提升辦公室檔案管理策略探析

劉樂

摘要：對于辦公室的工作人員來講，做好相關(guān)的檔案工作也是履行工作職責(zé)的一項(xiàng)重要表現(xiàn)。在我國經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)日益發(fā)展的情況下，在各個事業(yè)單位內(nèi)，對工作人員檔案收集整理的工作能力的要求都逐漸提高，因此，為了能夠保證辦公室檔案管理工作有效進(jìn)行，能夠順應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，各個單位也需要提高對辦公室檔案管理工作的重視，采取相關(guān)方法提高工作效率。本篇文章主要針對現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，對提高檔案管理工作效率提出了一些方法，希望能夠?yàn)檗k公室的檔案管理工作發(fā)展起到積極意義。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理

伴隨著當(dāng)今日益發(fā)展的信息技術(shù)，如何提高辦公室檔案管理工作的工作效率也需要逐漸成為工作人員在工作過程中著重注意的問題，而這也恰恰對相關(guān)工作人員的工作能力提出了更高層次的要求。對于檔案管理工作而言，它是辦公室工作當(dāng)中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，對于整個單位內(nèi)各個部門工作的協(xié)調(diào)發(fā)展都有著直接的影響，但是，對于如今大多數(shù)的檔案管理部門而言，都在工作中都存在著不同程度的問題，因此為了能夠符合時代的發(fā)展趨勢，相關(guān)檔案管理人員也需要創(chuàng)新檔案管理方法，分析檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)而改正當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足。

一、在當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的不足

1.1當(dāng)前辦公室檔案管理工作的相關(guān)工作人員素質(zhì)不高

就目前來看，在很多單位內(nèi)，檔案管理工作的相關(guān)人員都改變了自身對辦公室檔案管理工作的認(rèn)知，但是，從總體上來看，辦公室檔案的管理仍然沒有實(shí)現(xiàn)它具備的價值，也沒有實(shí)現(xiàn)它應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的價值，追溯其原因，一大部分原因是因?yàn)檗k理檔案管理的工作人員能力較低，素質(zhì)水平不高，而且缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)，尤其是對于檔案的歸類和管理等相對復(fù)雜的工作而言，正是由于工作人員的業(yè)務(wù)能力低下，使得他們在相關(guān)的管理工作上不能恰當(dāng)?shù)赝瓿晒ぷ魅蝿?wù)，而由此也對用戶進(jìn)行資料查詢造成了干擾，也在一定程度上阻礙了辦公室檔案管理工作的整體發(fā)展。

1.2當(dāng)前使用的檔案管理方式和技術(shù)相對落后

對于目前各個單位在現(xiàn)代化信息管理工作逐步開展的過程中，辦公室的檔案管理工作也成為了一項(xiàng)需要進(jìn)行完善的重要問題。對于很多單位而言，在管理檔案的過程中都使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式在一定程度上也存在著很大問題，既工作效率不高，同時也不利于信息的管理。隨著我國日益發(fā)展的經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)，越來越多的檔案管理種類出現(xiàn)在我們的生活中，尤其是電子檔案的出現(xiàn)，更對我們的生活和工作產(chǎn)生了重要影響，因此，伴隨著時代發(fā)展的趨勢，種種出現(xiàn)的問題都對檔案管理者的工作方法提出了更高的要求，所以，相關(guān)檔案管理工作人員也需要革新自己的工作方式，提高檔案管理的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的相關(guān)方法

2.1要提高相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)

對于任何一項(xiàng)工作的進(jìn)行而言，如果想要達(dá)到良好的工作效果，都需要工作人員的努力，任何一位工作人員都發(fā)揮著不可缺少的作用。對于辦公室的檔案管理工作而言，相關(guān)的工作人員也需要提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提高相關(guān)的工作效率。

為了完善辦公室的檔案管理工作，各個單位既需要積極的組織相關(guān)課程，對工作人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，以此來提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力，同時也需要給相關(guān)工作人員普及專業(yè)性知識，在思想認(rèn)知上就幫助工作人員樹立對原始檔案保存管理的正確認(rèn)知，確保工作人員在進(jìn)行檔案分類工作上盡可能的減少工作失誤。除此之外，對于檔案管理的工作人員自身來講，在工作中也要在意識上提高對工作的重視，自覺提高專業(yè)能力和職業(yè)道德水平，以此來提高自身的工作效率，確保自身工作的準(zhǔn)確性和專業(yè)性。

2.2相關(guān)檔案管理工作人員需要合理的使用先進(jìn)的信息技術(shù)

對于檔案管理工作來講，其最為主要的任務(wù)就是為自己的用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，然而，提供給用戶服務(wù)質(zhì)量的好壞也對檔案管理工作的未來發(fā)展產(chǎn)生著直接影響，因此，對于任何一個檔案管理工作的工作人員來講，都需要認(rèn)真負(fù)責(zé)地對待自己的工作，都需要以創(chuàng)新的思想對自己的檔案管理工作進(jìn)行模式創(chuàng)新，以此來提高自身的服務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理工作的良好發(fā)展。

對于相關(guān)的檔案管理工作而言，在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新的過程中也需要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)對自身的服務(wù)空間進(jìn)行有效開發(fā)，以此來提升自身的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，在最大程度上滿足用戶對信息查詢的各種需要。當(dāng)今信息技術(shù)的發(fā)展也促進(jìn)了存儲方式的改變，所以來講，檔案管理工作也需要順應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，在最大程度上利用聲像、光盤等工具，對檔案資源進(jìn)行整理保存，以此來適應(yīng)社會人員的各種需求。

結(jié)束語

辦公室的檔案管理工作在現(xiàn)今時代的發(fā)展過程中，仍然存在著諸多不足，面對日益發(fā)展的社會需要，相關(guān)檔案管理工作的體制也需要逐漸發(fā)生改變。各個單位也需要逐步完善檔案管理工作的機(jī)制，進(jìn)而在最大程度上提高檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]薛瑋璐. 提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 中國地市報人

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