文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案的分析與對(duì)比

袁文婭，鄭艷燕

(內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院 電力技術(shù)情報(bào)所，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020)

內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“電科院”)電力技術(shù)情報(bào)所綜合檔案室面積116 m2，庫(kù)藏文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等16萬(wàn)余(卷)件。文獻(xiàn)資料直觀地記錄了1958年到現(xiàn)今的管理、發(fā)展、生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備、安全、財(cái)務(wù)、人資、監(jiān)察、審計(jì)、組織、干部、工會(huì)、團(tuán)青等工作的日常軌跡，體現(xiàn)了電科院改革與發(fā)展的歷史軌跡，顯現(xiàn)了內(nèi)蒙古自治區(qū)電力工業(yè)科學(xué)發(fā)展的歷史脈搏，展示了歷史文獻(xiàn)檔案資料的參考價(jià)值，是電科院為電力技術(shù)監(jiān)督和技術(shù)服務(wù)提供服務(wù)的有力保障。

1 各類(lèi)檔案的標(biāo)準(zhǔn)定義及特性

1.1 文書(shū)檔案

1.1.1 應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。DA/T 22-2015歸檔文件整理規(guī)則；《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則》(0-5大類(lèi))。

1.1.2 定義和特性。①文書(shū)檔案:反映行政管理、黨務(wù)等活動(dòng)的檔案。②特性：企業(yè)在管理過(guò)程中產(chǎn)生，反應(yīng)本單位工作活動(dòng)的全貌，具有普遍性。

1.1.3 文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)章。①檔號(hào)章：涵蓋檔案館(室)全部檔案，檔號(hào)章大于歸檔章。②文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)章式樣見(jiàn)圖1，加蓋于歸檔文件首頁(yè)上端居中空白位置。

圖1 文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)章

1.1.4 提供利用。本單位員工填寫(xiě)《檔案借閱登記表》均可借閱與利用，資質(zhì)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字；外單位人員查閱與利用檔案需持單位介紹信，寫(xiě)明提供利用的內(nèi)容和目的，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字，不得帶離檔案室。

1.2 科技檔案

1.2.1 應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。GB/T 11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求；《電力試驗(yàn)研究所企業(yè)檔案分類(lèi)表》(6—9大類(lèi))。

1.2.2 定義和特性。①科技檔案：反映科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)、基建、建設(shè)等活動(dòng)的檔案。②特性：保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗洠z測(cè)、調(diào)試、技術(shù)措施；檢測(cè)、調(diào)試、技術(shù)報(bào)告，其中各專(zhuān)業(yè)技術(shù)報(bào)告是職稱(chēng)評(píng)審的主要參評(píng)依據(jù)，重點(diǎn)是專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。

1.2.3 科技檔案的檔號(hào)章。①歸檔章：機(jī)關(guān)單位檔案室，歸檔時(shí)蓋在歸檔文件居中或右上角的檔號(hào)章。②科技檔案的檔號(hào)章式樣見(jiàn)圖2，加蓋于技術(shù)報(bào)告首頁(yè)上端居中或右上角空白位置。

圖2 科技檔案檔號(hào)章

1.2.4 提供利用。本單位員工填寫(xiě)《檔案借閱登記表》均可借閱與利用，專(zhuān)業(yè)技術(shù)報(bào)告職稱(chēng)評(píng)審是撰寫(xiě)人；科研成果檔案征得課題負(fù)責(zé)人同意后利用；產(chǎn)權(quán)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字，審批填寫(xiě)《檔案利用審批表》。

1.3 會(huì)計(jì)檔案

1.3.1 應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。DA/T 39-2008會(huì)計(jì)檔案案卷格式；《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則》(0—5大類(lèi))。

1.3.2 定義和特性。① 會(huì)計(jì)檔案：是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。②特性：范圍構(gòu)成廣泛，獨(dú)立會(huì)計(jì)核算單位、社會(huì)各領(lǐng)域均普遍產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案，紙質(zhì)檔案實(shí)體數(shù)量較大。檔案內(nèi)容類(lèi)別穩(wěn)定及形成共性，易于整理分類(lèi)，管理制度規(guī)范統(tǒng)一。外在形式多樣，會(huì)計(jì)賬簿有訂本賬、活頁(yè)賬、卡片賬；會(huì)計(jì)憑證外形大小不同，長(zhǎng)短不齊。

1.3.3 會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)章。會(huì)計(jì)檔案的檔號(hào)章式樣與文書(shū)檔案檔號(hào)章和蓋章位置相同，參見(jiàn)圖1文書(shū)檔案檔號(hào)章式樣。文書(shū)檔案包括0—5大類(lèi)，會(huì)計(jì)檔案是文書(shū)檔案其中的4大類(lèi)——財(cái)務(wù)審計(jì)。

1.3.4 提供利用。會(huì)計(jì)檔案只限財(cái)務(wù)人員借閱利用，檔案不得借出查閱室，因工作需要需經(jīng)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)批準(zhǔn)，非本單位工作人員調(diào)閱需由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2 文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案的相同點(diǎn)和不同點(diǎn)

文書(shū)檔案反映行政管理，把握政策引導(dǎo)；科技檔案反映科學(xué)技術(shù)，體現(xiàn)生產(chǎn)創(chuàng)新；會(huì)計(jì)檔案反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，展示勞動(dòng)價(jià)值；檔案之間既緊密聯(lián)系又有所不同。文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案攜手共同展示檔案庫(kù)藏資源的歷史及精華。

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；科技生產(chǎn)的不斷創(chuàng)新，需要扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)支撐，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特質(zhì)尤為凸顯；會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)的性質(zhì)決定會(huì)計(jì)檔案形式的多樣化，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，維護(hù)國(guó)家財(cái)政、財(cái)務(wù)制度，專(zhuān)業(yè)性門(mén)檻比較高。

2.1 相同點(diǎn)

檔案交接，相關(guān)部門(mén)的兼職檔案管理人員，檢查本部門(mén)歸檔文件材料的齊全、完整，電子、紙質(zhì)版文件一并向檔案室移交，同時(shí)填寫(xiě)《檔案歸檔文件目錄》《檔案移交目錄清單》一式兩份，交接雙方簽字、蓋章；歸還檔案，必須核實(shí)、注銷(xiāo)，借閱人員填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》。

文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案整理歸檔的程序、份數(shù)相似；案卷文件目錄、卷內(nèi)文件目錄、歸檔文件目錄、檔案借閱登記表基本相似；卷內(nèi)備考表、案卷封面、案卷脊背填寫(xiě)方式大致相似。

2.2 不同點(diǎn)

保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)，依據(jù)文書(shū)檔案(10年、30年、永久)、科技檔案(長(zhǎng)期、永久)、會(huì)計(jì)檔案(10年、30年、永久)，劃分的特性和專(zhuān)業(yè)設(shè)置略有不同；文書(shū)檔案以件為單位、科技檔案以卷為單位、會(huì)計(jì)檔案以件和卷為單位統(tǒng)計(jì)保管。

3 文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案突發(fā)應(yīng)急事件處理

應(yīng)急處置工作的準(zhǔn)備，根據(jù)DA/T 42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》,檔案庫(kù)房配置必要的安全防護(hù)設(shè)施，安裝監(jiān)控、自動(dòng)報(bào)警裝置，配置滅火、消毒、除蟲(chóng)等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和器材。每個(gè)季度由檔案管理員對(duì)檔案庫(kù)房的安全情況進(jìn)行常規(guī)檢查，由安全質(zhì)量處進(jìn)行抽查并對(duì)不符合要求的消防器材進(jìn)行更換。

應(yīng)急搶救的重點(diǎn)，檔案庫(kù)房為特級(jí)應(yīng)急處置的區(qū)域，其他檔案管理場(chǎng)所為一級(jí)應(yīng)急處置的區(qū)域，按檔案的重要程度進(jìn)行應(yīng)急搶救。工程檔案包括土地證、立項(xiàng)批復(fù)文件、工程專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收證書(shū)、合同、協(xié)議及竣工圖紙； 財(cái)務(wù)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、明細(xì)賬、總賬、月報(bào)；科技檔案、基建檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案均在應(yīng)急搶救的重點(diǎn)范圍。

應(yīng)急處置的措施：及時(shí)報(bào)警，對(duì)突發(fā)事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動(dòng)相關(guān)應(yīng)急處置預(yù)案。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案是庫(kù)藏文獻(xiàn)具有憑證作用的主要信息資源，為電力技術(shù)監(jiān)督、技術(shù)服務(wù)提供利用和法律參考的有效依據(jù)。

筆者從事檔案工作30多年，面對(duì)文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案逐年遞增的庫(kù)藏資源有好多想表達(dá)的話(huà)語(yǔ)。庫(kù)藏文獻(xiàn)是文化底蘊(yùn)的積累和延續(xù)，放眼未來(lái)，電科院人不忘初心，牢記使命，面對(duì)新時(shí)代發(fā)展的歷史機(jī)遇，堅(jiān)持“以人為本，技術(shù)為先，務(wù)實(shí)鉆研，創(chuàng)新發(fā)展”的理念，為展示檔案歷史概況，共圓偉大中國(guó)夢(mèng)，行穩(wěn)做好，立業(yè)建功。