關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討

張晶晶

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;建設(shè)與發(fā)展;策略探討

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，升級(jí)檔案管理的工作效率，使檔案管理信息化，是一項(xiàng)非常關(guān)鍵且具有重大意義的專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)?，F(xiàn)代化的事業(yè)單位積極推進(jìn)檔案管理信息化的工作進(jìn)程，對(duì)信息化工作有正確認(rèn)識(shí)，不僅有效提升了事業(yè)單位的工作效率，而且對(duì)于提升工作人員的積極性也具有重大意義，更是為事業(yè)單位創(chuàng)新工作管理模式的樹(shù)立了先鋒模范。

1.傳統(tǒng)的檔案管理模式的不足之處

1.1對(duì)于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)存在不足

我們國(guó)家在事業(yè)單位工作的檔案管理人員對(duì)于各類(lèi)檔案的信息化管理的理解與認(rèn)識(shí)比較片面，依舊傳統(tǒng)且固執(zhí)的認(rèn)為在檔案管理工作中沒(méi)有出現(xiàn)大問(wèn)題、大失誤等落后思想普遍存在于沒(méi)有接受最新知識(shí)、落后于時(shí)代步伐的事業(yè)單位檔案管理人員中。信息化時(shí)代的到來(lái)要求要求各行各業(yè)都必須普及信息化，才能保持自身不落后且得到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以，制定一份適合信息化發(fā)展的檔案管理制度也勢(shì)不可擋，使檔案管理工作更靈活也更有活力。

1.2檔案管理人員未曾進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，原先沒(méi)有進(jìn)行過(guò)系統(tǒng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的檔案管理人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的工作已然有些吃力，沒(méi)有跟隨時(shí)代潮流共同進(jìn)步。而像這樣管理人員知識(shí)與技能的落后是當(dāng)前事業(yè)單位存在的普遍現(xiàn)象，對(duì)于系統(tǒng)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)不成系統(tǒng)，在沒(méi)有成熟的培訓(xùn)制度的情況下，管理人員對(duì)待專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)的態(tài)度也不夠端正，這也就使大部分的事業(yè)單位陷進(jìn)無(wú)掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息化人才的困境。

2.事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1延長(zhǎng)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，時(shí)間久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案資料時(shí)常會(huì)有發(fā)黃跡象，經(jīng)過(guò)多次翻閱會(huì)導(dǎo)致檔案的損毀和遺失問(wèn)題，由此引出許多問(wèn)題。那么在檔案管理工作中如何如何快速處理數(shù)量龐大類(lèi)屬雜亂的的檔案并且延長(zhǎng)時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案的存儲(chǔ)和使用時(shí)間，是事業(yè)單位檔案管理工作亟待解決的問(wèn)題。首先，建立信息化的檔案管理制度，信息化檔案管理增加了電子檔案作為輔助，整理、劃分類(lèi)型、查收和發(fā)出以及檔案查找等工作不再成為困難，同時(shí)保證了檔案信息的清晰和完整。其次，在網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)技術(shù)條件下，檔案管理的花費(fèi)和資金投入都在不斷地降低，并且也不需要特意留出物理儲(chǔ)存空間。最后，信息化的檔案管理方式使得檔案在存放過(guò)程中出現(xiàn)意外的情況大大降低，使得檔案可以得到更長(zhǎng)遠(yuǎn)的保存。

2.2提高檔案的管理效率

檔案管理的最終是為了使檔案管理的工作水平提升。在信息化的管理背景下，檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化，從信息收集，到最后的工作，全部采用程序化流程，從而提高了檔案的查閱與調(diào)取速度，檔案資料可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速查找，并且提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，實(shí)現(xiàn)了有網(wǎng)絡(luò)、有電腦則可以保證工作的順利進(jìn)行，在極大程度上提高了檔案工作的效率。

2.3提高檔案安全保密性

因?yàn)樵嚷浜蟮臋n案管理工作的局限性，在檔案查詢(xún)時(shí)只能由人工翻閱，但由于工作人員缺少培訓(xùn)學(xué)習(xí)，工作人員又對(duì)許多單位的檔案進(jìn)行管理，在工作中很可能會(huì)造成信息泄露和丟失。所以使用信息化管理不僅可以有效提升工作效率，還可以有效阻止信息外泄，在信息安全方面得到大幅提升。

3.有效管理信息化建設(shè)與發(fā)展的方法

3.1提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

各級(jí)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)的培訓(xùn)，力求大幅度提升檔案管理工作人員的信息化水平。重視檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)，加強(qiáng)人員的思想培訓(xùn)，使得工作人員能夠意識(shí)到信息化管理的勢(shì)在必行，并且通過(guò)考試來(lái)考察工作人員是否已經(jīng)掌握必備知識(shí)，從而提高工作人員的整體專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.2完善必要的硬件設(shè)施設(shè)備

完善必要的硬件設(shè)施就應(yīng)當(dāng)配備必要的基礎(chǔ)性硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等儀器，并且選擇較高配置的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)通訊設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，使得檔案的管理內(nèi)容更加豐富多樣。保證設(shè)備具有發(fā)展空間，不會(huì)造成設(shè)備短時(shí)間落后的情況，這樣既節(jié)約花費(fèi)，又滿(mǎn)足了未來(lái)信息化的建設(shè)與發(fā)展。應(yīng)當(dāng)保證信息設(shè)備的安全性，使用不易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的設(shè)備，提高安全意識(shí)。

3.3合理制定信息化管理制度

檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期攻堅(jiān)戰(zhàn)，既需要制訂統(tǒng)一科學(xué)的規(guī)劃，又需要領(lǐng)導(dǎo)者轉(zhuǎn)變固有管理理念，從而全面提升檔案管理水平。完成好事業(yè)單位檔案管理信息化制度的頂層設(shè)計(jì)，有利于使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、工作人員的職責(zé)明確，合力完成事業(yè)單位檔案管理工作的信息化。只有積極的推進(jìn)制度落實(shí)，促使管理方案不斷完善，才能真正高效發(fā)揮檔案管理制度信息化應(yīng)有的作用。

四.結(jié)束語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值，采用科學(xué)的管理辦法，使用先進(jìn)的管理方式推進(jìn)自身的發(fā)展，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的全面發(fā)展，從而更好的服務(wù)于廣大群眾。

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