企業(yè)費用報銷違規(guī)問題分析及管理建議

李曉娟

摘要：隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的逐漸擴大，很多企業(yè)取得了良好的市場經(jīng)濟效益。但是，企業(yè)的運營管理制度卻沒有得到相應(yīng)的完善。一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)變的復(fù)雜龐大，員工數(shù)量也成倍增加，但是，仍然沿用以往相對簡單的公司管理制度。內(nèi)控體系沒有得到相應(yīng)的建立健全，尤其是在費用報銷方面的相關(guān)控制欠缺，導(dǎo)致企業(yè)員工報銷中頻頻出現(xiàn)不合規(guī)問題，給企業(yè)運營帶來諸多風(fēng)險。在這種背景下，本文匯總了企業(yè)費用報銷中存在的各類問題，進而從多個角度提出了改進建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè);費用報銷;違規(guī);策略

科學(xué)有效的內(nèi)部控制，如果能夠得到企業(yè)整體的有效執(zhí)行，那么就能真正發(fā)揮內(nèi)控的作用，對企業(yè)運營的各個環(huán)節(jié)進行控制，梳理企業(yè)的風(fēng)險點，從而規(guī)避企業(yè)發(fā)展中面臨的運營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險。由于部分企業(yè)沒有有效的內(nèi)控制度，出現(xiàn)了不合理費用審批，不合規(guī)發(fā)票入賬的情況，甚至員工利用費用報銷制度的漏洞，采取違規(guī)報銷行為，套取企業(yè)資金，給企業(yè)帶來了較大的損失。因此，企業(yè)費用報銷體系的健全完善就顯得尤為重要。

一、企業(yè)費用報銷概述

費用報銷是企業(yè)日常運營中的一項重要經(jīng)營管理活動，企業(yè)員工因履行公司職責而發(fā)生的費用，需通過企業(yè)財務(wù)部門審核報銷。很多學(xué)者對費用報銷從理論角度進行了研究，但是由于研究角度的不同，目前還沒有形成統(tǒng)一的認識。有學(xué)者認為費用報銷的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)是保證所有環(huán)節(jié)的規(guī)范性和有效性，增強報銷環(huán)節(jié)涉及數(shù)據(jù)的真實性。也有學(xué)者認為傳統(tǒng)的費用報銷模式非常容易出現(xiàn)問題，一旦報銷人員和財務(wù)部門人員相互勾結(jié)，那么就可以通過多種手段，進行違規(guī)操作，另外，手工報銷方式不僅會降低員工報銷的效率，而且還會增加報銷的錯誤率。因此，應(yīng)該采用信息化的報銷方式。當前，很多企業(yè)已經(jīng)認識到了報銷問題的重要性，但是還沒有建立健全針對性的防范制度，經(jīng)常出現(xiàn)違規(guī)報銷方面的問題，比如有些企業(yè)費用報銷的流程不合理，員工報銷的手續(xù)不規(guī)范以及員工私自改造票據(jù)內(nèi)容等。這些問題不但擾亂了公司報銷的正常秩序，而且還給企業(yè)帶來了一定的財務(wù)風(fēng)險和稅務(wù)風(fēng)險[1]。

二、企業(yè)費用報銷中存在的問題

（一）財務(wù)人員綜合素質(zhì)不足

通常而言，財務(wù)部門負責企業(yè)員工的費用報銷工作，因此，財務(wù)人員的素質(zhì)可能會直接影響費用報銷的效率和效果。從實際情況來看，很多財務(wù)人員的綜合素質(zhì)尚有欠缺。首先，部分財務(wù)人員的責任意識淡薄，認識不到報銷違規(guī)對企業(yè)的嚴重影響。所以，在應(yīng)對報銷問題時，往往存在敷衍的態(tài)度，不能以客觀嚴謹?shù)男膽B(tài)報銷費用，增加了費用報銷違規(guī)問題的出現(xiàn)頻率。其次，部分財務(wù)人員的法律意識淡薄，認識不到財務(wù)違規(guī)的嚴重性。有的財務(wù)人員和報銷人員沆瀣一氣，共同套取企業(yè)資金，導(dǎo)致企業(yè)費用報銷出現(xiàn)違規(guī)問題。最后，很多財務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，缺乏對財務(wù)知識的有效掌握，審核中容易出現(xiàn)錯審漏審情形，無意識的造成不合規(guī)票據(jù)報銷入賬。

（二）內(nèi)部審計監(jiān)督乏力

有效的內(nèi)部審計能夠及時發(fā)現(xiàn)員工報銷中存在的問題。然而從實際情況看，很多企業(yè)的內(nèi)部審計部門缺乏較高的獨立性。部分審計工作流于形式。很多審計人員在對報銷情況進行審計時，即使發(fā)現(xiàn)問題，但是由于領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)審批簽字，因此，審計人員為了不讓領(lǐng)導(dǎo)尷尬，往往選擇給出合規(guī)性的意見，這是審計獨立性不夠的一種體現(xiàn)。其次，很多審計部門的專業(yè)程度不夠。部分企業(yè)的審計人員缺乏專業(yè)的審計背景或者財務(wù)經(jīng)驗，對財務(wù)報銷金額的具體計算方法以及報銷的流程都缺乏深入了解，甚至將報銷內(nèi)審的責任推給財務(wù)部門，正是在這種背景下，審計部門無法發(fā)揮職能，導(dǎo)致報銷違規(guī)的情況時有發(fā)生，影響了企業(yè)費用報銷的規(guī)范性。

（三）費用報銷體系不完善

費用報銷體系不僅包括費用報銷制度，還要有與之匹配的費用報銷系統(tǒng)?？茖W(xué)合理的費用報銷體系能對報銷中的風(fēng)險點進行梳理，從而加強關(guān)鍵控制，從流程上減少財務(wù)違規(guī)行為出現(xiàn)的概率，但是從實際情況來看，很多企業(yè)的財務(wù)費用報銷體系并不完善。首先，部分企業(yè)采用的是手工報銷機制。部分員工會利用手工報銷機制的弱點，偽造領(lǐng)導(dǎo)簽字或者直接偽造報銷憑證，而手工報銷很難實現(xiàn)對類似風(fēng)險點的控制及驗證。其次，即使有些企業(yè)制定了科學(xué)合理的費用報銷制度，但是由于企業(yè)整體員工沒有認識制度執(zhí)行的重要性，因此，往往讓有效的控制制度被淡化，這就給企業(yè)員工費用報銷違規(guī)行為的發(fā)生提供了機會。此外，報銷制度是否嚴密細致，嚴重影響公司內(nèi)控管理的效果，如多人參與的招待費報銷，必須由參與人員中最高級別員工提交報銷，如果制度中沒有相關(guān)規(guī)定，則會出現(xiàn)自己審批自己費用的內(nèi)控審批漏洞。

（四）發(fā)票違法違規(guī)性問題多

發(fā)票是員工報銷的重要依據(jù)之一，大部分報銷問題也集中體現(xiàn)在發(fā)票違法違規(guī)上，如發(fā)票開具的完整性準確性，發(fā)票的真實性等。例如，在發(fā)票的真實性上，目前報銷過程中會存在以下多種違規(guī)操作：首先，一些員工會從市場直接購買虛假發(fā)票，這些發(fā)票信息并不能在稅控平臺查驗，甚至發(fā)票無抬頭[2]，或者，財務(wù)人員僅會對部分發(fā)票進行驗證，但是大部分發(fā)票的驗證周期較長或未經(jīng)查驗，短時間內(nèi)無法確定發(fā)票的真實性。在這種前提下，部分虛假發(fā)票得到了報銷，增加了企業(yè)面臨的稅務(wù)風(fēng)險。其次，部分員工會開具和業(yè)務(wù)實質(zhì)不符的發(fā)票，由于財務(wù)部門審核中很難掌握每筆真實業(yè)務(wù)內(nèi)容，僅從票面本身無法識別問題所在。所以，最終類似違規(guī)發(fā)票也會通過報銷。

（五）原始報銷憑證不夠完善

目前在原始報銷憑證中存在問題的類型主要有，部分工作人員在市場中購買盜版發(fā)票以及不具有發(fā)票應(yīng)用功能的發(fā)票。由于部分企業(yè)在報銷費用時，為了確保工作效率，沒有嚴查發(fā)票的使用用途，管理機制不夠合理，出現(xiàn)了盲目報銷的情況。再者，部分企業(yè)存在內(nèi)部利益牽連的問題，部分工作人員運用個人工作地位與報銷人員相互勾結(jié)，使得原始報銷憑證無法準確體現(xiàn)出各項費用的支出情況，從而導(dǎo)致企業(yè)費用報銷出現(xiàn)違規(guī)問題。

三、解決企業(yè)費用報銷違規(guī)問題的策略

（一）提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)

通常而言，報銷工作是財務(wù)部門的重要職責，財務(wù)部門工作人員的綜合素質(zhì)能對報銷工作的有效性產(chǎn)生重要影響。因此，提高財務(wù)人員的綜合素質(zhì)非常重要。

首先，應(yīng)該提高財務(wù)人員的責任意識，讓其認識到報銷工作的重要性，加強對費用報銷環(huán)節(jié)的有效控制[3]。財務(wù)人員要嚴格履行報銷程序，杜絕報銷中的“人情化”操作。企業(yè)應(yīng)強化崗位職責，確保財務(wù)人員明確自己的崗位職權(quán)與責任，讓報銷審核人員意識到，如果沒有嚴格履行報銷制度，會給公司帶來怎樣的財務(wù)風(fēng)險，而財務(wù)人員自己又需承擔什么樣的公司內(nèi)部或法律層面的責任;另外，從企業(yè)文化層面提高財務(wù)人員的歸屬感認同感，讓財務(wù)人員自覺主動的以主人翁的精神來完成工作，時刻從公司角度出發(fā)，無形中提高了公司管理制度的有效執(zhí)行。

其次，企業(yè)應(yīng)該加強對財務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)工作，充分運用現(xiàn)有資源進行培訓(xùn)，可以采用線上和線下相結(jié)合的培訓(xùn)方式，完善培訓(xùn)體系，爭取通過培訓(xùn)提升財務(wù)人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)。線上培訓(xùn)，企業(yè)可以考慮學(xué)習(xí)群或購買一些有價值的網(wǎng)課等培訓(xùn)形式，將公司的財務(wù)報銷制度、網(wǎng)頁上的報銷注意事項等專業(yè)小文章、或財務(wù)專業(yè)的法律法規(guī)相關(guān)調(diào)整等，不定時發(fā)送到學(xué)習(xí)群中，要求財務(wù)人員在業(yè)余時間自主學(xué)習(xí)。為了調(diào)動學(xué)習(xí)主動性，企業(yè)可以運用小程序做一些考試問卷，督促財務(wù)人員學(xué)習(xí)，并及時查缺補漏，提升線上學(xué)習(xí)質(zhì)量。線下培訓(xùn)時，企業(yè)可以定期組織財務(wù)人員進行報銷等相關(guān)制度流程的培訓(xùn)會議，由公司內(nèi)部專業(yè)同事重點講解制度的更新或需重點關(guān)注的部分，在會上進行相關(guān)制度的解釋溝通，同時聽取不同意見的反饋，以盡可能的讓財務(wù)人員理解認同報銷制度?；蛘哐堅擃I(lǐng)域的專家老師，來企業(yè)開展專題講座等;同時，鼓勵財務(wù)人員積極參加公司外部相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，鼓勵員工實時了解相關(guān)法律法規(guī)的更新調(diào)整，提供學(xué)習(xí)相關(guān)知識條文的便捷途徑等。

另外，企業(yè)應(yīng)嚴格把控招聘的質(zhì)量關(guān)，在招聘過程中盡可能的了解應(yīng)聘人員的個人品質(zhì)，了解其對企業(yè)費用報銷的認知情況，盡量吸納那些具備責任意識和財務(wù)專業(yè)能力的員工，從源頭上提高財務(wù)團隊的綜合素質(zhì)。

（二）提高審計部門的獨立性

有效的監(jiān)督是內(nèi)部控制制度的重要因素。一旦費用報銷中出現(xiàn)問題，但是內(nèi)部審計的監(jiān)督職能比較有效，那么就可以及時發(fā)現(xiàn)費用報銷中存在的問題，從而進行針對性地改進，及時止損。所以，企業(yè)必須提高審計部門的地位，促使其真正發(fā)揮審計職能，強化其對費用報銷的監(jiān)督職能。一方面，企業(yè)應(yīng)該提高審計部門的獨立性。審計部門能夠認識到自身的審計責任，嚴格把控審計的流程，杜絕審計中的“人情化”操作[2]。企業(yè)在設(shè)置審計部門時，應(yīng)將其劃分為一個獨立的部門，至少不應(yīng)歸屬于對應(yīng)審計的部門，為審計工作的公正性創(chuàng)造良好條件。并且企業(yè)應(yīng)建立完善的審計規(guī)章制度，明確審計人員的職權(quán)，確保審計工作獨立于財務(wù)部門進行，審計人員直接按審計制度按報銷制度去進行費用報銷的合規(guī)性審計，不需要考慮職級審批等問題。另一方面，審計部門要加強自身的專業(yè)性。企業(yè)應(yīng)該招聘一些具備財務(wù)和審計專業(yè)背景的工作人員，在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)一支經(jīng)驗豐富的審計團隊，這樣審計人員能夠從專業(yè)的角度出發(fā)，及時發(fā)現(xiàn)費用報銷中存在的問題，比如報銷金額問題或者財務(wù)程序問題等。同時，審計部門應(yīng)該出具客觀和公正的審計報告，列示審計中發(fā)現(xiàn)的對企業(yè)發(fā)展有影響的關(guān)鍵或重要問題，并對相關(guān)問題進行分析，結(jié)合企業(yè)實際情況給出針對性的改進建議，從審計角度監(jiān)督和督促費用報銷的合規(guī)處理。

（三）建立費用報銷信息化系統(tǒng)

企業(yè)財務(wù)報銷出現(xiàn)問題的一個重要原因就是沒有引入信息化的元素，目前仍然采用手工報銷方式。手工控制存在著固有風(fēng)險，因此，企業(yè)有必要建立或完善費用報銷的信息化系統(tǒng)。首先，企業(yè)員工根據(jù)出差任務(wù)需要，在報銷系統(tǒng)提前預(yù)報出差日程，錄入差旅日期、地點、涉及費用類別、預(yù)算金額等，后期員工在提交報銷系統(tǒng)申請時，需對相應(yīng)的出差日程進行關(guān)聯(lián)，第一層面核驗費用支出是否符合實際情況。其次，當員工出差后實際進行報銷時，除了向財務(wù)部門上報相關(guān)的憑證和發(fā)票之外，還應(yīng)該在報銷系統(tǒng)中進行報銷申請，填報準確的費用金額、發(fā)票信息等，申請完畢之后，應(yīng)該由財務(wù)部門負責人和歸口部門負責人在系統(tǒng)中進行審核。同時，報銷人員要結(jié)合報銷系統(tǒng)申請審批情況，審核紙質(zhì)報銷憑證，并將發(fā)票審核驗證信息填報系統(tǒng)。最后，系統(tǒng)完成報銷審批之后，要在規(guī)定的時間內(nèi)進行費用報銷支付。目前更加先進的報銷系統(tǒng)或集團財務(wù)共享中心，直接引入影像掃描系統(tǒng)，實現(xiàn)了原始單據(jù)的電子化上傳，更加直觀有效，也提高了檔案管理的質(zhì)量。

（四）完善財務(wù)報銷制度加強對發(fā)票的管理

發(fā)票是費用報銷中的關(guān)鍵風(fēng)險點，根據(jù)企業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，很多報銷問題出在發(fā)票的管理環(huán)節(jié)。所以，企業(yè)應(yīng)該加強對報銷中發(fā)票的管理，建立有效的發(fā)票管理制度。首先，企業(yè)應(yīng)加強發(fā)票常規(guī)知識的培訓(xùn)普及，形成發(fā)票培訓(xùn)手冊，并將手冊發(fā)送給每個工作人員，要求工作人員認真學(xué)習(xí)，尤其針對第一時間取得發(fā)票的企業(yè)人員，應(yīng)具備簡單的發(fā)票合規(guī)鑒別能力。其次，完善費用報銷制度，加強制度中對發(fā)票管理的報銷要求和標準，包括對發(fā)票的傳遞、審核、入賬、違規(guī)責任等細化明確。為了確保費用報銷制度符合企業(yè)實際，在更新費用報銷制度過程中，相關(guān)人員應(yīng)系統(tǒng)分析原有制度存在的漏洞或執(zhí)行過程中存在的問題，并將其篩選歸類，積極與各部門溝通意見，并與財務(wù)人員商討改進方案，最終報經(jīng)審批后完成費用報銷制度的更新。在制度更新完善后，企業(yè)應(yīng)為全體人員培訓(xùn)相關(guān)更新完善的部分或者涉及的重點條款，一方面要求申請人主動合規(guī)報銷，另一方要求財務(wù)人員重點審核執(zhí)行。另外，企業(yè)可以和部分企業(yè)建立協(xié)議合作關(guān)系，比如設(shè)立協(xié)議住宿和餐飲客戶清單，采用定期公對公結(jié)算開票等形式，一定程度上可以降低發(fā)票不合規(guī)情形，同時可以減少虛假發(fā)票報銷套取企業(yè)資金的可能性。最后，企業(yè)可以制定一個詳細的報銷清單，列明可以報銷的費用類型、支持資料、發(fā)票注意點等信息，從而讓報銷人員可以簡單快捷的掌握報銷要求，這樣報銷人員在今后可以按照報銷清單完成費用報銷任務(wù)。

（五）建立有關(guān)費用報銷的績效考核制度

費用報銷違規(guī)問題發(fā)生的原因是多方面，并且也會涉及多個部門的責任主體。企業(yè)應(yīng)該落實相關(guān)的責任主體，規(guī)范各個主體的行為，只有這樣，才能最大可能的減少費用報銷問題的出現(xiàn)。為了有效規(guī)避企業(yè)費用報銷違規(guī)問題，企業(yè)應(yīng)該將報銷納入到績效考核制度中去，明確各個部門有關(guān)報銷的責任，針對每個部門的責任設(shè)計有關(guān)的報銷控制指標，同時，要按照有關(guān)標準，設(shè)計報銷指標之間的權(quán)重。在開展考核時，企業(yè)應(yīng)該引入定量和定性相結(jié)合的方法，全面考察各個部門的報銷情況，增加考核方式的科學(xué)性和指標的全面性。在考核結(jié)束時，企業(yè)應(yīng)將表現(xiàn)優(yōu)異的員工挑選出來，將考核的結(jié)果和員工的績效工資掛鉤，將考核對應(yīng)的獎懲措施落實到位，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)真正的激勵作用[3]。如果在考核中發(fā)現(xiàn)部分員工存在嚴重的費用報銷違規(guī)問題，企業(yè)應(yīng)及時與員工進行交談，全面了解詳情，分析問題出現(xiàn)的原因，并及時與財務(wù)人員商談費用報銷方式改進措施，完善費用報銷步驟，防止今后組織費用報銷工作時出現(xiàn)同類型錯誤。

四、結(jié)束語

隨著我國市場經(jīng)濟的不斷深入，企業(yè)面臨越來越大的運營壓力，而科學(xué)有效的現(xiàn)代企業(yè)管理制度能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營流程進行規(guī)范，從而梳理企業(yè)運營中的關(guān)鍵點，實現(xiàn)對關(guān)鍵點的風(fēng)險控制。費用報銷作為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，必將得到越來越多企業(yè)的重視，相信也會在企業(yè)發(fā)展中越來越規(guī)范和完善。本文總結(jié)了費用報銷中存在的各種問題，進而從多個角度提出了解決不合規(guī)費用報銷的建議方案，期望能為企業(yè)費用報銷中各項問題的規(guī)避提供一定的參考和借鑒。

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