新的財務(wù)組織中心，能為財務(wù)人員提供更加精準(zhǔn)的財務(wù)數(shù)據(jù)，并為獲取財務(wù)數(shù)據(jù)提供便利的查詢系統(tǒng)，它是通過網(wǎng)絡(luò)把分布在不同區(qū)域的分公司數(shù)據(jù)集中化管理，通過計算機(jī)共享平臺的建設(shè)，為財務(wù)數(shù)據(jù)的處理提供規(guī)范化的流程，提升分公司與總公司財務(wù)數(shù)據(jù)共享的便利程度，使用統(tǒng)一規(guī)范化制度保存財務(wù)數(shù)據(jù)，提高財務(wù)工作的工作效率，從而提升公司的核心競爭力。

共享服務(wù)作為一項嶄新的財務(wù)管理形式，它有著能夠利用共享中心去處理工作中出現(xiàn)的反復(fù)性高的、容易標(biāo)準(zhǔn)化的工作的特點(diǎn)，這不僅大大縮減了企業(yè)內(nèi)的管理層階，更有利于提高企業(yè)員工工作積極性，提升企業(yè)綜合能力。它的特點(diǎn)分為以下幾點(diǎn)：

（1）服務(wù)性：共享中心按照雙方簽署的協(xié)議對公司內(nèi)部和外部的用戶提供服務(wù)并收取相應(yīng)費(fèi)用。

（2）協(xié)議性：共享中心提供的服務(wù)范疇、時間期限以及標(biāo)準(zhǔn)都受兩方簽署的協(xié)議的約束。一旦出現(xiàn)糾紛，可按照協(xié)議進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。

（3）技術(shù)性：ERP 系統(tǒng)、圖像管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)以及 RPA（Robotice process Automation 機(jī)器人流程自動化）程序等信息化系統(tǒng)支持，使技術(shù)性很強(qiáng)的共享服務(wù)更加高效化、標(biāo)準(zhǔn)化、便利化。

（4）長期性：共享中心的長期性主要表現(xiàn)在它是一個資源配置不斷完善、流程不斷優(yōu)化的進(jìn)程，它的建設(shè)不是一下就實現(xiàn)的。

（5）規(guī)模性：共享中心的規(guī)模性體現(xiàn)在它會對企業(yè)中存在交易性質(zhì)的業(yè)務(wù)工作流程進(jìn)行集中的統(tǒng)一處理。

二、研究內(nèi)容的邏輯框圖

（一）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

共享服務(wù)建設(shè)項目的重點(diǎn)在于首先原有系統(tǒng)的全面升級和全新的應(yīng)用開發(fā)，從而促使企業(yè)管理的系統(tǒng)構(gòu)架群能夠全面應(yīng)用，整體的應(yīng)用系統(tǒng)需要根據(jù)SOA面向服務(wù)管理構(gòu)架模式，并實現(xiàn)組件的有效整合。

（二）應(yīng)用資源采集

整體應(yīng)用系統(tǒng)資源統(tǒng)一分為兩類，其一是結(jié)構(gòu)化資源，其二是非結(jié)構(gòu)化資源。共享服務(wù)項目需要實現(xiàn)這兩類資源的有效采集和管理。其中對于非結(jié)構(gòu)化資源，需要通過資源采集工具來完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和維護(hù)工作，對于結(jié)構(gòu)化資源，需要通過全面的企業(yè)管理體系來對相關(guān)的資源進(jìn)行采集模板搭建，并對采集后的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效審核，在對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理后，讓數(shù)據(jù)流入到平臺進(jìn)行互換管理。

（三）數(shù)據(jù)分析與實現(xiàn)

采集完成的數(shù)據(jù)需要通過有效的管理機(jī)構(gòu)來實現(xiàn)有效管理，企業(yè)內(nèi)部的管理也需要遵循這種模式，具體的管理內(nèi)容包含查詢、分析、統(tǒng)計、匯總等，并進(jìn)行對應(yīng)的共享服務(wù)模塊搭建。

（四）數(shù)據(jù)的實際應(yīng)用

最終的企業(yè)管理數(shù)據(jù)需要向外發(fā)布，相關(guān)人員，包括企業(yè)內(nèi)部各個部門的管理者、企業(yè)管理者、相關(guān)數(shù)據(jù)需求者能夠通過不同的權(quán)限來登錄共享中心進(jìn)行資源查詢，這就有效提升了企業(yè)管理中共享資源的服務(wù)質(zhì)量（見圖1）。

圖1

三、企業(yè)管理的重要作用

（一）有效提升企業(yè)核心競爭力

企業(yè)的核心競爭力主要包含企業(yè)的決策力、對發(fā)展全局的把控能力、對環(huán)境現(xiàn)狀審時度勢的能力以及對于現(xiàn)有問題的判斷力等。在企業(yè)的發(fā)展中，會遇到諸多問題，例如企業(yè)存在缺乏高效的財務(wù)管理體系、缺乏對于公司發(fā)展的明確導(dǎo)向判斷力、缺乏明確的財務(wù)管理制度等問題。通過企業(yè)管理創(chuàng)新措施，能夠促使一些問題迎刃而解。企業(yè)維持良好的財務(wù)狀態(tài)有助于在長期的發(fā)展過程中擁有較為充足的資金供給，企業(yè)內(nèi)部的資金流動和使用也會更為順暢和有效率。企業(yè)內(nèi)部人員，包括財務(wù)人員和財務(wù)管理人員能夠具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)對企業(yè)財務(wù)狀態(tài)做出準(zhǔn)確判斷，這樣企業(yè)既擁有資金實力又擁有明確的運(yùn)行狀態(tài)分析，方便企業(yè)對于未來的發(fā)展方向做出規(guī)劃，同時市場的競爭力也會更有保障。這對于企業(yè)發(fā)展核心競爭力大有裨益。

（二）有助于整體企業(yè)進(jìn)行資金循環(huán)

完善企業(yè)管理的創(chuàng)新工作，最為直接的收益目標(biāo)就是企業(yè)擁有完整的資金循環(huán)鏈，在進(jìn)行企業(yè)管理創(chuàng)新中，需要將包括企業(yè)投資企業(yè)融資等資金來源和管理進(jìn)行優(yōu)化，對資金來源進(jìn)行優(yōu)化能夠促使企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)的一些管理弊端予以破除。企業(yè)由于企業(yè)體量不大，因此資金流轉(zhuǎn)和資金總量還處于初級階段，一旦企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)管理不善就會導(dǎo)致資金的使用率低下和資金鏈斷裂，這對于企業(yè)而言是致命的打擊，但是通過企業(yè)管理創(chuàng)新，針對企業(yè)中的一些財務(wù)情況進(jìn)行有效規(guī)范，促使企業(yè)的財務(wù)資金流轉(zhuǎn)更為流暢，資金供給更為長效，資金供給更充足、資金的使用也會更加高效。

四、共享服務(wù)的作用和價值

首先，可以讓企業(yè)內(nèi)部的管理實現(xiàn)全面轉(zhuǎn)型，同時提高其自身的可持續(xù)發(fā)展能力。在如今的社會發(fā)展背景下，整體的社會競爭可謂是非常激烈，那么企業(yè)要想獲取更大的發(fā)展，就必須要有自身的特色，將共享服務(wù)實施進(jìn)來，就可以達(dá)到最佳的效果。因為將這一新型共享服務(wù)實施進(jìn)來，可以讓企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)管理，實現(xiàn)全面轉(zhuǎn)型。眾所周知，在過去階段的企業(yè)財務(wù)管理工作中，需要花費(fèi)非常多的時間和精力，處理一些重復(fù)型較強(qiáng)的工作，這對于企業(yè)的發(fā)展而言，是非常不利的。那么為了改變這一現(xiàn)狀，共享服務(wù)得以建立。通過共享服務(wù)，可以讓每一個工作人員實時掌握所有的信息，并且認(rèn)真執(zhí)行屬于自己的工作，避免以往過于重復(fù)和單調(diào)的工作，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

其次，就是可以實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)運(yùn)營成本的不斷降低。根據(jù)企業(yè)多年的發(fā)展經(jīng)驗，不難看出，從內(nèi)部整合資源，并且有效精簡業(yè)務(wù)流程方式，可以根本性的降低運(yùn)營成本，而達(dá)到這一目標(biāo)的主要方式，就是共享服務(wù)，通過共享服務(wù)的實時，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程和規(guī)則也會得到進(jìn)一步的規(guī)范，那么以往過于繁瑣的業(yè)務(wù)就會全部精簡，進(jìn)而提高財務(wù)管理效率，那么企業(yè)的財務(wù)管理效率提升上來，需要耗費(fèi)的一些經(jīng)營成本自然就會大幅度降低，這就從根本上達(dá)到了控制成本的效果。

五、共享服務(wù)理念對企業(yè)管理的影響

（一）共享服務(wù)的指導(dǎo)原則

過往的共享服務(wù)成功案例為集團(tuán)企業(yè)提供了幾條共享服務(wù)構(gòu)建的指導(dǎo)原則：

1.明確共享服務(wù)中心應(yīng)該包括哪些過程，并排除一些過程的艱難性。一般情況下，增加企業(yè)價值需要利用代表核心競爭力的戰(zhàn)略部署來配置共享服務(wù)的區(qū)域性，并在增加共享服務(wù)的價值同時減少外購交易?？梢酝ㄟ^矩陣式的結(jié)構(gòu)來進(jìn)行合并經(jīng)營，對企業(yè)內(nèi)部的稅務(wù)、財務(wù)、會計、貨幣基金、人力資源等方面進(jìn)行共享服務(wù)。

2.通過團(tuán)隊運(yùn)作來提升共享服務(wù)的運(yùn)行效率。組織型共享中心構(gòu)建的最好辦法就是在降低企業(yè)管理控制范圍的同時實行工作團(tuán)隊制度。對新的責(zé)任和職權(quán)進(jìn)行創(chuàng)設(shè)和激勵，以此來激發(fā)企業(yè)團(tuán)隊創(chuàng)新，并促使團(tuán)隊內(nèi)部成員具備較強(qiáng)的榮譽(yù)感和忠誠感，將這些內(nèi)容轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)效率。

3.選擇共享服務(wù)的地點(diǎn)。在眾多影響共享服務(wù)中心的地理位置選擇因素中，成本僅僅是其中一項較為基本的考慮項。在一些區(qū)域的企業(yè)管理中，需要對技術(shù)、相關(guān)設(shè)施的質(zhì)量進(jìn)行確定。集團(tuán)管理者需要努力讓員工擁有共享服務(wù)的概念，并促使共享服務(wù)能夠團(tuán)結(jié)相關(guān)利害關(guān)系人。

4.需要考慮到不同國家和地區(qū)的稅務(wù)問題。每一個區(qū)域內(nèi)企業(yè)都會面臨著不同國家的稅務(wù)問題，這就意味著共享服務(wù)中心需要搭載全新的稅務(wù)規(guī)章制度，并了解這些規(guī)章制度的實際應(yīng)用。

（二）共享服務(wù)模式對企業(yè)管理帶來的挑戰(zhàn)

長久以來，我國企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部采取的財務(wù)管理方式主要就是在平時的財務(wù)管理中實施分散核算，然后在季度末期和年末期對財務(wù)進(jìn)行集中管控。雖然這種模式能夠最大限度上減少集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)數(shù)據(jù)混亂現(xiàn)象，并且促使企業(yè)管理的復(fù)雜性降低，但是這種財務(wù)管理模式對于企業(yè)管理的促進(jìn)成效并不高，并且企業(yè)管理人員在財務(wù)方面的工作重復(fù)率較高，無法真正實現(xiàn)高效的企業(yè)管理，總公司的財務(wù)工作人員就企業(yè)管理而言本身工作難度較大，并且采取分散性的資金控制模式也無法促使集團(tuán)類企業(yè)內(nèi)部合作得到集中性控制。

隨著市場競爭愈演愈烈，傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式已經(jīng)不再適合于現(xiàn)代化的企業(yè)管理，并且財務(wù)管理模式也急需創(chuàng)新，傳統(tǒng)的財務(wù)管理方法的效率較低，并且在大中型的集團(tuán)企業(yè)中，使用傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式會促使企業(yè)管理人員的工作壓力增大，基于這種情況，共享服務(wù)型財務(wù)管理逐漸成為當(dāng)下企業(yè)財團(tuán)的主流管理模式。集團(tuán)企業(yè)想要在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，需要根據(jù)當(dāng)下企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀和企業(yè)實際的運(yùn)營情況來搭建共享服務(wù)中心，以此來減少財務(wù)管理成本，促使企業(yè)管理得到革新，并且減輕財務(wù)人員以及企業(yè)其他管理人員的工作壓力，為企業(yè)的實際發(fā)展注入全新的活力。

在構(gòu)建共享服務(wù)平臺的過程中，企業(yè)管理會面臨全新的挑戰(zhàn)。首先要求的就是明確共享中心的定位。根據(jù)以往國內(nèi)外集團(tuán)企業(yè)共享服務(wù)中心的構(gòu)建來看，其構(gòu)建定位主要分為三種，分別是集團(tuán)管控、服務(wù)支持和集團(tuán)管控兼具服務(wù)支持。定位為集團(tuán)管控的共享服務(wù)中心主要負(fù)責(zé)的工作是集團(tuán)企業(yè)日常的核算工作，同時根據(jù)集團(tuán)企業(yè)制定的相關(guān)規(guī)章制度對下屬子公司的財務(wù)工作進(jìn)行全面的管理和控制，通過這樣的方式實現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理的整體性工作，以此提高財務(wù)管理工作質(zhì)量和效率。而定位為服務(wù)支持的共享服務(wù)中心的主要功能是為整個集團(tuán)企業(yè)提供科學(xué)、合理的財務(wù)服務(wù)。

六、共享服務(wù)模式下企業(yè)管理的創(chuàng)新發(fā)展

（一）企業(yè)管理目標(biāo)的創(chuàng)新

管理革新實際上是一次企業(yè)心理革命，思維上的變革是實現(xiàn)企業(yè)管理革新的基礎(chǔ)條件。企業(yè)家是中國中小企業(yè)改革發(fā)展的領(lǐng)軍人物，企業(yè)家對企業(yè)管理革新的理解將直接影響到企業(yè)管理革新工作的實施。因此企業(yè)家更需要積極培育企業(yè)的管理革新意識與氣魄，在當(dāng)前中國經(jīng)濟(jì)社會轉(zhuǎn)型升級的客觀環(huán)境下，這使得企業(yè)家更需要具備戰(zhàn)略眼光，積極培育企業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展精神，唯有如此才能在企業(yè)面臨著投資困境、市場發(fā)展中的不確定性因素增多、創(chuàng)新困難與融資風(fēng)險因素增多等現(xiàn)實狀況時，做到高瞻遠(yuǎn)矚，敏銳地看到了市場的深刻變化，并隨著市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的持續(xù)變革，及時發(fā)現(xiàn)了新的社會要求，積極拓展了新的市場。具有開拓創(chuàng)新精神的企業(yè)家可以合理組織運(yùn)用社會資源，大膽研發(fā)社會需求的新商品和服務(wù)。如果企業(yè)家具有創(chuàng)新發(fā)展精神，則企業(yè)就可以完善戰(zhàn)略管理體系，使公司走向可持續(xù)發(fā)展的道路，在戰(zhàn)略規(guī)劃的指導(dǎo)下，公司才能更合理地運(yùn)用社會資源，更全面地發(fā)展企業(yè)優(yōu)勢，最后完成了公司的發(fā)展壯大。

（二）企業(yè)管理觀念的創(chuàng)新

創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的核心。企業(yè)的任何創(chuàng)新性行為都是在創(chuàng)新理念的指導(dǎo)下發(fā)生，因此企業(yè)要發(fā)展就離不開先進(jìn)的創(chuàng)新理念。中國企業(yè)目前處于追求更規(guī)范化、集約化管理的過程中，在這樣一大環(huán)境下，中國企業(yè)不但必須對原來的企業(yè)發(fā)展理念加以更新與變革，并賦予企業(yè)自身全新的經(jīng)營內(nèi)容與活動，也同樣必須不斷吸收引入最新的、全球一流的企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新理念，使公司的企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新理念越來越適應(yīng)國際化市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

（三）企業(yè)管理方法的創(chuàng)新

中小企業(yè)也應(yīng)該積極尋求創(chuàng)新的發(fā)展模式，而只有在革新企業(yè)的發(fā)展模式之后，才能逐步達(dá)到產(chǎn)品創(chuàng)新、名牌打造等的目標(biāo)。在傳統(tǒng)的中小企業(yè)模式下，公司的所有者便是主要經(jīng)營者，這樣有助于企業(yè)家自己管理公司的生產(chǎn)運(yùn)營流程，而傳統(tǒng)中小企業(yè)因為規(guī)模較小而且組織架構(gòu)也比較簡單，由公司老板親自管理則可以提高經(jīng)營效率成本。但隨著公司的進(jìn)一步發(fā)展壯大，職業(yè)分工不明晰、公司制度不健全等缺陷也顯露出來并被放大。公司的老板通常依靠經(jīng)驗來管理，作出的決定缺少科學(xué)論證，所以發(fā)生決策風(fēng)險的概率更高。把公司的產(chǎn)權(quán)和經(jīng)營控制權(quán)分離，可以明確公司所有權(quán)、健全公司機(jī)制、提高資產(chǎn)增值實力、加速公司發(fā)展壯大步伐。隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，需要聘請相應(yīng)的經(jīng)營管理者甚至職業(yè)經(jīng)理人，同時設(shè)立適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管機(jī)制，讓公司所有者更好地控制公司，通過完善的財務(wù)制度可以對公司管理者實施有效監(jiān)管。在比較獨(dú)立的財務(wù)制度下，公司老板可利用財務(wù)報告考察管理人員，企業(yè)主可脫離日常管理，并將大部分精力用在重要事務(wù)的決策與管理上。

（四）企業(yè)管理制度的創(chuàng)新

財務(wù)共享服務(wù)平臺的建立對中小企業(yè)的個性化管理也將產(chǎn)生一些沖擊，因此為了防止通過實施財務(wù)共享服務(wù)而對中小企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生影響，進(jìn)行對中小企業(yè)個性要求的信息整理和評價就至關(guān)重要。基于企業(yè)精細(xì)化管理的基本要求，財務(wù)共享服務(wù)中心將會把所有子公司和財務(wù)部門之間的信息系統(tǒng)加以集成，并利用標(biāo)準(zhǔn)化管理理念對公司發(fā)展模型加以優(yōu)化，所以在進(jìn)行開發(fā)之前，對于進(jìn)行公司內(nèi)部財務(wù)工作資源的整理和成本效率的集中調(diào)度都至關(guān)重要，為了實現(xiàn)公司集團(tuán)化和企業(yè)化的整體利益，必須進(jìn)行整個管理過程的集成與管理并體現(xiàn)對企業(yè)共性研究的管理理念，才可以達(dá)到在公司服務(wù)與資源上的資源共享。

另外，做好企業(yè)信息技術(shù)業(yè)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)隊伍的建立工作也非常重要，因為企業(yè)信息技術(shù)設(shè)備和資料已全部通過重新編制，而企業(yè)的財務(wù)管理人員又無法保證對信息化渠道的有效認(rèn)識，所以企業(yè)務(wù)必在隊伍建立過程中保證對信息技術(shù)設(shè)備的良好熟練度和可操控性，更好地進(jìn)行企業(yè)信息技術(shù)資源共享業(yè)務(wù)。開展財務(wù)信息共享服務(wù)，公司財務(wù)不再直接聯(lián)系原公司或分支機(jī)構(gòu)所在地稅局門，對稅收風(fēng)險的敏感度也會有所減弱，但同時也為了應(yīng)付對稅收工作人員的約談、咨詢、審核等職責(zé)，公司財務(wù)也會為此牽涉很多精力。

另外，因為稅收工作人員和企業(yè)內(nèi)部財務(wù)人員之間的信息交流并不順暢，也可以造成企業(yè)稅收優(yōu)惠政策辦理艱難程度的提高，從而導(dǎo)致企業(yè)錯失應(yīng)有稅收優(yōu)惠政策的機(jī)會成本。因此，公司要加強(qiáng)稅收風(fēng)險的意識教育，在加強(qiáng)對財務(wù)共享服務(wù)人員稅收管理等有關(guān)專業(yè)知識培養(yǎng)的同時，積極培養(yǎng)并接受稅收管理專業(yè)知識，以增進(jìn)財務(wù)共享服務(wù)人員和公司、稅收管理人士之間的交流，從而最大限度地避免和減少了公司的稅收風(fēng)險。

七、結(jié)語

綜上所述，對于集團(tuán)企業(yè)而言，要想在激烈的市場競爭中占據(jù)有利位置和保持核心競爭力取得更好的發(fā)展，企業(yè)共享服務(wù)中心的搭建就顯得十分必要。通過企業(yè)共享服務(wù)中心的建設(shè)，能夠優(yōu)化集團(tuán)企業(yè)的企業(yè)管理部門結(jié)構(gòu)，提高企業(yè)管理工作的效率與質(zhì)量，同時還能夠降低企業(yè)的企業(yè)管理和運(yùn)營成本，另外深入分析企業(yè)產(chǎn)生的企業(yè)信息數(shù)據(jù)，也為企業(yè)未來戰(zhàn)略發(fā)展方向的制定提供有力參考和信息保障。