大數(shù)據(jù)背景下如何進一步做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作

王剛

摘 要：文章從醫(yī)院宣傳檔案管理的重要性入手，分析了醫(yī)院宣傳檔案管理步入正軌的決定因素、重要因素和關(guān)鍵因素，指出了大數(shù)據(jù)與宣傳檔案的必然聯(lián)系，醫(yī)院宣傳檔案管理存在的問題與不足，并從做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的對策與建議幾個維度，提出了大數(shù)據(jù)背景下進一步做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的方法與對策。

關(guān)鍵詞：宣傳檔案 大數(shù)據(jù) “大宣傳” 格局

中圖分類號：F016.3;G271? 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2022）04-250-03

檔案從遠古走來，向未來走去。她看似神秘，卻與我們息息相關(guān)。醫(yī)院宣傳檔案作為整個檔案的一個分支，對于醫(yī)院形象的提升，對于醫(yī)院的文化建設(shè)，對于醫(yī)院品牌醫(yī)療技術(shù)的推廣，對于醫(yī)院向心力和凝聚力的提升均具有十分重要的意義。

一、醫(yī)院宣傳檔案管理的重要性

醫(yī)院宣傳檔案，指的是醫(yī)院宣傳部門開展宣傳活動所形成的具有保存價值的檔案資料。宣傳檔案包括各種文字資料、錄音錄像資料、照片資料及各種數(shù)據(jù)資料等。諸如醫(yī)院的《院報》《院刊》等文字資料;醫(yī)院部門和個人的獲獎記載資料;醫(yī)院集體和個人的先進事跡材料;上級領(lǐng)導(dǎo)蒞臨醫(yī)院視察指導(dǎo)工作的動態(tài)記載及講話等資料;院內(nèi)外專家進行講座、授課的記載資料;醫(yī)院主辦的大型學(xué)術(shù)交流會的動態(tài)和大會發(fā)言、報告資料;醫(yī)院承擔的國家級、省級課題研究項目鑒定及主要活動資料;醫(yī)院各種重大或重要會議，如歷屆職代會、黨代會、團代會的記載資料;醫(yī)院重大事件、機構(gòu)改革的資料;職工赴國外考察、訪問、學(xué)習(xí)研究的資料;醫(yī)院各民主黨派組織的重大活動資料;醫(yī)院的歷史變革資料;醫(yī)院院慶、醫(yī)師節(jié)、護士節(jié)、運動會、文藝演出等有意義的文化活動資料;醫(yī)院義診、科普日宣傳等公益活動資料均在醫(yī)院宣傳檔案管理的范疇。

宣傳檔案是記錄醫(yī)院宣傳工作的載體，兼具真實性、文獻性和歷史性等屬性。收集、保護、宣傳和利用宣傳檔案，對于厚重醫(yī)院發(fā)展歷史，對于發(fā)揚與傳承醫(yī)院精神，對于提升醫(yī)院的知名度和影響力，對于強化醫(yī)院的文化建設(shè)和精神文明建設(shè)，對于促進醫(yī)院的和諧發(fā)展、健康發(fā)展和創(chuàng)新發(fā)展均具有十分重要的積極意義。

二、醫(yī)院宣傳檔案管理步入正軌的決定因素、重要因素和關(guān)鍵因素

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重視和支持，是醫(yī)院宣傳檔案管理工作步入正軌的決定因素。只有引起醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，醫(yī)院宣傳檔案管理工作才有可能得到人力、財力、物力的保障;只有納入黨政領(lǐng)導(dǎo)的視野，醫(yī)院宣傳檔案管理工作才有可能納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，才有可能納入醫(yī)院年度工作計劃;只有得到醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)的鼎力支持，醫(yī)院宣傳檔案管理工作才有可能進入醫(yī)院績效考核范疇，才有可能調(diào)動宣傳檔案工作者管好、用好宣傳檔案的積極性與創(chuàng)造性。

宣傳部門負責人的積極作為，是醫(yī)院宣傳檔案管理工作步入正軌、有效開展的重要因素。宣傳部門負責人只有洞察宣傳檔案管理工作的難點與重點，才有可能增強宣傳檔案管理工作的針對性和主動性;宣傳部門負責人只有定期督促檢查宣傳檔案工作，才有可能發(fā)現(xiàn)并解決宣傳檔案工作中存在的重大問題，使宣傳檔案管理工作少走彎路;宣傳部門負責人只有積極落實績效考核制度，才有可能激勵宣傳檔案工作者管理宣傳檔案的責任心和創(chuàng)造力。

宣傳部門檔案工作者愛崗敬業(yè)是宣傳檔案管理工作創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)的關(guān)鍵因素。宣傳檔案管理工作者愛崗敬業(yè)，才有可能盡職、盡責、盡力地收集和整理宣傳檔案;才有可能盡職、盡責、盡力地鑒定和統(tǒng)計宣傳檔案;才有可能盡職、盡責、盡力地編輯宣傳檔案的檢索目錄，進而建立健全宣傳檔案的資源體系;才有可能使宣傳檔案的防火、防潮、防塵、防盜等“生命保障”工作落到實處。

三、大數(shù)據(jù)與宣傳檔案的必然聯(lián)系

（一）大數(shù)據(jù)與宣傳檔案同屬信息家族

宣傳檔案是具有原始記錄作用的固化信息。大數(shù)據(jù)是“無法在一定時間內(nèi)用常規(guī)軟件工具對其內(nèi)容進行抓取、管理和處理的數(shù)據(jù)集合”。大數(shù)據(jù)與宣傳檔案都包含文字、圖像、視頻等多種形式，都是信息的記載，均具有極高的利用價值。宣傳檔案管理上大數(shù)據(jù)后，將可以從憑證與參考存在延伸到社會化利用，意義非凡。

（二）大數(shù)據(jù)與宣傳檔案均具有社會記憶功能

宣傳檔案具有原始記錄性，被各種標準框架所約束，是規(guī)范的、完整的信息集合。宣傳檔案有收集、管理和使用檔案的具體標準規(guī)范，處處體現(xiàn)管理意識。而屬于原生數(shù)字信息的大數(shù)據(jù)，雖然易于形成、易于復(fù)制和易于傳播，但大部分信息雜亂而不規(guī)范，不具備宣傳檔案管理的優(yōu)勢，也無管理意識的存在。宣傳檔案與大數(shù)據(jù)雖然在存在狀態(tài)上完全對立，但具有社會記憶的相同屬性。所不同的只是大數(shù)據(jù)較之于宣傳檔案，記憶功能更強，涵蓋了人們生活的各個方面，稱其為記憶庫毫不夸張。毋庸置疑，大數(shù)據(jù)雖然零散雜亂，但其龐大的信息容量，對于宣傳檔案管理來講，無疑是“豐富營養(yǎng)的慷慨供應(yīng)者”，具有重要價值。

（三）宣傳檔案作為整個檔案體系的一個分支，與大數(shù)據(jù)互相包含

大數(shù)據(jù)包括在線數(shù)據(jù)和離線數(shù)據(jù)，宣傳檔案作為離線數(shù)據(jù)無疑屬于大數(shù)據(jù)的范疇。宣傳檔案中可以公開的部分無疑包含在大數(shù)據(jù)的范圍以內(nèi)。而宣傳檔案作為歷史的記載，無疑也包含有長久保存價值的大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)是一種比石油、黃金還要珍貴的信息資源，醫(yī)院宣傳工作只有掌握足夠多的數(shù)據(jù)，才有可能搶占宣傳工作的制高點，才有可能增強宣傳工作的競爭力，才有可能注入新鮮血液和煥發(fā)蓬勃生機，進而掌握宣傳工作的未來。

四、醫(yī)院宣傳檔案管理存在的問題與不足

（一）宣傳檔案管理被視作純黨務(wù)工作

作為醫(yī)療機構(gòu)，一些醫(yī)院較為重視臨床一線的電子病歷檔案以及行政文件檔案的管理，而對宣傳檔案的管理重視程度不夠，以為宣傳檔案管理屬黨務(wù)工作范疇，務(wù)虛的成分較多，并與醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療質(zhì)量的關(guān)聯(lián)度不大，因此對宣傳檔案管理的標準較低，至使宣傳檔案所形成的材料不夠規(guī)范，直接影響到宣傳檔案管理的質(zhì)量

（二）宣傳檔案缺乏科學(xué)方法的指導(dǎo)和有效的制度控制

一些醫(yī)院的宣傳檔案管理在收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和利用等環(huán)節(jié)缺乏科學(xué)方法的指導(dǎo)和有效的制度控制，至使宣傳檔案管理出現(xiàn)難以界定存檔的范圍、存檔手段原始、檔案借閱隨意、檔案失密現(xiàn)象時有發(fā)生、檔案宣傳停滯等不足或弊端，與嚴格意義上的檔案管理標準相去甚遠。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院宣傳檔案管理亟需引進科學(xué)的檔案方法，亟需建立嚴格的檔案管理制度，以充分發(fā)揮宣傳檔案應(yīng)有的作用。

（三）宣傳檔案工作者的素質(zhì)難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下宣傳檔案的管理需求

目前，醫(yī)院檔案宣傳管理工作者的素質(zhì)堪憂。一是醫(yī)院宣傳檔案管理工作者普遍存在文化程度偏低、知識面較窄、專業(yè)素質(zhì)較弱、理論水平不高、思想觀念陳舊等現(xiàn)象，難以適應(yīng)宣傳檔案工作信息化和現(xiàn)代化的需要。二是有些宣傳檔案管理人員缺乏奉獻意識與敬業(yè)精神，職業(yè)情感淡薄;有些宣傳檔案管理人員管理鑒別檔案隨心所欲，有違職業(yè)道德;有些宣傳檔案管理人員業(yè)務(wù)不精，難以承擔檔案職業(yè)的社會責任。三是有些宣傳檔案人員重業(yè)務(wù)而輕理論，對參加政治理論的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)較為排斥，理論與實踐的脫節(jié)使宣傳檔案工作者的思想政治素質(zhì)裹步不前。

（四）資金和設(shè)備投入不足成為宣傳檔案管理創(chuàng)新創(chuàng)優(yōu)的瓶頸，制約宣傳檔案管理信息化進程

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的資金投入大多流向臨床電子病歷和門診系統(tǒng)，投在宣傳檔案管理的資金和設(shè)備少之又少。大多醫(yī)院宣傳檔案管理仍以人工的方式進行，也未實現(xiàn)宣傳檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。如此情形下，面對龐大的文字、圖片、視頻等數(shù)據(jù)，心有余而力不足，費時費力不說，還在一定程度上制約了宣傳檔案管理和服務(wù)功能的發(fā)揮。

五、做好醫(yī)院宣傳檔案管理工作的對策與建議

大數(shù)據(jù)背景為醫(yī)院宣傳檔案管理工作提供了發(fā)展契機，應(yīng)當做好如下幾方面的工作：

（一）把宣傳檔案管理工作納入醫(yī)院檔案管理范疇時不我待

醫(yī)院宣傳思想工作盡管屬于黨務(wù)工作范疇，但與醫(yī)院形象的樹立、與醫(yī)院知名度的提升息息相關(guān)。作為醫(yī)院宣傳思想工作真實記載的宣傳檔案不僅可以展示醫(yī)院良好的精神風貌和高尚的醫(yī)德醫(yī)風，還可以凝心聚力，促進醫(yī)院文化建設(shè)的不斷攀高;不僅可以見證醫(yī)院發(fā)展的歷史進程，而且對于醫(yī)院精神和醫(yī)學(xué)成果的傳承意義非凡。醫(yī)院管理者應(yīng)當給予宣傳檔案工作以高度重視，并把宣傳檔案工作納入醫(yī)院檔案管理范疇，為宣傳檔案工作配置必要的硬件，同時加大對宣傳檔案工作者的思想政治、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，進而保證醫(yī)院宣傳檔案管理工作水平的不斷提升。

（二）加強宣傳檔案管理信息化建設(shè)勢在必行

隨著信息化時代的到來，醫(yī)院宣傳檔案管理也步人“互聯(lián)網(wǎng)”時代。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的宣傳活動與互聯(lián)網(wǎng)密不可分，醫(yī)院宣傳檔案的信息化建設(shè)和管理勢在必行。醫(yī)院宣傳檔案管理只有跟上信息化建設(shè)的步伐。才能夠有效減少宣傳檔案記錄中的錯誤，避免紙質(zhì)檔案的破損，進而提高宣傳檔案的管理效率。

要本著規(guī)范性、安全性和效益型原則，引進并運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描等檔案處理技術(shù)手段，有序建立結(jié)構(gòu)清晰、檢索方便的宣傳檔案信息庫，循序漸進實現(xiàn)宣傳檔案目錄和宣傳檔案全文信息的數(shù)字化。

要建設(shè)醫(yī)院自己的宣傳檔案網(wǎng)站，架起醫(yī)院宣傳檔案與社會緊密聯(lián)系的橋梁。要以主頁方式提供宣傳檔案服務(wù)，進行宣傳檔案交流，開展宣傳檔案宣傳，實現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案的工作信息、機構(gòu)信息、資源信息、利用服務(wù)信息的社會所共享。

要把建設(shè)數(shù)字宣傳檔案館建設(shè)提上醫(yī)院信息化建設(shè)的重要議事議程，盡快實現(xiàn)存儲檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，以促進醫(yī)院宣傳檔案管理的機制創(chuàng)新和服務(wù)升級。

（三）完善宣傳檔案管理制度和標準重在規(guī)范

建立嚴格的管理制度，才能夠約束宣傳檔案管理工作者的行為，使宣傳檔案管理工作按部就班;出臺相應(yīng)的工作標準，才能夠使宣傳檔案管理消除隨意現(xiàn)象，規(guī)范進行。要結(jié)合醫(yī)院自身的行業(yè)特色和工作性質(zhì)，完善宣傳檔案管理的相關(guān)制度，制定統(tǒng)一的醫(yī)院宣傳檔案收集、分類、整理、歸檔和服務(wù)標準;要建立健全宣傳檔案管理工作者的全面培訓(xùn)制度，教育和鞭策宣傳檔案管理工作者嚴格按標準收集數(shù)據(jù)，嚴格按標準整理數(shù)據(jù)，嚴格按標準歸檔數(shù)據(jù)信息，嚴格按標準開展檔案服務(wù)，盡快實現(xiàn)醫(yī)院宣傳檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

（四）宣傳檔案管理工作上臺階有賴于宣傳檔案管理工作者綜合素質(zhì)的提高

第一，要提高宣傳檔案工作者的政治素質(zhì)。要通過經(jīng)常性的思想政治教育和理論培訓(xùn)，提高宣傳檔案管理工作者的政治理論水平，提升宣傳檔案管理工作者的職業(yè)道德素質(zhì)，使檔案管理工作者在宣傳檔案管理中保持堅定的政治立場、正確的政治方向和高度的組織紀律性。

第二，要培育宣傳檔案管理工作者的愛崗敬業(yè)素質(zhì)。要通過典型引路、褒獎先進等方式，提升宣傳檔案管理工作者愛崗敬業(yè)的意識，提高宣傳檔案管理工作者求真務(wù)實、一絲不茍、默默奉獻的思想品質(zhì)，使宣傳檔案管理工作者時刻保持強烈的事業(yè)心和工作使命感，在平凡的工作中做出不平凡的業(yè)績。

第三，要提高宣傳檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、崗位比武等有效手段，把有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策灌輸?shù)矫恳晃恍麄鳈n案工作者的腦海，使宣傳檔案管理工作者依法依規(guī)進行宣傳檔案管理和服務(wù);要鞭策宣傳檔案管理工作者熟悉上級檔案行政管理部門的各科業(yè)務(wù)規(guī)定，通曉檔案各學(xué)科的基礎(chǔ)理論和知識，掌握必要的計算機知識和網(wǎng)絡(luò)知識，使宣傳檔案管理工作者適應(yīng)宣傳檔案管理數(shù)據(jù)化、信息化和科學(xué)化的要求。

第四，要挖掘宣傳檔案工作者的服務(wù)潛力。要教育和引導(dǎo)宣傳檔案管理工作者圍繞醫(yī)院黨政的中心工作開展宣傳檔案管理工作，使宣傳檔案管理工作變被動為主動，變消極為積極。要充分挖掘宣傳檔案工作者的潛力，強化宣傳檔案管理工作者將雜亂無章的各種材料數(shù)據(jù)組成系統(tǒng)信息資料的能力，擴大宣傳檔案的影響力，使宣傳檔案既為歷史服務(wù)，又為現(xiàn)實服務(wù)，既為當前服務(wù)，又為長遠服務(wù)。

第五，要提高宣傳檔案管理工作者的保密素質(zhì)。要教育宣傳檔案管理工作者嚴格遵守《檔案法》《保密法》等國家法規(guī)，依法依規(guī)開展宣傳檔案管理。要督促宣傳檔案管理工作者嚴格執(zhí)行檔案保密規(guī)定和宣傳檔案借閱規(guī)定，堵住宣傳檔案信息泄露的洞口。要嚴格要求宣傳檔案管理工作者養(yǎng)成面對密級宣傳檔案守口如瓶的工作作風，要提高宣傳檔案管理工作者區(qū)分鑒別可以為社會共享宣傳信息與保密不可以對外泄露宣傳信息的能力，確實保證宣傳檔案的安全。

（五）構(gòu)建宣傳檔案“大宣傳”格局

宣傳檔案管理工作作為檔案系統(tǒng)的一個分支，具有傳播信息、普及知識、服務(wù)發(fā)展、輿論先導(dǎo)、引領(lǐng)公眾等重要功能。大數(shù)據(jù)背景下，擴大宣傳檔案影響，構(gòu)建宣傳檔案“大宣傳”格局至關(guān)重要。要努力尋找宣傳檔案宣傳的著力點、找準宣傳檔案宣傳的切入點，摸索醫(yī)院宣傳檔案和檔案宣傳的結(jié)合點。要凸顯宣傳檔案宣傳的檔案特色，探索宣傳檔案宣傳的規(guī)律與特點，挖掘宣傳檔案宣傳精品，有效服務(wù)醫(yī)院與社會。要通過真實、準確、全面、客觀地宣傳檔案宣傳，保持醫(yī)院宣傳檔案宣傳的前瞻性，強化宣傳檔案宣傳的針對性，不斷提升宣傳檔案宣傳的實效性、知識性以及服務(wù)水平。要認真研究新興傳播媒介的特點，發(fā)揮好新興媒介在宣傳檔案宣傳中的積極作用。

綜上所述，醫(yī)院宣傳檔案管理具有記載醫(yī)院歷史、展示醫(yī)院形象、擴大醫(yī)學(xué)交流、樹立文化品牌、服務(wù)醫(yī)院發(fā)展等功能。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院宣傳檔案管理存在定位不準、資金和設(shè)備投入不足、宣傳檔案管理工作者素質(zhì)有待提高等，跟不上數(shù)據(jù)化、信息化、科學(xué)化步伐的一些不足與弊端，應(yīng)當引起醫(yī)院高層的足夠重視，也期待著宣傳檔案工作者的奉獻與作為。

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（作者單位：山西省兒童醫(yī)院 山西太原 030013）

（責編：若佳）