喜臨門實施ERP系統(tǒng)的過程建議及啟示

文/童洪圳 李安妮（浙江理工大學(xué)）

一、企業(yè)簡介

創(chuàng)建于1984年的專注于床墊以及其他家居產(chǎn)品的研發(fā)設(shè)計的喜臨門，是中國床墊行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)品牌，后增加了影視業(yè)務(wù)，致力于為用戶改善家庭居住生活質(zhì)量，促進用戶健康睡眠。截至2022年2月25日，市估值130億人民幣，在職員工8000多人。喜臨門在海內(nèi)外的門店已超過上千家，生產(chǎn)的產(chǎn)品在超過70個國家及地區(qū)進行售賣，進駐人民大會堂、釣魚臺國賓館、國家大劇院等國家單位，并與五百多家星級酒店品牌確定了商業(yè)合作伙伴關(guān)系。

由于員工數(shù)量劇增，工廠范圍擴大，業(yè)務(wù)量大量增加，喜臨門之前的管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足公司需求，因此迫切需要一個新的系統(tǒng)為管理層決策提供科學(xué)精準的依據(jù)，來實現(xiàn)喜臨門的進一步的發(fā)展成長。

二、實施背景和目的

（一）實施背景

21世紀，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，世界各經(jīng)濟體都有著千絲萬縷的聯(lián)系，國內(nèi)外企業(yè)競爭也越來越激烈。實施ERP系統(tǒng)，將會改變企業(yè)傳統(tǒng)的管理方式與工作方式。為了適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境，企業(yè)的不斷改變也是其生存的必然要求。

在西方國家，由于歷史原因，大多數(shù)企業(yè)都有著較為高水平的管理經(jīng)驗，然后通過不斷地完善與研究，形成了ERP。并且，越來越多的企業(yè)開始運用ERP，并優(yōu)化了許多管理與工作流程，節(jié)省了大量企業(yè)成本，帶來了可觀的經(jīng)濟收益。

然而，我國企業(yè)在發(fā)展起步上晚于西方企業(yè)，尤其在加入WTO之后，企業(yè)之間的競爭愈加激烈，迫使企業(yè)尋求一種全新的管理系統(tǒng)來優(yōu)化企業(yè)管理水平，提高企業(yè)競爭優(yōu)勢。我國“十四五”規(guī)劃建議提出，推進數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化，推動數(shù)字經(jīng)濟和實體經(jīng)濟深度融合，打造具有國際競爭力的數(shù)字產(chǎn)業(yè)集群。

在2020年新冠疫情的影響下，企業(yè)ERP系統(tǒng)受到?jīng)_擊，即公司員工無法在線下進行數(shù)據(jù)維護和系統(tǒng)運行。在如此情況下，喜臨門企業(yè)對原有的ERP系統(tǒng)的功能提出了更多的要求，希望朝云ERP系統(tǒng)實現(xiàn)方向轉(zhuǎn)型。

（二）實施難點

在喜臨門進行“信息化的二次創(chuàng)業(yè)”之前，喜臨門企業(yè)的信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計算機軟件、硬件配置較差，員工的素質(zhì)也參差不齊，雖然企業(yè)有著較為雄厚的經(jīng)濟實力，但企業(yè)管理者和決策者對OA的認識還不足。

（1）簡單地認為辦公自動化就是利用現(xiàn)有的先進技術(shù)設(shè)備，將原來的手工模式轉(zhuǎn)換為電子模式，只針對現(xiàn)在工作人員的日常工作，而不愿增加這方面的投入，制約了企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)。

（2）喜臨門購買的辦公自動化系統(tǒng)，獨立于其他系統(tǒng)，使得各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑不一致，各部門之間的信息存在隔離，導(dǎo)致了企業(yè)無法快速地應(yīng)對市場變化，無法對管理層的決策做出迅速的反應(yīng)，導(dǎo)致各部門的信息溝通產(chǎn)生脫節(jié)，進而嚴重影響了喜臨門企業(yè)的生存發(fā)展。

（3）傳統(tǒng)型行業(yè)的信息化程度不高，如何高效穩(wěn)定地管理員工成了最大的挑戰(zhàn)。這對于企業(yè)的人力資源管理和辦公自動化提出了更高的要求。原本的ERP已經(jīng)不能滿足辦公和人力資源管理的需求，國內(nèi)外在職者異地辦公和總部人力資源管理同步進行，加大了系統(tǒng)切換的難度。因此需對組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，以實現(xiàn)對企業(yè)的人力資源管理和辦公自動化的優(yōu)化。

針對喜臨門所存在的“信息孤島”所衍生的一系列問題，喜臨門的領(lǐng)導(dǎo)層開始了“信息化的二次創(chuàng)業(yè)”。喜臨門選用了一套完成集成的ERP系統(tǒng)，將辦公自動化模塊、財務(wù)管理模塊、生產(chǎn)制造管理模塊、物流管理模塊和人力資源管理模塊等涉及管理的各方面的模塊組合聯(lián)系成一個整體。

（三）實施目的

一，信息整合，建構(gòu)整體決策支持系統(tǒng)；二，簡化流程，管理及內(nèi)控系統(tǒng)結(jié)合；三，數(shù)據(jù)集中，縮短賬務(wù)處理時間；四，資源共享，降低營運成本。通過采用ERP系統(tǒng)，來優(yōu)化整個公司的經(jīng)營管理方式，使企業(yè)在激烈的社會競爭中保持自己的優(yōu)勢與發(fā)展的動力。

三、實施過程

（一）選型

在二次信息化時，喜臨門與新中大進行合作，新中大委派相關(guān)的技術(shù)人員對喜臨門的管理人員進行了相關(guān)的培訓(xùn)與演練，將ERP系統(tǒng)的理論知識與流程方法傳授給中高層的管理人員。在喜臨門管理層的大力號召下，ERP項目在公司全面實施。喜臨門將各個接受過ERP業(yè)務(wù)培訓(xùn)的骨干派遣到各個業(yè)務(wù)部門中。項目經(jīng)理以及IT部門保障整個ERP系統(tǒng)的安全實施。

（二）確立項目流程和組織構(gòu)建

（1）確立業(yè)務(wù)范圍，理清業(yè)務(wù)間聯(lián)系。IT部門與人力資源部門兩者在培訓(xùn)時需要理清兩者之間的業(yè)務(wù)范圍與聯(lián)系部分。

（2）培訓(xùn)階段將本公司的業(yè)務(wù)導(dǎo)入到ERP中，使員工能夠依照本公司的真實數(shù)據(jù)進行訓(xùn)練，便于員工在后期能夠快速運用系統(tǒng)。

（3）準備系統(tǒng)數(shù)據(jù)。確保OA與SHR系統(tǒng)的接口完善，保證數(shù)據(jù)來源的真實性與可靠性，確保系統(tǒng)上線萬無一失。

方案實施過程中最易出現(xiàn)錯誤的就是準備系統(tǒng)數(shù)據(jù)，因此要求實施顧問和數(shù)據(jù)提供人員相互配合，保證接口完善，防止數(shù)據(jù)報錯、遺失、重復(fù)運行的現(xiàn)象。新中大技術(shù)人員以及人資源管理部門、IT部門需核對新舊兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否有差異，并調(diào)查原因解決問題。最終實現(xiàn)ERP新系統(tǒng)的成立。

（三）流程改進

（1）辦公流程的改進：企業(yè)使用OA進行辦公，同時使用軟件版OA—大螞蟻和手機釘釘，提高了員工的工作效率，使員工的工作滿意度大幅上升，員工離職率下降，生產(chǎn)效率提高。

（2）入職流程的改進：企業(yè)使用大易系統(tǒng)建立人才庫，數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入SHR，SSC在SHR上直接操作入職流程，提高了入職的效率，節(jié)約了時間。

（3）培訓(xùn)工作是項目控制的重中之重。新員工入職當天，對新員工進行培訓(xùn)，針對入職流程以及新員工培訓(xùn)和自動化辦公，IT與人資在新中大的幫助下編寫了員工手冊。加速了辦公自動化進程。

（4）系統(tǒng)質(zhì)量是其持續(xù)使用的基礎(chǔ)。為了提高系統(tǒng)質(zhì)量，喜臨門專門與新中大科技合作，使用該公司的ERP系統(tǒng)，將本公司的業(yè)務(wù)流程與ERP對接，優(yōu)化了整個公司的經(jīng)營與管理效率水平。

四、實施效果

（一）業(yè)務(wù)改進

喜臨門原來的成品倉庫使用用友U8的進銷存，人力資源部使用用友薪資管理軟件，原材料倉庫使用速達軟件。在當時的企業(yè)環(huán)境中，大多數(shù)家具行業(yè)都采取傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)，甚至一些家具企業(yè)人采用人工紙質(zhì)記錄的方式，這樣的方式早已落后于西方企業(yè)。而喜臨門的領(lǐng)導(dǎo)層擁有較為前瞻的思維，大力引進并采用了當時世界上較為先進的信息系統(tǒng)，引領(lǐng)了家具行業(yè)發(fā)展的潮流。

表1 2019-2021年喜臨門財務(wù)指標

隨著員工對信息系統(tǒng)的運用不斷深化，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足企業(yè)的經(jīng)營需求。雖然喜臨門使用的都是較為前端的信息系統(tǒng)，但是各信息系統(tǒng)之間聯(lián)系并不密切，多個部門之間信息無法實測有效的交流。

經(jīng)過多方面考量和選型后，喜臨門最終決定使用新中大的ERP系統(tǒng)。通過新中大技術(shù)人員的培訓(xùn)演練與企業(yè)內(nèi)部林到處的大力支持，ERP系統(tǒng)順利在公司中實施，經(jīng)過一段時間的模擬演練，最終成功上線。

（二）財務(wù)績效

從喜臨門公布的季度財務(wù)報表來看，即使在新冠疫情的影響下，公司的凈資產(chǎn)收益率總體呈穩(wěn)步上升的態(tài)勢。喜臨門企業(yè)在19年年末完成ERP實裝，幫助企業(yè)內(nèi)部運營并提升財務(wù)績效，增加預(yù)防風(fēng)險能力。從年度報表中可以看出，喜臨門在引進ERP系統(tǒng)之后，財務(wù)績效穩(wěn)步提升。在新冠疫情暴發(fā)的初期，即2020年年初，喜臨門受影響導(dǎo)致凈利潤的減少，而后公司通過APS等系統(tǒng)對生產(chǎn)需求及車間產(chǎn)能負荷優(yōu)化排程，提高協(xié)同效率，將公司盈利漸漸拉回正常軌道?？傮w來看，喜臨門的經(jīng)營盈利能力穩(wěn)中向好。

針對企業(yè)的償債能力和內(nèi)部運營績效，喜臨門自2019年以來流動比率均保持在1.1左右，超出行業(yè)的平均水平。流動比率可以反映短期償債能力，該公司流動比率總體高于行業(yè)平均水平，說明其償債能力較好。喜臨門在建設(shè)完成ERP系統(tǒng)之后，存貨周轉(zhuǎn)率也逐漸上升，企業(yè)內(nèi)部運營績效不斷提升。而喜臨門近兩年的流動比率以及速動比率保持逐步上升，同時資產(chǎn)負債率上升，可能是企業(yè)想要擴張規(guī)模，整改業(yè)務(wù)流程體系導(dǎo)致。

（三）成長性

聚焦床墊行業(yè)來看，喜臨門成立于1984年，目前公司產(chǎn)能達600萬張，是國內(nèi)床墊行業(yè)的領(lǐng)軍企業(yè)。在國內(nèi)大多數(shù)品牌還停滯在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的試探階段，喜臨門早已在數(shù)字化生產(chǎn)、數(shù)字化營銷、數(shù)字化服務(wù)三方面構(gòu)建取得顯著成果，以科技創(chuàng)新驅(qū)動提升了品牌整體的核心競爭力。

目前喜臨門作為一家床墊企業(yè)，在經(jīng)過兩輪的ERP安裝實踐后，對于數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用、實踐以及磨合業(yè)務(wù)流程、提升運營效率都有了深刻的理解。

（四）競爭優(yōu)勢

1.成本優(yōu)勢和聚焦優(yōu)勢

在喜臨門企業(yè)應(yīng)用中，ERP系統(tǒng)能夠有效地提高企業(yè)經(jīng)營與管理效率，提升各個業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，降低各個部門之間的信息交流成本，同時能夠?qū)κ袌鲎龀隹焖俚姆磻?yīng)，提升更恰切地滿足商品特定顧客群體的需要，同時能夠在企業(yè)經(jīng)營的各個活動中為企業(yè)帶來有別于其他企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

2.速度優(yōu)勢和機動優(yōu)勢

ERP可確保喜臨門在企業(yè)中對各個來源的信息進行聯(lián)通，能更快地響應(yīng)和適應(yīng)顧客的需求，進而實現(xiàn)喜臨門內(nèi)外無信息壁壘的數(shù)字化智能生產(chǎn)，建立比競爭對手更快更有機動性的運營模式。

（五）實施缺陷

喜臨門上線ERP后，其在系統(tǒng)支持企業(yè)運行過程中依舊存在一系列問題。本文根據(jù)白海青和毛基業(yè)構(gòu)造的理論模型，分析出目前喜臨門企業(yè)上線ERP后的缺陷，并給出一定的改正建議。

1.系統(tǒng)質(zhì)量存在瑕疵

目前喜臨門引入的ERP系統(tǒng)依然存在問題。系統(tǒng)出錯后會影響實時員工操作，同時在沒有備用系統(tǒng)的情況下，員工只有等待第三方技術(shù)人員進行緊急維護，而被系統(tǒng)出錯耽誤的工作日程只能等維修結(jié)束后，由員工事后補足。這種情況很符合綜合模型里系統(tǒng)質(zhì)量這一欄下面的“穩(wěn)定性不足”這一欄。系統(tǒng)穩(wěn)定性不足直接給ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用造成了負面影響。其造成的負面影響不僅在于運營效率，也會對員工積極性造成打擊。

2.系統(tǒng)與業(yè)務(wù)對接存在缺陷

在系統(tǒng)與業(yè)務(wù)對接層面，喜臨門引入的系統(tǒng)依舊存在與業(yè)務(wù)不匹配的問題。僅在考勤一方面，系統(tǒng)每個月都會出現(xiàn)問題，需要人事部門進行操作調(diào)整，系統(tǒng)的精度有待提升。

該類系統(tǒng)與業(yè)務(wù)對接模式的沖突，往往需要雙方相互妥協(xié)達成一致。喜臨門需要第三方平臺就自身業(yè)務(wù)對系統(tǒng)做出整改，也需要對內(nèi)在不合理的運營流程做出整改。只有雙方相互磨合適應(yīng)，系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化升級，才能解決系統(tǒng)與業(yè)務(wù)模式不協(xié)調(diào)的問題。

五、結(jié)論及啟示

（一）成功經(jīng)驗

圖1 影響ERP上線后成功應(yīng)用的綜合模型

喜臨門上線ERP系統(tǒng)后，無論是財務(wù)績效、運營績效，還是成長性、競爭優(yōu)勢都有了極大的提升。對于喜臨門企業(yè)的成功經(jīng)驗，本文依照白海青和毛基業(yè)構(gòu)造的理論模型，從持續(xù)使用、維護與支持、數(shù)據(jù)質(zhì)量等三個角度出發(fā)，對喜臨門企業(yè)的成功經(jīng)驗進行歸納與總結(jié)。

1.數(shù)據(jù)質(zhì)量

圖2 數(shù)據(jù)質(zhì)量影響因素

喜臨門引入的ERP系統(tǒng)，其孿生的數(shù)據(jù)由喜臨門生產(chǎn)運營產(chǎn)生而來。喜臨門并不是第一次建設(shè)ERP系統(tǒng)，其對數(shù)據(jù)有著敏感度，對于數(shù)據(jù)的規(guī)范以及數(shù)據(jù)的安全都會進行有意的保護。根據(jù)訪談也得知，系統(tǒng)會有模板幫助員工錄入系統(tǒng)，同時系統(tǒng)自身也會保留以往數(shù)據(jù)，幫助進行統(tǒng)計分析。這極大地提升了數(shù)據(jù)準確性以及報表質(zhì)量，對數(shù)據(jù)質(zhì)量起到正向影響。對于新引進ERP系統(tǒng)的企業(yè)來講，合格的數(shù)據(jù)質(zhì)量能幫助企業(yè)快速度過初期的適應(yīng)期，及時地為企業(yè)決策以及運營做出輔助。同時企業(yè)不能忽視原有數(shù)據(jù)，應(yīng)整理規(guī)劃導(dǎo)入原先擁有數(shù)據(jù)庫，以此加速ERP成功應(yīng)用的過程。

2.持續(xù)使用

圖3 持續(xù)使用構(gòu)成

在喜臨門上線ERP系統(tǒng)的過程中，對新員工的培訓(xùn)以及完善的系統(tǒng)是保證員工持續(xù)使用的良好基礎(chǔ)。在喜臨門應(yīng)用ERP的過程中也會出現(xiàn)員工的抵制心理，妨礙工作效率的提升。此外，在公司文化方面，公司需要嶄新的系統(tǒng)和理念去適應(yīng)市場的變化。公司文化可輔助ERP系統(tǒng)上線，保證系統(tǒng)的成功應(yīng)用，也能提升子公司與母公司之間的緊密度。

對于使用或者正在上線ERP系統(tǒng)的企業(yè)來講，員工穩(wěn)定操作系統(tǒng)才是最先需要攻克的難關(guān)，員工心理以及技能上的保障，能減少企業(yè)內(nèi)部不適配情況，促進企業(yè)成功應(yīng)用ERP系統(tǒng)。

3.維護與支持

喜臨門對于ERP系統(tǒng)的維護與支持方面有很大的支持力度。喜臨門作為二次上線ERP的企業(yè)，沒有犯基本的上線錯誤，公司在高管、部門結(jié)構(gòu)等層面均給予了支持。高管能理解企業(yè)搭載系統(tǒng)的原因，也會重視系統(tǒng)的使用和對員工的培訓(xùn)。在業(yè)務(wù)部門支持的角度，喜臨門會將ERP系統(tǒng)的管理職能劃歸到具體的SSC與IT部門管理，同時負責(zé)員工對系統(tǒng)的應(yīng)用難題；在業(yè)務(wù)部門員工培訓(xùn)上，喜臨門也會進行線上線下雙渠道引導(dǎo)，幫助員工理解ERP實踐。在外部支持上，喜臨門與技術(shù)團隊有相關(guān)的服務(wù)協(xié)議，能夠給予系統(tǒng)完備的維護支持。在IT人員支持上，喜臨門對于IT人員的待遇比較高，同時崗位穩(wěn)定也保證了系統(tǒng)維護的穩(wěn)定性。根據(jù)喜臨門企業(yè)的經(jīng)驗，其他公司在引入ERP系統(tǒng)時必須做好公司內(nèi)部高層支持、底層理解；公司外部與咨詢團隊應(yīng)保持良好的溝通，讓系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能夠得到完善的支持。企業(yè)內(nèi)部支持與外部支持相輔相成，為ERP的成功應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。

圖4 維護與支持構(gòu)成及其條件

（二）改進建議

本文針對目前喜臨門已有的實施缺陷，給出淺薄的建議以供參考：在ERP上線過程前期做好統(tǒng)籌規(guī)劃，調(diào)研合適的第三方系統(tǒng)供應(yīng)商；與服務(wù)商商討合作，針對企業(yè)已有的問題改造通用型ERP系統(tǒng)；同時在上線過程中，需要對每一個環(huán)節(jié)的推進進行考核，保證使用者對系統(tǒng)的成熟應(yīng)用；在上線系統(tǒng)以后，需要與服務(wù)商簽訂長期的合作協(xié)議，保證系統(tǒng)運行的問題以及各類技術(shù)問題。由于ERP上線過程極長，會投入大量的沉沒成本，不宜進行更換，因此喜臨門在進行上線ERP時需要極其謹慎，并且由于技術(shù)水平的上升，喜臨門企業(yè)更需要更新云ERP等系統(tǒng)支持企業(yè)運行，保證在市場運營中取得更好的成績。