基于RPA技術(shù)的企業(yè)集團管理會計應(yīng)用探索

文 · 哈爾濱工業(yè)大學（深圳）經(jīng)濟管理學院 李晶晶 黃靜 徐銘 鄔瑜駿

一、引言

RPA（機器人流程自動化，Robotic Process Automation），是在自動化技術(shù)的基礎(chǔ)上建立的，以機器人作為虛擬勞動力，依據(jù)預(yù)先設(shè)定的程序與現(xiàn)有用戶系統(tǒng)進行交互并完成預(yù)期任務(wù)的技術(shù)，通過基于規(guī)則的任務(wù)實現(xiàn)手工作業(yè)的自動化，減少人為重復(fù)、煩瑣、大批量的工作任務(wù)。將RPA納入管理會計工具體系，能夠有效解決集團管理會計工作中的痛點和堵點問題。

RPA 自身具備非侵入性、非間斷性和非單一性三個典型特征。非侵入性是指RPA 以獨立用戶為界面，不改變企業(yè)原有信息系統(tǒng)和內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)，無須系統(tǒng)對接或改造。非間斷性是指RPA可以全天候?qū)崟r化處理，保證高效率和高準確度，且不影響其他正常工作。非單一性是指RPA能跨平臺、跨系統(tǒng)完成任務(wù)，應(yīng)用范圍廣泛，實現(xiàn)對不同業(yè)務(wù)流程節(jié)點的數(shù)字化管理。RPA技術(shù)的應(yīng)用場景一般只需要符合兩大要點：大量重復(fù)、規(guī)則明確，即適用于規(guī)則既定的交易活動，利用特定的軟件算法，通過模擬用戶的操作與多類型應(yīng)用程序交互，自動完成各類管理任務(wù)，在用戶界面（即UI層）執(zhí)行事務(wù)流程。

RPA 技術(shù)因其具備的特征優(yōu)勢且能做到敏捷交付與開發(fā)，交付周期短，因此可落地性強，應(yīng)用場景廣泛（程平，2021；劉子聞，2020）。RPA常見的使用場景包括財務(wù)流程中的員工費用報銷、采購付款、訂單收款、固定資產(chǎn)核算、存貨成本核算、總賬和報表制造、資金結(jié)算等（陳虎 等，2019）。另外，RPA技術(shù)在審計、人力資源、稅收征管領(lǐng)域（國家稅務(wù)總局深圳市龍華區(qū)稅務(wù)局課題組，2021）也有較成熟的成果落地。德勤會計師事務(wù)所開發(fā)的RPA財務(wù)機器人“小勤人”能夠?qū)⒚繌埌l(fā)票開票時間從人工開具的15分鐘縮短到3分鐘左右，效率提高近5倍；僅10小時就可完成上萬張發(fā)票的自動電子歸檔，無須人工干預(yù)（王遠，2020）。華為也攜手軟通動力開發(fā)了“AI+RPA+低代碼小程序”云智能流程機器人，2020年在273個業(yè)務(wù)場景中處理200萬+單據(jù)，處理效率提升6.5倍，年節(jié)約成本近880萬元（陳赫，2021）。

本文以企業(yè)集團為研究對象，探討RPA機器人流程自動化技術(shù)在集團管理會計中的應(yīng)用，著重關(guān)注RPA如何提升集團管理會計效率和優(yōu)化管理會計效果，凝練出RPA在企業(yè)集團中提高管理會計效率的實現(xiàn)路徑。管理會計工具的生命力在于靈活性、主動性、適應(yīng)性，企業(yè)要根據(jù)自身特征、發(fā)展階段、經(jīng)濟市場環(huán)境調(diào)整協(xié)調(diào)管理會計工具（廖家生，2020）。在企業(yè)集團管理會計相關(guān)的日常工作中，為了達到集團內(nèi)部跨公司、跨層級、跨部門，甚至跨地區(qū)、跨國境分支機構(gòu)的信息匯總與分析、精細化管理、財務(wù)風險防控、業(yè)財融合等目標，往往需要進行鏈條很長的、繁多的、重復(fù)性高的事務(wù)性和流程性工作。不同于組織結(jié)構(gòu)簡單的企業(yè)，集團企業(yè)規(guī)模龐大、業(yè)態(tài)多元化、管理層級復(fù)雜、業(yè)務(wù)量大，花費在上述工作上的時間成本和人力成本極高，而獲得信息的準確性和運營效率則更低。以RPA 技術(shù)為代表的超級自動化技術(shù)，能夠有效解決上述問題。第一，RPA技術(shù)能夠在不侵入子公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)、信息系統(tǒng)的前提下實現(xiàn)“外掛”，并能夠從不同子公司的異質(zhì)化信息系統(tǒng)中自動地、不間斷地提出“標準化”信息，有效縮短集團層級間信息搜集鏈條，降低信息處理成本。第二，RPA技術(shù)可以將一個龐大的集團在時間和空間維度“縮小”為一個毛細血管清晰可見的組織，實現(xiàn)高頻度、細顆粒的精細化管理。第三，RPA技術(shù)能夠降低主觀錯誤概率，提高集團風險管控能力。

下文的結(jié)構(gòu)安排如下，第二部分將提出RPA在企業(yè)集團管理會計中的應(yīng)用機制。第三部分將結(jié)合某省級投資控股集團的實例，凝煉RPA在企業(yè)集團中提高管理會計效率的實現(xiàn)路徑。第四部分將給出本文的結(jié)論與啟示。

二、RPA在企業(yè)集團管理會計中的應(yīng)用機制

（一）RPA技術(shù)縮短集團層級間信息搜集鏈條，降低信息處理成本

集團企業(yè)規(guī)模龐大、業(yè)態(tài)多元化、管理層級復(fù)雜、業(yè)務(wù)量大，集團的信息搜集鏈條相較單一企業(yè)更長,且信息歸集速度和質(zhì)量相較單一企業(yè)更慢和更低。與之對應(yīng)，作為一種可定義有規(guī)則的自動化軟件工具，RPA技術(shù)整合了大數(shù)據(jù)、圖像識別、語音識別、軟件模擬技術(shù)，能夠?qū)⒃紗螕?jù)影像資料自動采集、識別、分類，記錄模擬用戶操作來對財務(wù)、業(yè)務(wù)流程進行高效、自動化處理。這也就意味著利用RPA機器人可以代替人工開展財務(wù)、業(yè)務(wù)流程中重復(fù)性高、標準明確、附加值低的大批量工作，并介于既定規(guī)則讓RPA機器人自動搜集管理會計決策所需要的各類信息，提高集團從不同子公司、業(yè)務(wù)部門、跨地區(qū)分支機構(gòu)獲得信息的速度和質(zhì)量，降低信息處理成本。

（二）RPA技術(shù)提高集團管控頻度并細化管控顆粒度，推動集團實現(xiàn)精細化管理

由于集團系統(tǒng)內(nèi)各企業(yè)業(yè)態(tài)多元化，財務(wù)信息化建設(shè)步調(diào)不一致，存在大量分散的業(yè)務(wù)場景，同時由于參與人員眾多、流程的標準化程度不高，集團對于不同層級的子公司難以統(tǒng)一管理，往往難以實現(xiàn)精細化管理,RPA技術(shù)優(yōu)勢可解決這一痛點。RPA自動化流程可以深嵌到各個子公司顆粒度很小的細節(jié)化流程，有助于提升流程各環(huán)節(jié)的合理性，細化流程管理的顆粒度。另一方面，RPA自動化流程的“非間斷性”特性更能實現(xiàn)集團對于子公司的高頻管控，提高集團流程管理的頻度。RPA技術(shù)可以將一個龐大的集團，在時間和空間維度“縮小”為一個毛細血管清晰可見的組織，實現(xiàn)高頻度、小顆粒的精細化管理。

（三）RPA技術(shù)能夠減少人為違規(guī)，提高集團風險管控能力

管理會計在企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)中起著防范風險的作用（Simons，1987）。企業(yè)集團在不斷擴張過程中，會出現(xiàn)企業(yè)管控難度加大、財務(wù)和經(jīng)營風險增加、財務(wù)決策效率低下等問題（何瑛 等，2013）。進一步，企業(yè)集團特有的類金融的內(nèi)部資本管理活動操作風險遠大于單一企業(yè)主體，易導(dǎo)致資金安全的內(nèi)控失效，從而使集團陷入財務(wù)困境（吳戰(zhàn)篪 等，2013）。由于企業(yè)集團普遍進行一體化和多元化發(fā)展，加上其金字塔型股權(quán)結(jié)構(gòu)，集團各子公司間的風險具有極強的傳染性，風險會通過集團內(nèi)部關(guān)聯(lián)交易、擔保、債務(wù)不斷蔓延（納鵬杰 等，2017）。RPA的技術(shù)原理決定了它能夠根據(jù)明確的規(guī)則進行無差別化的業(yè)務(wù)處理，能夠消除人員帶來的主觀、不穩(wěn)定因素的影響，降低人為錯誤風險，提高會計信息準確率。另外，RPA作業(yè)的每一個操作均有日志記錄，通過添加預(yù)警系統(tǒng)，可以及時反饋、解決財務(wù)處理過程中的問題。RPA消除了代價高昂的人工錯誤，通過機器人處理數(shù)據(jù)和分析，降低數(shù)據(jù)泄露可能性，減少過時信息和錯誤分析風險。綜上，RPA技術(shù)能夠有效防范內(nèi)部財務(wù)人員違規(guī)風險，提高集團會計信息系統(tǒng)可靠性，防范化解集團財務(wù)風險，提高集團風險管控能力。

三、基于RPA技術(shù)與集團管理會計的融合實踐:以A投資集團為例

（一）A集團財務(wù)信息化現(xiàn)狀

A集團為一家省政府投融資主體、省屬功能類重點骨干企業(yè)。截至2021年9月底，集團總資產(chǎn)2413億元，凈資產(chǎn)890億元，參控股上市公司69家，作為第一大股東管理資產(chǎn)超萬億元。A集團順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，近年來逐步完成財務(wù)共享中心、智慧財務(wù)系統(tǒng)等的建設(shè)與對接，公司全級次的智慧財務(wù)報告與財務(wù)風險報告體系也成為省管企業(yè)財務(wù)管控能力的新標桿。財務(wù)共享中心在集團財務(wù)管控中發(fā)揮重要作用。該集團財務(wù)共享中心已穩(wěn)定運行3年，平臺累計單據(jù)量90萬單，大大降低了財務(wù)人員工作量，在一定程度上解決了信息不對稱問題，便于集團及時、全面、準確掌握下屬企業(yè)財務(wù)狀況，夯實了財務(wù)管理基礎(chǔ)，提升了集團整體管控能力。

隨著A集團財務(wù)共享系統(tǒng)應(yīng)用單位數(shù)量的不斷增加，共享中心作業(yè)處理的不斷標準化、規(guī)范化，為進一步提升集團財務(wù)共享中心作業(yè)質(zhì)量和運營效率，A集團財務(wù)共享中心引入RPA技術(shù)，重點處理重復(fù)性強、標準化高、交易量大的業(yè)務(wù)，助力財務(wù)共享中心的數(shù)字化、智能化運營。

（二）RPA在A集團財務(wù)共享中心的應(yīng)用詳情

理論上來說，任何可以在電腦上運行的、基于規(guī)則的，并且不需要人為干預(yù)的流程，都可以使用RPA技術(shù)來實現(xiàn)流程的自動化。A集團項目團隊通過業(yè)務(wù)痛點挖掘流程自動化需求，并對自動化流程實施需求做優(yōu)先級排序。最終決定對銀行流水對賬、資金日報表、自動制單、自動審單、月結(jié)機器人、自動運維此六個應(yīng)用場景進行RPA建設(shè)，具體應(yīng)用詳情可歸為以下幾類。

1.RPA技術(shù)提高A集團財務(wù)共享中心的信息處理效率：以共享中心銀企對賬流程為例

集團的龐大帶來了較多的重復(fù)性高、煩瑣程度高的往來業(yè)務(wù)，集團本身需要大量人力來處理往來業(yè)務(wù)，并且由于子公司眾多，不同子公司的業(yè)務(wù)處理、操作等也有所不同，集團在成本控制和精細化管理方面都面臨較大難度。以A投資集團財務(wù)共享中心銀企對賬板塊為例，在原有的財務(wù)共享中心處理流程中，銀企對賬涉及15家銀行的2000多個銀行賬戶，由對賬人員手工登錄資金管理平臺與各銀行網(wǎng)銀，下載各賬戶銀行流水賬單，然后人為進行核對校驗與差異識別，完成對賬工作。由于涉及的銀行數(shù)量多、每個應(yīng)用場景的會計電算化系統(tǒng)不統(tǒng)一等，銀企對賬流程中的工作量非常大，工作煩瑣度非常高，產(chǎn)生大量工時，人工成本較高。

集團財務(wù)共享中心引入RPA解決了這一難題。RPA的優(yōu)化從兩個方面得到體現(xiàn)：一是統(tǒng)一集團內(nèi)各公司的數(shù)據(jù)輸入平臺，將各企業(yè)原有的“逐一使用15家銀行的U盾進行網(wǎng)銀查詢”這一步驟進行優(yōu)化。RPA通過直連平臺CBS（涵蓋13家銀行）和非直連銀行（2家銀行）獲取數(shù)據(jù)，機器人在腳本語言的指導(dǎo)下進行批量化的數(shù)據(jù)下載，統(tǒng)一獲取集團內(nèi)各公司各個會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，大大減少了人工利用U盾從銀行獲取往來數(shù)據(jù)的成本。二是統(tǒng)一集團內(nèi)各公司對此類重復(fù)性高、煩瑣程度高的往來業(yè)務(wù)的處理邏輯與步驟，A集團的財務(wù)共享中心已經(jīng)良好運行了三年，RPA可以從中批量下載到唯一的、準確的對賬數(shù)據(jù)，然后由機器人在用戶界面（UI）及腳本語言的指導(dǎo)下自行完成對賬過程。

采用計算機在腳本語言的指導(dǎo)下進行批量化的數(shù)據(jù)下載和計算，有效避免了重復(fù)操作帶來的效率流失，縮短了流程處理時長，保證了數(shù)據(jù)處理結(jié)果質(zhì)量。因此，RPA可以降低人力成本與時間成本，提升了整體集團財務(wù)共享中心的運行效率。

2.RPA幫助A集團實現(xiàn)精細化管理：以財務(wù)共享中心資金日報表自動化流程為例

集團公司很難實現(xiàn)時間或空間維度的精細化管理。以時間維度為例，集團的資金體量龐大、交易頻繁且口徑不同，很難生成以“日”為單位的集團資金報表，多以“月”甚至季度為單位進行統(tǒng)計。以A集團財務(wù)共享中心為例，該集團的資金日報的流程涉及工商銀行、農(nóng)業(yè)銀行等15家銀行的2000多個銀行賬戶，業(yè)務(wù)人員需每天手動登錄資金管理平臺和各個銀行的網(wǎng)銀，查看銀行余額并篩選大額資金變動情況，編制資金日報表。資金日報的流程涉及多銀行和多U盾管理，實施部署成本極高；并且每個板塊的資金日報模板和篩選規(guī)則不一致，因此需要涉及大量的開發(fā)實施。

A集團財務(wù)共享中心引入RPA優(yōu)化了資金日報表流程，真正實現(xiàn)了集團層面的精細化管控。RPA的優(yōu)化方案在于：一是復(fù)用自動化流程模塊。編制資金日報表的流程實際上與對賬有較多相似之處，因此，在設(shè)計資金日報的RPA系統(tǒng)時，將資金日報流程拆分為高復(fù)用性流程模塊與其他特有模塊，盡可能避免重復(fù)性的開發(fā)工作。二是統(tǒng)一輸出數(shù)據(jù)模板。原有的每個集團下屬板塊的輸出模板都不統(tǒng)一，通過綜合考慮各個板塊的輸出模板，通過計算機對數(shù)據(jù)的維度、顆粒度等進行分析，然后利用參數(shù)配置的方式實現(xiàn)模板對同一緯度不同數(shù)據(jù)的篩選，通過高可配置化來實現(xiàn)各個板塊的需求。以實現(xiàn)以“日”為單位的資金管控為例，RPA可以使得集團進行“高頻度”“細顆粒”的精細化管理，讓不同子公司、業(yè)務(wù)、財務(wù)等流程中的風險（比如資金風險）盡早暴露、明確歸責，提升管理效率。

3.RPA技術(shù)降低人工違規(guī)概率，提高集團風險管控能力：以審單流程和優(yōu)化集團系統(tǒng)運維流程為例

A集團為當?shù)厥俅硇云髽I(yè)，對于合規(guī)性要求高，因此強化企業(yè)合規(guī)與風險管理非常重要，識別預(yù)測潛在的管理風險和遵循不斷升級的合規(guī)要求是保證該省屬集團平穩(wěn)運行的關(guān)鍵。采用RPA后集團可以盡可能統(tǒng)一、規(guī)范各子公司的業(yè)務(wù)處理流程，有助于集團對各子公司進行管控，幫助集團聚焦合規(guī)，提升總部管控能力。

以自動審單流程為例，集團相關(guān)報告顯示，該集團財務(wù)共享中心2018年12月開始投入使用至今，已穩(wěn)定運行三年，主要為集團內(nèi)各業(yè)態(tài)、各成員單位提供會計服務(wù)，上線單位280家，累計單據(jù)量90萬單，每月入池單據(jù)將近2萬單。在原有的審單模式下，相關(guān)審核人員需對單據(jù)按照各集團下屬單位的單據(jù)審核標準進行人工審核，審核過程受主觀判斷、審核人員精力等的影響，審核過程中存在標準不統(tǒng)一、月末業(yè)務(wù)高峰期審核易出錯等問題。

為了優(yōu)化原有的審單流程，RPA對人類判斷進行模擬，采用數(shù)據(jù)抓取原有的財務(wù)共享系統(tǒng)中的人工審核標準與審核結(jié)果，通過OCR（Optical Character Recognition，光學字符識別）識別審核需要的數(shù)據(jù)，并與申請方填制的單據(jù)上的數(shù)據(jù)進行對比，把原財務(wù)共享系統(tǒng)中審單流程中的審核結(jié)果和采用RPA技術(shù)識別的審核結(jié)果統(tǒng)一匯總到審核頁面并標記審核風險點形成審核報告，協(xié)助審核人員快速審核單據(jù)。RPA系統(tǒng)的應(yīng)用統(tǒng)一，規(guī)范了共享審核標準，由機器人根據(jù)腳本語言進行自動化處理，減少了審核過程中的人為錯誤或失誤，確保了審核的準確性與合規(guī)性。

隨著財務(wù)共享中心、智慧財務(wù)系統(tǒng)等的發(fā)展與改革，集團內(nèi)部業(yè)務(wù)處理流程逐漸實現(xiàn)數(shù)字化，集團面臨的風險結(jié)構(gòu)也隨之改變，IT基礎(chǔ)設(shè)施成為更大的風險來源。集團報告顯示，A集團財務(wù)共享中心每月需處理用戶權(quán)限變更、客商信息維護、基礎(chǔ)信息審核等重復(fù)性高、煩瑣程度高的申請單近5000條，在原有模式下人工處理耗時長，且存在失誤或者遺漏事項的風險。為優(yōu)化集團系統(tǒng)運維流程，A集團財務(wù)共享中心根據(jù)中心的各類單據(jù)分類進行綜合，確定每類業(yè)務(wù)有一套統(tǒng)一的申請單，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一性，通過腳本語言指導(dǎo)RPA機器人輪詢，達到快速、高效、高質(zhì)量處理財務(wù)共享平臺系統(tǒng)運維工作單。此外，采用RPA系統(tǒng)后，RPA機器人自動登錄，并完成相應(yīng)的處理操作，相較于原有的處理流程，新的處理流程避免了人工處理發(fā)生錯誤或者失誤的安全風險，確保了處理的準確性與及時性，為集團內(nèi)各業(yè)務(wù)的高效、高質(zhì)量完成提供了技術(shù)等保障。RPA業(yè)務(wù)中臺覆蓋了調(diào)度中心與自動化流程中間的灰色地帶，為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲和利用，以及業(yè)務(wù)人員的權(quán)限控制形成了完美的解決方案。

四、結(jié)論與啟示

目前，國內(nèi)外越來越多的企業(yè)對RPA技術(shù)有更加清晰的了解，逐漸認識到RPA在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的作用和優(yōu)勢。結(jié)合本文的機制分析與案例實踐，可以得出下面三個結(jié)論。①RPA技術(shù)能夠縮短集團層級間信息搜集鏈條，降低信息處理成本；②RPA技術(shù)可以將一個龐大的集團在時間和空間維度“縮小”為一個毛細血管清晰可見的組織，實現(xiàn)高頻度、細顆粒的精細化管理；③RPA技術(shù)能夠降低主觀錯誤概率，提高集團風險管控能力。綜上，RPA技術(shù)在控股集團層面的應(yīng)用前景遠大，能夠進一步提高集團內(nèi)部管理效率，賦能集團高質(zhì)量發(fā)展。

通過集團財務(wù)共享中心RPA項目落地，可提升集團各板塊業(yè)務(wù)部門對RPA技術(shù)的認知水平，聚焦RPA在管理會計領(lǐng)域的前景，可以進一步探索RPA技術(shù)與各板塊業(yè)務(wù)中臺的有機融合，整合業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流、設(shè)備流、能力流，綜合運用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、AI（人工智能）等新技術(shù)，深入挖掘數(shù)據(jù)價值，打通集團統(tǒng)建系統(tǒng)的信息孤島，實現(xiàn)全系統(tǒng)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，為集團成立RPA卓越中心（COE）打好良好基礎(chǔ)，提升共享平臺規(guī)模化、集約化效益，使其成為集團數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展的有效工具。