談配合教育部安全檢查化工類實(shí)驗(yàn)室檔案的編制

張爽男，韓曼瑜，高玉婷，王鐸，孫慧超

（天津大學(xué)材料科學(xué)與工程學(xué)院，天津 300350）

2021 年教育部下發(fā)《教育部辦公廳關(guān)于印發(fā)〈貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院安全生產(chǎn)委員會(huì)成員單位安全生產(chǎn)工作任務(wù)實(shí)施方案〉的通知》的部署，要求各高校做好實(shí)驗(yàn)室安全保障工作。 2021 年教育部對(duì)全國(guó)部分高校的實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行了安全檢查，在檢查中主要涉及實(shí)驗(yàn)室的12 類安全檢查項(xiàng)目， 共包含159 條分項(xiàng)，其中有65 條分項(xiàng)是關(guān)于檢查實(shí)驗(yàn)室安全檔案的內(nèi)容，占總檢查的三分之一，可見(jiàn)實(shí)驗(yàn)室安全管理檔案已成為重點(diǎn)的檢查內(nèi)容，在實(shí)驗(yàn)室管理中實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理工作已成為一個(gè)重要組成部分。

實(shí)驗(yàn)室安全管理檔案全面記錄了學(xué)生的安全培訓(xùn)、安全考核、實(shí)驗(yàn)室安全設(shè)施、實(shí)驗(yàn)室特種儀器設(shè)備購(gòu)買(mǎi)使用、實(shí)驗(yàn)室易制毒、易制爆藥品的購(gòu)買(mǎi)、保存、處理等管理情況；準(zhǔn)確地反映實(shí)驗(yàn)室安全的各級(jí)管理責(zé)任體系，真實(shí)記錄了各種安全檢查和隱患整改的全過(guò)程，為我們進(jìn)行實(shí)驗(yàn)室科學(xué)管理、 實(shí)驗(yàn)室安全評(píng)估提供了可靠的信息源。 我院在實(shí)驗(yàn)室安全檔案的實(shí)際管理中, 依據(jù)“教育部辦公廳關(guān)于組織開(kāi)展年度高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全檢查工作的通知” 中 “高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全檢查項(xiàng)目表”（簡(jiǎn)稱：檢查表）所涉及的檢查內(nèi)容建立實(shí)驗(yàn)室安全管理檔案，并設(shè)專人及時(shí)歸整資料，收到了良好的效果,具體作法如下。

1 建立對(duì)應(yīng)的檔案編號(hào)

檔案文件的檔號(hào)既要保證唯一性,合理性，穩(wěn)定性又要體現(xiàn)追溯性, 以達(dá)到簡(jiǎn)潔明晰和快捷的檢索功能[1]。 在實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理中各高校都是根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行檔案編碼，沒(méi)有按照一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做，在歷次教育部的實(shí)驗(yàn)室安全檢查前，都要再按照 “檢查表” 項(xiàng)目?jī)?nèi)容再分類分裝檔案，有的還需要再補(bǔ)充材料，使得每次檢查前整理檔案成了一項(xiàng)繁重的工作。 教育部在對(duì)全國(guó)高等院校進(jìn)行的實(shí)驗(yàn)室安全檢查中，依據(jù)“檢查表” 中各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，在歷次 “檢查表” 中所涉及的檢查項(xiàng)目和條目編號(hào)只是略有調(diào)整，其檢查共分12 類，其中分別涉及到檔案類的有34 項(xiàng)，共包含65 條分項(xiàng)目，每條分項(xiàng)對(duì)應(yīng)不同條具體檢查項(xiàng)目。

為配合教育部的實(shí)驗(yàn)室安全檔案檢查，我院參照教育部 “檢查表” 中，涉及到檔案部分的各項(xiàng)檢查的序列號(hào)來(lái)編制檔案編碼。 在編碼上依次為：年號(hào)用兩位數(shù)字表示；學(xué)院用漢語(yǔ)拼音字母表示；一級(jí)分類項(xiàng)目共分為12 項(xiàng)，對(duì)應(yīng) “檢查表”中12 類檢查項(xiàng)目建立項(xiàng)目名稱并依次順序編碼； 二級(jí)分類項(xiàng)目是在一級(jí)分類項(xiàng)目下的36 個(gè)細(xì)分類項(xiàng)目，由數(shù)字依次編碼；三級(jí)分類項(xiàng)是在二級(jí)分類細(xì)項(xiàng)中的再次分類共65 項(xiàng)， 此項(xiàng)包含了具體的檢查資料內(nèi)容與要求，所有材料均按照三級(jí)分類項(xiàng)中分類項(xiàng)歸檔，每一材料都有一個(gè)唯一同類的編號(hào)，用數(shù)字依次標(biāo)定，按圖1 編碼。

2 編制對(duì)應(yīng)各級(jí)分類項(xiàng)目

依據(jù)2021 年教育部 “檢查表” 對(duì)實(shí)驗(yàn)室的安全檢查，在一級(jí)分類項(xiàng)中設(shè)12 項(xiàng)分別為：責(zé)任體系、規(guī)章制度、安全宣傳教育、安全檢查、實(shí)驗(yàn)場(chǎng)所、安全設(shè)施、基礎(chǔ)安全、化學(xué)安全、生物安全、輻射安全與核材料管制、機(jī)電等安全、特種設(shè)備與常規(guī)冷熱設(shè)備，依次用數(shù)字1～12 編碼。 例如：責(zé)任體系這項(xiàng)，在 “檢查表” 中序號(hào)排序?yàn)?，我們?cè)跈n案的編碼分類中，同樣將責(zé)任體系在一級(jí)分類的中編碼也設(shè)置為1。 “檢查表” 中將責(zé)任體系又分為： 學(xué)校層面安全責(zé)任體系我們?cè)O(shè)置編碼為1.1、院系層面安全責(zé)任體系編碼設(shè)置為1.2、經(jīng)費(fèi)保障編碼設(shè)置為1.3、隊(duì)伍建設(shè)編碼設(shè)置為1.4、其它編碼設(shè)置為1.5，將此五項(xiàng)作為責(zé)任體系項(xiàng)的二級(jí)分類項(xiàng)。

在二級(jí)分類項(xiàng)的學(xué)校層面安全責(zé)任體系（編碼1.1）項(xiàng)目中，又包含校級(jí)實(shí)驗(yàn)室安全工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)項(xiàng)我們?cè)O(shè)置編碼為1.1.1；實(shí)驗(yàn)室安全管理職能部門(mén)項(xiàng)設(shè)置編碼為1.1.2；校與院系簽訂實(shí)驗(yàn)室安全管理責(zé)任書(shū)/告知書(shū)項(xiàng)設(shè)置編碼為1.1.3，將此三項(xiàng)分別作為學(xué)校層面安全責(zé)任體系項(xiàng)的三級(jí)分類項(xiàng)。

在三級(jí)分類項(xiàng)中，各項(xiàng)又分別對(duì)應(yīng)相關(guān)的文件材料， 例如在校級(jí)實(shí)驗(yàn)室安全工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)（編碼1.1.1）這項(xiàng)中，檔案材料應(yīng)包括校級(jí)實(shí)驗(yàn)室安全的法人責(zé)任、校級(jí)黨政同責(zé)制度、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及職責(zé)等材料，設(shè)置編碼采用數(shù)字(1)～(n)加以排序標(biāo)明。

高校和各學(xué)院系在檔案編碼上可根據(jù)自身情況，對(duì)于列表中不涉及到的項(xiàng)目可以刪減或增加，但各級(jí)的分類編號(hào)不應(yīng)改變，以便適應(yīng)高教部的實(shí)驗(yàn)室安全檢查，具體各項(xiàng)編碼見(jiàn)實(shí)驗(yàn)室安全檔案編碼表(見(jiàn)表1)。

表1 化工實(shí)驗(yàn)室安全檔案編碼表

表1 化工實(shí)驗(yàn)室安全檔案編碼表

3 檔案的存放

檔案資料分別按照各級(jí)分類項(xiàng)的各項(xiàng)內(nèi)容整理裝訂成冊(cè)，不同材料分別按照阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)后放入對(duì)應(yīng)的檔案盒中，檔案盒統(tǒng)一使用具有檔案長(zhǎng)期保存不變質(zhì)、不褪色并有防蟲(chóng)防霉等特點(diǎn)的無(wú)酸紙制作的專用檔案紙盒，檔案盒封面上應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)明一級(jí)分類檔案號(hào)、二級(jí)檔案分類號(hào)和三級(jí)的項(xiàng)目名稱等信息，檔案盒盒脊上部采用豎式標(biāo)注三級(jí)分類編號(hào)的項(xiàng)目名稱，下部采用橫式排版標(biāo)明三級(jí)分類號(hào)，若同一個(gè)三級(jí)分類檔案需用多個(gè)檔案盒承裝，應(yīng)在檔案盒盒脊底部標(biāo)明盒號(hào)順序。

4 檔案的日常管理

實(shí)驗(yàn)室安全檔案管理是實(shí)驗(yàn)室工作的重要組成部分[2,3]，只有管理好、利用好檔案資料才能確保實(shí)驗(yàn)室的安全保障工作，高校實(shí)驗(yàn)室安全主管部門(mén)應(yīng)制定完善的檔案管理制度，用制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作。 設(shè)置專人負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室安全檔案，做好有關(guān)資料的收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管等工作[4]。 需要查閱或借用檔案資料的，均應(yīng)按校檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理查閱或借用手續(xù)并按時(shí)歸還。

在實(shí)驗(yàn)室安全檔案的收集整理中，有些項(xiàng)目檔案資料的收集和編制要形成一個(gè)連續(xù)的完整閉環(huán)，例如：在安全檢查中檢查人員發(fā)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室安全隱患后， 給實(shí)驗(yàn)室下達(dá)了安全整改通知書(shū)，當(dāng)實(shí)驗(yàn)室相關(guān)負(fù)責(zé)老師簽收并整改完畢后，應(yīng)填寫(xiě)整改報(bào)告上交給安全檢查員，檢查人員在復(fù)檢合格后再在整改報(bào)告上簽字確認(rèn)， 完成此次檢查—整改—檢查的一個(gè)閉環(huán)。 因此，在資料的收集上應(yīng)有實(shí)驗(yàn)室檢查記錄、責(zé)任教師簽收的整改通知書(shū)、安全檢查員檢查合格后簽字的責(zé)任教師填寫(xiě)整改報(bào)告，將此三個(gè)文件整理裝訂一起編寫(xiě)好相應(yīng)的編號(hào)后存檔，才能形成一個(gè)安全隱患整改文件的閉環(huán)檔案。 只有堅(jiān)持規(guī)范化、科學(xué)化管理實(shí)驗(yàn)室安全檔案，才能真實(shí)反饋實(shí)驗(yàn)室安全工作管理水平，管理好實(shí)驗(yàn)室安全檔案是保障實(shí)驗(yàn)室安全運(yùn)行的有效手段之一[5]。