推進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化研究

高蕾

（冀中能源邢臺(tái)礦業(yè)集團(tuán)）

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的管理也不再被局限于紙上，信息化數(shù)字化檔案處理模式為企業(yè)檔案存儲(chǔ)方式提供了新的道路。企業(yè)能否緊隨時(shí)代潮流，及時(shí)發(fā)揮其社會(huì)作用與公益作用，極大程度上取決于內(nèi)部對于檔案管理的學(xué)習(xí)與反思。合理的檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)保持其內(nèi)部的純潔性，并在其中強(qiáng)化企業(yè)事務(wù)處理效率，強(qiáng)化公共事務(wù)管理能力，更好地發(fā)揮其社會(huì)作用，建立高效為民的行政管理體系。

一、檔案管理在企業(yè)中的重要性

在以往，傳統(tǒng)企業(yè)將檔案管理看作其發(fā)展過程中的輔助物品，用來記錄企業(yè)的發(fā)展過程與重要節(jié)點(diǎn)。因此，企業(yè)內(nèi)，檔案大多被歸納集中于檔案館中無人問津。造成這種情況的根本原因便是企業(yè)對于檔案重要性的認(rèn)知不足，沒有對檔案整理引起足夠的重視。然而，正是這些沒有引起重視的檔案，凝聚了整個(gè)企業(yè)的核心內(nèi)容，一定程度上更是企業(yè)發(fā)展的縮影。企業(yè)作為國家設(shè)置的帶有一定的公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，其中的所有檔案是國家對于其發(fā)展評估以及工作總結(jié)的重要依據(jù)，也是企業(yè)履行其社會(huì)職責(zé)的重要記錄。由于傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)，在長期保存過程中極易發(fā)生磨損與損壞，因此專業(yè)且有效的檔案管理成為了檔案能否長期有效保存的重要手段。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案的存儲(chǔ)方式已經(jīng)不再拘泥于紙質(zhì)，更為方便快捷的電子檔案成為了其中的新秀。并且隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)化檔案難以快速且精準(zhǔn)的尋找，信息化電子檔案則能夠更好地適應(yīng)這一點(diǎn)。在目前的發(fā)展趨勢中，精準(zhǔn)有效、高度信息化的檔案管理在企業(yè)中具有極為重要的地位，對于國家基層建設(shè)起著無法替代的監(jiān)管作用與完善作用。

二、當(dāng)前在企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性

檔案不但記錄了企業(yè)的變革發(fā)展、重大決策，還包含了企業(yè)發(fā)展的其他內(nèi)容，對企業(yè)的日常決策和發(fā)展發(fā)揮出了重要的作用，但可惜的是目前很多的企業(yè)管理者并沒有意識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值。有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者更重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，并把企業(yè)的工作重點(diǎn)全部放在了發(fā)展經(jīng)濟(jì)上，忽視了檔案管理的價(jià)值，檔案管理工作者也只是對檔案資料進(jìn)行簡單的整理，然后就放置在一邊了。這些視野范圍由于平時(shí)不重視檔案管理，導(dǎo)致經(jīng)常需要對檔案進(jìn)行突擊整理，這讓原本應(yīng)該連續(xù)進(jìn)行的檔案管理工作變成了只需應(yīng)付檢查的臨時(shí)工作。正是因?yàn)槠髽I(yè)沒有缺少對檔案管理的重視，經(jīng)常進(jìn)行應(yīng)付檢查的突擊性整理工作，導(dǎo)致在遇到突發(fā)事件的時(shí)候，總是會(huì)發(fā)生檔案丟失或損壞狀況，并且檔案的實(shí)用性也大大降低了。

（二）企業(yè)的檔案管理工作管理存在問題

檔案管理工作看似簡單，實(shí)際上卻十分繁雜，需要具備專業(yè)技能的管理人員進(jìn)行工作，但是在日常生活中，人們對檔案管理工作一直存在著錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為只要有良好的思想品質(zhì)誰都可以勝任這份工作。但是在實(shí)際工作中，檔案管理人員的專業(yè)能力對檔案管理工作的成效有很大的影響，檔案管理人員如果單單依靠過去的傳統(tǒng)和自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理，那么檔案管理工作的有效性就會(huì)大大降低，檔案資料的安全也沒有可靠保障。這是因?yàn)檫@些檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理能力，久而久之他們的責(zé)任意識(shí)也會(huì)下降，直接降低了檔案管理的水平。

（三）沒有一個(gè)完善的檔案管理制度作為支撐

由于大部分企業(yè)對檔案管理工作不重視，導(dǎo)致相應(yīng)的檔案管理制度也不健全，一些檔案管理人員在工作中不能明確自己的工作職責(zé)，慢慢就會(huì)出現(xiàn)懶散、敷衍的情況，甚至檔案管理工作中的責(zé)任盲區(qū)都沒人去管。由于沒有清晰的檔案管理流程，檔案管理人員只能憑感覺摸著石頭過河，導(dǎo)致很多檔案管理工作得不到全面有效地落實(shí)，管理人員的工作效率也不高。另外，由于缺乏制度的約束，檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)也不高，進(jìn)而很多工作內(nèi)容無法得到有效落實(shí)，降低了檔案的使用價(jià)值。

三、當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢分析

（一）信息科技化

隨著數(shù)字化信息化的大數(shù)據(jù)發(fā)展，檔案的保存形式逐漸由紙質(zhì)向電子化紙質(zhì)化共存方向發(fā)展。電子化檔案為紙質(zhì)化檔案提供備份保障，預(yù)防紙質(zhì)檔案因各種不可抗因素造成損毀與不可識(shí)別，紙質(zhì)化檔案則為電子檔案提供基礎(chǔ)版本，保證留存時(shí)的檔案第一手材料，能夠準(zhǔn)確地還原記錄檔案時(shí)所經(jīng)手的人員。相對于紙質(zhì)，電子檔案更易長久保存。在空間上更能為檔案整理節(jié)省空間，提高查找效率，做到高效閱讀與資源讀取。

（二）形式多元化

隨著國家行政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)改革，企業(yè)的辦公過程逐漸向透明公開化發(fā)展，檔案的管理方式也逐漸多元化。而企業(yè)的檔案則是人們了解企業(yè)，監(jiān)督企業(yè)的重要依據(jù)與憑。通過檔案，人們可以更加直觀地了解企業(yè)的工作內(nèi)容與其所擔(dān)負(fù)的社會(huì)責(zé)任。在宏觀角度，企業(yè)所留存的檔案一定程度上能夠?yàn)闅v史以及重大事件的發(fā)展提供依據(jù)，為社會(huì)發(fā)展提供能量。

（三）管理嚴(yán)格化

由于企業(yè)的特殊性，對于檔案的管理具有極高要求，因此近年來企業(yè)對于檔案管理人員的篩選逐漸嚴(yán)格。企業(yè)中所留存的檔案部分會(huì)涉及從業(yè)人員的隱私，甚至是內(nèi)部機(jī)密，由此并不適合被他人知曉以及廣泛傳播。由此，嚴(yán)格篩選檔案管理人員，保證內(nèi)部資料的機(jī)密性與從業(yè)人員的隱私，避免因泄露檔案造成企業(yè)甚至國家層面的損失，成為了近年來檔案管理的重點(diǎn)。

四、推進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的損失

（一）發(fā)揮檔案管理的作用

隨著國家對企業(yè)的改革與調(diào)整，績效評估成為了衡量企業(yè)工作優(yōu)良的一項(xiàng)重要憑證。在這一大背景下，如何加強(qiáng)對企業(yè)績效的有效評估，企業(yè)內(nèi)部的檔案成為了評估的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理獨(dú)立性強(qiáng)，且專業(yè)化程度較高，能夠更為客觀地反映所在企業(yè)在過去履行社會(huì)職責(zé)時(shí)的表現(xiàn)。當(dāng)企業(yè)中出現(xiàn)內(nèi)部問題時(shí)也能夠及時(shí)記錄，并方便后人翻閱了解，牢記問題發(fā)生所在，并以此為戒。檔案管理作為一項(xiàng)記錄性監(jiān)督工程，是企業(yè)積極向上發(fā)展，不走歧路的重要后方保障。建立符合國家要求，適合企業(yè)長久發(fā)展的檔案管理方式以及相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督，將檔案管理從無序化到規(guī)范化，是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要攻克難關(guān)。檔案管理能夠有效約束企業(yè)的發(fā)展，使其在國家允許范圍內(nèi)發(fā)展，并及時(shí)履行社會(huì)職責(zé)，完善內(nèi)部監(jiān)管。企業(yè)在發(fā)展過程中，由于其中所包含的公益性，往往容易使得內(nèi)部人員純潔性發(fā)生變質(zhì)。近年來有關(guān)公益造假，利用公益牟利等新聞層出不窮，一個(gè)有效的檔案管理機(jī)制能夠?yàn)槠髽I(yè)組成人員建立行為模板，規(guī)范人員的行為，領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)企業(yè)向著制度化規(guī)范化發(fā)展。

（二）利用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案室的安全性

檔案室中有大量的紙質(zhì)類檔案資料，所以必須要做好防火防水等方面的安全工作。檔案管理工作者在日常的工作中，要定期檢查檔案室周圍的消防設(shè)施，對老化損壞的照明線路要及時(shí)更新維修，當(dāng)所有的危險(xiǎn)因素盡可能的解決掉，保障檔案室的絕對安全。

隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案室中存儲(chǔ)的各類檔案資料會(huì)越來越多，這對檔案管理和檔案查閱都造成了困難。為此，檔案室可以配備方便查找資料的電子系統(tǒng)，在需要查閱檔案時(shí)，只需通過電腦進(jìn)行檢索就可以快速找到自己所需的資料。為了降低紙質(zhì)檔案的損壞，檔案室可以安裝恒溫殺毒設(shè)備，維持檔案室環(huán)境的穩(wěn)定，以便加長紙質(zhì)檔案的壽命。

另外，檔案室中還要配備上傳感器和監(jiān)控?cái)z像頭，方便檔案管理人員對檔案室中的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)查看。最后，可以給檔案室安裝門禁設(shè)備，通過電子指紋防止無關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案室，同時(shí)還要做好進(jìn)出檔案室的人員登記，防止檔案資料被盜取。

（三）建立健全工作考核機(jī)制

在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，要在一個(gè)規(guī)范的管理制度作為各項(xiàng)工作進(jìn)行發(fā)展支撐，尤其是在原本并沒有進(jìn)行檔案管理的相關(guān)工作時(shí)，那么要開始進(jìn)行相關(guān)檔案的管理必然要建立和完善相關(guān)的運(yùn)行以及績效考核機(jī)制，只有在建立相關(guān)的工作考核機(jī)制之后，才能充分地調(diào)動(dòng)進(jìn)行檔案管理工作人員的積極性，將檔案管理人員的工作與其薪資和考核相聯(lián)系起來，才能在一定程度上保障檔案管理工作的完成度和完成的滿意度。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

人才隊(duì)伍對于檔案管理工作尤其重要，需要相關(guān)人員的檔案管理水平以及信息化技術(shù)水平都提升到較為優(yōu)秀的程度，并且能夠具備創(chuàng)新意識(shí)，積極探索相關(guān)工作的創(chuàng)新思路，在一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)指代下同時(shí)擁有紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字檔案管理兩方面的能力。此外，管理工作人員必須積極參加企業(yè)組織的工作培訓(xùn)，利用工作中或者工作之余學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷提升自我發(fā)展能力和技術(shù)發(fā)展水平，以便在信息化的檔案管理工作崗位上可以高效率、高質(zhì)量的工作。隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理的過程中，要將各個(gè)的各個(gè)方面進(jìn)行登記，那么面對如此復(fù)雜的檔案登記信息，需要相關(guān)專業(yè)的信息技術(shù)人員來進(jìn)行操作，在這樣的情況下，要想保留原本進(jìn)行檔案管理的工作人員，那么就需要進(jìn)行人員的培訓(xùn)，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)以及檔案管理方式進(jìn)行工作人員的培訓(xùn)，才能夠讓相關(guān)工作人員更好地進(jìn)行檔案管理工作。

（五）完善檔案工作人員培訓(xùn)體系

建立和完善檔案管理培訓(xùn)體系是針對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)的重要手段，培訓(xùn)一般包括對于現(xiàn)代的檔案管理的理念、管理新工具新方法、檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字化、檔案服務(wù)利用給予系統(tǒng)地梳理學(xué)習(xí)等，通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作效率，引導(dǎo)檔案管理人員樹立“以標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化為中心”的工作理念，摒棄僵化被動(dòng)的傳統(tǒng)模式，自覺地將標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化納入日常工作當(dāng)中。積極開展企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部各系統(tǒng)之間的交流活動(dòng)，幫助檔案工作人員交換工作經(jīng)驗(yàn)和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化理念。鼓勵(lì)有條件的企業(yè)組織檔案工作人員到一些檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展較好的先進(jìn)地區(qū)進(jìn)行學(xué)習(xí)參觀，開闊眼界、擴(kuò)展思路，將外地較為成熟的工作模式和方法體系結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，應(yīng)用到本企業(yè)的檔案工作體系當(dāng)中，提升標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。

（六）規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程

進(jìn)行企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是在新時(shí)代的背景下進(jìn)行檔案管理工作發(fā)展的必然要求，在這樣的情況下就需要將各個(gè)地區(qū)進(jìn)行的檔案管理的各個(gè)方面進(jìn)行一個(gè)明確的劃分，無論是登記管理制度還是在登記管理人員的職責(zé)上，那么這就要求，相關(guān)政府要對的登記管理制度進(jìn)行一個(gè)法律制度上的約束以及登記流程上的規(guī)范，只有在制度的保護(hù)以及流程的規(guī)范之下，才能夠更好地進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，通過進(jìn)行規(guī)范登記檔案流程，能夠讓進(jìn)行登記的人們在辦理相關(guān)手續(xù)的過程中有一個(gè)明確的指示，這樣能夠不用去各個(gè)地方分散化的辦理檔案登記，也能夠讓后期進(jìn)行檔案管理的工作人員提高效率。因此，建立嚴(yán)格的歸檔、存檔、出檔的標(biāo)準(zhǔn)，是檔案規(guī)范化的必要要求。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理，特別是信息化管理時(shí)，必須要嚴(yán)格按照各項(xiàng)資料的管理期限進(jìn)行，有些資料超出檔案期限的，要及時(shí)銷毀，新納入檔案信息系統(tǒng)的，要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫資源，做到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，檔案動(dòng)態(tài)管理。

五、結(jié)語

綜上所述，時(shí)代在持續(xù)地進(jìn)步和發(fā)展，人們的社會(huì)需求也在不斷地變化中。為了更好地適應(yīng)新時(shí)代的社會(huì)需求，企業(yè)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)要制定相應(yīng)的檔案管理制度，不斷提高檔案管理工作的有效性，并在企業(yè)發(fā)展中的充分發(fā)揮檔案資料的最大價(jià)值。